Cómo hacer un presupuesto de marketing en Excel: Plantilla y guía completa

En este artículo, exploraremos la importancia de un presupuesto de marketing y cómo elaborar uno eficazmente. Un presupuesto de marketing bien definido te permite establecer metas alcanzables y tener una visión a largo plazo para tu empresa. Además, te ayudará a demostrar que el gasto en marketing es una inversión inteligente, no un costo innecesario.

Una de las claves para que una empresa se mantenga a flote es la organización en todos sus departamentos y en todos los niveles: quién es responsable de qué, cuál departamento trabaja en conjunto para un mismo objetivo y cuáles otros dependen del cumplimiento de ciertas metas. En resumen: si tienes un plan de marketing también necesitas un presupuesto para cumplirlo.

Es imprescindible utilizar las herramientas informáticas que tenemos a nuestro alcance con el fin de hacer nuestras tareas mucho más sencillas y ejecutarlas en el menor tiempo posible. Por ello, es importante conocer cómo elaborar un presupuesto de marketing utilizando una plantilla de Excel.

Video sobre cómo crear un presupuesto de marketing en Excel

¿Por qué es importante un presupuesto de marketing?

• Un rumbo financiero eficaz: Cuando cuentas con un plan de acción antes de iniciar cualquier campaña o estrategia, te será más fácil saber hacia dónde dirigirte y con qué herramientas hacerlo, respetando al mismo tiempo la inversión que tienes disponible.
• Noción de dónde colocar fondos de inversión: Cuando sabes cuánto puedes gastar, te será más fácil determinar en dónde debes repartir cada financiamiento de manera eficiente e inteligente.
• Objetivos: Cuando tienes un presupuesto bien definido, puedes saber cuáles son las metas más alcanzables para tu empresa.
• Una visión a largo plazo: Planificar tu presupuesto de marketing te ayuda a evitar, en lo posible, gastos adicionales y mantenerte estable durante más tiempo.

Elementos clave de un presupuesto de marketing

En primer lugar, debes tener en claro cuáles gastos serán fijos y cuáles serán variables. Los fijos son aquellos que no cambian a lo largo del periodo planificado (puede ser trimestral, semestral o anual, según la empresa) para aspectos como el mantenimiento del sitio web, producción de videos estacionales o los sueldos de tu equipo.

Algunos elementos esenciales que debes incluir en tu presupuesto de marketing son:

• Contenido: Todas esas piezas increíbles que se crean de manera habitual para educar, informar y deleitar a tus leads y clientes pertenecen a este rubro.
• Mantenimiento del sitio web: Aquí también me refiero al mantenimiento de tu sitio, incluso si no haces cambios en su arquitectura o en su apariencia. Esta actividad nunca puede detenerse.
• Eventos: Los eventos deben incluirse, ya sea que funjas como anfitrión, organizador o participante.
• Redes sociales: Tu presencia en las redes sociales es algo serio. Es la manera en que muchas personas tendrán la primera interacción valiosa con tu marca o empresa, así que puedes considerarla como una poderosa carta de presentación.
• Automatización: Vale la pena destinar un presupuesto para todo lo que te ayude a automatizar tareas, con el fin de que puedas concentrarte en hacer contenido de calidad que resuene en tu audiencia o crear nuevas maneras de deleitar a tus clientes.

Por supuesto, esta lista de elementos de un presupuesto es modificable. Si encuentras que necesitas eliminar o agregar un elemento, hazlo.

Cómo calcular tu presupuesto de marketing

Calcular el presupuesto de marketing implica considerar una serie de factores clave que afectan la cantidad de recursos financieros que una empresa debe asignar a sus actividades de marketing.

1. Los objetivos específicos que la empresa espera lograr a través de sus esfuerzos de marketing son fundamentales para determinar el presupuesto.
2. El tamaño y la demografía del mercado objetivo tienen un impacto directo en el presupuesto de marketing.
3. El nivel de competencia en el mercado también influye en la cantidad de recursos que se deben asignar al marketing.
4. La etapa en el ciclo de vida del producto (introducción, crecimiento, madurez, declive) también afecta el presupuesto de marketing.
5. La estrategia de marketing elegida por la empresa también influirá en el presupuesto.
6. El rendimiento pasado de las estrategias de marketing y la inversión asociada pueden proporcionar una guía útil para calcular el presupuesto futuro.
7. Por último, pero no menos importante, la disponibilidad de recursos financieros de la empresa es un factor crítico en la determinación del presupuesto de marketing.

Pasos para obtener tu presupuesto de marketing

1. Para saber cómo obtener tu presupuesto de marketing, el primer elemento que debes conocer son los objetivos a los que quieres llegar. Como ya he mencionado, los objetivos tienen que ser realistas y relevantes a los proyectos o campañas que buscas desarrollar.
2. Es importante establecer metas específicas, medibles, alcanzables, realistas y con un periodo definido (SMART, por su acrónimo en inglés), que te permitan comprobar los resultados al encontrar los indicadores de marketing más relevantes.
3. Dice la Ley de Murphy que si algo puede salir mal, saldrá mal. Por eso es importante apartar una cantidad de tu presupuesto para todo lo que no has planificado o lo que puede cambiar de imprevisto.

Métricas clave para el presupuesto de marketing

Para tu objetivo cuantitativo requieres métricas de conversión y costes de adquisición de lead y clientes.

• CTR (Click Through Rate): Esta métrica corresponde al número de clics que obtiene un anuncio o sitio web respecto al número de impresiones en los resultados de los buscadores como Google. Esta métrica también te sirve para medir la eficacia de tu estrategia SEO, pues te permite determinar tu tráfico orgánico mediante este canal.
• LTV (Life Time Value): Esta métrica te muestra el valor neto de los ingresos que generan tus clientes durante el tiempo en el que permanecen adquiriendo tus productos o servicios.
• CAC (Costo de Adquisición de Cliente): El CAC te permite saber cuáles son los canales más efectivos para generar clientes a un menor coste.

Plantilla de presupuesto de marketing en Excel

Una plantilla de presupuesto de marketing es una herramienta esencial para cualquier empresa que busca planificar, organizar y controlar sus gastos relacionados con actividades de marketing. Con una plantilla para calcular presupuestos de marketing, puedes realizar una serie de acciones clave para planificar, ejecutar y evaluar tus actividades de marketing de manera efectiva.

Con nuestras plantillas de presupuestos para controlar tus gastos de marketing podrás monitorizar con facilidad todos tus presupuestos de marketing. Por cada proyecto tendrás una plantilla de Excel, en la que podrás añadir todos los costes y dispondrás de una plantilla maestra para mantener la visión global de los presupuestos.

¿Qué puedes hacer con una plantilla de presupuesto de marketing?

• Utiliza la plantilla para planificar estratégicamente tus gastos de marketing para el próximo período, ya sea trimestral, semestral o anual.
• La plantilla te permite estimar los costos asociados con cada actividad de marketing planificada.
• Además de los costos, la plantilla te permite proyectar los ingresos esperados que se generarán como resultado de tus actividades de marketing.
• Utiliza la plantilla para asignar recursos financieros de manera efectiva a cada iniciativa de marketing.
• Una vez que hayas establecido tu presupuesto de marketing, puedes utilizar la plantilla para realizar un seguimiento y control continuo de tus gastos reales en comparación con tu presupuesto planificado.
• La plantilla te ayuda a evaluar el rendimiento de tus actividades de marketing al comparar los costos con los resultados obtenidos.

Ya tienes la teoría, pero necesitas un impulso para ir a la práctica.

Cómo utilizar una plantilla de presupuesto en Excel

1. En primer lugar, dirígete a la página de descarga de las plantillas. Automáticamente aparecerá una ficha de llenado de datos; completa los campos con tu información y selecciona «Descargar».
2. Modifica la información en las distintas celdas de acuerdo con tus propios datos. De este modo podrás personalizar estas plantillas según las necesidades de tu organización.
3. Ya que hayas llenado tus plantillas, estará listo el documento para que lo compartas. Al hacer clic en la esquina superior derecha en «Compartir», accederás a este menú.

Tipos de presupuestos que puedes crear en Excel

• En este presupuesto tienes que detallar mes con mes todos los ingresos operativos y no operativos, así como todos los gastos de tu empresa.
• Tu presupuesto de ventas sirve para hacer un pronóstico de tu negocio en función de las unidades que piensas vender y lo que te costará hacerlo.
• Con la exposición del presupuesto de marketing puedes planear el presupuesto de tu programa de marketing, así como realizar una comparación con el fin de confirmar si lo que planeas destinar es el monto correcto. Añade otros apartados de ser necesario. No te preocupes por el cambio de formato.
• El flujo de caja proyectado te permite diagnosticar el estado financiero de tu negocio y saber cuál es su mayor utilidad.
• La comparación de proveedores te ayuda a mejorar la toma de decisiones en tu empresa.
• La conciliación bancaria te permite encontrar las diferencias que existen al comparar el estado de cuenta bancario con tus registros contables. La finalidad es asegurar que tanto la entidad bancaria como tu negocio realizan actividades acordes con la cuenta de tu empresa.

Aplica estos consejos y usa las plantillas para tener controlado tu presupuesto de marketing a la perfección.

Consejos adicionales para gestionar tu presupuesto

• Concreción de objetivos: Uno de los consejos que el experto ofrece es la concreción de objetivos. Si defines lo que quieres conseguir con la herramienta, es más fácil que aprendas a usarla.
• Duplica el documento: Si estás aprendiendo a utilizar la herramienta, desde Holded te aconsejamos que dupliques el documento del presupuesto para tener siempre una versión segura, ya que en ocasiones se cometen errores difíciles de deshacer para un inexperto.
• Comprueba el historial de versiones: Sin embargo, es preciso que aprendas a comprobar el historial de versiones de un documento de Excel por si llegase el caso de tener que volver sobre tus propios pasos.

Con todo, si quieres agilizar tus finanzas y llevar un control más cómodo y preciso, lo idóneo es contar con herramientas digitales como un ERP (Enterprise Resource Management). Excel puede automatizar algunas partes del proceso como los valores totales y las sumas, pero hay otras partes que deberás hacer de forma manual, sin importar que tanto conozcas el software.

Cómo crear un presupuesto manual en Excel

Si has decidido elaborar tu presupuesto de manera manual, y no usando una herramienta tipo ERP, entonces lo ideal es recurrir a Excel o Google Sheets.

1. En la celda A1, debes poner el título del presupuesto; en la celda A3, puedes poner productos/servicios; en la celda B3, ingresos; y en la C3, gastos.
2. Empieza a hacer tu lista de gastos e ingresos, añadiendo cada uno en su respectiva columna.
3. Si hay varios servicios y, por lo tanto, varios precios distintos, la última fase sería sumar las cantidades. Esto puedes realizarlo con una simple fórmula que escribirás en la barra blanca horizontal que verás dispuesta encima de las casillas de la hoja de Excel. Es importante tener en cuenta que, antes de escribir sobre la barra, el cursor debe posicionarse en la casilla donde deseas que se escriba la suma total Ej.: =SUM(“B1; B2; B3). En este caso, deberías haber colocado el ratón en la casilla B4, por ejemplo.

“Yo sólo acepto peticiones muy concretas porque si quedan cosas en el aire pierdo el alcance de lo que hay que hacer, es decir, el presupuesto del servicio debe estar muy delimitado”.

En el caso de las hojas de Excel, estas “nos aportarán más valor si permiten identificar patrones o tendencias en la hoja de cálculo”, agrega, por su parte, Barriocanal.

Una forma cómoda de ahorrarte mucho tiempo es utilizar plantillas prediseñadas. En vez de comenzar con la página en blanco, tendrás una base sobre la que adaptar tu presupuesto. Recuerda que hay opciones para presupuesto personal y para presupuesto de empresa.

Aparte de las plantillas personalizables de Drive, también hay sitios web donde puedes descargar tus propias plantillas.

Ejemplo de plantilla de presupuesto en Excel

Consideraciones adicionales

Una vez que has dominado la creación de presupuestos de marketing con nuestras plantillas, el siguiente paso es invertir esos recursos de forma inteligente. Para evaluar el impacto de la inversión en marketing en la fidelización de clientes, es fundamental utilizar métricas como el índice de retención, el valor de vida del cliente y la satisfacción del cliente.

Al asignar recursos a la investigación de mercado en el presupuesto de marketing, es importante considerar la naturaleza de la industria, la competencia, las tendencias del mercado y las necesidades específicas de la empresa.

Para maximizar el impacto de un presupuesto limitado de marketing, es crucial enfocarse en estrategias que ofrezcan el mejor retorno de la inversión.

En resumen, calcular un presupuesto de marketing de manera efectiva es esencial para el éxito de cualquier estrategia de marketing. Con las plantillas gratuitas proporcionadas en este artículo, podrás planificar y asignar tus recursos de manera estratégica, maximizando el retorno de inversión de tus esfuerzos de marketing.