Software de Gestión de Viajes de Negocios: Optimización y Control para Empresas

En toda empresa cada euro y hora cuentan y cuando se trata de organizar viajes de negocios son dos cosas que importan, y mucho. La organización de los viajes de trabajo puede ser una tarea enorme, que implica procesos complicados y seguimiento constante. En un mundo globalizado, los viajes de negocios a menudo son una necesidad, incluso para empresas de pequeña escala donde el personal trabaja sobre todo de forma remota.

Viajes, dietas, aprobaciones de gastos, tarjetas, informes... Y es normal: reuniones, ferias, visitas a clientes, formaciones. Los viajes de negocios representan un gasto importante para las empresas: se estima que el gasto a escala mundial en viajes de empresa superará los 1,7 billones de euros en 2022. Hay mucho dinero en juego respecto a los viajes de negocios, así que no es de extrañar que las empresas estén continuamente buscando formas de ahorrar en sus presupuestos para viajes. Es aquí donde cobran importancia las herramientas B2B para viajes.

¿Qué es un Software de Gestión de Viajes Corporativos?

El software de gestión de viajes de empresa se refiere a la tecnología utilizada para planificar, reservar y gestionar todos los aspectos de los viajes de negocios, desde vuelos y taxis hasta alojamiento y gastos. Estas plataformas digitales están diseñadas especialmente para que las empresas puedan organizar, reservar y controlar sus viajes de negocios de una forma eficiente, centralizada y automatizada.

Este tipo de herramientas aprovecha la tecnología para simplificar todo el proceso de principio a fin: desde la reserva hasta la facturación. Su objetivo es facilitar la gestión de los viajes, y al mismo tiempo, ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero. Un software B2B en línea para viajes puede ayudar a las empresas a simplificar los viajes de negocios y ahorrarles mucho dinero, ya que tendrán acceso a las mejores ofertas del mercado en términos de viajes de empresa, ya sean vuelos, alojamientos u otras opciones de viaje.

Además, estas plataformas han dejado muy atrás la vieja idea de ser un mero portal de reservas. Así, en lugar de tener varios sistemas, hojas de cálculo y reservas dispersas, puedes contar con una plataforma que centraliza todo en un único punto de acceso. En este sentido, este tipo de herramientas Business Travel conecta procesos, datos y personas para ofrecer un ecosistema completo de gestión.

Ventajas Clave del Software de Gestión de Viajes de Negocios

Trabajar con un Business Travel Software en la organización de tus viajes corporativos hace que todo sea más fácil. Estas apps aportan enormes ventajas si te interesa recortar gastos, aumentar la eficiencia o la productividad, el cumplimiento de las políticas de empresa o sencillamente quieres aumentar la satisfacción del personal.

En este sentido, se reducen costes, se asegura el cumplimiento de la política de viajes y ofrecen a los empleados una experiencia mucho más eficiente.

Antes, las empresas tenían que gestionar el proceso de forma manual, lo que implicaba asegurarse de que todo el personal conocía la política de viajes de empresa, permitir el uso de cualquier web para reservar cada etapa del viaje o procesar los recibos de gastos con complejos sistemas internos. Hoy en día los avances en software de reservas de viajes permiten que las empresas puedan asegurarse de que el personal puede reservar sus propios viajes sin salirse del presupuesto y cumpliendo la política de viaje.

