La Planificación Empresarial: Clave para el Éxito y Clasificación de Planes

En el dinámico mundo empresarial de hoy en día, la planificación juega un papel fundamental en el logro de objetivos y la toma de decisiones efectivas. La planificación administrativa es fundamental para el éxito de cualquier organización por muchas razones. Antes que nada, porque permite definir claramente los objetivos que forman base de cualquier actividad de la organización. La planificación salva la brecha existente entre dónde se está y a dónde se quiere llegar. Hace posible que ocurran las cosas que de lo contrario no ocurrirían.

Gestionar las ventas de cualquier negocio mediante un sistema de planificación estructurado y documentado facilita a la larga innumerables ventajas para conseguir una trayectoria más sostenible y rentable. Un plan dentro de una empresa es un documento de guía a seguir, el cual te ayudará a conseguir tus objetivos marcando los pasos que has de dar y controlando su cumplimiento. Para que el esfuerzo de las personas, y los grupos que conforman se efectivo, las personas tienen que conocer lo que se espera que cumplan.

La Planificación y el Control: Elementos Inseparables

Por otro lado, la planificación y el control son inseparables. Cualquier intento de ejercer control sin planes no tiene ningún sentido, puesto que no existe forma alguna en que las personas puedan saber si están dirigiéndose hacia dónde quieren ir (el resultado de la tarea del control), a menos de que primero conozcan a dónde quieren ir (parte de la tarea de la planificación).

Estilos de Planeamiento Empresarial

Los estilos de planeamiento se refieren a la forma en que las organizaciones abordan el proceso de planificación y toma de decisiones. Cada empresa tiene su propia cultura, valores y enfoque, y estos factores influyen en cómo se desarrollan y ejecutan los planes.

• Planeamiento Estratégico: Enfocado en la visión a largo plazo y en la formulación de estrategias para alcanzar los objetivos de alto nivel de la organización. La planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales, así como la visión y misión de la organización, tiene como finalidad básica, el establecimiento de guías generales de acción de la misma.
• Planeamiento Táctico: Se concentra en la implementación de las estrategias formuladas en el planeamiento estratégico. La planeación táctica, es la mediana entre el planeamiento intensivo y el extensivo, abarca de uno a dos años y se relaciona con una serie de tácticas o programas que los gerentes de línea intentarán cumplir la estrategia de la corporación.
• Planeamiento Operativo: Se refiere a la planificación detallada de actividades y tareas diarias para ejecutar las estrategias tácticas y lograr los objetivos operativos. En la Planeación Operativa o Administrativa los planes y programas se proyectan a no más de un año y en esencia responden a la pregunta ¿Quién lo hace?
• Planeamiento Adaptable: Reconoce la volatilidad y la incertidumbre del entorno empresarial y se centra en la flexibilidad.

Tipos de Planes en una Empresa

Gestionar o dirigir una organización, una empresa, un departamento comercial o, incluso, una actividad profesional individual parte de que conozcamos que existen diferentes tipos de planes. Es fácil ver que, programar la construcción de un edificio es un plan. Sin embargo, algunos otros cursos de acción futuros también son planes. Un plan puede abarcar cualquier curso de acción futuro.

1. Plan de Negocio o Plan de Empresa

Un plan de negocio o plan de empresa lo realizarás cuando vayas a crear una empresa y desarrollar una nueva idea de negocio. Sirve para desarrollar la viabilidad de una idea de negocio, antes de su puesta en marcha, para valorar su viabilidad. Se utiliza antes del inicio de la actividad, para eliminar todos los errores posibles antes de su puesta en funcionamiento y evitar así gastos de tiempo y dinero innecesarios.

2. Plan Estratégico

El plan estratégico lo realizarás cuando tu empresa está en funcionamiento, con un gran ritmo de crecimiento y quieres tener el control sobre la meta a conseguir a corto, medio y largo plazo. Sirve para revisar los objetivos que has conseguido y analizar las estrategias aplicadas, revisando el modelo de negocio si fuese necesario y añadir un plan de expansión si la empresa está ante un fuerte crecimiento. Se utiliza si tu empresa que está en la etapa de crecimiento necesita asentar su modelo de negocio y estar preparada para dar el gran salto en su facturación, con una expansión planificada.

Fases de la Planificación Estratégica:

1. Análisis FODA: Implica identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas relacionadas con su organización.
2. Declaración de la Misión: Debe articular claramente el propósito y el enfoque central de la organización, idealmente en una o dos oraciones.
3. Objetivos a Corto Plazo: Definir una meta más inmediata. Por ejemplo, si pretendes aumentar los ingresos, un objetivo a corto plazo puede ser impulsar las ventas trimestrales en un 10% respecto al trimestre anterior.
4. Planes de Acción y KPIs: Crear planes de acción para cada objetivo y definir KPIs para monitorear el progreso.

3. Plan de Viabilidad

Un plan de viabilidad es aquel que realizas cuando tu empresa está en funcionamiento y se produce una de estas dos situaciones: situación de estancamiento (bajan las ventas y empeora la rentabilidad) o tienes una idea de expansión muy importante y necesitas valorar la repercusión económica. Sirve para valorar cuánto dinero vas a necesitar y cómo vas a asumir los pagos del endeudamiento que consigas, si necesitas financiación externa. Se utiliza al realizar una fuerte inversión o incremento de su endeudamiento, para valorar la viabilidad de tu proyecto y poder calcular si tendrá éxito o no.

