Guía Completa para la Licencia de Apertura de Coworking en Extremadura

La popularidad del teletrabajo ha impulsado la demanda de espacios de coworking, donde empresas y profesionales pueden alquilar oficinas por horas o días en ambientes de trabajo compartido. Si estás considerando emprender en este sector en Extremadura, es crucial comprender los requisitos para obtener la licencia de actividad.

¿Qué es un Coworking y por qué son tan Populares?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece a profesionales independientes, startups, pequeñas empresas y freelancers un entorno flexible y colaborativo. A diferencia de las oficinas tradicionales, los coworkings no están sujetos a contratos a largo plazo, lo que permite a los usuarios alquilar un espacio por horas, días, semanas o meses, según sus necesidades.

Además de escritorios y salas de reuniones, los coworkings suelen incluir servicios compartidos como internet de alta velocidad, impresoras, áreas de descanso, e incluso servicios adicionales como cafeterías o eventos de networking.

Los Orígenes del Coworking

El concepto de coworking tal como lo conocemos hoy en día comenzó a tomar forma a principios de la década de 2000. Aunque se puede rastrear la idea de espacios colaborativos compartidos hasta los hacker spaces de los años 90, donde programadores y desarrolladores se reunían para trabajar en proyectos tecnológicos de manera conjunta, el término “coworking” fue acuñado oficialmente en 2005 por Brad Neuberg, un programador de San Francisco.

El Auge de los Coworkings y su Popularidad Actual

El boom del coworking realmente despegó después de la crisis financiera de 2008. Muchos profesionales, especialmente freelancers y emprendedores, buscaban una solución económica que les permitiera trabajar en un entorno profesional sin los altos costos de alquilar una oficina privada.

• Flexibilidad: El trabajo remoto y el freelance han ganado protagonismo en los últimos años, especialmente tras la pandemia de COVID-19. Los trabajadores valoran poder elegir dónde, cuándo y cómo trabajar, y los coworkings ofrecen exactamente eso: la libertad de elegir un espacio según sus necesidades sin comprometer la profesionalidad ni el acceso a servicios clave.
• Fomento de la colaboración y la comunidad: Uno de los principales atractivos de los coworkings es la oportunidad de colaborar y crear una red con otros profesionales. Al compartir el espacio con personas de distintos sectores y especialidades, se abren oportunidades para generar contactos, colaborar en proyectos o simplemente aprender de otros.
• Costos más bajos y optimización de recursos: Abrir una oficina tradicional implica un compromiso financiero considerable: alquiler de largo plazo, mobiliario, servicios públicos, mantenimiento y otros gastos adicionales. En cambio, los coworkings ofrecen planes flexibles que permiten a los usuarios acceder a un entorno profesional sin esos costos elevados.
• Espacios diseñados para la productividad y creatividad: Los coworkings han entendido que el diseño del espacio juega un papel fundamental en la productividad. Por ello, estos lugares están diseñados cuidadosamente para crear un ambiente inspirador y funcional.
• Diversidad de servicios y comodidades: Además del espacio de trabajo, los coworkings suelen ofrecer una serie de servicios adicionales que mejoran la experiencia del usuario. Desde internet de alta velocidad y café ilimitado, hasta espacios dedicados para reuniones, cabinas telefónicas, zonas de descanso y áreas para eventos.
• Un modelo de trabajo alineado con las tendencias actuales: Finalmente, el modelo de coworking está alineado con algunas de las tendencias laborales más actuales, como el auge de los nómadas digitales, el crecimiento del trabajo freelance, y la búsqueda de espacios de trabajo que ofrezcan un equilibrio entre la vida personal y profesional.

El Auge del Coworking en España

Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios.

La más importante es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia.

Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid. El 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m2, el 25% entre 200 y 500 m2, el 8% entre 500 y 1.000 m2 y el 19% supera los 1.000 m2: la dimensión media se estima en 643 m2. El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €. Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €. Especialmente llamativo resulta el incremento de la dimensión de los espacios de coworking, que en la última década no ha dejado de crecer en España.

La Licencia Municipal de Apertura y Funcionamiento

La licencia de apertura y actividad es una licencia municipal obligatoria para que en un local, nave u oficina se pueda ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios. Este permiso es esencial para operar legalmente cualquier tipo de negocio. La apertura de establecimientos públicos para llevar a cabo espectáculos y actividades recreativas requerirá previamente a su puesta en funcionamiento la obtención de la correspondiente licencia municipal de apertura y funcionamiento, sin perjuicio de los supuestos de inexigibilidad de licencia previstos en la legislación vigente y sujetos a comunicación previa o declaración responsable. La licencia municipal de apertura y funcionamiento será independiente de aquellas que resulten exigibles conforme a otras normas generales o sectoriales distintas a las específicas de espectáculos públicos y actividades recreativas.

