Navision ERP: Características y Funcionalidades Clave, con Énfasis en su Módulo de Gestión Financiera

Microsoft Dynamics NAV, conocido comúnmente como Navision, es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que ofrece una solución integral para la gestión de los recursos empresariales. Desarrollado inicialmente por una empresa danesa llamada Navision Software A/S, este software fue adquirido por Microsoft en 2002 y desde entonces ha sido integrado en la suite de soluciones empresariales de Microsoft Dynamics bajo el nombre de Microsoft Dynamics NAV. Es una solución empresarial completa, sencilla y flexible de la que ya disfrutan más de 60.000 pymes en todo el mundo. Su arquitectura modular permite a las empresas adaptar el software a sus necesidades específicas, facilitando la gestión de las distintas áreas de negocio de manera eficiente y coordinada. La capacidad de personalización y escalabilidad de Dynamics Navision lo convierte en una herramienta valiosa para empresas de todos los tamaños, permitiendo la integración y el análisis de datos en tiempo real para una toma de decisiones más informada.

La flexibilidad de Dynamics Navision es uno de sus mayores atractivos, ya que permite a las organizaciones añadir o eliminar módulos según las cambiantes necesidades del negocio, minimizando el impacto en las operaciones cotidianas. Microsoft Dynamics NAV (Navision) es una solución de gestión empresarial multiidioma y multidivisa que ayuda a las pequeñas y medianas empresas de todo el mundo a gestionar su contabilidad y finanzas, su cadena de suministro y sus operaciones.

Navision, el precursor de Microsoft Dynamics 365 Business Central, ha evolucionado significativamente desde sus inicios. Originalmente conocido por su robustez y flexibilidad como una solución ERP para pequeñas y medianas empresas, Navision se ha transformado en Business Central, una plataforma moderna y altamente integrada en la nube. Business Central no solo retiene las capacidades sólidas de gestión financiera y operaciones de Navision, sino que también incorpora inteligencia artificial, análisis avanzados y una interfaz de usuario intuitiva.

Módulos Principales de Dynamics Navision

Dynamics Navision se compone de varios módulos clave que abarcan las principales funciones empresariales. A continuación, se detallan algunos de los módulos más relevantes:

Estos módulos trabajan de manera integrada para proporcionar una visión completa y actualizada del estado de la empresa, lo que facilita la optimización de procesos y la mejora continua. Cada uno de estos módulos o áreas funcionales corresponden a los diferentes roles y las tareas que llevan a cabo cada una de las personas que conforman la empresa. Navision está orientado a las personas dentro de una organización.

Navision es un sistema con escalas y muy flexible. Pueden añadirse o suprimirse módulos y funcionalidades en el momento que se precise, atendiendo a la exigencia que en cada circunstancia requiera la empresa que lo utiliza. Una operación que se lleva a cabo de manera rápida y sin que la actividad normal del negocio se vea afectada por ello.

Este software ERP de Navision funciona como las herramientas del paquete Office de Microsoft y se integra a la perfección con todos sus programas, como Outlook, Word o Excel. Con el software de Navision es posible llevar el control de la gestión de una PYME desde cualquier dispositivo, ya que ofrece las mismas capacidades para las plataformas Android, iOS y Windows. De esta manera, se puede trabajar desde cualquier lugar sin la necesidad de tener que acudir a la oficina, lo que incide de manera directa en la mejora del rendimiento de la empresa.

El Módulo de Gestión Financiera en Detalle

El Módulo de Gestión Financiera en Navision se encarga de llevar el control de tareas como la contabilidad, el control de existencias, la contabilidad analítica, la tesorería, los activos fijos, las divisas o las conciliaciones bancarias. Microsoft Dynamics NAV para la optimización de procesos contables, te ayuda a gestionar el estado financiero de tu empresa y te permite acceder a toda la información mediante la consulta de datos, creación de cuadros de mando y seguimiento de indicadores que facilitan, sin lugar a dudas, la medición de objetivos sobre los puntos más críticos del negocio.