4. Plan Financiero

Dentro de los tipos de planes en una empresa, un plan financiero es aquel que analiza la situación de tu empresa. Tanto a nivel de gastos e ingresos, como de las inversiones y financiación a realizar o conseguir. Realizarás proyecciones para ver los distintos escenarios futuros que se pueden presentar en una empresa. Sirve para conocer la rentabilidad y beneficios de tu empresa, planificando cuáles son las necesidades financieras para alcanzar los objetivos que te has definido, así como realizar los presupuestos que podrás disponer para realizar inversiones. Se utiliza siempre, toda empresa necesita tener su plan financiero hecho para conocer sus costes, las ventas mínimas necesarias, los beneficios, los plazos, etc.

Pasos para un Plan Financiero:

1. Compilar Estados Financieros: Comience por compilar estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo.
2. Definir Metas Financieras: Dentro de tus objetivos estratégicos y tácticos, siempre habrá ciertas metas financieras.
3. Elaborar Presupuestos: Calcule los ingresos mensuales y anuales de todas las fuentes, así como enumere todos los gastos fijos y variables. Divida el presupuesto entre diferentes áreas.
4. Considerar Pagos de Deuda: Un plan financiero integral tiene en cuenta los pagos de la deuda, ya que representan una parte importante de los gastos mensuales.
5. Incluir Inversiones: Si su organización gasta parte de su presupuesto en inversiones y asigna activos, esto también debería incluirse en un plan.

5. Plan Organizacional

Es aquel plan que recoge la estructura interna de tu empresa, es decir, su organización. Detallando cada departamento de tu organigrama, personal y funciones. Te ayuda a delimitar responsabilidades y obligaciones de cada uno de los empleados y departamentos de tu empresa, para su correcto funcionamiento. Se utiliza desde el inicio de la actividad de tu empresa, planteándose qué organización se quiere tener, qué personal se va a necesitar y cómo se espera crecer.

6. Plan de Marketing

Es aquel plan que recoge todas las acciones de marketing de tu empresa, tanto a nivel offline (tradicional) como a nivel online o digital. El plan de marketing ayuda a conseguir los objetivos de tu plan de negocio o plan estratégico, es la parte que incluye la acción. Con el plan de marketing conoces a tus clientes, tienes información real de sus problemas y cómo resolverlos, sabiendo dónde encontrarlos y cómo. Se utiliza siempre, una empresa siempre ha de estar pendiente de sus clientes, conocerlos y escucharlos.

7. Plan de Marketing Digital

Es aquel que recoge todas las acciones de marketing de tu empresa a nivel online o digital, que realices en tu web, blog, redes sociales, etc. Te ayuda a generar visibilidad y confianza entre tus clientes potenciales para favorecer la venta mucho más rápida. Se utiliza siempre, tu empresa siempre ha de tener una imagen digital, que esté acorde a su imagen real y presencial.

8. Plan Social Media

Es la planificación que recoge todas las acciones a realizar con las redes sociales de tu empresa. Se consigue visibilidad, confianza, cercanía y credibilidad. Es una excelente forma de estar conectado con tus clientes. Se utiliza siempre, tu empresa siempre ha de tener una imagen digital que le permita interaccionar con tus clientes, y las redes sociales son perfectas para esto.

9. Plan de Contingencia

Esta clase de planificación prepara a una organización para interrupciones o circunstancias imprevistas que pueden afectar su funcionamiento y la implementación de planes estratégicos, tácticos u operativos.

Pasos para un Plan de Contingencia:

1. Delimitar el Alcance: Es necesario delimitar claramente el alcance del proceso de planificación de contingencias.
2. Identificar y Priorizar Riesgos: Haga una lista de riesgos potenciales, evalúe el impacto y la probabilidad de cada riesgo y cree una matriz de riesgos para priorizarlos.
3. Identificar Respuestas: Céntrese en los riesgos principales e identifique respuestas apropiadas que puedan estar dentro del ámbito de la prevención, mitigación o adaptación.

10. Planificación de Proyectos

El trabajo basado en proyectos es un enfoque común y eficaz en muchas industrias. Implica organizar el trabajo en proyectos distintos, cada uno con un objetivo, un cronograma y un conjunto de entregables de proyecto específicos. Por lo tanto, la planificación de proyectos es un tipo específico de planificación que tiene como objetivo conectar el resultado deseado y las actividades que ayudarán a lograrlo.

Pasos para la Planificación de Proyectos:

1. Definir el Alcance del Proyecto: Articular claramente lo que el proyecto pretende lograr y qué está incluido o no en el alcance del proyecto.
2. Descomponer el Proyecto en Tareas: Descomponer el proyecto en tareas más pequeñas que puedan medirse y completarse en el corto plazo.
3. Establecer el Cronograma: Planificar con antelación el cronograma de las actividades en el proyecto.
4. Asignar Recursos: Identificar qué habilidades se necesitan y asignar tareas a los miembros responsables del equipo o a los contratistas, incluyendo recursos materiales y financieros.
5. Identificar y Gestionar Riesgos: Documentar todos los riesgos potenciales y desarrollar estrategias para mitigarlos o gestionarlos.

Niveles de Gestión Empresarial y Planificación

Los niveles de gestión empresarial son una garantía del éxito y de la eficacia de estas organizaciones. Cada nivel cumple con una serie de tareas que se complementan para garantizar el éxito de toda la organización.

Es crucial que los diferentes estilos y tipos de planes estén alineados y se integren en la estrategia general de la organización. La planificación estratégica debe servir como base, mientras que los planes tácticos y operativos deben ejecutar las estrategias y objetivos trazados.