Consejos esenciales para la gestión y crecimiento de tu PYME en la era digital

Gestionar una PYME no es tarea sencilla, ya que necesitas tener conocimientos en varias áreas esenciales del negocio, como contabilidad, fiscalidad, el área laboral o legal. Si acabas de emprender o te sientes abrumado, es crucial sentar unas buenas bases antes de pensar en cómo crecer.

Pilares fundamentales para la gestión de una PYME

Para lograr una gestión eficiente, considera los siguientes aspectos:

• Planificación: Contar con un plan realista y ordenado.
• Forma jurídica adecuada: Según tus circunstancias, te interesará darte de alta como autónomo o constituir una sociedad.
• Obligaciones: Desde el inicio es clave tener bajo control los trámites fiscales, contables y laborales. De lo contrario, puedes enfrentarte a multas o recargos por incumplimiento.
• Financiación: Calcula bien cuánto necesitas para poner en marcha el negocio y mantenerlo durante los primeros meses.

Una vez en marcha, el día a día puede desbordarte si no tienes una organización clara. Para evitar esto, sigue estos consejos:

• Planificación a corto y medio plazo: Te recomendamos contar con una hoja de ruta donde se reflejen de forma clara tus objetivos de negocio y los pasos a seguir para conseguirlos.
• Digitalización de procesos: Muchas pymes aún se resisten a apoyarse en la tecnología o probar nuevas herramientas que les ayuden a automatizar y gestionar mejor los procesos.
• Contabilidad e impuestos al día: Evitarás sustos y tendrás una visión clara del estado del negocio.
• Relación con clientes y proveedores: Responder a tiempo y generar confianza es tan importante como tener un buen producto o servicio.
• Rodéate de expertos: No tienes que saber de todo. Resulta muy complicado estar al día y tener conocimientos en todas las áreas del negocio.

La Transformación Digital como Clave del Crecimiento

Cuando hablamos de crecimiento empresarial en la era digital, estamos hablando de mucho más que cambiar papel por pantalla. La transformación digital es la adaptación esencial para que las PYMEs no solo sobrevivan, sino que prosperen en un mundo cada vez más impulsado por la tecnología. Parece un tema de moda, pero el hecho es que, si hoy no estás en lo digital, no estás en el juego.

Las PYMEs enfrentan el reto de transformar sus estrategias de crecimiento tradicionales (esas que han funcionado durante años) y adaptarlas al entorno digital. Y, aunque puede sonar intimidante, la apuesta por nuevas estrategias de crecimientos para pymes supone una recompensa muy jugosa: acceso a nuevos mercados, procesos más eficientes y, por supuesto, más clientes.

Adaptarse al entorno digital es fundamental para crecer. La clave no está en hacer todo diferente, sino en evolucionar. La digitalización permite a las PYMEs optimizar sus procesos (piensa en los sistemas de automatización que ahorran horas de trabajo), mejorar su servicio al cliente y analizar resultados casi en tiempo real.

En la era digital, el crecimiento va más allá de vender más; es aprender más, moverse más rápido y conectar mejor. La ventaja para las PYMEs es que, a diferencia de las grandes empresas, pueden pivotar y adaptarse con mayor rapidez, algo que, en el ecosistema digital, es una enorme ventaja.

Estrategias de crecimiento digital para PYMEs

Aquí va un adelanto de algunas estrategias clave:

• Diversificación de productos y servicios: Aprovechando las plataformas digitales para lanzar nuevas líneas o mejorar las existentes.
• Expansión a nuevos mercados: La digitalización permite a las PYMEs explorar territorios que antes parecían inalcanzables.
• Adquisición de talento digital: Para crecer, necesitas gente que sepa jugar en el campo digital.
• Creación de alianzas estratégicas: Conectar con otras empresas que complementen tus productos o servicios puede multiplicar tus resultados.
• Automatización y digitalización de procesos: Imagina que puedes programar tus envíos, gestionar tus pedidos y atender a tus clientes automáticamente.
• Marketing digital y crecimiento orgánico: Porque si no estás en Google, ¿realmente existes? Aprovechar el SEO, las redes sociales y el contenido de valor es clave para atraer a nuevos clientes sin necesidad de una gran inversión.

Estrategias para identificar y evaluar nuevos mercados

La expansión geográfica no debe ser un salto al vacío. Antes de lanzarse a conquistar el mundo, es vital contar con una estrategia bien pensada que permita identificar y evaluar nuevos mercados de manera eficiente.

Aquí algunos pasos clave:

• Investigación de mercado: Antes de empezar a vender en un nuevo mercado, es necesario entender quiénes son los consumidores, sus hábitos de compra, su poder adquisitivo y sus necesidades.
• Estudio de competencia: Identificar qué tan competitivo es el mercado es clave. Analiza a las empresas locales que ya están vendiendo productos similares a los tuyos.
• Evaluación de la demanda: Utiliza plataformas de e-commerce, como Amazon o Etsy, para observar qué tipo de productos son populares en las regiones que estás considerando.
• Análisis de barreras de entrada: Además de estudiar la demanda, también es importante identificar posibles barreras de entrada, como regulaciones locales, aranceles aduaneros, dificultades logísticas y barreras culturales.
• Pruebas de mercado: Antes de lanzarte de lleno, realiza pruebas de mercado limitadas, como campañas de publicidad digital segmentadas en el país o región de interés.

Ventajas de los canales digitales para la expansión geográfica

La era digital ha derribado muchas de las barreras que tradicionalmente limitaban a las PYMEs al momento de expandirse a nuevos mercados. Ahora, con los canales digitales, el proceso de internacionalización puede ser más accesible, económico y efectivo.

A continuación, algunas de las ventajas más notables:

• E-commerce: Las plataformas de comercio electrónico permiten a las PYMEs llegar a cualquier rincón del mundo.
• Marketing digital: El marketing digital ofrece la posibilidad de segmentar audiencias de manera precisa, lo que te permite adaptar tus campañas a los gustos y preferencias locales de cada mercado.
• Logística y envíos internacionales: Los avances en las soluciones logísticas también han jugado un papel fundamental. Empresas como DHL, FedEx o incluso Correos ofrecen servicios de envío internacional eficientes y económicos.
• Adaptación cultural digital: El marketing digital permite a las empresas adaptar sus mensajes y contenidos a los valores culturales de cada mercado.

Ejemplos de PYMEs que han logrado crecer accediendo a mercados internacionales a través de plataformas digitales

• Café de Colombia (exportación digital): A través de plataformas como Amazon y su propia tienda online, muchas marcas de café colombiano han logrado penetrar mercados como Estados Unidos y Europa, sin necesidad de intermediarios.
• Bimbo (expansión global de una PYME): Aunque ahora es una gran multinacional, Bimbo comenzó como una pequeña panadería en México.
• Chocolat Factory (expansión en Europa): Esta pequeña empresa de chocolates de lujo con sede en España aprovechó plataformas como Etsy y su página web para llegar a mercados en el Reino Unido, Francia y Alemania.

Consejos prácticos para hacer investigación de mercado y validar productos en nuevos territorios

• Usa las herramientas de análisis digital: Google Analytics, Google Trends y SEMrush te permiten obtener datos sobre las búsquedas en diferentes mercados.
• Investiga a tus competidores internacionales: Investigar cómo operan tus competidores internacionales, qué productos venden y cómo los promocionan te dará una visión clara de lo que está funcionando en el mercado.
• Realiza encuestas online: Puedes usar herramientas como SurveyMonkey o Google Forms para crear encuestas que te permitan obtener feedback directo de consumidores de otros países.
• Aprovecha las plataformas de crowdfunding: Las plataformas como Kickstarter o Indiegogo pueden ser una excelente forma de probar la aceptación de nuevos productos en mercados internacionales antes de hacer una inversión importante.

Diversificación de productos y servicios

La diversificación es una de las estrategias de crecimiento más poderosas para las PYMEs, especialmente en la era digital. No solo permite a las empresas aumentar su alcance y reducir riesgos, sino que también les abre nuevas puertas hacia mercados que antes podían parecer inalcanzables.

A través de la digitalización, la diversificación de productos y servicios se ha vuelto más accesible, eficiente y rápida que nunca.

Tipos de diversificación

• Diversificación relacionada: La empresa agrega nuevos productos o servicios que están relacionados con su oferta principal, pero que abren nuevas oportunidades o segmentos de mercado.
• Diversificación no relacionada: Aquí la empresa incursiona en mercados completamente diferentes a su negocio actual.

Cómo la digitalización facilita la creación de nuevos productos o servicios

La digitalización ha sido un catalizador clave para la diversificación de productos y servicios en las PYMEs. Gracias a las herramientas y plataformas digitales, las empresas tienen acceso a nuevos recursos y mercados que antes eran impensables.

• Análisis de datos para identificar oportunidades: Las plataformas de análisis de datos permiten a las PYMEs obtener información detallada sobre los comportamientos de los consumidores, las tendencias de mercado y los gaps en la oferta actual.
• Desarrollo ágil de productos: La digitalización permite a las empresas experimentar de manera más rápida y con menos riesgo.
• Creación de nuevos canales de distribución: La digitalización ha abierto nuevas posibilidades para distribuir productos y servicios, especialmente a través de plataformas de e-commerce, apps móviles o redes sociales.
• Colaboraciones y asociaciones digitales: Las plataformas digitales también facilitan la colaboración entre empresas de diferentes sectores, lo que puede impulsar la diversificación.

Ejemplos de diversificación en PYMEs

• Oppo (tecnología y electrodomésticos): Oppo comenzó como un fabricante de teléfonos móviles en China, pero aprovechó la digitalización para diversificar su oferta.
• Gymshark (ropa deportiva y contenido digital): Gymshark es una marca de ropa deportiva que inicialmente comenzó como un pequeño negocio en el Reino Unido. Sin embargo, la empresa se diversificó al crear su propia plataforma de entrenamiento digital.
• Dove (cosméticos y bienestar digital): Dove, la marca de productos de cuidado personal de Unilever, ha diversificado su propuesta al integrar el bienestar digital.

