Servicios, Secciones y Negociados: La Estructura Fundamental de la Administración Pública

La administración pública, para garantizar su eficiencia y el cumplimiento de sus funciones, se organiza en una estructura jerárquica y funcional. Dentro de esta organización, los servicios, secciones y negociados representan unidades administrativas clave. A continuación, exploraremos en detalle qué son y cuáles son sus funciones, basándonos en la legislación española que regula estas unidades.

Definición y Marco Legal

En el contexto de la administración, los servicios, secciones y negociados son unidades orgánicas que, con esa denominación u otra equivalente, aparecen recogidas en las correspondientes Relaciones de Puestos de Trabajo de las Consejerías y Organismos Autónomos adscritos a las mismas. Esta definición es crucial para comprender su integración dentro del esquema organizativo.

El Decreto 90/1993, de 13 de julio, por el que se asignan diversas funciones a determinados Órganos Administrativos de la Junta de Andalucía, establece un marco significativo para la comprensión de estas unidades. Este decreto surge de la necesidad de adaptar la estructura orgánica a las exigencias de la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y la Ley 6/1983, de 21 de Julio, del Gobierno y la Administración de la Comunidad Autónoma. De la puesta en relación de ambas leyes, se detecta la necesidad de engarzar este bloque legislativo y su desarrollo reglamentario con el fin de delimitar dicho esquema organizativo en el que sólo aparecen claramente establecidas las funciones y competencias relativas a los órganos superiores.

La estructuración orgánica actual de la Administración de la Junta de Andalucía requiere una mayor concentración en la titularidad de las competencias y en la posibilidad de transferencias en su ejercicio, así como el cumplimiento funcionalmente adecuado de la separación de las fases de los procedimientos sancionadores que se recoge en el artículo 134 de la nueva Ley. En tanto no se regulen expresamente niveles orgánicos superiores a Servicio, podrá atribuirse tal nivel de Servicio a los puestos de trabajo en los que la especialización de la función o la mayor responsabilidad que entrañe su desempeño así lo demande, previo informe de la Consejería de Gobernación, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley de Gobierno y la Administración de la Comunidad Autónoma.

La Ley Foral 15/2004, de 3 de diciembre, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, en su artículo 24.1, dispone que las Direcciones Generales podrán estructurarse en Servicios, Secciones, Negociados y otras unidades inferiores a las Secciones.

Funciones y Competencias

Los Servicios

Los Servicios son las unidades orgánicas de las Consejerías, a los que corresponde, como máximo órgano de apoyo a los órganos directivos, además de las competencias específicas que tengan atribuidas, las funciones de informe y propuesta de las cuestiones pertenecientes al área competencial que tienen atribuida, así como las funciones de planificación, coordinación, dirección y control de las Secciones o unidades asimiladas de ellos dependientes.

El ámbito competencial de los órganos es el definido por lo dispuesto en las correspondientes normas orgánicas, las Relaciones de Puestos de Trabajo y las normas de desarrollo que al objeto se dicten por los Consejeros correspondientes. Todo ello sin perjuicio de las competencias que se encuentren atribuidas por otras normas específicas.

Entre las funciones específicas de los Servicios se encuentran:

• Ordenar el despacho de asuntos.
• Elaborar la propuesta de los actos administrativos que sean competencia del inmediato órgano superior.
• Acordar la mejora de las solicitudes.
• Autorizar el acceso a los documentos y registros que obren en los archivos del Servicio en los términos previstos en la Ley.
• Ordenar cuanto fuere necesario para el que el personal de su servicio desarrolle adecuadamente el cumplimiento de las obligaciones inherentes a su puesto de trabajo.
• Cuantas funciones se les asignen o tengan asignadas por la delegación o desconcentración, así como aquellas que no estén expresamente atribuidas a otros órganos superiores o, en los términos del presente Decreto, a otros inferiores.

Las Secciones

Las Secciones son órganos internos de los Servicios a los que corresponden las funciones de ejecución, tramitación y, en su caso, informe y propuesta de las cuestiones pertenecientes al área competencial que tienen atribuida, así como la dirección, coordinación y control de las actividades desarrolladas por los Negociados o unidades de ellas dependientes.

Entre las funciones específicas de las Secciones se encuentran:

• Informar a los interesados del estado de tramitación de los expedientes en su ámbito de actuación, sin perjuicio de que dicha función se pueda encomendar a otro órgano especializado.
• Expedir y autorizar las copias de documentos públicos o privados a que se refiere la Ley 30/92, obrantes en los expedientes que se encuentren tramitándose por dichos órganos.
• Informar y orientar acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones imponen a los proyectos, actuaciones o solicitudes que los ciudadanos se propongan realizar.
• Acordar la acumulación de expedientes.
• Requerir la subsanación de escritos o solicitudes a los interesados.
• Desconcentración o tengan ya atribuidas expresamente.
• Las funciones de informe y propuesta de las cuestiones pertenecientes al área competencial que tienen atribuida, así como la dirección, coordinación y control de las actividades desarrolladas por los Negociados o unidades de ellas dependientes.

Los Negociados

Los Negociados, como órganos internos de las Secciones, tienen atribuidas las funciones de tramitación, inventario si procede, y archivo de los asuntos que tengan asignados. Los negociados realizan tareas de instrucción y tramitación de expedientes y trabajos propios de un determinado sector de actividad administrativa. A los Negociados u órganos asimilados les corresponde el despacho y la tramitación de aquellos asuntos que consistan en la simple constatación de hechos y en la aplicación automática de normas y que no estén incluidas en ninguno de los artículos anteriores.

