Organigrama, Liderazgo y Calidad: Pilares para el Éxito Empresarial

Contar con un organigrama empresarial es de gran utilidad para visualizar claramente quiénes integran la entidad, cuáles son sus roles y en qué departamento desarrollan sus funciones. Es la viva imagen de la estructura interna de una compañía. Tener un organigrama de empresa ofrece una visión clara y global de la estructura organizativa. A través de un organigrama, se representan visualmente a las personas empleadas, así como sus respectivos departamentos y cargos que desempeñan en la empresa.

La Importancia del Organigrama Empresarial

Es importante disponer de un organigrama porque, así, las personas que se incorporan a una empresa, las que ya la integran e, incluso, sus clientes y proveedores pueden conocer a los perfiles responsables de cada área y saber en todo momento con quién comunicarse.

Las ventajas de tener un organigrama empresarial son evidentes:

• Entender la jerarquía: La dirección puede ver cómo se organizan los equipos y cuál es su rol en la empresa.
• Relación jerárquica: Facilita que el personal empleado de cada departamento tenga claro a quién debe reportar.
• Señalar las áreas de mejora.
• Aportar claridad.
• Gestionar el crecimiento y los cambios.
• Mejorar la comunicación.

No tener un organigrama de empresa supone consecuencias que impactan en la productividad y la eficiencia de los equipos, repercutiendo a su vez en el crecimiento de la compañía. En Grupo Castilla, sabemos que la estructura empresarial es la base de una gestión óptima de personas y, por este motivo, queremos ayudarte a definir y diseñar unidades organizativas eficientes, eficaces y productivas. Ponemos más de 45 años de expertise a tu disposición, combinando servicios estratégicos y soluciones tecnológicas para impulsar el talento.

Partes Esenciales del Organigrama

Para elaborar un organigrama de manera adecuada, primero es indispensable saber en qué partes se divide:

• La línea media: Es el personal de la empresa que desempeña una función de supervisión directa.
• Staff de apoyo: En este caso puede tratarse de un servicio externo. Es decir, es personal que ayuda a conseguir los objetivos empresariales, pero no es necesario que forme parte de la plantilla.

Tipos de Organigramas Empresariales

¿Sabías que existen diferentes tipos de organigramas empresariales con múltiples usos? La estructura organizacional de una compañía se ilustra mediante un organigrama, que detalla la jerarquía y los niveles de autoridad dentro de la organización. La jerarquización es un aspecto crítico en la estructura empresarial, ya que establece la distribución de autoridad y responsabilidades a lo largo de los distintos estratos y departamentos de la empresa.

Estos son algunos de los tipos más comunes:

1. Organigrama Jerárquico o Vertical: Este tipo de organigrama tiene una estructura vertical, ya que comienza estableciendo un miembro en la parte superior y va descendiendo hacia otras personas empleadas según sus roles. Se basa en la jerarquía para distribuir al personal, de arriba hacia abajo. Es la versión de alto nivel de un organigrama jerárquico y sus divisiones pueden hacerse por razón de producto, ubicación geográfica o sector.
2. Organigrama Horizontal o Plano: Se desarrolla de izquierda a derecha y no suele mostrar niveles de gestión. Es un organigrama propio de empresas más pequeñas y con ambientes de trabajo más integrados e informales.
3. Organigrama Mixto: En este caso, el organigrama empresarial es una combinación de estructuras horizontales y verticales. Es un modelo que une el organigrama horizontal con el vertical. Desde el área principal con la dirección, nacen las diferentes áreas de arriba hacia abajo y, horizontalmente se muestran los departamentos que las integran.
4. Organigrama Matricial: La estructura matricial entraña una mayor complejidad que el modelo jerárquico, porque los miembros del equipo trabajan con otros de diferentes departamentos y rinden cuentas a varios directivos.
5. Organigrama de Socios: Se utiliza sobre todo en empresas de finanzas y contabilidad, bufetes de abogados, consultorías, etc., donde la propiedad es de un grupo de socios. En este caso, las personas socias encabezan la estructura y de ellas derivan las asociadas con perfiles de mayor a menor experiencia y personal de soporte.

Elaboración de un Organigrama Exitoso

A la hora de elaborarlo, puede ser de gran ayuda aprender de la mano de expertos a desarrollar el organigrama óptimo para cada compañía. O lo que es lo mismo: definir la jerarquía de trabajo y plasmar las relaciones. Una buena táctica para elaborar el organigrama es seguir una estructura basada en el análisis de puestos, que vaya de arriba hacia abajo. Al hacer un organigrama es fundamental que este ofrezca una visión integral de todo el equipo que da vida a la organización. Otro paso elemental es garantizar que el organigrama optimiza la toma de decisiones empresariales.