Funcionalidades Esenciales de un Software de Viajes Corporativos

Las herramientas de gestión de viajes de trabajo se encargan de todo antes e incluso después de un viaje de trabajo. Los softwares de gestión de viajes están diseñados para automatizar tareas, mejorar el control y facilitar el día a día tanto a los equipos de administración como a los viajeros. Estas son algunas de las funcionalidades clave que pueden marcar la diferencia en tu empresa:

• Planificación y Reserva Centralizada: Permite gestionar vuelos, trenes, hoteles y otros servicios desde una única plataforma, evitando la dispersión de información y ganando eficiencia. Desde su plataforma se pueden reservar vuelos, trenes, hoteles o coches con precios competitivos y políticas de viaje ya incorporadas. Permite reservar vuelos, hoteles o coches directamente desde la app, con precios competitivos y políticas de empresa aplicadas automáticamente.
• Aprobación del Viaje Automatizada: Desde la perspectiva de un gerente o de una empresa, la tecnología que automatiza el proceso de aprobación de viajes de negocios es muy útil. Con los flujos de trabajo automatizados, las solicitudes de viaje del personal pasan por varios canales para que se revisen, aprueben o rechacen.
• Garantía del Cumplimiento de la Política de Viajes de Empresa: Las políticas de viajes de empresa pueden resultar complejas y confusas para el personal. El software aplica de forma automática las reglas y límites establecidos, ayudando a evitar reservas fuera de política de viajes de tu empresa y asegurando el cumplimiento interno.
• Gestión de Gastos y Reembolso: Las apps de gestión de viajes de trabajo que se encargan especialmente de los gastos permiten a las empresas integrar los procedimientos de los viajes de trabajo en sus sistemas de contabilidad y recursos humanos. El panel de control de TravelPerk centraliza todos los gastos de viaje, mostrando en tiempo real el presupuesto utilizado y lo que queda disponible. Tu equipo puede reservar vuelos, pagar hoteles o cubrir sus dietas con las tarjetas inteligentes de la empresa, físicas o virtuales.
• Visibilidad Total del Gasto en Tiempo Real: Ofrece un seguimiento detallado de los costes asociados a cada viaje, con datos siempre actualizados para facilitar el control presupuestario. También incluye un módulo de informes avanzados, donde finanzas puede ver en detalle el gasto por departamento, persona o destino.
• Autoservicio para Empleados: La mayoría del personal prefiere reservar sus propios viajes de negocios, pero le puede resultar difícil explorar las políticas de la empresa y asegurarse de que está siguiendo los procedimientos y políticas correctos. Los viajeros y viajeras de negocios pueden reservar sus propios viajes dentro de los parámetros definidos, con autonomía pero sin perder el control corporativo.
• Asistencia en los Viajes de Trabajo: La tecnología moderna facilita a las empresas que ofrezcan asistencia al personal antes, durante y después de un viaje de negocios.
• Integración con Otras Herramientas: Se conecta con sistemas de contabilidad, ERPs o plataformas de gestión de gastos, para que todo el proceso esté conectado de forma fluida y sin duplicidades.
• Recopilación de Datos Clave: El uso de software de gestión de viajes de empresa para recopilar y analizar datos puede ofrecer información sobre cómo simplificar los planes de viaje en el futuro.

Software de Gestión de Viajes vs. Agencias Tradicionales

La gestión de viajes ha evolucionado muchísimo. Actualmente existen plataformas que permiten reservar vuelos, trenes, hoteles y mucho más, de forma centralizada y con visibilidad total del gasto. ¿Merece la pena seguir con agencias de viajes corporativas o es el momento de cambiar a un software especializado en la gestión de viajes? Te contamos los pros y contras de cada opción para que tomar tu decisión sea mucho más fácil.

El Papel Tradicional de las Agencias de Viajes para Empresas

Si echamos la vista atrás, las agencias de viajes se convirtieron en el canal favorito de las empresas para organizar sus viajes. La gestión de las reservas, la solución de imprevistos y la coordinación de viajes complejos han sido clave para hacer más fácil la operativa diaria. Especialmente para aquellas corporaciones que no contaban con un departamento de administración o Travel manager. Las agencias de viajes corporativas se convirtieron en un aliado que se encargaba de todo lo relacionado con los viajes de empresa.

¿Cómo funcionan las agencias de viajes para empresas?

