Plan General de Contabilidad para PYMES: Una Herramienta para la Gestión Eficiente

La contabilidad es una de las piezas clave en la gestión eficiente de cualquier empresa, y especialmente en el caso de las pequeñas y medianas empresas (PYMES), donde cada decisión financiera cuenta. Las PYMES suponen la inmensa mayoría del tejido empresarial español, destacando en número los autónomos sin asalariados y las microempresas.

La contabilidad en una PYME consiste en registrar, clasificar y resumir todas las operaciones económicas de la empresa. Toda empresa debe seguir el Plan General de Contabilidad (PGC) adaptado a su tamaño. Es un conjunto de normas que establece cómo deben registrarse y agruparse las operaciones contables. La normativa española exige que las empresas lleven su contabilidad conforme al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad (PGC).

Con el tiempo se comprobó la necesidad de adecuarlo más a las pequeñas y medianas empresas, cuya contabilidad era mucho más sencilla. En los años 2005 y 2007 se estudió, elaboró y, finalmente, se aprobó un nuevo Plan General de Contabilidad (PGC) que perseguía la armonización de nuestra contabilidad con el contexto internacional. Entonces, también se decidió crear una versión específicamente adaptada para las PYMES. Y ese es el espíritu del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PGC PYMES) aprobado en el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre.

No se trata de crear un sistema diferente, sino de simplificar las obligaciones contables de las PYMES y ajustarse mejor a su tamaño y actividad, para que puedan llevar una contabilidad clara y fiable. El Real Decreto 1515/2007 del Plan General Contable para PYMES pretendía ajustarse a las circunstancias de las pequeñas y medianas empresas, y simplificar criterios para las empresas de muy reducida dimensión. El PGC PYME complementa al PGC de aplicación al resto de empresas y su uso es voluntario para aquellas que cumplan los requisitos.

La aplicación de este PGC resumido es voluntaria, la empresa no está por ello obligada a acogerse a él pudiendo realizar su contabilidad por el PGC general si así lo desea. Siempre es posible decidirse por la versión general. Pese a la posibilidad de realizar el plan general de contabilidad para PYMES a través de profesionales, es en cualquier caso recomendable que las empresas pequeñas comprendan sus obligaciones legales y monetarias.

Requisitos para la Aplicación del PGC PYMES

Las PYMES son pequeñas y medianas empresas que tienen un tamaño, volumen de negocio, operaciones, etc., diferentes a las de las grandes. Por eso, el Plan General Contable para PYMES es más simplificado, para atender mejor a sus necesidades concretas y su operativa real. Para acogerte a él, debes cumplir al menos dos de los tres requisitos siguientes durante dos ejercicios contables consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos:

• Que el total de las partidas del activo no supere 2 850 000 €.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5 700 000 €.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

En cuanto al período de tiempo en el que deben cumplirlos, se consideran las cifras del cierre de los dos últimos ejercicios. Las empresas de nueva constitución podrán utilizar el PGC PYME siempre que prevean que los resultados del ejercicio cumplirán dos de las tres condiciones y no vayan a incumplir los otros criterios. Una vez que se cumplen los requisitos y se opta por la utilización del PGC PYME, se debe mantener la utilización del mismo por lo menos durante tres ejercicios contables. A no ser que se dejen de cumplir durante dos años consecutivos los requisitos que dan derecho a su utilización.

Criterios de Exclusión

Sin embargo, también hay que tener en cuenta que hay empresas que, aunque cumplan los requisitos, no pueden aplicar el PGC PYMES. No podrán utilizar el PGC PYME aquellas empresas que:

• Hayan emitido valores admitidos a negociación en mercados europeos.
• Formen parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Utilicen una moneda habitual distinta del euro.
• Sean entidades financieras que captan capital privado y asumen obligaciones respecto al mismo. Tampoco lo podrán las empresas encargadas de la gestión de dichas entidades.

Cómo Aplicar el Plan General Contable para PYMES

Las pequeñas y medianas empresas que quieren aplicar el PGC PYMES no tienen que cambiar todo el sistema contable, tan solo deben adaptar la forma de registrar las operaciones a lo que se establece en esta normativa. El proceso es el siguiente:

1. Comprobar si tu empresa cumple los requisitos: Lo primero es asegurarte de que cumples al menos dos de los tres criterios mencionados anteriormente (menos de 50 empleados, activo < 2.85 millones de euros, cifra de negocios < 5.7 millones de euros).
2. Decidir acogerte al PGC PYMES: Aplicarlo o no en tu contabilidad es voluntario, y no tienes que solicitar nada ni informar a Hacienda o el Registro Mercantil. Si cumples todos los requisitos, tan solo empieza a utilizarlo desde el inicio de un ejercicio completo (el 1 de enero del siguiente ejercicio) porque no se puede cambiar a mitad del ejercicio.
3. Adoptar la estructura contable del PGC PYMES y aplicar las Normas de Registro y Valoración: Lo siguiente es organizar tu contabilidad según los cinco bloques principales. No tienes que aplicar los criterios que afectan a las grandes empresas, pero sí que tienes que cumplir con las Normas de Registro y Valoración porque son obligatorias y te indican cómo hay que registrar las operaciones.
4. Preparar las cuentas anuales y presentar la información en el Registro Mercantil: En el cierre de cada ejercicio vas a tener que seguir presentando las cuentas anuales en el Registro Mercantil, pero, al ser PYME, serán más reducidas.

En resumen, aplicar el PGC PYMES es tener menos carga administrativa y una contabilidad más ajustada a tu realidad, mientras cumples con la normativa vigente.

Diferencias entre el PGC PYMES y el PGC General

El Plan General de Contabilidad para PYMES es, en muchos aspectos, semejante al Plan General Contable. Sin embargo, en el PGC PYME se han eliminado o simplificado determinadas operaciones que se considera que apenas realizan este tipo de empresas, lo que redunda en una menor carga administrativa y una contabilidad más ajustada a la realidad de las pequeñas y medianas empresas.

Simplificaciones en el PGC PYME:

• La presentación del estado de flujos de efectivo pasa a ser voluntaria.
• Se eliminan las normas o apartados relativos a:
  • Fondo de comercio.
  • Instrumentos financieros compuestos.
  • Derivados que tengan como subyacente inversiones en instrumentos de patrimonio no cotizados cuyo valor razonable no pueda ser determinado con fiabilidad.
  • Contratos de garantía financiera.
  • Fianzas entregadas y recibidas.
  • Coberturas contables.
  • Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
  • Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
  • Combinaciones de negocios.
  • Operaciones de fusión, escisión y aportaciones no dinerarias de un negocio entre empresas del grupo.
  • Activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta.
  • Conversión de las cuentas anuales a la moneda de presentación (puesto que solo es aplicable a las empresas que funcionan con el euro).

Obligaciones Específicas en el PGC PYME:

• Se deberá presentar con carácter obligatorio: el Balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias, el Estado de cambios en el patrimonio neto y la Memoria (en el formato establecido por el PGC PYME).
• Se mantiene la clasificación decimal en el cuadro de cuentas.
• Se suprimen dos grupos del cuadro de cuentas, el 8 y el 9, quedando el mismo de la siguiente forma:
  • Grupo 1. Financiación Básica.
  • Grupo 2. Activo no corriente.
  • Grupo 3. Existencias.
  • Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
  • Grupo 5. Cuentas Financieras.
  • Grupo 6. Compras y gastos.
  • Grupo 7. Ventas e ingresos.
• Las subvenciones, donaciones y legados recibidos de terceros se reflejarán en las cuentas de patrimonio.

Estructura del Plan General de Contabilidad de PYMES

El PGC PYMES mantiene la misma estructura básica del PGC general, aunque adaptado. Los 5 bloques en los que se divide son los que ordenan toda la información contable y sirven de guía para registrar operaciones, elaborar las cuentas anuales y garantizar que la contabilidad refleje una imagen fiel de la empresa.

1. Marco Conceptual

La contabilidad de una empresa necesita tener un marco general de actuación común con todas las demás. El marco conceptual del PGC PYMES, regulado por el Real Decreto 1515/2007, que recoge los principios y criterios que deben guiar toda la contabilidad de la empresa, con el objetivo de que las cuentas ofrezcan una imagen fiel de su patrimonio, su situación financiera y sus resultados. Y también es sobre lo que se apoyan las Normas de Registro y Valoración. Los principios contables que crean este marco teórico de actuación son:

• Principio de devengo: todo se anota cuando ocurre, no cuando se pagan o cobran.
• Principio de uniformidad: los criterios se mantienen en el tiempo.
• Principio de prudencia: los gastos y pérdidas se apuntan en cuanto se conocen y los ingresos sólo cuando se reciben.
• Principio de no compensación: los activos, pasivos, ingresos y gastos se valoran y registran de forma individual, por separado.
• Principio de importancia relativa: se puede obviar algún principio si no afecta a la imagen fiel de la empresa.
• Principio de empresa en funcionamiento: se presupone que la actividad se va a mantener en el tiempo.

2. Normas de Registro y Valoración para PYMES

Las Normas de Registro y Valoración (NRV) del PGC PYMES son de obligado cumplimiento y establecen los criterios contables que deben aplicarse en las operaciones más habituales de una pequeña o mediana empresa. Por ejemplo: Inmovilizado material, IVA, IGIC y otros impuestos indirectos, arrendamientos y otras operaciones similares, existencias, provisiones y contingencias, etc. Si en tu caso necesitas realizar alguna de las operaciones excluidas en el PGC PYMES, lo tendrás que hacer según los criterios del PGC normal.

3. Cuentas Anuales

Las cuentas anuales son los documentos que resumen toda la información financiera de la empresa. Su finalidad es mostrar una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos durante el año. Las cuentas anuales que debe elaborar y presentar a nivel general cualquier empresa son: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivos y la memoria. Para las PYMES, existen algunas simplificaciones: el estado de cambios de flujos de efectivo y del patrimonio neto son voluntarios. La memoria puede presentarse en versión abreviada.

Lo que sí continúa siendo obligatorio es su presentación en el Registro Mercantil, dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio.

4. Cuadro de Cuentas del Plan General Contable para PYMES

El cuadro de cuentas es la herramienta práctica del PGC PYMES que organiza todas las operaciones económicas en grupos y subgrupos. La principal diferencia respecto al PGC general es que el PGC normal recoge las cuentas en nueve grupos y el PGC PYMES tiene solo siete, ya que se eliminan los grupos 8 y 9 (gastos e ingresos imputados al patrimonio neto).

Por lo tanto, el cuadro de cuentas queda de la siguiente forma:

5. Definiciones y Relaciones Contables

Este último bloque es como un manual de uso del cuadro de cuentas, que tiene como objetivo definir el contenido de cada cuenta y subcuenta, indicar qué movimientos generan cargos y abonos, y explicar cómo se relacionan unas cuentas con otra. Para las PYMES, este apartado es especialmente útil porque se centra en las operaciones más habituales: ventas, compras, gastos de explotación, tributos, nóminas o financiación básica.

De esta manera, las definiciones y relaciones contables consiguen que la contabilidad de las PYMES se organice de forma coherente y comparable, y también se asegura de que todos los registros contables se ajusten a un mismo criterio.

Criterios Especiales para Microempresas

Además, dentro del PGC PYMES existe una adaptación aún más reducida pensada para microempresas, que simplifica todavía más las obligaciones contables de los negocios más pequeños. Podrán utilizar estos criterios las empresas que, cumpliendo los requisitos necesarios para la aplicación del PGC PYME, reúnan durante dos años consecutivos de ejercicios, a la fecha de cierre, dos de los siguientes:

• El total de las partidas del activo no supere el 1 000 000 €.
• El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 2 000 000 €.
• El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no haya sido superior a 10.

La obligación de continuidad de la utilización de los criterios especiales para microempresas es de tres años si se mantienen los requisitos.

Simplificaciones para Microempresas:

• Hay una mayor simplificación contable porque se permite contabilizar directamente determinados gastos en el ejercicio (arrendamientos financieros, ciertos impuestos, etc.), en lugar de activarlos y amortizarlos.
• También se simplifican los instrumentos financieros porque no se exige aplicar ciertos criterios de valoración complejos.
• Se excluyen las operaciones menos frecuentes, como las obligaciones de información en la memoria y cuentas anuales, y reflejar operaciones poco frecuentes para las microempresas, como coberturas contables.
• Hay menor carga administrativa, ya que la contabilidad se centra en las operaciones corrientes básicas y la memoria anual puede ser más breve y sin detallar en exceso.

Criterios Especiales Específicos para Microempresas:

• Las operaciones de arrendamientos financieros que no sean para terrenos, solares u otros activos no amortizables se contabilizarán en el ejercicio como gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En el momento de ejercer la opción de compra, se registrará por el precio de compra y se registrará en la Memoria, en el apartado sobre inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias.
• El gasto por el Impuesto sobre Beneficios se contabilizará en la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del Impuesto sobre Sociedades relativas al ejercicio. Como sabemos, el gasto contabilizado, al cierre del ejercicio, por los importes a cuenta devengados, deberá aumentarse o disminuirse registrando la correspondiente deuda o crédito frente a la Hacienda Pública. Por ello, las microempresas no tendrán que reflejar contablemente ni los pasivos por diferencias temporarias imponibles ni los activos por diferencias temporarias deducibles, sino que a la liquidación fiscal del Impuesto sobre Sociedades correspondiente al ejercicio, le sumarán los importes a cuenta ya pagados y la suma será el gasto por el Impuesto sobre el Beneficio.