Al elaborar un organigrama empresarial es importante:

• Asignar funciones y responsabilidades específicas a cada grupo de personas empleadas.
• Definir el grado de supervisión que tiene un mando sobre un equipo; si se trata de pocas o muchas personas empleadas.

Desafíos del Organigrama

A pesar de sus múltiples beneficios, los organigramas también presentan desafíos:

• Obsolescencia: En un mundo empresarial que fluctúa a una velocidad de vértigo, donde las nuevas contrataciones, la rotación de personal y los cambios a nivel interno están a la orden del día, los organigramas pueden quedarse obsoletos.
• Solo representan relaciones formales: Ponen el foco en los vínculos profesionales y no contemplan las colaboraciones sociales e informales en la organización.

En el departamento de gestión de personas, los equipos de consultoría estratégica desempeñan un rol fundamental en la creación de organigramas, ya que disponen de la especialización necesaria para desarrollar estrategias efectivas y rentables que permitan a las empresas alcanzar sus objetivos. En lo que al organigrama se refiere, el personal experto de consultoría estratégica se encarga de realizar un análisis organizativo, indagando sobre los puestos de trabajo de la empresa para definir las competencias y responsabilidades en un sistema organizativo adecuado a cada necesidad.

Liderazgo Efectivo: Impulsando el Rendimiento

Un líder efectivo se distingue por su capacidad para influir positivamente en su equipo y dirigirlo hacia la consecución de metas compartidas. Las cualidades fundamentales de un líder incluyen la empatía, que facilita la comprensión y conexión con las emociones de los colaboradores; la capacidad analítica, crucial para la resolución de problemas y la toma de decisiones basadas en datos; y el compromiso, que demuestra una dedicación inquebrantable a los objetivos del equipo. Estas características son esenciales para fomentar la confianza y la motivación entre los miembros del equipo, y son opuestas a actitudes negativas como la irresponsabilidad, que puede minar la efectividad del liderazgo.

Un líder también debe tener la habilidad para promover la colaboración de los distintos equipos, al interior de cada uno de ellos. Solicita opinión a los miembros del equipo y desarrolla el espíritu de equipo.

El Departamento de Calidad y su Impacto

El equipo del área de calidad lleva sobre sus hombros el sistema de calidad de la empresa. De su conformación adecuada depende en buena medida el éxito del sistema. Es importante no confundir este rol con otros, como el responsable de calidad de producto o el responsable de control de calidad, puesto que el término «calidad» puede referirse a muchas cosas.

En las empresas, estas funciones a veces las realiza una sola persona que se encarga exclusivamente de esto, y en otras son funciones compartidas con sus tareas principales. En general, el responsable de calidad implanta o implementa el sistema (si lo hace desde el principio) y mantiene el sistema de gestión de calidad ISO 9001. Una vez más, aquí hay multitud de posibilidades. Por lo que a nivel de experiencia o estudios se refiere, no hay nada “reglado” que sea imprescindible.

Funciones y Estructura del Equipo de Calidad

Definir las funciones en el #DepartamentoCalidad es una tarea previa al establecimiento de roles y estructura del equipo. ¿Cómo hacerlo?

En este punto, debemos hacer una diferencia entre pequeñas organizaciones en sectores altamente regulados, como los de la salud y las ciencias biológicas, ensayos clínicos o fabricantes de dispositivos médicos. Este tipo de organizaciones necesita, para cumplir con los requisitos normativos, un gerente de calidad desde el primer día de inicio de operaciones. En organizaciones pequeñas, diferentes a las de sectores altamente regulados, las funciones del departamento de calidad generalmente son asumidas por un solo profesional que, a la vez, puede dirigir los destinos de la gestión ambiental y de la gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Los riesgos y las dificultades aumentan con el tamaño y de modo proporcional se incrementa el número de personas y las necesidades de capacitación. La estructura del equipo de calidad de una empresa que supera los 1000 empleados puede incluir subequipos o equipos destinados a atender las necesidades de cada área. Los procesos de auditoría, por ejemplo, requieren que la organización disponga de sus propios auditores internos bien formados. Las normas se actualizan y los profesionales de la calidad necesitan profundizar en diferentes áreas a través de la formación adecuada, como los últimos cambios de la norma según su versión de 2015, por ejemplo, con el curso Transición a la nueva ISO 9001:2015.

El Rol del Asesor Externo en Calidad

Delegar el 100% de la gestión de un sistema no es posible ni aconsejable, siempre hay un mínimo de tareas que debe realizar alguien de la organización. ¿Cómo puede un consultor externo evaluar a los proveedores de una empresa si no los ha tratado en el día a día? Ahora bien, disponer de un asesor externo que ayude al responsable de calidad o a la dirección en la realización de estas tareas es muy recomendable.

Estructura del Departamento de Calidad Según el Tamaño de la Empresa