WhatsApp para PYMES: Una Herramienta Imprescindible en la Era Digital

El mundo empresarial está cambiando y tu compañía no puede quedarse atrás. Tras el impacto económico de la Covid-19, las pequeñas y medianas empresas con tienda física han tenido que virar su estrategia hacia la digitalización y el comercio online para poder salvar las ventas durante los meses más complicados y, ahora, ven cómo esta nueva oportunidad se ha convertido en un indispensable en su presente y futuro empresarial.

Este salto ha sido fundamental para las pequeñas y medianas empresas, que constituyen el 99,8% del tejido empresarial español, según el informe Cifras pyme del Ministerio de Industria. Empresas que suelen caracterizarse por un trato al cliente cercano, personalizado y de calidad.

Esta aplicación permite que las empresas interactúen mejor con sus clientes al proporcionarles actualizaciones, soporte y la opción de administrar en línea sus actividades desde sus teléfonos móviles. Además, es muy práctica para los usuarios, quienes la reconocen como un canal para acceder a la información que necesitan de manera sencilla y rápida.

¿Qué es WhatsApp Business y cómo se diferencia?

WhatsApp Business es una aplicación gratuita que ha sido desarrollada especialmente para facilitar el contacto de las pequeñas y medianas empresas con sus clientes. Esta app de mensajería para teléfonos inteligentes fue creada en 2009 por dos antiguos empleados de Yahoo!: Brian Acton y Jan Koum. Esta se ha convertido en una de las aplicaciones móviles más populares en todo el mundo.

Es probable que en este punto te preguntes por las diferencias con la versión estándar. Lo primero a saber es que la versión empresarial cuenta con características especiales para mejorar los intercambios entre los negocios y sus clientes. Esto no es necesariamente malo, pues deja que los pequeños emprendimientos separen la interacción con sus clientes y con sus amigos y familiares.

Tabla comparativa: WhatsApp vs. WhatsApp Business

Además, tienes las mismas opciones para comunicarte con ellos: puedes enviar documentos, fotos, audio, contactos y hasta tu ubicación. La experiencia de chateo y las notificaciones se manejan de la misma manera. La aplicación utiliza cifrado de extremo a extremo para proteger las conversaciones entre empresas y clientes, lo que significa que solo los participantes en la conversación pueden ver el contenido de los mensajes. Sin embargo, siempre es importante tener precaución al compartir información sensible y asegurarse de cumplir con las políticas de privacidad y protección de datos de su empresa.

Funcionalidades clave de WhatsApp Business

1. Perfil empresarial y catálogo de productos

Un Perfil empresarial permite presentar datos esenciales-nombre, ubicación, información de contacto y enlaces web-en un solo lugar. Así, sus clientes encuentran rápidamente información clave sin necesidad de buscar en otro sitio. Entre sus características se incluyen la descripción del negocio, la dirección, el horario de atención y el sitio web. Los clientes pueden ver el nombre y la categoría de tu negocio, la descripción y el horario de trabajo. Estos recursos te ayudan a crear una imagen de marca más amigable y a permanecer conectado con las personas.

El Catálogo de productos lleva esto más allá al permitir mostrar productos directamente en la aplicación. En lugar de enviar clientes a un sitio externo, puede presentar productos y servicios de forma fácil y organizada, haciendo consultas y compras más rápidas y sencillas. Con este recurso, tus ventas crecerán más rápido. Y lo mejor de todo es que puedes compartir fácilmente tu catálogo en las redes sociales y tus clientes pueden compartirlo con sus amigos.

2. Mensajes automatizados y respuestas rápidas

En ventas y servicio al cliente, la velocidad lo es todo. Los mensajes automatizados garantizan que no pierda oportunidades para conectar con su audiencia. Puedes configurar:

• Mensajes de bienvenida: Para recibir nuevos clientes. Este es enviado cada vez que recibes un mensaje por primera vez y a los 14 días sin un contacto. Puedes personalizar este mensaje según las necesidades de tu negocio o dejarlo como algo general. Por ejemplo, “¡Hola! Gracias por contactarnos. Se abrirá una pestaña nueva con un bloque en el que podrán dejar un mensaje, para que les contestes cuando estés disponible, o en su defecto, se enviará un mensaje automático con una respuesta efectiva.
• Mensajes de ausencia: Para informar cuando no esté disponible. Si no se está disponible en un horario determinado, la aplicación permite crear mensajes automatizados de hasta 200 caracteres. En este punto cabe señalar que este tipo de mensaje solo se envía cuando el teléfono está conectado a Internet.
• Respuestas rápidas: Para contestar inmediatamente preguntas frecuentes. Esta opción es muy similar a los atajos del teclado. Son frases grabadas previamente y que después, al escribir una palabra o un carácter se rellenan automáticamente. Son mensajes que como máximo pueden contener 200 caracteres.

Estas herramientas te ayudan a automatizar respuestas, como mensajes de bienvenida y respuestas rápidas para preguntas frecuentes. Esto ahorra tiempo y garantiza respuestas consistentes.

3. Identificación de chats y segmentación de clientes

Además de la automatización, la segmentación de clientes facilita el seguimiento y manejo de las interacciones. Con etiquetas, puedes categorizar conversaciones según la etapa del embudo de ventas en la que se encuentren-ya sea un nuevo prospecto, clientes frecuentes o prospectos prioritarios. Esto facilita un seguimiento estratégico y personalizado. Las etiquetas sirven para organizar las conversaciones y contactos de manera efectiva. Esto facilita la identificación y el seguimiento de las interacciones con clientes, lo que es especialmente útil para ofrecer un servicio de calidad.

4. Mensajes masivos y funciones interactivas

Al comunicarse a escala, puede usar listas de difusión para enviar mensajes a múltiples clientes a la vez, sin crear un grupo de chat. Sus herramientas de automatización le liberan de tareas repetitivas, permitiendo que usted y su equipo se concentren en actividades que aportan mayor valor. Promociona tus productos y servicios a través de los mensajes de difusión. Realiza encuestas y sondeos utilizando la función de mensajes de difusión para enviar encuestas y sondeos a tus clientes.

5. Estadísticas de mensajes

Esta plataforma arroja diferentes estadísticas sobre el rendimiento de los mensajes. Por ejemplo, el número de mensajes enviados, entregados y leídos. Con estas métricas, las empresas pueden rastrear el número de mensajes enviados y recibidos, el tiempo promedio de respuesta, el porcentaje de mensajes leídos y la efectividad de los mensajes automáticos, entre otros datos clave. Analizar este tipo de estadísticas te llevará a tomar decisiones sobre el contenido que envías y revisar qué tan efectivo es para tu público.

Cómo empezar a usar WhatsApp Business

1. Descarga e instalación

Lo primero que tienes que hacer para poner en funcionamiento la App es instalarla en tu dispositivo móvil. Descarga la app desde Google Play para usuarios de Android o desde App Store para usuarios de Apple.

2. Registro y verificación

Registra tu número de teléfono empresarial en la aplicación. La aplicación identificará automáticamente el número que estás usando. Recibirás un código de 6 dígitos mediante SMS o llamada telefónica a ese número, introdúcelo y ¡listo! Antes de comenzar este proceso, te recomendamos crear una copia de seguridad.

3. Configuración del perfil empresarial

Crea tu perfil de empresa: Añade el nombre de la empresa, su categoría y una foto de perfil para crear la cuenta. Sigue las instrucciones para agregar el nombre de tu empresa, la categoría de tu empresa y una foto de perfil. Mejora tu imagen de marca. Publica una buena descripción y selecciona una fotografía que se vea profesional (recuerda incluir el logotipo de tu empresa). ¡Listo! Una vez que hayas completado estos pasos, tu perfil de negocio estará listo para usarse.

Estrategias para maximizar el uso de WhatsApp Business

1. Construye tu audiencia y evita el spam

Para publicar una historia primero debes construir una audiencia. Una vez que reuniste una lista de consumidores, puedes publicarles videos o fotos de tus productos. Si no quieres aparecer como spam desde tu primer acercamiento, céntrate en los clientes ya establecidos e interesados en tus productos o servicios. Seguro ellos estarán más abiertos a recibir mensajes o participar en chats informales. Prepara la base de datos. Aprovecha al máximo los leads al segmentar tu base de datos en función del tipo de cliente. Evita caer en spam. Usa un calendario para agendar aquellas comunicaciones que quieras enviar por este canal.