Gestiona con Dynamics NAV las áreas de tesorería y contabilidad, controla los procesos de conversión de datos a través de la visualización de informes gráficos y valora de forma estimada los futuros resultados financieros de tu empresa. La gestión financiera con Microsoft Dynamics NAV supone simplificar sus procesos y hacerlos más sencillos. Microsoft Dynamics NAV le ayuda a definir indicadores de negocio para poder tener la visibilidad el funcionamiento de su empresa. Personalice su contabilidad atendiendo a la realidad de su empresa: mono-empresa.

Beneficios de Implementar Dynamics Navision

La implementación de Dynamics Navision en una organización conlleva múltiples beneficios, como la centralización de la información, la automatización de tareas y la mejora en la toma de decisiones. Además, su capacidad para adaptarse a diferentes sectores y su facilidad de uso hacen de este ERP una opción preferente para muchas empresas. La implementación de Navision puede traer múltiples beneficios a tu empresa, ayudándola a operar de manera más eficiente y competitiva en el mercado.

Los beneficios clave incluyen:

• Solución de gestión empresarial personalizable y fácil de usar: Adapta el sistema a las necesidades específicas de tu negocio.
• Módulos específicos para cada área de tu empresa: Cubre todas las funciones esenciales del negocio.
• Accesible desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo: Trabaja con flexibilidad y movilidad.
• Solución de gestión innovadora fácil de implementar y mantener: Agiliza la puesta en marcha y reduce la complejidad.
• Información centralizada para facilitar la toma de decisiones: Accede a datos en tiempo real para una visión completa.
• Integración con Office 365 y con Dynamics CRM: Mejora la colaboración y la gestión de relaciones con clientes.
• Adaptable a desarrollos sectoriales: Soporta las necesidades específicas de diversas industrias.
• Permite gestionar varios idiomas y varias divisas: Ideal para empresas con operaciones internacionales.

«La implementación de Dynamics Navision ha transformado la manera en que gestionamos nuestros recursos. La visibilidad que nos ofrece en tiempo real es invaluable para mantenernos competitivos.» - Director de Operaciones de una empresa manufacturera.

Según un estudio publicado en la Journal of Accountancy, las empresas que utilizan sistemas ERP como Dynamics Navision experimentan una reducción significativa en los tiempos de procesamiento de transacciones y una mejora en la precisión de los datos. Desde que utilizamos Microsoft Navision he notado un cambio importante en la rapidez y organización de mi trabajo. Antes necesitábamos varias hojas de cálculo para llevar el control, y ahora todo está centralizado en un mismo sistema.

El Ciclo de Vida del ERP Dynamics NAV (Navision)

Es importante aclarar las prestaciones disponibles en cada etapa del ciclo de vida de las soluciones Microsoft Dynamics NAV (Navision). Se entiende por ciclo de vida las distintas etapas por las que pasa un producto, entre su puesta a disposición al mercado, hasta su obsolescencia. Todo producto de Microsoft Dynamics NAV (Navision) pasa por tres etapas básicas:

1. Soporte Técnico Principal: Esta primera etapa suele tener una duración de 5 años desde la salida al mercado del lanzamiento o de la nueva versión. En esta fase Microsoft edita parches, hace correcciones y realiza mejoras en la funcionalidad. Los cambios más habituales son de normativa y de ley, que son accesibles para todos los clientes con el BREP activo.
2. Soporte Técnico Extendido: En esta segunda etapa Microsoft da cobertura a los partners en el caso de errores técnicos. Solo proporciona parches referentes a temas de seguridad en caso necesario. Por tanto, los cambios legales deberán ser incorporados por los partners o por el propio usuario mediante un desarrollo.
3. Versión obsoleta: Una vez finaliza el periodo de Soporte Extendido, Microsoft ya no se hace responsable de ningún tipo de incidencia en Dynamics NAV. En este punto, el grueso de la aplicación deberá ser atendido mediante recursos propios. En esta tercera etapa, por lo tanto, podemos decir que el producto de Microsoft está obsoleto y hay que sustituirlo.