Quedan exentas de la necesidad de licencia municipal de apertura y funcionamiento los establecimientos abiertos al público que sean de titularidad municipal, sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones técnicas previstas en el artículo 15 de esta ley.

Tipos de Actividades

Al solicitar la licencia de apertura, es fundamental presentar el proyecto o informe técnico correspondiente. Las actividades se clasifican generalmente en dos tipos principales:

• Actividades inocuas: Son aquellas actividades que no alteran las condiciones sanitarias, medioambientales o de seguridad. No generan molestias significativas, impacto medioambiental (salubridad, higiene), daños a bienes públicos o privados ni riesgo para bienes o personas.
• Actividades clasificadas (o calificadas): A diferencia de las inocuas, las actividades clasificadas pueden suponer un riesgo para la seguridad, el medio ambiente o la salud pública. Son consideradas como molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas (hostelería, actividades industriales, determinados comercios y servicios) y que requieren adoptar medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales. Para actividades clasificadas, se requiere un proyecto técnico más detallado.

Requisitos Iniciales para la Licencia de Coworking

El proceso de obtención de una Licencia de Actividad de Coworking comienza desde el momento en que decides crear un espacio de coworking. Antes de abrir las puertas al público, es crucial asegurarse de que el espacio cumpla con todas las normativas locales de seguridad, accesibilidad y uso de suelo. Para abrir un coworking, necesitas reunir una serie de requisitos imprescindibles:

• Local Adecuado: El primer paso es conseguir el local y realizar el levantamiento de planos. Este paso es clave porque te permitirá solicitar el certificado urbanístico en el ayuntamiento. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso. Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo.
• Equipamiento: Contar con suficientes mesas para los usuarios.
• Equipos Informáticos: Asegurar la disponibilidad de equipos y conectividad.

A la hora de buscar un local, nave u oficina para tu negocio, debes tener siempre presente su adecuación a los requisitos exigidos para el tipo de actividad a desarrollar. Para evitar costes inesperados, asegúrate de que el local cumple todos los requisitos antes de cerrar la compra o alquiler.

Además, para actividades molestas suele ser necesario el permiso de la Comunidad de vecinos y respecto a las actividades en domicilios, ya no se suelen conceder licencias por encima del primer piso de un edificio de viviendas.

El Proyecto de Actividades

El proyecto de actividades es la antesala de la licencia de actividad de coworking. Es el proyecto que deberás presentar en el ayuntamiento para que, tras analizarlo, emita la licencia correspondiente. Este proyecto está realizado por un equipo técnico especializado que analizará el local. Para actividades clasificadas, el proyecto técnico incluye planos de ubicación, distribución del local, detalles sobre las instalaciones, reformas, medidas de seguridad y cumplimiento de las normativas. Toda esta información y mucha más que forma parte del proyecto de actividades debe estar visada por un ingeniero superior colegiado.

Documentación Necesaria

La compilación de documentos es el primer paso en el proceso de obtención de la licencia. Estos documentos suelen incluir planos del espacio, certificados de seguridad, pruebas de cumplimiento de normativas locales, y a veces, informes de impacto ambiental o comunitario.

La declaración responsable debe incluir el informe técnico pertinente y conlleva el pago de unas tasas municipales, por lo que supone un coste a tener en cuenta para el emprendedor y una fuente de ingresos para las arcas municipales. Otro paso es el visado del proyecto por el correspondiente Colegio Oficial.

Trámites y Proceso de Solicitud

Una vez que lo tengas todo listo, la presentación de la declaración responsable y la solicitud de licencia de apertura, junto con el proyecto técnico y el resguardo del abono de las tasas municipales, se realiza en el registro del área competente del Ayuntamiento, generalmente urbanismo o medioambiente. Después de presentar los documentos, es esencial realizar un seguimiento proactivo del proceso.

El plazo de resolución o respuesta del Ayuntamiento suele demorarse varios meses, en ocasiones incluso casi un año. Una vez que la licencia es aprobada y emitida, es importante validarla y entender los términos y condiciones asociados.

Costos Asociados

El costo de una licencia de actividad de coworking puede variar según la ubicación, el tamaño del espacio, y el tipo de actividades realizadas.

• Tasas del Ayuntamiento: Se calculan para cada local teniendo en cuenta tres factores: relevancia comercial de la calle, tamaño del local y tipo de actividad. Las tasas son lógicamente mayores para actividades calificadas y cuanto más relevante sea una calle y más grande el local.
• Coste del Informe o Proyecto Técnico: Dependerá de la complejidad del proyecto a realizar y del precio que tenga la empresa o profesional seleccionado, pudiendo oscilar desde un mínimo de 600 a 1.000 euros para actividades inocuas al doble para actividades calificadas.

Normativas Específicas a Considerar

Antes de solicitar la licencia, asegúrate de que el local elegido cumple con los requisitos técnicos exigidos por la normativa, tales como:

• Accesibilidad: Existen normativas que regulan la accesibilidad para usuarios en silla de ruedas en las actividades, por un lado el Código de Accesibilidad de Catalunya y por otro lado El Código Técnico de la Edificación Sección SUA.
• Ventilación: Las actividades deben estar ventiladas, bien de forma natural (a través de puertas y ventanas) o bien mecánicamente con un ventilador. La normativa que le aplica a la ventilación de las actividades es el Reglamento de Instalaciones Térmicas de los Edificios (RITE). Según esta normativa las actividades dispondrán de un sistema de ventilación para el aporte del suficiente caudal de aire exterior que evite la formación de elevadas concentraciones de contaminantes.
• Altura Libre Mínima: La altura libre mínima del local tiene que ser de 2,5 m que se puede ver reducida a 2,1 m en zonas como los aseos, almacenes o cámaras de residuos.
• Aislamiento Acústico: Las actividades deberán de tener un aislamiento acústico tal que no provoque molestias a los vecinos.
• Recorrido de Evacuación: La distancia entre cualquier punto del local hasta la salida a la calle no puede superar los 25 metros en caso de que haya una sola salida. Si hay dos salidas el recorrido de evacuación se puede ampliar hasta los 50 metros.

Consideraciones Adicionales y Consejos para Emprendedores

Cuando un espacio de coworking experimenta un crecimiento, ya sea expandiendo su área física o remodelando sus instalaciones existentes, es crucial revisar y, si es necesario, actualizar la licencia de actividad. Las normativas y leyes que afectan a los espacios de coworking pueden cambiar con el tiempo. Las licencias de actividad para espacios de coworking pueden variar considerablemente dependiendo de varios factores:

• Ubicación: Dependiendo de la ciudad o región, las regulaciones y requerimientos para una licencia de actividad pueden variar.
• Tamaño del espacio: El tamaño del espacio de coworking influye en el tipo de licencia requerida.
• Tipo de actividades: Si el espacio de coworking va a albergar eventos, seminarios o actividades que involucren una mayor concentración de personas, puede ser necesario obtener licencias adicionales.

Cualquier persona interesada tendrá derecho a obtener de las Administraciones competentes la oportuna información sobre la viabilidad y requisitos de las licencias y autorizaciones en función de las actividades que pretendan realizar, tanto de manera presencial como de manera electrónica y a distancia.

Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes. Tampoco hay seguros específicos para el sector, que incluyan de antemano circunstancias peculiares como los ciberriesgos u otros riesgos propios de los coworkers, ni contratos ya establecidos capaces de recoger toda la casuística de las relaciones mercantiles (cláusula de confidencialidad, diferentes tipos y duración de los contratos de alquiler, etc.).

Ventajas de Contar con Asesoramiento Profesional

Es normal sentirse abrumado y no saber exactamente cómo vas a seguir cada uno de los trámites, son muchos y muy distintos entre sí. Para cada uno de los proyectos y licencias que hemos mencionado necesitarás la firma de un arquitecto o un ingeniero superior colegiado. Por eso, te proponemos tomar la vía más inteligente y dejar este trabajo en manos profesionales.

Arquitectos técnicos especializados en licencias de apertura, cambios de titularidad y proyectos técnicos, conocen al detalle la normativa para cada actividad. Así reducen los plazos y evitan errores. Nuestra experiencia nos ha demostrado que uno de los mayores obstáculos para emprendedores es la burocracia administrativa. Podemos ayudarte a evaluar el local que tienes para saber si es viable llevar a cabo la actividad en ese emplazamiento o no. Todo esto lo hacemos para que tú no tengas que preocuparte por nada. Así, podrás conseguir tu licencia de actividad de coworking sin quebraderos de cabeza y sin estrés.