Afiliación de Trabajadores y Empresarios a la Seguridad Social en España

La afiliación al Sistema de la Seguridad Social es un paso fundamental para cualquier persona que inicie una actividad laboral en España, ya sea como empresario, trabajador por cuenta ajena o autónomo. Este proceso garantiza el acceso a las prestaciones y servicios que ofrece la Seguridad Social.

Afiliación e Inscripción de Empresas

La inscripción de una empresa en el Sistema de la Seguridad Social consiste en inscribirse de forma que se asigna un número que te identificará como empresario y al que se asociarán los trabajadores que contrates dentro de una misma provincia. A ese número se le denomina Código de Cuenta de Cotización (CCC). La inscripción del empresario se practicará en el propio acto de presentación de la solicitud.

Tipos de Empresarios y sus Trámites

• Empresario Individual (Persona Física): Si eres empresario individual, tienes que tener un Número de Seguridad Social (NUSS) que te identifique en tus relaciones con la Seguridad Social. Puedes realizarlo a través del servicio "Solicitar el número de la Seguridad Social" existente en Importass, con o sin identificación electrónica. Si no tienes medios de identificación electrónica, indícalo y sigue las indicaciones al entrar en el servicio.
• Empresario Colectivo (Sociedades, Entidades sin Personalidad Jurídica): Si eres empresario colectivo, la única opción es la de realizar el alta con tu identificación electrónica a través del servicio de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) de Empresario Colectivo. Cuando el empresario sea una persona jurídica, además de la identificación de la persona natural que formula la solicitud de inscripción y el título jurídico en virtud del cual la efectúa, se acreditará la condición de empresario mediante escritura de constitución o certificación del registro correspondiente, si se tratare de sociedades que, con arreglo a la Ley, requieran inscripción; libro de actas, en el caso de comunidades de propietarios; certificado del Ministerio de Justicia e Interior o del organismo competente de la respectiva Comunidad Autónoma, en el supuesto de asociaciones o cualquier otro documento análogo, según la naturaleza y actividad de la persona jurídica de que se trate o, en su defecto, relación de los comuneros o de las personas integrantes del ente sin personalidad, expresando su nombre y apellidos, domicilio y documento nacional de identidad de cada uno de ellos.
• Empleadores del Hogar Familiar: Respecto de los trabajadores incluidos en el Sistema Especial para Empleados de Hogar establecido en el Régimen General de la Seguridad Social, tendrá la consideración de empresario el titular del hogar familiar, ya lo sea efectivamente o como simple titular del domicilio o lugar de residencia en el que se presten los servicios domésticos. Si vas a contratar a un trabajador/a para tu hogar familiar, podrás solicitar tu alta como empleador cuando procedas a dar de alta a la persona trabajadora en la Seguridad Social a través del servicio "Alta en empleo de hogar" existente en el Portal de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la App IMPORTASS. Si no tienes medios de identificación electrónica, indícalo y sigue las indicaciones al entrar en el servicio.

Datos a Consignar y Entidades Colaboradoras

Los datos relativos a la denominación, domicilio y actividad económica principal de la empresa, así como, en su caso, a otras actividades concurrentes con ella que impliquen la producción de bienes y servicios que no se integren en el proceso productivo de la principal, y si precisa o no que se le asignen diversos códigos de cuenta de cotización, son parte de la información requerida. Finalmente, cuando solicites la inscripción debes hacer constar la entidad con la que vas a asegurar las contingencias derivadas del trabajo y enfermedades profesionales como la prestación económica en caso de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes o no laborales. Estos riesgos pueden asegurarse con el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), con el Instituto Social de la Marina (ISM) si estás encuadrado en el Régimen Especial del Mar o con distintas entidades colaboradoras con la Seguridad Social. Las solicitudes de inscripción y las comunicaciones de las obligaciones se formularán en el modelo y, en su caso, mediante el sistema específico establecido al efecto.