Programa de Actualización de Dynamics NAV a Business Central

Aprovecha las características especiales del Programa de Microsoft y Aitana, y da el salto tecnológico a la última versión de tu ERP. La última versión de NAV se llama Dynamics 365 Business Central. Dynamics NAV (Navision) es ahora Dynamics 365 Business Central, una completa solución empresarial que abarca todo un abanico de procesos de negocio para marketing, ventas, servicios, operaciones y finanzas. Como cualquier actualización de Dynamics NAV, la transición a Business Central es sencilla. Sin renunciar a las funcionalidades de tu Navision, te proponemos trabajar con una solución moderna que se adapta a las necesidades presentes y futuras de tu empresa.

Proceso de Implementación de Navision ERP

Implementar Navision en tu empresa puede ser un proceso sencillo si se sigue una estrategia bien planificada. Es importante que el proceso de implantación de NAV se lleve a cabo en un tiempo prudencialmente corto, para que la organización que va a utilizar este ERP se adapte de forma cómoda pero segura a las nuevas herramientas de gestión empresarial que integra esta solución informática.

Para llevar a cabo el cambio o traspaso de sistema de gestión, es fundamental contar con el apoyo de un partner o consultoría informática que se encargue de poner en marcha cada una de las fases de este proceso de implantación. De esta manera, el trasvase de datos necesarios no implicará asumir ningún tipo de riesgo.

1. Análisis previo de la empresa: Se debe realizar un análisis previo de la empresa y los métodos de trabajo empleados, así como todas sus particularidades. Es importante conocer los procesos de cada una de las áreas funcionales y analizar las configuraciones particulares para ajustar completamente este software a las necesidades reales de la compañía.
2. Fase de planificación: Hay que adentrarse en una fase de planificación, en la que se deben definir los roles y los responsables que van a llevar a cabo cada tarea. Una especie de plan de trabajo que tiene que clarificar qué va a hacer cada persona implicada de forma directa en la implantación. Es recomendable, en este sentido, que se marque un calendario de reuniones y plazos de entrega, para evitar que se produzcan desviaciones de costes o de tiempo y se pueda rectificar en caso de que concurran circunstancias inesperadas.
3. Revisión del sistema: Lo siguiente que hay que hacer es revisar que el sistema y sus funcionalidades se adaptan perfectamente a las necesidades reales de la empresa. Una vez finalizados los trabajos y después de haber alcanzado los objetivos fijados en la primera fase de este proceso, es importante que los responsables aprueben que todo marcha conforme a lo esperado.
4. Formación del equipo: La utilización de Navision ERP por parte de los trabajadores requiere de una lógica fase de formación. La instrucción de estas personas se llevará a cabo dependiendo de los roles definidos para cada una de ellas. Es el momento de generar los procesos de gestión que la empresa estime oportunos. Se entrará en una fase de pruebas inicial una vez se haya configurado el sistema.
5. Puesta en marcha de Navision: El último y definitivo paso en esta fase de implantación es la puesta en marcha de Navision. Es el momento de arrancar, y para ello se hace necesaria la asistencia del consultor o partner que la empresa haya contratado para implementar el sistema. Los primeros días, como en todo, serán los más complicados, y es por esa razón que resulta conveniente contar con la ayuda de los expertos, que puedan solucionar cualquier incidencia que pudiera producirse en estos momentos tan delicados.

Algunas Claves Importantes de Navision

Cualquier información o proceso que se inicie dentro de este sistema Navision ERP puede ser modificado siempre que no haya sido registrado. Una vez dado este paso, ya no se puede borrar el movimiento realizado, y para corregirlo es obligatorio anular el primero y volver a registrarlo correctamente.