Aquí se presentan ejemplos de las funciones de negociados específicos, ilustrando la diversidad de tareas que pueden abarcar:

Negociado de Seguimiento de Programas Europeos:

• Gestión y coordinación para la tramitación de expedientes y proyectos para su certificación a la Comisión Europea dentro de los Programas Operativos Fondo Social Europeo (FSE) y Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER).
• Seguimiento de la ejecución de indicadores financieros y de productividad de los Programas Operativos Fondo Social Europeo (FSE) y Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER).
• Control de los ingresos de los Programas Operativos Fondo Social Europeo (FSE) y Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER).

Negociado de Gestión de Expedientes:

• Recepción de documentación, introducción de datos en el sistema y ejecución de las tareas administrativas en la tramitación de expedientes.
• Archivo administrativo de los expedientes y demás documentación del Servicio.

Negociado de Economía Social y Trabajo Autónomo:

• Información y tramitación administrativa de los expedientes de registros públicos (Cooperativas, Sociedades Laborales, Sociedades Agrarias de Transformación, Asociaciones Profesionales de Trabajadores Autónomos).
• Elaboración de estadísticas y emisión de información registral sobre los actos inscritos y otras acciones relativas a la economía social y trabajo autónomo.

Negociado de Proyectos Internacionales:

• Seguimiento de las convocatorias europeas en el ámbito competencial de la Dirección General.
• Coordinación de los proyectos europeos de la Dirección General.

Negociado de Administración Sostenible:

• Impulso de las medidas de eficiencia energética en los edificios de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.
• Impulso de la generación energética en los edificios de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.

Negociado de Gestión Administrativa (en una Dirección General):

• Coordinar y supervisar, a los efectos de su aprobación, los expedientes que deba resolver la Directora General y, en su caso, los Directores de Servicio.
• Establecer los criterios organizativos y coordinar los archivos administrativos de la Dirección General.
• Coordinar e impulsar el Portal de Gestión del Conocimiento de la Dirección General.

Negociado de Coordinación de Proyectos Transversales:

• Gestión y seguimiento de proyectos europeos.
• Gestión y seguimiento de proyectos cofinanciados por otros programas.
• Coordinación con las Secciones de Ordenación, Formación y Calidad del Turismo para la ejecución de las actuaciones en materia de formación y calidad turística.

Negociado de la Actividad Comercial y Artesanal:

• Gestión del Registro de Empresas Artesanas y del Censo de Establecimientos comerciales.
• Gestión de expedientes de subvenciones del sector artesanal y de convenios.
• Seguimiento, comprobación y control de las subvenciones concedidas.
• Mantenimiento de la web interna dirigida al sector turístico, comercial y artesanal.

Negociado de Inspección, Promoción y Defensa de la Competencia:

• Incoación e instrucción de expedientes en materia de acuerdos y prácticas prohibidas y autorizadas según la Ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia.
• Resolución sobre cuestiones incidentales en el marco de la instrucción de expedientes sancionadores.
• Vigilancia de la ejecución y el cumplimiento de las resoluciones de la Comisión Nacional de Defensa de la Competencia.
• Inspección en materia de consumo y defensa de la competencia.

Negociado de Seguridad en la Construcción:

• Asesoría a proyectistas y direcciones de obra en materia de seguridad y salud.
• Seguimiento del cumplimiento de medidas de seguridad y salud en la ejecución de obras.
• Seguimiento estadístico de todo lo relacionado con la seguridad y salud en la ejecución de obras.

Negociado de Estudios y Planificación:

• Confección de estudios de funcionalidad, movilidad y tráfico en las carreteras.
• Dirección técnica de estudios de funcionalidad, movilidad y tráfico encargados a empresas consultoras.
• Realización de informes técnicos a actuaciones urbanísticas con incidencia en la funcionalidad y tráfico en la Red de Carreteras.

Es importante destacar que el ámbito funcional de cada órgano se entiende sin perjuicio de aquellas funciones y responsabilidades, tales como las de dirección, seguimiento, control, vigilancia y análogas, que corresponden a los titulares de las Jefaturas de cada órgano.

Organización y Estructura

Las distintas Consejerías, en el ejercicio de sus potestades reglamentarias y en sus ámbitos respectivos, determinarán los órganos asimilados a que se refieren los artículos 3, 4 y 5 del presente Decreto. Todo ello, previo informe de la Consejería de Gobernación, quien a estos efectos tendrá en cuenta las funciones encomendadas a cada puesto de trabajo, su incardinación en la organización, así como su integración orgánica.

La Secretaría General y las Direcciones Generales podrán organizarse en Servicios, Secciones y Negociados.

Ejemplo de Estructura de Negociados dentro de un Servicio y Sección:

La tabla siguiente ilustra cómo los negociados se organizan dentro de las secciones y servicios, basándose en la estructura del Decreto Foral 1/2017 del Departamento de Desarrollo Económico.

Esta tabla muestra la complejidad y especialización de las unidades administrativas, donde cada negociado contribuye a la ejecución de las políticas y normativas de la administración pública.

En conclusión, los servicios, secciones y negociados son los engranajes esenciales que permiten el funcionamiento de la administración pública. Su correcta definición, atribución de funciones y coordinación son fundamentales para garantizar la eficacia, la transparencia y la legalidad en la gestión de los asuntos públicos.