Kanban en la Consultoría ERP: Optimizando el Flujo de Trabajo y la Gestión de Proyectos

En un mundo empresarial en constante cambio, donde la agilidad y la eficiencia son clave, la metodología Kanban se presenta como una herramienta poderosa para optimizar la gestión de tareas y proyectos. Originada en Japón, esta metodología visual ha revolucionado la forma en que las empresas organizan y priorizan su trabajo, permitiendo una gestión más clara, efectiva y adaptable. Si tu objetivo es mejorar la productividad y mantener un flujo de trabajo sostenible, Kanban podría ser la solución que estás buscando.

¿Qué es Kanban y Cuál es su Origen?

Kanban es un vocablo originario de Japón cuyo significado es "tarjeta". La palabra "Kanban" se compone de dos caracteres japoneses: "Kan" - visible, visual y "Ban" - tarjeta o tablero. Es decir, la palabra «kanban» significa «tarjeta visual, letrero, tarjeta de señales».

El método Kanban no es un método nuevo, fue creado a mediados de los años 40. Ha sido ampliamente probado y adoptado, destacándose por su simplicidad. Esta metodología de gestión tiene su origen en el Sistema de Producción de Toyota (TPS, por sus siglas en inglés). En este sistema, en lugar de producir ciertas cantidades de productos y esperar a que el mercado los absorbiera, la idea era mantener una línea de fabricación completamente basada en las demandas y expectativas del cliente. Para que esta idea, bastante innovadora en aquel momento, funcionara correctamente, era necesario crear un sistema de gestión de tareas capaz de identificar cuellos de botella en todo el entorno de producción, desde la entrada de la materia prima en el inventario hasta la finalización del producto.

El Kanban es un sistema de control y gestión de flujo, en el que se utilizan pequeñas tarjetas coloridas, que tienen el nombre de post-it. Bajo este principio, los procesos y actividades de producción de la empresa son representados con tarjetas de distintos tamaños y colores que se distribuyen en murales o columnas verticales para definir si la acción ha sido ejecutada, se está ejecutando, o está pendiente y debe ejecutarse. El sistema Kanban actúa como una guía para todo lo que sucede en el día a día de una empresa. Además de indicar las tareas pendientes, la aplicación de Kanban te ayuda a delimitar las actividades que se encuentran en fase de desarrollo. De esta forma, al ofrecer una gestión del flujo acumulativo de trabajo más coherente y eficiente, Kanban se convierte en una metodología ágil.

Principios Fundamentales del Método Kanban

La metodología Kanban es un sistema de gestión de tareas que forma parte de las metodologías ágiles. Su propósito principal es supervisar y optimizar el flujo de trabajo desde el inicio hasta la finalización de las tareas, asegurando un proceso continuo y eficiente. Los principios clave de Kanban son:

• Comenzar con lo que ya se hace: El primer pilar es comenzar con lo que ya haces. En este sentido, es esencial identificar cómo se llevan a cabo las actividades actualmente. Kanban no sugiere cambios bruscos, sino que promueve la idea de que los procedimientos evolucionan de forma continua, buscando mejoras día a día.
• Aceptar el cambio evolutivo y progresivo: Aunque en ocasiones parece que se necesita una transformación radical en los procesos, lo ideal es hacer pequeños ajustes respetando los procesos anteriores y actuales. Esto evita fricciones con el equipo y mantiene el ciclo de producción en marcha.
• Respetar los procesos, las funciones y las responsabilidades actuales: La metodología de Kanban no te exige que reestructures la jerarquía de tu empresa. La idea es reconocer el aporte de tus equipos ágiles y hacer mejoras en los procesos sin generar miedo a despidos o grandes cambios dentro de la organización.
• Fomentar el liderazgo en todos los niveles: En este método, cada persona tiene un impacto en el proceso productivo. Este principio viene de la metodología Lean, que presupone que la gestión vertical y la definición de líderes según los roles de los empleados no son efectivos.

Cómo Funciona un Tablero Kanban

Kanban es un tablero visual que te proporciona una visión general de las actividades que están en proceso y de las que deben completarse dentro de una empresa. Básicamente, está compuesto por columnas que representan las etapas del proceso de un producto o servicio. La idea del tablero Kanban es dividir las etapas del proceso de producción en columnas. Por lo general, en Kanban las fases incluyen un número determinado de productos. Es como una cadena de eventos, en la que una fase ocurre después de la otra.

En estas columnas, los gestores del equipo añaden las actividades que deben realizarse. A medida que el flujo de tareas se completa, se mueven de una columna a otra. Las tarjetas con tareas se mueven de izquierda a derecha a medida que se completan. La visualización de trabajo de esta forma aumenta la productividad, simplifica la gestión de recursos y elimina el desorden en el trabajo.

El uso de colores en el tablero de Kanban facilita la comprensión. Por eso, puede ser útil utilizar colores diferentes para identificar a los responsables o clasificar los tipos de tareas individuales. Para incrementar la funcionalidad de este proceso, se recomienda crear etiquetas para categorizar ciertos tipos de actividades y optimizar el muro.

La duración del ciclo de producción se determina según el patrón de consumo, el control de inventario y la eficiencia de la cadena de suministro. Una vez que el proceso esté bien definido y estructurado, entrará en el flujo de producción. Es recomendable contar con algún tipo de control para verificar los cambios que ha generado el Kanban.

Beneficios de la Aplicación de Kanban

La implementación de Kanban en tu empresa es un proceso que requiere planificación y adaptación, pero que ofrece beneficios significativos en términos de eficiencia y claridad. La posibilidad de tener todos los procesos actuales bien definidos, organizados y dirigidos hace que muchas personas busquen más información sobre el método Kanban. La verdad es que implementar Kanban no es complicado.

• Visualización Transparente del Flujo de Trabajo: La visualización de trabajo de esta forma aumenta la productividad, simplifica la gestión de recursos y elimina el desorden en el trabajo. Si lo logra implementar tal y como lo requiere el método, obtendrá una visualización del flujo de trabajo transparente, clara y comprensible para todas las partes involucradas en el proceso.
• Reducción de Tiempos y Costos: Otro aspecto a destacar es la reducción del tiempo que se necesita para completar una tarea. Al reducir el tiempo, también reduces costos.
• Mejora Continua y Detección de Errores: No tiene sentido establecer procesos si no serán medidos, ¿cierto? Después de todo, esto es lo que garantizará la mejora continua y permitirá detectar los errores durante el desarrollo de una tarea, identificando incluso cuellos de botella antes de que se produzcan. Los procesos tienen como objetivo la mejora continua para reducir costos, mejorar la calidad de proyecto y procesos, aumentar eficacia y satisfacción del usuario final.
• Enfoque y Productividad: Cuando se delimitan los procesos y se gestionan adecuadamente, el equipo se concentra en las actividades que realmente aportan resultados. Esto ayuda a mantener el enfoque y asegurar que los clientes reciban a tiempo sus servicios. Además, la metodología facilita un control más preciso del esfuerzo y la planificación, lo que resulta en una mayor productividad.
• Flexibilidad y Adaptabilidad: La característica principal del método Kanban es la agilidad y la preparación para los cambios en cualquier fase del flujo de trabajo. Con Agile Kanban, tu equipo tiene la libertad de diseñar el proceso de manera que refleje fielmente su trabajo y modificarlo cuando sea necesario.
• Gestión de Plazos y Prevención de Bloqueos: Este enfoque no solo ayuda a gestionar los plazos, sino también a identificar bloqueos con antelación, evitando que se conviertan en pérdidas financieras.
• Claridad para Nuevos Empleados: El uso del modelo Kanban en todos los aspectos de su negocio crea un registro detallado de las operaciones y flujos de trabajo en cada área. Esto genera automáticamente un plan de trabajo para el futuro y sirve como una valiosa herramienta de orientación para los nuevos empleados. En lugar de explicar de manera manual cómo opera un departamento específico, cualquier miembro del equipo puede comprender el flujo observando directamente su tablero Kanban.

Implementación del Método Kanban

Implementar Kanban en tu empresa es un proceso que requiere planificación y adaptación, pero que ofrece beneficios significativos en términos de eficiencia y claridad. Aquí te detallamos los pasos clave:

1. Crea un Tablero Visual Accesible

El primer paso es crear un tablero visual accesible para todo el equipo, donde se representen las diferentes fases del flujo de trabajo. Este tablero debe tener columnas que indiquen el estado de las tareas, desde su inicio hasta su finalización. Cada tarea se representa mediante una tarjeta que se mueve a través del tablero a medida que avanza por las diferentes etapas del proceso.

2. Define y Limita el Trabajo en Curso (WIP)

Uno de los principales enfoques del método Kanban es administrar el flujo de trabajo (trabajo en progreso) de una manera que se pueda visualizar fácilmente. Limitar el trabajo en curso significa que tiene que mantener un límite de unidades de trabajo en progreso (lo que se está completando pero no se ha finalizado aún). Dependiendo del tamaño del equipo, el número de tareas en la columna "En progreso" tendrá un límite de tareas en las que se puede trabajar simultáneamente. Esta quizás es la práctica clave de Kanban, si no la intenta aplicar, no se basa en el método Kanban.

3. Optimiza el Flujo de Trabajo

De acuerdo con esta práctica, hay que intentar optimizar el flujo de trabajo dentro de su tabla Kanban. En la situación ideal debería tener una transición fluida de las tarjetas con las unidades de trabajo. Esta transición tiene que ser predecible y sostenible. Para tener a todos en la misma página, hay que definir claramente las reglas y los pasos del trabajo y visualizarlos en el tablero.

4. Fomenta la Participación del Equipo

Durante la implementación y las semanas posteriores, fomenta la participación del equipo de desarrollo. Con ello, motivarás al personal y le animarás a proponer nuevas ideas para mejorar.

5. Mide y Mejora Continuamente

Como para cualquier técnica Lean, entre los objetivos de Kanban está la mejora de procesos. Y como bien sabemos, cualquier mejora requiere opiniones y comentarios de las partes interesadas. Los cambios dirigidos a estas mejoras pueden ser pequeños, incrementales y evolutivos, pero tienen que haber. Finalmente, un gran beneficio de Kanban es lo fácil que es implementarlo.

Tabla de Comparación: Scrum vs. Kanban

Kanban y su Integración con Sistemas ERP

Kanban siempre tiene interfaces con el entorno, al menos con los proveedores que no tienen Kanban y al final con la producción de mercancías. Aquí estamos hablando de interfaces a los sistemas ERP dentro de una empresa. La integración entre Kanban y un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) puede ser un desafío, pero ofrece beneficios significativos. Una diferencia importante entre ERP y Kanban es el momento en que se produce el resultado del control. ERP se basa en un plan para eventos en el futuro que a veces tiene que ser ajustado durante el proceso de producción. Kanban gestiona la necesidad de una acción en el momento en que se requiere.

Diferencias Clave entre ERP y Kanban

• Optimización del Tamaño del Lote: En el ERP clásico, el tamaño de lote se optimizará en función de los costes directos. Con Kanban, el tamaño de lote óptimo para un Kanban es «uno».
• Gestión de la Demanda: El productor intenta estimar la demanda con la ayuda de previsiones de ventas o la utilización de la capacidad de producción basada en contratos fijos. ERP trabaja sobre estas estimaciones y también Kanban al final de la cadena. Sin embargo, con Kanban, los cambios en la demanda pueden tenerse en cuenta en el proceso de flujo de trabajo.
• Tiempo de Ciclo: El tiempo de ciclo de una orden de producción en ERP se determina en función del coste, de modo que la producción se inicia lo más tarde posible. Esta restricción no se aplica a Kanban, porque sólo existe el tiempo «ahora».
• Mejora Continua de la Capacidad: La planificación con ERP se basa en la estructura de capacidad existente. Por el contrario, Kanban muestra permanentemente un incentivo para mejorar constantemente la capacidad de la maquinaria, gracias a su capacidad para revelar fallos en el flujo de materiales.

Tipos de Integración Kanban-ERP

En general se pueden distinguir varios tipos de integración:

• Toda la producción con Kanban: El requisito previo es que el sistema ERP determine siempre con suficiente precisión la demanda. Esta es la solución más fácil que se practica a menudo y tiene la interfaz más sencilla.
• Kanban en una parte de las órdenes de trabajo o áreas de producción: La mayoría de las veces, la aplicación Kanban joven o no refinada solo cubre una parte de las órdenes de trabajo o una parte de las áreas de producción. En este caso solo hay que organizar el proceso de retroalimentación.
• Áreas individuales controladas por Kanban o ERP: La tercera versión, en áreas individuales, dependiendo del producto, controlarlas por Kanban o por ERP, es solucionable, pero raramente perspicaz.

Para asegurar la máxima eficiencia en todos los procesos y la ausencia de error, es posible que la interfaz web para la gestión del kanban electrónico dialogue con el sistema ERP directamente y en tiempo real. KanbanBOX es un software como servicio para la colaboración en la cadena de suministro abierto a los proveedores: es una solución basada en la nube, integrable con cualquier sistema de gestión de recursos de empresa. Mantén al día la situación contable del almacén en tiempo real y recopila datos de inteligencia empresarial útiles para llevar a cabo estudios de mercado, analizar escenarios competitivos y datos estratégicos para tu negocio. KanbanBOX no es un sustituto de tu sistema de gestión, sino que trabaja con este en la gestión de tu espacio supermercado organizado en kanban. KanbanBOX se puede integrar con los sistemas de gestión de empresa más extendidos, y ya hay disponible una interfaz para las empresas que desean integrarlo con facilidad en sus propios sistemas SAP.

Ejemplo de Aplicación de Kanban en Entornos ERP

Su equipo financiero ha notado un descenso en los ingresos del último trimestre. Para comenzar, realice un seguimiento del flujo en los tableros de ventas y desarrollo para identificar si surge un patrón relacionado con un menor número de ventas o un desarrollo más lento. ¿Se ha detenido el progreso en la entrega de los productos encargados? Si es así, ¿por qué? ¿Han disminuido las ventas?

Recopilar datos de inteligencia empresarial y poner en práctica sistemas de previsión y construcción de escenarios alternativos nunca fue tan fácil. KanbanBOX saca partido al potencial de Power BI, el software de inteligencia empresarial desarrollado por Microsoft, para integrar sus estadísticas con nuevas estadísticas más complejas y dinámicas, capaces de analizar de forma más detallada los datos recopilados con KanbanBOX. Power BI extrae de forma automática los datos estratificados, ofreciendo estadísticas agregadas y dinámicas, filtrables según necesidad.

Adoptar Kanban para todos los aspectos de la gestión de su empresa puede hacer que sus procesos parezcan mucho menos complejos y lentos que antes.