Guía Completa del Plan General Contable para PYMES y Microempresas

Cinco palabras con un peso mayúsculo: Plan General Contable para pymes. Una herramienta esencial para la contabilidad de pequeñas y medianas empresas, ya que es el marco legal que encuadra todas las operaciones financieras ordenadamente.

El Plan General Contable (PGC) es el conjunto de normas y criterios que regulan la contabilidad de las empresas en España, estableciendo cómo deben registrarse las operaciones económicas y cómo deben formularse las cuentas anuales. Su objetivo es garantizar que la información financiera refleje la imagen fiel de la empresa. El PGC busca unificar criterios contables, garantizar transparencia financiera, facilitar la comparabilidad entre empresas, proteger a inversores, acreedores y terceros, y asegurar coherencia con la normativa europea. Es la base de la contabilidad empresarial.

Como sabemos, la creación del Plan General de Contabilidad (PGC) aprobado con el Real Decreto 530/1973 es el marco legal bajo el que se ordenaba la contabilidad de todas las empresas en España. Con el tiempo se comprobó la necesidad de adecuarlo más a las pequeñas y medianas empresas, cuya contabilidad era mucho más sencilla. Y ese es el espíritu del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PGC PYMES) aprobado en el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre. Este plan concreto está diseñado según las necesidades contables de microempresas y pequeños negocios, permitiendo que reduzcan su carga administrativa sin perder precisión y rigor contable.

No se trata de crear un sistema diferente, sino de simplificar las obligaciones contables de las pymes y ajustarse mejor a su tamaño y actividad, para que puedan llevar una contabilidad clara y fiable. El Plan General Contable no solo cumple con una obligación legal, sino que ofrece beneficios significativos para la gestión empresarial. Su versión simplificada para pymes y autónomos facilita considerablemente la gestión administrativa, permitiendo mantener registros estandarizados que profesionalizan la actividad del negocio. Además, implementar el PGC de pequeñas y medianas empresas aportará numerosos beneficios, como la simplificación administrativa, claridad y transparencia financiera, cumplimiento normativo y facilidad de acceso al crédito.

Es importante destacar que las pymes cuentan con unos requisitos contables más laxos por parte de la Agencia Tributaria, sigue siendo necesario que estas cumplan con algunas obligaciones. Presentar las cuentas anuales incluidas en el cuadro de cuentas para contabilidad y realizar las liquidaciones de impuestos a tiempo y de forma correcta son procesos que resultan mucho más sencillos cuando se dispone de una contabilidad adecuada.

Requisitos para acogerse al PGC PYMES y para Microempresas

Las pymes son pequeñas y medianas empresas que tienen un tamaño, volumen de negocio, operaciones, etc., diferentes a las de las grandes. Por eso, el Plan General Contable para pymes es más simplificado, para atender mejor a sus necesidades concretas y su operativa real.

Para acogerte a él, debes cumplir al menos dos de los tres requisitos siguientes durante dos ejercicios contables consecutivos:

• Tener menos de 50 empleados de media durante el ejercicio.
• Que el importe neto de la cifra anual de negocio no supere los 10 millones de euros.
• Que el total de tu activo no supere los 5 millones de euros.

El Plan General de Contabilidad para pymes es de aplicación voluntaria. Siempre es posible decidirse por la versión general. En cuanto al período de tiempo en el que deben cumplirlos, se consideran las cifras del cierre de los dos últimos ejercicios. Dado que utilizar el Plan General Contable para pymes es voluntario, si no cumples con las condiciones anteriores, puedes seguir presentando tus cuentas con arreglo al PGC de siempre.

Sin embargo, también hay que tener en cuenta que hay empresas que, aunque cumplan los requisitos, no pueden aplicar el PGC pymes.

Adaptación específica para Microempresas

Además, dentro del PGC PYMES existe una adaptación aún más reducida pensada para microempresas, que simplifica todavía más las obligaciones contables de los negocios más pequeños, que además cumplan con tener:

• Menos de diez empleados.
• Un activo total inferior a 1 millón de euros.
• Un neto de la cifra anual de negocios inferior a los 2 millones de euros.

Además, tiene algunas diferencias con respecto al PGC PYMES, para simplificar y facilitar aún más su operativa:

• Hay una mayor simplificación contable porque se permite contabilizar directamente determinados gastos en el ejercicio (arrendamientos financieros, ciertos impuestos, etc.), en lugar de activarlos y amortizarlos.
• También se simplifican los instrumentos financieros porque no se exige aplicar ciertos criterios de valoración complejos.
• Se excluyen las operaciones menos frecuentes, como las obligaciones de información en la memoria y cuentas anuales, y reflejar operaciones poco frecuentes para las microempresas, como coberturas contables.
• Hay menor carga administrativa, ya que la contabilidad se centra en las operaciones corrientes básicas y la memoria anual puede ser más breve y sin detallar en exceso.

Cómo aplicar el Plan General Contable para PYMES

Las pequeñas y medianas empresas que quieren aplicar el PGC PYMES no tienen que cambiar todo el sistema contable, tan solo deben adaptar la forma de registrar las operaciones a lo que se establece en esta normativa.

El proceso es el siguiente:

1. Comprobar si tu empresa cumple los requisitos: Lo primero es asegurarte de que cumples al menos dos de los tres criterios que hemos mencionado antes (menos de 50 empleados, activo < 5 millones de euros, cifra de negocios < 10 millones de euros).
2. Decidir acogerte al PGC PYMES: Aplicarlo o no en tu contabilidad es voluntario, y no tienes que solicitar nada ni informar a Hacienda o el Registro Mercantil. Si cumples todos los requisitos, tan solo empieza a utilizarlo desde el inicio de un ejercicio completo (el 1 de enero del siguiente ejercicio) porque no se puede cambiar a mitad del ejercicio.
3. Adoptar la estructura contable del PGC PYMES y aplicar las Normas de Registro y Valoración: Lo siguiente es organizar tu contabilidad según los cinco bloques principales. No tienes que aplicar los criterios que afectan a las grandes empresas, pero sí que tienes que cumplir con las Normas de Registro y Valoración porque son obligatorias y te indican cómo hay que registrar las operaciones.
4. Preparar las cuentas anuales y presentar la información en el Registro Mercantil: En el cierre de cada ejercicio vas a tener que seguir presentando las cuentas anuales en el Registro Mercantil, pero, al ser pyme, serán más reducidas.

En resumen, aplicar el PGC PYMES es tener menos carga administrativa y una contabilidad más ajustada a tu realidad, mientras cumples con la normativa vigente. Una vez que hemos optado por aplicarlo, deberemos hacerlo íntegramente. No obstante, puede haber realidades cuyo tratamiento no esté recogido en el PGC para pymes y sí en el normal.

Estructura del Plan General de Contabilidad de PYMES

Como ya hemos hablado, el PGC PYMES mantiene la misma estructura básica del PGC general, aunque adaptado. El PGC se compone de cinco partes que ordenan toda la información contable y sirven de guía para registrar operaciones, elaborar las cuentas anuales y garantizar que la contabilidad refleje una imagen fiel de la empresa.

Estas cinco partes fundamentales que proporcionan un marco completo y coherente para la gestión contable son:

1. El marco conceptual que recoge aquello por lo que se va a regir la empresa.
2. Las Normas de Registro y Valoración para pymes, que son los criterios que se van a utilizar para las operaciones contables.
3. Las cuentas anuales, que es la información financiera que recibe el exterior sobre la empresa.
4. El cuadro de cuentas con los datos contables de los que luego se extraerá toda la información económica.
5. Las definiciones y relaciones contables: aquí se dice cuáles son los elementos de la empresa y cómo se organizan.

Marco conceptual

La contabilidad de una empresa necesita tener un marco general de actuación común con todas las demás. Así se facilita la recogida de datos, el contraste de la información, la comparativa entre empresas, etc. El marco conceptual del PGC PYMES, regulado por el Real Decreto 1515/2007, recoge los principios y criterios que deben guiar toda la contabilidad de la empresa, con el objetivo de que las cuentas ofrezcan una imagen fiel de su patrimonio, su situación financiera y sus resultados. Y también es sobre lo que se apoyan las Normas de Registro y Valoración.

Aunque la esencia del plan se mantiene inalterable para dar seguridad, este marco también se creó para que fuera flexible y pudiera adaptarse a los cambios que se han ido produciendo:

• 2016: Modificación y ampliación del PGC para alinearse con directiva europea sobre cuentas anuales.
• 2021: Reformas en el PGC y PGC PYMES Real Decreto 1/2021 (BOE del 30 de enero de 2021) para adaptar la contabilidad de ingresos, arrendamientos y criterios de presentación a las NIIF-UE.

Los principios contables que crean este marco teórico de actuación son:

• Principio de devengo: todo se anota cuando ocurre, no cuando se pagan o cobran.
• Principio de uniformidad: los criterios se mantienen en el tiempo.
• Principio de prudencia: los gastos y pérdidas se apuntan en cuanto se conocen y los ingresos solo cuando se reciben.
• Principio de no compensación: los activos, pasivos, ingresos y gastos se valoran y registran de forma individual, por separado.
• Principio de importancia relativa: se puede obviar algún principio si no afecta a la imagen fiel de la empresa.
• Principio de empresa en funcionamiento: se presupone que la actividad se va a mantener en el tiempo.

Aplicación de Normas de Registro y Valoración (NRV)

Las Normas de Registro y Valoración (NRV) del PGC PYMES son de obligado cumplimiento y establecen los criterios contables que deben aplicarse en las operaciones más habituales de una pequeña o mediana empresa. Para las pequeñas y medianas empresas, el plan contable para pymes es una herramienta indispensable. Gracias a él, te permite llevar toda tu contabilidad al día y de una forma organizada. Además, si cumples con todas las normativas y usos que puedes encontrar en su estructura, estarás cumpliendo con la normativa vigente.

Por ejemplo, las NRV cubren aspectos como:

• Inmovilizado material.
• IVA, IGIC y otros impuestos indirectos.
• Arrendamientos y otras operaciones similares.
• Existencias.
• Provisiones y contingencias, etc.

También hay otro tipo de operaciones y actuaciones que las pymes no hacen y, por tanto, quedan excluidas en las NRV específicas para pymes:

• Fondos de comercio.
• Activos no corrientes y grupos no enajenables de elementos, mantenidos para la venta.
• Instrumentos financieros compuestos.
• Derivados de inversiones.
• Contratos de garantía financiera.
• Fianzas entregadas y recibidas.
• Coberturas contables.
• Conversión de las cuentas anuales a otra moneda.
• Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
• Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
• Combinaciones de negocio.
• Operaciones de fusión, escisión y aportaciones no dinerarias entre empresas del grupo.

Si en tu caso necesitas realizar alguna de estas operaciones excluidas, lo tendrás que hacer según los criterios del PGC normal. En primer lugar, en las normas de registro y valoración, no se incluyen determinadas operaciones que se considera que apenas realizan este tipo de empresas.

Además, el PGC PYMES también ha incorporado novedades que permiten prestar una mayor atención a la sostenibilidad, con directrices para registrar e informar sobre factores medioambientales, sociales y de gobernanza (ASG) en los estados financieros y saber cómo impactan en las personas y el entorno. También busca adoptar normas internacionales de contabilidad para mejorar la coherencia de la información financiera y facilitar las operaciones a nivel internacional. Por lo tanto, estas normas lo que hacen es garantizar que, aunque las pymes apliquen un sistema contable más simple, seguirá siendo igualmente válido y coherente con el marco general.

Información de cuentas anuales, balance y memoria

Las cuentas anuales son los documentos que resumen toda la información financiera de la empresa. Su finalidad es mostrar una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos durante el año. Las cuentas anuales se hacen con el cierre del ejercicio contable todos los años y tienen que redactarse de forma clara y comprensible, ser fiel a la imagen real del patrimonio, situación financiera y resultados, y aportar información relevante y fiable para terceros.

Según esto, las cuentas anuales que debe elaborar y presentar a nivel general cualquier empresa son:

• El balance.
• La cuenta de pérdidas y ganancias.
• El estado de cambios en el patrimonio neto.
• El estado de flujos de efectivos.
• La memoria.

Para las pymes, existen algunas simplificaciones significativas: la propia estructura del Plan General de Contabilidad para pymes excluye algunos estados financieros que aparecen en el general. Es el caso del estado de cambios del patrimonio neto y de la elaboración del estado de los flujos de efectivo, los cuales son voluntarios. La memoria puede presentarse en versión abreviada, prescindiendo de los subgrupos, los epígrafes, las partidas y los apartados de información de las operaciones no están dentro del PGC PYMES. Pero, si las realizas fuera del PGC PYMES, deberás reflejarlas en las cuentas anuales y en la memoria.

Lo que sí continúa siendo obligatorio es su presentación en el Registro Mercantil. Además, en las cuentas anuales, los estados contables obligatorios son el balance, la memoria y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Cuadro de cuentas del Plan General Contable para PYMES

El cuadro de cuentas es la herramienta práctica del PGC PYMES que organiza todas las operaciones económicas en grupos y subgrupos. Es una lista numerada y estructurada que clasifica todas las cuentas contables que una empresa debe utilizar, dividido en grupos, subgrupos y cuentas que permiten a las empresas organizar su contabilidad de manera sistemática. El cuadro de cuentas del plan general contable establece una estructura organizada y sistemática para registrar todas las operaciones económicas de una empresa.

La principal diferencia respecto al PGC general es que el PGC normal recoge las cuentas en nueve grupos, mientras que el PGC PYMES tiene solo siete: se eliminan los grupos 8 y 9 (gastos e ingresos imputados al patrimonio neto).

Por lo tanto, el cuadro de cuentas para PYMES queda de la siguiente forma:

Es importante destacar la ausencia de dos de los grandes grupos del cuadro de cuentas para contabilidad del plan contable. En el Plan General Contable para pymes, desaparece el grupo 8, en el que se contabilizan los gastos imputados al patrimonio neto, y el grupo 9, en el que se contabilizan los ingresos imputados al patrimonio neto.

Aquí es donde se muestra la simplificación de la operativa que ofrece este plan porque las pymes no necesitan reflejar con tanto detalle operaciones complejas vinculadas al patrimonio neto. En cuanto a las subvenciones, donaciones y legados que se corresponden con los grupos 8 y 9 (los grupos eliminados) y suponen un incremento de patrimonio, ahora se van a registrar contablemente de manera gradual como parte del resultado de la cuenta PyG. Así, este cuadro de cuentas te permitirá trabajar con un plan contable más sencillo y reducido, pero sin perder información relevante de tu actividad económica.

Definiciones y relaciones contables: libro de ingresos y gastos

Este último bloque es como un manual de uso del cuadro de cuentas, que tiene como objetivo definir el contenido de cada cuenta y subcuenta, indicar qué movimientos generan cargos y abonos, y explicar cómo se relacionan unas cuentas con otra. En esta estructura del cuadro de cuentas del plan general contable aparecen los detalles de cada una de las cuentas que componen el cuadro.

Para las pymes, este apartado es especialmente útil porque se centra en las operaciones más habituales: ventas, compras, gastos de explotación, tributos, nóminas o financiación básica. Además, también facilita llevar un libro de ingresos y gastos más claro y ordenado, e identificar un subgrupo de cuentas cuando sea necesario.

Por ejemplo, para el Grupo 1 - Financiación básica, se detallan las siguientes cuentas:

Además de las definiciones, el plan incluye las relaciones contables, que muestran de forma práctica cómo se utilizan las cuentas: qué movimientos generan cargos y abonos, cómo se enlazan entre sí y cómo se trasladan finalmente al resultado del ejercicio. De esta manera, las definiciones y relaciones contables consiguen que la contabilidad de las pymes se organice de forma coherente y comparable, y también se asegura de que todos los registros contables se ajusten a un mismo criterio.