Cuándo empezar a externalizar servicios en una PYME: consejos clave
La externalización de servicios, también conocida como outsourcing, es una herramienta que consiste en la subcontratación de tareas o procesos a terceros. Este concepto no es algo nuevo y se lleva haciendo desde siempre, convirtiéndose en una práctica cada vez más popular debido a sus grandes ventajas en términos económicos y de productividad.
¿Qué es la externalización de servicios?
La externalización u outsourcing implica delegar ciertas funciones de la empresa a proveedores externos especializados. Esta estrategia es practicada por la mayoría de las empresas, muchas de ellas sin siquiera darse cuenta, dado que tiene un impacto significativo en la eficiencia y los costes.
El mercado de la externalización de servicios está creciendo a un ritmo acelerado, ofreciendo a las empresas de todos los tamaños la oportunidad de optimizar sus operaciones y concentrarse en sus actividades principales.
Beneficios de la externalización para PYMES
La externalización de servicios tiene numerosos beneficios a tener en cuenta, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES):
- Reducción de costes: Es el principal y más conocido beneficio. Permite ahorrar dinero en cotizaciones, capacitación e indemnizaciones por despido. Además, ofrece mayor flexibilidad a la hora de finalizar contratos con proveedores.
- Economía de escala: Al ponerte en manos de una empresa experta que cuenta con los recursos adecuados, se optimizarán los procesos de negocio y las tareas se realizarán con mayor calidad y eficiencia.
- Impulso al crecimiento: Externalizar te ayuda a crecer y a abarcar más proyectos, especialmente si son de naturaleza temporal. Si se contratan trabajadores internos para proyectos específicos, se incurrirá en costes de nómina más prolongados o en indemnizaciones.
- Reducción de riesgos: Al delegar ciertas tareas a especialistas, se minimizan los riesgos asociados a la falta de experiencia interna, errores o la necesidad de inversión en infraestructura.
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Tipos de externalización
Existen diferentes modalidades de externalización, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa:
- Offshoring: Consiste en externalizar servicios en zonas y países con un menor coste de mano de obra.
- In-house: Son los servicios que están externalizados, pero que se prestan dentro de la propia empresa.
- Out-house: En este caso, se refiere a prestaciones hechas no dentro de tu empresa, sino en las instalaciones del subcontratado.
- Co-sourcing: Se refiere a un outsourcing que se da entre tu empresa y varios proveedores. Generalmente, tú te encargas de contratarlos y ellos realizan el trabajo, coordinándose entre ellos para hacer varias funciones.
Tabla comparativa de tipos de externalización
Para entender mejor las diferencias entre los tipos de externalización, te presentamos la siguiente tabla:
| Tipo de Externalización | Descripción | Ubicación del Servicio | Ventaja Principal |
|---|---|---|---|
| Offshoring | Externalización a países con mano de obra más económica. | Otro país | Máxima reducción de costes. |
| In-house | El proveedor presta el servicio en las instalaciones del cliente. | Dentro de la empresa cliente | Mayor control y supervisión directa. |
| Out-house | El proveedor presta el servicio en sus propias instalaciones. | Fuera de la empresa cliente | Aprovechamiento de la infraestructura del proveedor. |
| Co-sourcing | Colaboración con múltiples proveedores para distintas funciones. | Puede ser dentro o fuera | Flexibilidad y acceso a diversas especializaciones. |
¿Cuándo debe una PYME considerar la externalización?
Muchas PYMES empiezan gestionando sus envíos, almacén o reparto por ellos mismos. Al principio funciona, pero cuando el negocio crece, la logística puede convertirse en un problema y ser difícil de gestionar. Si varias de estas 5 señales te resultan familiares, no significa que tu empresa esté fallando, sino que está creciendo:
- Dificultades para gestionar la logística interna (envíos, almacén, reparto).
- Necesidad de optimizar procesos de negocio.
- Búsqueda de reducción de costes operativos.
- Deseo de expandir el negocio o asumir más proyectos temporales.
- Requerimiento de habilidades especializadas que no se tienen internamente.
Externalizar la logística no es solo una decisión operativa, sino también una forma de preparar el crecimiento de una PYME con más tranquilidad. Cada empresa tiene su ritmo y sus necesidades, pero contar con soluciones logísticas adaptadas permite mejorar la eficiencia, reducir incidencias y ofrecer un servicio más fiable a los clientes.
Puedes empezar a externalizar antes de lo que crees. Todo depende de la parte que quieras delegar. En ciertos casos, se pueden subcontratar servicios casi desde el primer día, ya que te permitirán obtener más beneficios y reducir costes. En otros casos, el outsourcing llegará cuando no puedas hacerlo tú solo. Si tienes dificultades, necesitas un socio o quieres expandir tu negocio, la externalización puede ayudarte a dar el salto.
Por último, externalizar suele ser la mejor solución para cubrir una necesidad a menor coste. Quizá necesites ayuda con la contabilidad y las facturas, pero no puedas permitirte contratar a nadie, pagarle la seguridad social y tenerlo siempre en nómina.
Consideraciones clave antes de externalizar
Si sigues teniendo dudas, simplemente haz números y compara precios y calidades:
- ¿Puedo formar a un empleado para que haga esta tarea? ¿Me sale rentable?
- ¿Tendrá más calidad la empresa contratada o el trabajador?
Es importante realizar un análisis de impacto. Se debe tener presente qué impacto tendrá en tus empleados y qué riesgos pueden aparecer si se decide externalizar procesos de una empresa. De la misma forma, hay que atender a aspectos relacionados con la diferencia horaria y de idiomas si el proveedor de los servicios externalizados pertenece a otro país.
Consejos para una externalización exitosa
Para asegurar que la externalización sea un éxito, considera los siguientes puntos:
- Definir y establecer Key Performance Indicators (KPIs): Los indicadores clave de rendimiento sirven para medir, analizar y llegar a conclusiones, siendo totalmente ajustables a las necesidades.
- Seleccionar cuidadosamente al proveedor: Ante una situación de externalizar servicios, te gustaría contar con un proveedor que tenga buenas reseñas, reputación, calidad, etc. Pregunta a conocidos e investiga para encontrar al proveedor adecuado. Observa si un potencial proveedor es una empresa que crece y cómo es su cultura y visión empresarial.
- Delimitar de forma clara y explícita los límites: Es importante indicar las especificidades al proveedor de los servicios externalizados sobre cómo debería proceder a la hora de realizar la actividad y, también, indicar qué procesos y tareas seguirá realizando tu empresa por su propia cuenta. Esto es fundamental antes de que se empiece la externalización para evitar confusiones y errores.
- No externalizar algo que no se controle bien: Uno de los errores más comunes es que muchas empresas externalizan servicios y procesos que no supervisan o controlan por sí mismas, lo cual es un caldo de cultivo ideal para que se produzca algún desastre.
Casos de despido por externalización
Si tenías contratado a alguien en tu empresa y quieres hacer outsourcing, lo habitual es despedir a ese trabajador. ¿Qué tipo de despido sería? En la mayoría de casos, hay sentencias favorables a las empresas en este contexto; sin embargo, en ciertos casos de abuso, donde se externaliza sin motivos económicos que garanticen la viabilidad de la empresa, se ha considerado improcedente.
Herramientas de gestión para PYMES
La externalización de servicios está a la orden del día y tanto empresas grandes como pequeñas se benefician de ella. Supone una reducción de costes para la compañía y permite contar con profesionales más eficientes. Con herramientas como Cloud Gestión, nuestro ERP para empresas, no necesitarás tener ni siquiera una gestoría. El software tiene apartados para un control total en sectores como compras, ventas, gestión de personal, almacén y generación de gráficos. Por si fuera poco, tiene otras funciones adicionales, como un módulo específico para SAT. Lo mejor es que puedes probarla totalmente gratis gracias a nuestra DEMO, que está disponible para ti por tiempo indefinido.
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