2. Define tu mensaje y personaliza la comunicación

Define el mensaje de presentación. Aquí la creatividad, la buena redacción y el uso de emojis son esenciales para que tus mensajes destaquen. Personaliza siempre tu comunicación. Las ventas requieren un trato cercano. Diríjase a sus clientes por su nombre y personalice los mensajes según sus intereses o necesidades. Esto hace que la comunicación sea más cálida y efectiva.

3. Establece horarios y responde rápidamente

Establece horarios. Dedica algunas horas a la semana para estar disponible en la aplicación y avisa a tus clientes a través de tus otras plataformas sociales y sitio web. Sé rápido en responder. La velocidad importa mucho. Los clientes esperan respuestas rápidas, y una atención lenta podría traducirse en oportunidades perdidas. Mantener tiempos de respuesta breves ayuda a generar confianza y cerrar más ventas. Responde rápidamente a los mensajes de tus clientes y brinda un excelente servicio al cliente.

4. Aprovecha las herramientas para impulsar ventas y servicio

• Crea un catálogo: Con este recurso, tus ventas crecerán más rápido.
• Anuncia tus promociones: Prepara una serie de publicaciones en las que expliques las ventajas de contar con este canal de comunicación y suma alguna acción promocional que te ayude a conseguir nuevos contactos.
• Comienza un boletín: Prepara un diseño llamativo para comunicar a tus clientes, proveedores y distribuidores.
• Informa el estado de los pedidos: Con esta herramienta, los clientes podrán conocer de forma directa la situación de su pedido.
• Envía encuestas de satisfacción: Cuando un usuario te avisa que recibió un pedido, es el momento ideal para enviarle una breve encuesta online.
• Usa enlaces Click-to-Chat: Facilita al máximo el primer contacto con enlaces Click-to-Chat.

Como puedes comprobar, se trata de una App muy completa con la que podrás ahorrarte tiempo y conseguir fidelizar a tus clientes, comunicándote con ellos de manera mucho más rápida, sencilla y organizada.

Integración con CRM y soluciones avanzadas

Gestionar esta aplicación puede ser complicado, sobre todo, cuando tienes que atender otros asuntos como la producción y las finanzas. A medida que tu pequeña empresa crece, es posible que necesites herramientas más sólidas para gestionar tu comunicación con los clientes. Esta integración no solo mejora la eficiencia de tu equipo, sino que también fortalece la experiencia del cliente. Recuerda que utilizar diversos recursos debe tener como objetivo hacer más fácil tu trabajo y no añadir más cosas por las que tengas que preocuparte.

Si no tienes un equipo de desarrolladores en tu empresa, todavía hay una solución. No es ninguna sorpresa que Kommo sea partner oficial de Meta Business. Con la integración empresarial de Kommo, obtienes acceso a la API en la nube de Meta, que proporciona facilidad de implementación y mantenimiento. Sin embargo, no viene con una interfaz integrada. ✅ Con Kommo puedes aumentar tus ventas utilizando funciones pioneras basadas en mensajería.

Al desbloquear este estado, tu empresa obtendrá un distintivo azul ✅ que se mostrará junto al nombre de tu empresa. Sin embargo, por defecto, tu cuenta tendrá un estado no verificado, lo que significa que podrías tener algunas limitaciones de mensajería. El proceso de verificación puede durar hasta 3 días. Primero debes verificar tu cuenta empresarial existente para solicitar una cuenta Oficial.

Las desventajas son que la app siempre debe estar vinculada a un móvil y el mismo debe estar siempre conectado a internet. Esto ayuda a distribuir la carga y garantizar respuestas oportunas. Las ventas y la comunicación con clientes avanzan más rápido que nunca, y las empresas que quieren estar adelante deben estar presentes donde sus clientes ya están. Ya sea para mejorar tiempos de respuesta, exhibir productos o automatizar conversaciones, estas herramientas hacen la comunicación empresarial más eficiente y efectiva. Exprime al máximo la comunicación con tus clientes.