• Atención personalizada: Cada empresa suele tener un agente asignado que se encarga de adaptarse a las preferencias y a las necesidades.
• Viajes complejos: Las escalas, visados, viajes internacionales o cualquier inconveniente o duda que pueda surgir están solucionados, ya que hay una persona detrás que se encarga de todo.
• Gestión completa: Desde la búsqueda hasta la facturación, lo resuelven todo por ti.
• Asistencia humana: Siempre tienes a una persona con la que puedes gestionar y hablar por cualquier problema que tengas.

Limitaciones de las agencias de viajes para empresas

Las agencias de viajes corporativas pueden presentar varios inconvenientes que afectan a la agilidad, el control y la eficiencia en la gestión de viajes:

• Tiempo de respuesta lentos: Muchas veces hay que esperar horas (o incluso días) para recibir propuestas, presupuestos o confirmaciones.
• Costes ocultos: Puede que te encuentres con comisiones poco transparentes, cargos por gestión o tarifas más altas que las que puedes encontrar online.
• Dependencia del intermediario: Si el agente no está disponible o comete algún tipo de error, no hay alternativas inmediatas para resolver la situación.
• Poca visibilidad del gasto: Es difícil tener una visión clara y en tiempo real del presupuesto destinado a viajes.

Las agencias de viajes tradicionales pueden ser útiles si haces pocos viajes al año o necesitas apoyo personalizado en itinerarios complejos.

¿Y el soporte humano en el software de gestión?

Algunas plataformas puramente digitales pueden no ofrecer asistencia personalizada. Si para tu empresa es importante contar con el respaldo de expertos, conviene optar por una solución híbrida que combine lo mejor de la tecnología con un equipo de soporte disponible cuando lo necesites.

Comparativa: Agencias de Viajes Tradicionales vs. Software de Gestión

Para ayudarte a entender mejor las diferencias entre las agencias de viajes tradicionales y los softwares de gestión, hemos preparado la siguiente tabla:

Cuando hablamos de la gestión de viajes de empresa, no podemos dejar de mencionar a las TMCs (Travel Management Companies). Muchas empresas las entienden como la evolución natural de las agencias de viajes tradicionales, y en parte lo son. Su enfoque es más asistencial y personalizado, pero aún así, la tecnología pura en la gestión de viajes ofrece un nivel superior de automatización y control.

Principales Soluciones de Software de Gestión de Viajes de Negocios en el Mercado

En el mercado actual, la oferta de software de gestión de viajes corporativos es amplia y variada, adaptándose a diferentes tamaños y necesidades empresariales. A continuación, destacamos algunas de las soluciones más relevantes:

1. Soluciones Integrales de Gestión de Viajes

• Navan: Es una de las herramientas de gestión de viajes corporativos más completas del mercado. Permite reservar vuelos, trenes, hoteles o coches en cuestión de minutos, con precios negociados y políticas de empresa aplicadas de forma automática. Incluye un módulo de informes avanzados, donde finanzas puede ver en detalle el gasto por departamento, persona o destino. Es una app intuitiva y fácil de usar diseñada para simplificar los procesos de viajes de empresa, que ofrece soluciones para viajes de trabajo y para los gastos. Proporciona flexibilidad y un potencial ahorro de tiempo para los programas de viajes de trabajo. Entre sus funciones se incluyen la sincronización automática de los sistemas de gastos personalizados y los flujos para autorizaciones, atención al cliente 24/7 y puntos de fidelización para conseguir viajes económicos.
• TravelPerk: El panel de control de TravelPerk centraliza todos los gastos de viaje, mostrando en tiempo real el presupuesto utilizado y lo que queda disponible. Es una app muy práctica que reúne en un único sitio todos los elementos que hay que reservar en un viaje de trabajo, ya sean vuelos, trenes, hoteles o comidas. Ofrece una app móvil muy práctica que compara precios y comodidad en diferentes sitios web, y facilita mucho la tarea de encontrar opciones adecuadas dentro de un presupuesto concreto. Además, agiliza las etapas de búsqueda, planificación y reserva, con lo que se ahorra tiempo y dinero. TravelPerk es una solución integral para la gestión de viajes de negocios que ayuda a las organizaciones a reservar y gestionar los viajes de negocios y a elaborar informes. Los usuarios elogian su sencillez y lo fácil que es de usar. Ofrece cumplimiento de las políticas de viajes, atención al cliente de primer nivel, uno de los mayores catálogos de viajes del sector, flexibilidad en cancelaciones (FlexiTravel), compensación de carbono (Green Trip), recuperación del IVA e integraciones con terceros. También incluye TravelCare, una herramienta de gestión de riesgos de viaje. Es una magnífica opción para empresas tanto grandes como pequeñas y ofrece diferentes planes, pagándose solo si se viaja.
• Booking.com for Business: Es una plataforma gratuita para viajes de trabajo diseñada para ayudarte a gestionar tus viajes de negocios de principio a fin. Es muy fácil de usar y garantiza que tu negocio ahorre dinero en viajes corporativos, que los viajes de empresa se puedan reservar con un par de clics entre muchas opciones y que todo el proceso sea sencillo.
• TravelBank: El objetivo de TravelBank es agrupar todos los servicios relacionados con los viajes en una misma plataforma. Es una herramienta integral para empresas y gerentes de viajes que permite establecer parámetros con los que limitar las opciones de reserva a partir de las políticas de viaje. Ofrece análisis y supervisión de gastos, gestión de perfiles de viajeros, gratificaciones a los empleados por decisiones que se ajusten a las políticas y asistencia 24 horas. Sin embargo, con TravelBank se paga mensualmente por el total de usuarios, a diferencia de otras que cobran por viaje, y no ofrece funciones como compensación de carbono o recuperación del IVA.

2. Plataformas Especializadas en Gestión de Gastos

• Pleo: Ha cambiado la forma en que las empresas gestionan los viajes corporativos y los gastos. Tu equipo puede reservar vuelos, pagar hoteles o cubrir sus dietas con las tarjetas inteligentes de la empresa, físicas o virtuales.
• Rydoo: Combina gastos diarios y gestión de viajes en una sola plataforma. Incluye módulos de dietas y kilometraje, con cálculos automáticos según las reglas que marques. Su catálogo de reservas no es tan amplio como el de plataformas centradas en ser un portal de viajes. Es una herramienta popular entre empresas europeas que viajan con frecuencia.
• Spendesk: Se centra en la gestión de gastos y es un software que revoluciona el procedimiento de gestión de gastos y de la financiación de viajes de trabajo en general.
• Happay: Ofrece a las empresas y a quienes viajan por trabajo una interfaz sencilla que simplifica todos los procesos de gestión de gastos. Sus sólidas funciones permiten a los usuarios cargar gastos para su reembolso de manera rápida y eficiente, así como utilizar tarjetas de empresa de prepago para realizar un seguimiento de todos los pagos y hacer cumplir los límites de gastos.
• Zoho Expense: Es una web y app móvil que clasifica todos los gastos de forma clara y automatiza los procesos en cada etapa de los viajes de trabajo. Permite probar varias funciones personalizables, desde el envío de informes de gastos e información clave sobre la eficiencia de los viajes de negocios hasta la detección de fraude.
• Yokoy: Es una plataforma de gestión de gastos basada en inteligencia artificial que agiliza los procesos de los viajes de empresa al automatizar y consolidar datos en informes detallados. Su principal atractivo reside en el software de gestión de gastos, el procesamiento de facturas y las tarjetas corporativas inteligentes. Las políticas de gastos se pueden adaptar a las necesidades de las empresas. La app también rastrea y detecta infracciones de las políticas durante todo el proceso de gastos.
• Fyle: Ofrece a los usuarios la integración automatizada de software de contabilidad con tarjetas de crédito Visa, Mastercard y American Express. Además, ofrece la posibilidad de hacer reembolsos al personal y la presentación de informes de gastos.

3. Soluciones para Grandes Corporaciones

• Egencia: Del grupo Expedia, está orientada a empresas grandes con viajes internacionales frecuentes. Desde un único panel se puede reservar, aprobar y hacer seguimiento de todos los viajes de la empresa. También permite localizar a los empleados que están de viaje en cualquier momento y gestionar incidencias con rapidez. Su enfoque está claramente pensado para empresas grandes. Es una ingeniosa plataforma tecnológica B2B global para la gestión de viajes y ofrece atención al cliente 24/7.
• SAP Concur Travel: Es una de las apps de viajes de empresa más conocidas, que permite reservar vuelos, hoteles y alquiler de coches, así como beneficiarse de la gestión de gastos y el cumplimiento de políticas. Es una solución integral para viajes de empresa más orientada a las grandes corporaciones, ofreciendo un sistema de gestión para aviones, trenes, taxis y hoteles, procesos automatizados de gastos, y una herramienta para facturación que reduce en un 75% el tiempo dedicado a procesar facturas. Sin embargo, algunos usuarios comentan que la interfaz está anticuada y que es confusa.
• AMEX Global Business Travel: Es otra de las plataformas de viajes de negocios para corporaciones. Además de las reservas de viajes, sus funciones incluyen gestión de riesgos, recintos para eventos en las ciudades de destino con tarifas negociadas e informes de crédito de las aerolíneas para información sobre billetes cancelados o no usados y reembolsos. Compañías de todo el mundo utilizan AMEX Global Business Travel para gestionar sus viajes de negocios de manera eficiente y sin problemas.
• CWT: Además de ofrecer una amplia gama de opciones de reserva, CWT ofrece funciones para gestionar reuniones y eventos.

4. Modelos Híbridos con Soporte Humano

• Ween: Con Ween tienes lo mejor de los dos mundos: la eficiencia y automatización de un software de gestión de viajes, combinada con el apoyo de personas reales que te asesoran cuando lo necesitas. Ofrece gestión integral de viajes de empresa en un solo lugar, autonomía para gestionar reservas cumpliendo con las políticas de la empresa, contabilidad simplificada (facturas agrupadas o individuales), acceso a datos con un clic y asistencia 24/7 de profesionales cualificados (Ween Advisors).

Cómo Elegir el Software de Gestión de Viajes de Negocios Adecuado

La elección entre utilizar un software de gestión de viajes dependerá de las necesidades y prioridades de tu empresa. A la hora de decantarse por un software de viajes de negocios conviene tener en cuenta los siguientes factores:

• Una solución integral: Para que cubra todas las necesidades de la empresa en términos de viajes de negocios.
• Interfaz fácil de usar: Para poder trabajar con ella desde el primer día y sin necesidad de muchos conocimientos.
• Adaptabilidad: Para que pueda crecer con tu empresa.
• Flexibilidad y un buen servicio de atención al cliente: Estos factores son fundamentales para elegir la opción que más te conviene.

El mejor sistema de viajes de trabajo dependerá del tamaño y las necesidades de tu empresa. Si tu empresa es grande, con miles de personas que viajan y políticas consolidadas, puede que te interese una plataforma con un soporte en políticas más complejo y gestión de cuentas. Si quieres optimizar y facilitar el procedimiento de los viajes de trabajo, una app o plataforma puede ser la más efectiva.

Con la amplia variedad de soluciones de gestión de viajes que hay hoy día, podrás encontrar un software de viajes de empresa que se adapte y cubra todas tus necesidades específicas. Es una ayuda para que las empresas consigan sus objetivos y ahorren dinero, los administradores de viajes gestionen y reserven viajes para el personal de forma más eficiente y las personas elijan fácilmente entre la variedad de opciones disponibles.