Esto permite que sea posible llevar a cabo una auditoría de datos en cualquier momento, ya que siempre queda un rastro de los movimientos registrados. Resulta, por tanto, un poco más costoso corregir los errores cometidos, a diferencia de otros softwares cerrados de gestión empresarial como es el caso de Contaplus, que ofrecía carta blanca al usuario para eliminar o corregir fallos sin dejar huella.

De esta forma, la información en Navision es siempre fiable, ya que al no ser posible modificar aquello que se ha registrado sin que quede constancia de ello, se evitan incongruencias en los datos. Para que la información revertida que se genera en esta solución de planificación de recursos empresariales no se visualice, se desarrollan unos filtros en las pantallas determinadas que sirven para ocultar dicha información.

Licenciamiento de Navision

Esta corporación estadounidense fundada en 1975 por Bill Gates y Paul Allen cuenta con una red de distribuidores partners que se encargan de proporcionar los servicios de planificación, implantación, personalización y puesta en marcha del sistema. Además, ofrecen soporte técnico y asesoramiento a sus clientes. El objetivo que se persigue con este método es el de optimizar la solución para las necesidades de cada uno de los usuarios que la contraten. Microsoft cuenta con una serie de promociones vigentes en este capítulo de licencias.

Existe la posibilidad de adquirir la licencia perpetua, que simplifica mucho la compra. Son cuatro los componentes básicos a través de los cuales se puede licenciar esta solución completa ERP Navision: Starter Pack, Extended Pack, Full User y Limited User. Cada usuario concurrente tiene la posibilidad de acceder a la funcionalidad de Navision a través de distintas licencias de usuario. El precio dependerá del pack elegido, que irá en función de las necesidades que presente cada empresa. El objetivo de esta licencia perpetua es el de ayudar a las PYMES a poner en marcha sus áreas financieras y de gestión de distribución, para después extenderla de manera sencilla si fuera necesario al resto de sus áreas funcionales, como las de servicio al cliente o fabricación.

Starter Pack

Este paquete proporciona a los clientes la funcionalidad de finanzas y distribución (almacén, ventas y compras), además de tres licencias Full User para usuarios que disfrutarán de una funcionalidad completa. La idea es ayudar a las empresas a dar sus primeros pasos de una forma sencilla, rápida y económica.

El Starter Pack está diseñado para controlar y gestionar las finanzas de la organización, los costes y para efectuar una analítica empresarial. La funcionalidad incluida en esta licencia para principiantes permite también gestionar toda clase de operaciones relacionadas con almacenes y productos dentro de un entorno de distribución. Además, es posible gestionar proyectos y hace posible que los clientes o usuarios puedan trabajar desde cualquier lugar y mediante todo tipo de dispositivos, mediante los clientes de escritorio de Windows, Sharepoint y Web. Para cada nueva implementación se hará necesaria una licencia Starter Pack de esta ERP Navision.

Es importante tener en cuenta que la licencia Starter Pack no incluye las licencias de software adicional como Microsoft SQL Server, Microsoft Windows Server y Microsoft SharePoint Server que necesita NAV para trabajar. Estos programas complementarios requieren un permiso según los términos de la licencia que sea aplicable para cada caso. Esta solución única, conocida también como base de datos del sistema, ofrece la posibilidad de emplear los recursos de varios procesadores o servidores.

Extended Pack

Se trata de una licencia más amplia que agrega funciones que permiten a los usuarios integrar opciones básicas de finanzas y distribución, así como de almacén avanzado. Ofrece funcionalidades más complejas y aporta ampliaciones de funcionalidad específica de industria como las de fabricación, que sirven para dar soporte y controlar el entorno de producción.

Las de almacén avanzado permiten dar soporte a todas las operaciones que se deben llevar a cabo en la gestión de este área o módulo, tales como el control de entrada y salida de mercancías, la gestión de los albaranes o el inventario de stock. Entre estas funcionalidades específicas de industria están las de proyectos avanzados y servicios al cliente (SAT), así como la gestión de relaciones con los clientes y proveedores (CRM) para ofrecerles el mejor servicio y soporte.