Otras Obligaciones del Empresario con la Seguridad Social

Como empresario, además de la inscripción inicial, tienes otras obligaciones con la Seguridad Social:

• Comunicar la baja como empresario: Cuando se produzca la finalización de tu actividad como empresario, debes comunicarlo a la TGSS después de haber dado de baja a todos tus trabajadores. Los empresarios comunicarán la extinción de la empresa o el cese temporal o definitivo de su actividad a la dirección provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o administración de la Seguridad Social en la provincia en que se practicó su inscripción, en modelo oficial y dentro de los tres días naturales siguientes a aquel en que una u otro se produzcan. Será considerado en situación de baja temporal el empresario o, en su caso, la cuenta de cotización del mismo, respecto de los cuales se hubiese comunicado la baja de todos sus trabajadores sin poner en conocimiento de la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma la extinción de la empresa o el cese en la actividad.
• Comunicar variaciones de datos: Debes comunicar cualquier variación de los datos identificativos o de la actividad de la empresa a través del Sistema RED. Podrás modificar, entre otras cosas, el domicilio de la actividad.
• Pago de cotizaciones sociales: Es tu obligación el pago de las cotizaciones sociales correspondientes. Debes comunicar mensualmente a la TGSS los conceptos retributivos que perciben cada uno de tus trabajadores. La TGSS, previa solicitud de la empresa, liquidará y pasará al cobro las cotizaciones sociales, calculadas en función de las bases de cotización de tus empleados y las variaciones comunicadas, de la información de que dispone y de la proporcionada por otras entidades.

Afiliación de Trabajadores por Cuenta Ajena

Para ser considerado trabajador por cuenta ajena y estar afiliado a la Seguridad Social, el empleado debe disponer del Número de Seguridad Social (NUSS) que le identifica en sus relaciones con la Seguridad Social española. La afiliación de los trabajadores y asimilados se registrará en el mismo fichero general de afiliación, en el que figurarán todos los comprendidos en el campo de aplicación del sistema de la Seguridad Social.

El reconocimiento de la condición de afiliado a la Seguridad Social, además de los efectos que para las altas se determinan, dará derecho a obtener el documento de afiliación a la Seguridad Social, que será expedido y, en su caso, renovado por la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma competente. El derecho a la afiliación, al alta y a la baja en la Seguridad Social se reconocerá por la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma competente, una vez efectuadas las pertinentes operaciones de comprobación, en el acto de presentación de la solicitud.

Obtención del Número de Seguridad Social (NUSS)

Si el trabajador no dispone de NUSS, la empresa debe solicitarlo a través del Sistema RED. También lo puede solicitar el propio empleado a través del Portal de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la App IMPORTASS Seguridad Social, en el servicio "Solicitar el número de Seguridad Social". Si el trabajador no dispone de medios de identificación electrónica, será necesario que al entrar en el servicio seleccione esa opción y siga las indicaciones.

Altas, Bajas y Variaciones de Datos de los Trabajadores

Las bajas se deben comunicar cuando se produce el cese de la actividad laboral. También se debe informar sobre cualquier variación que se produzca en los datos declarados al tramitar el alta o con posterioridad, ya sean datos identificativos o de la propia actividad laboral. En ambos casos se deben comunicar dentro de los 3 días naturales siguientes a la fecha en que se produzcan.

Asimismo, al solicitar el alta, deberán figurar el nivel de formación académica, la ocupación laboral, única o principal, y el centro de trabajo al que figura adscrito el trabajador por cuenta ajena cuya alta se solicita.

Igualmente, cuando el trabajador se traslade a un centro de trabajo del mismo empresario situado en diferente provincia, deberá promoverse la baja en la provincia de procedencia y el alta en la de destino.

No obstante, los trabajadores por cuenta ajena y asimilados incluidos en el campo de aplicación de los regímenes del sistema de la Seguridad Social se considerarán, de pleno derecho, en situación de alta en ellos a efectos de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, desempleo, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural, aunque su empresario hubiera incumplido sus obligaciones al respecto. En todo caso, cuando el empresario no cumpliera su obligación de solicitar el alta de sus trabajadores o asimilados dentro de plazo, estos, sin perjuicio de las responsabilidades en que aquel pueda incurrir, podrán solicitarla directamente en cualquier momento posterior a la constatación de dicho incumplimiento. Los sujetos obligados a solicitar el alta incurrirán en las responsabilidades que de su falta de solicitud se deriven con anterioridad a dichas fechas.