Consejos adicionales para la gestión de micro-PYMEs

Cuando hablamos de micro-pymes nos referimos a pequeñas empresas que tienen menos de 10 empleados y facturan menos de dos millones de euros anuales, y que, en muchos casos, no cuentan con más de uno o dos trabajadores.

Ten en cuenta que, en una micro-pyme, tú mismo eres tu mejor activo y tu mejor empleado, por lo que necesitarás simplificar y automatizar la mayor cantidad de tareas posibles. En este contexto, también debes tener una mentalidad flexible y capacidad para adaptarte a los posibles cambios que vayan apareciendo.

Aspectos financieros clave para PYMEs

Es fundamental enfocar todos los aspectos de las pymes desde las finanzas hasta inversión física, tecnológica, organizacional y de recursos humanos. Establecer presupuestos comerciales de ventas, controlarlos y ejecutarlos. Mediante estos presupuestos se pueden identificar las desviaciones y los puntos fuertes de la empresa. Controlar el flujo de efectivo de la empresa, analizando los gastos fijos y variables, de acuerdo al presupuesto.

Al emprender, uno de los puntos más importantes es analizar el flujo de fondos futuros necesarios para mantener funcionando la empresa. Es necesario tener un fondo que pueda mantener en funcionamiento, como mínimo, tres meses operativos.

Buscar constantemente la mejora de los procesos, tratando de identificar desviaciones y de descubrir formas más eficientes de hacer las cosas. Armar un equipo de personas comprometidas, ofreciéndoles un plan de carrera y fomentando la formación.

Tener una empresa propia es un gran desafío que demanda la atención, el esfuerzo, el tiempo y la cabeza de quien la dirige.

Desafíos y oportunidades para las PYMEs en el contexto actual

Las pymes en 2021 tienen muchos desafíos por delante. La relación entre pymes y teletrabajo es una de ellas. Con el avance de la vacunación, el trabajo remoto ya no será tan necesario como antes. Muchas empresas han comprobado por sí mismas los efectos del teletrabajo: ¿ha afectado a la productividad de los empleados? ¿Y a la rentabilidad de los proyectos? Una cosa es cierta: muchas pymes no estaban tecnológicamente preparadas para gestionar la deslocalización de equipos.

Otro de los retos es la búsqueda de aliados. Partners, socios, como los quieras llamar: otros proyectos con los que crear sinergias. El objetivo es generar nuevas oportunidades de negocio, optimizar recursos, reducir costes y riesgos.

Planificación y medición del éxito

Más allá de lo coyuntural, la dirección de pymes necesita bases sólidas para crecer en el tiempo. Establece, por escrito y al detalle, los objetivos de tu pyme. También las acciones para conseguir esos objetivos, los plazos con los que cuentas y los recursos que destinarás. Planificar significa trazar un camino a seguir con una meta clara. Esto nos ayuda a prevenir los problemas y riesgos que pueden aparecer. La planificación no nos ata por completo, y siempre hay espacio para corregir y repensar por el camino.

Lo que no se mide no existe. La improvisación puede ser útil al inicio, pero pronto habrá que encontrar formas de medir el éxito. No hay una plantilla de indicadores que se aplique por igual a la gestión comercial de pymes. Depende del proyecto, los objetivos y ambiciones. En general, el número de ventas siempre es un buen indicador. También hay otros más cualitativos como el engagement en redes para analizar el conocimiento de la marca.

Gestión del tiempo y tecnología

El tiempo es oro. Y es el bien más preciado en cualquier empresa. Usar el tiempo de forma inteligente significa no ser esclavo de los horarios. Establecer procesos útiles que lleven a resultados y no malgastar el tiempo en tareas que no tengan valor. Para eso es muy importante la tecnología: un ERP para pymes puede ahorrarte horas con automatización de tareas.

Pasos para la puesta en marcha de una PYME

• Elegir la forma jurídica de tu pyme.
• Obtener la Certificación negativa en el Registro Mercantil.
• Depositar en una entidad bancaria una cantidad de dinero, que variará según el capital social de tu pyme.
• Obtención de tu NIF.
• Creación de la sociedad.
• Inscripción de tu empresa en el Registro Mercantil.
• Darte de alta en el IAE.
• Legalizar tus libros de sociedades.
• Registrar signos distintivos en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

Últimos pasos para la puesta en marcha

• Elabora un estudio de mercado previo.
• Empieza con un poco de autocrítica y analiza tu negocio.
• Crea un equipo de trabajo sólido.
• Construye relaciones provechosas y duraderas: haz networking.
• Búsqueda de financiación.
• Aprovecha el potencial de Internet.
• Usa las redes sociales para llegar a tu público objetivo.
• No pares, mantente al día con las novedades de tu sector.

Como ves, crear una nueva pyme es un reto motivante y cargado de tareas. Pero con esfuerzo y la ayuda adecuada te resultará más fácil hacerlo realidad.

Tabla resumen de consejos para PYMES