La declaración no será objeto de presentación cuando se trate de hijos menores de 30 años de trabajadores autónomos que sean contratados por éstos como trabajadores por cuenta ajena, aunque convivan con ellos, circunstancia que se hará constar en los documentos o sistemas especialmente establecidos para solicitar el alta de los trabajadores por cuenta ajena.

Con independencia de lo dispuesto anteriormente, los trabajadores por cuenta ajena extranjeros de países que hayan ratificado el Convenio número 19 de la Organización Internacional del Trabajo, de 5 de junio de 1925, que presten sus servicios sin encontrarse legalmente en España y sin autorización para trabajar o documento que acredite la excepción a la obligación de obtenerla, se considerarán incluidos en el sistema español de Seguridad Social y en alta en el régimen que corresponda a los solos efectos de la protección frente a las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Caso Especial: Empleados de Hogar

En el caso de que desees contratar a alguna persona para trabajar al cuidado de tu hogar, podrás comunicar las altas, bajas y variaciones de datos a través de los Servicios del Portal de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la App IMPORTASS Seguridad Social, con tu identificación electrónica o a través de SMS si has comunicado tu teléfono a la Seguridad Social. Si no tienes estos medios de identificación, indícalo y sigue las indicaciones al entrar en el servicio.

Afiliación de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos

Los trabajadores por cuenta propia o autónomos también deben cumplir con el proceso de afiliación a la Seguridad Social. En el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, se desarrolla la nueva regulación de las altas solicitadas fuera del plazo reglamentario.

Obtención del Número de Seguridad Social (NUSS) y Relación Electrónica

En primer lugar, debes disponer del Número de Seguridad Social (NUSS) que te identifica en tus relaciones con la Seguridad Social española. Si no dispones de él, debes solicitarlo con tu identificación electrónica (Certificado electrónico o clave permanente, en este caso) a través del Portal de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la App IMPORTASS Seguridad Social, en el servicio "Solicitar el Número de la Seguridad Social". Si careces de estos medios de identificación, selecciona esta opción al acceder al servicio y sigue las indicaciones.

Debes tener en cuenta que los trabajadores autónomos están obligados a relacionarse electrónicamente con la Seguridad Social española. Para ello dispones de dos vías: utilizar los servicios electrónicos de la SEDESS o realizar tus trámites a través de un autorizado RED.

Obligaciones del Autónomo

Al igual que los empresarios, los autónomos tienen obligaciones específicas:

• Comunicar la baja y variaciones: Debes comunicar tu baja cuando cesas en la actividad económica, así como comunicar cualquier variación que se produzca en los datos declarados al tramitar el alta o con posterioridad, ya sean datos identificativos o de la propia actividad. En ambos casos se deben comunicar dentro de los 3 días naturales siguientes a la fecha en que se produzcan. Estas comunicaciones puedes hacerlas utilizando los servicios de "Baja en trabajo autónomo" y "Modificación de datos de trabajo autónomo" a través del Portal o de la App Importass Seguridad Social.
• Selección de Entidad Colaboradora: Cuando solicites el alta debes hacer constar la entidad colaboradora con la que vas a asegurar los riesgos profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) así como, en su caso, la prestación económica de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes o no laborales.
• Pago de Cotizaciones Sociales: Es fundamental ingresar tus cotizaciones sociales. Las cotizaciones sociales para los autónomos consisten en una cuantía fija, determinada en función de las bases de cotización que elijas en cada momento, en función de los rendimientos esperados, sobre la que se aplican unos tipos porcentuales establecidos anualmente. Esta operación determinará la cuantía de las cotizaciones, así como la de tus futuras prestaciones.

Imagen representativa del proceso de afiliación a la Seguridad Social.

Resumen de Trámites Clave

Para facilitar la comprensión, presentamos una tabla resumen de los trámites de afiliación y registro principales: