El Modelo TA2 de la Seguridad Social: Guía Completa para Altas, Bajas y Variaciones de Datos

Introducción al Modelo TA2 de la Seguridad Social

Seguramente hayas oído hablar alguna vez del modelo TA2, pero ahora mismo no sepas en qué consiste. Este modelo es de vital importancia para los trabajadores de las empresas y es referente a su Seguridad Social, por lo que debemos prestar especial atención a asegurarnos de conocer sus particularidades.

El modelo TA2 de la Seguridad Social es de los más utilizados en el ámbito empresarial. La comunicación a la Seguridad Social de las altas o bajas de tus trabajadores, así como de las modificaciones de sus datos, son situaciones de obligado cumplimiento. Este es un conjunto de modelos oficial que se presenta a la Seguridad Social para efectuar el alta, baja o variación de los datos del empleado. Están previstos para notificar a la Seguridad Social acerca de determinadas circunstancias. Son fundamentales ya que implican a tres partes: la empresa, sus trabajadores y la Seguridad Social.

Cabe destacar que presentar un error en este modelo TA2 puede acarrear sanciones y responsabilidades a la empresa ante una Inspección de Trabajo, además de perjudicar a la confianza de los trabajadores. Sin embargo, no siempre se conocen sus características y es habitual que la gente no sepa cómo se rellena correctamente.

Es importante mencionar que estamos hablando siempre de trabajadores por cuenta ajena. Este tipo de modelo se aplica únicamente a trabajadores que estén en régimen general, debido a que los que se presentan en el régimen especial de autónomos tienen que cumplimentar el modelo TA.521. Los autónomos, por ejemplo, deben rellenar el TA0521.

El modelo TA2/S es un formulario utilizado en España para comunicar a la Seguridad Social cualquier cambio en la situación laboral de los trabajadores que están bajo el Régimen General. Este formulario es esencial para garantizar que la información de los trabajadores esté actualizada en los registros de la Seguridad Social, lo cual es crucial para la administración de beneficios y servicios.

¿Para qué sirve el Modelo TA2?

El modelo TA2/S sirve para presentar la solicitud de baja, alta y la variación de datos del trabajador de nuestra empresa. Con la presentación de este documento, nos aseguramos de informar a la Seguridad Social sobre las modificaciones que se han efectuado en relación a nuestros trabajadores. Por lo tanto, es importante que, como empresarios y profesionales de los RRHH, tengamos claros los plazos y el procedimiento de presentación del modelo TA2 para no incurrir en errores que puedan causarnos sanciones que nos repercutan o mermar la confianza depositada en nosotros por parte de nuestros propios trabajadores.

El modelo TA2 cubre tres tipos de informaciones:

• Altas: La solicitud de alta en la Seguridad Social deberá incluir no solo una declaración que fije el inicio de la relación laboral pertinente, sino también todos los datos del empleado y de la empresa contratante.
• Bajas: De la misma forma, los modelos cursados en el caso de una baja han de incluir tanto la causa de esta misma como la fecha exacta en el que cesa la relación laboral.
• Variación de datos de un trabajador: En el eventual de que queramos variar los datos de un empleado, no solo hay que hacer constar los cambios en sí, sino también adjuntar una breve descripción de las causas de estos mismos.

Los cambios que se notifican mediante el modelo TA2, son aquellos relacionados con el alta, baja o variación de datos del empleado, por lo tanto, el documento TA2 implica a tres partes en la comunicación de las variaciones; el trabajador, el empresario y la Seguridad Social. La presentación del modelo TA/2S constituye una obligación legal para todas las empresas que contraten personal por cuenta ajena.

Tipos de Modelo TA2

Fundamentalmente, existen dos variaciones del modelo TA2, aunque una de ellas incluye a su vez un subtipo tan común que no puede pasarse por alto. Estos modelos son esenciales para mantener actualizado el estatus de los trabajadores y asegurar que tanto los derechos de los empleados como las obligaciones de los empleadores se gestionen correctamente. A continuación, te dejamos un resumen detallado de cada uno:

• Modelo TA.2/S - Solicitud de alta, baja y variación de datos del trabajador por cuenta ajena o asimilada: Este formulario es bastante amplio y se utiliza para notificar altas, bajas o cualquier cambio en los datos de los trabajadores. Es el modelo más común.
• Modelo TA.2/S Simplificado - Solicitud de baja del trabajador/a por cuenta ajena o asimilado: Una versión simplificada que se utiliza específicamente para tramitar las bajas de los trabajadores. Es el que se emplea para las bajas. Este impreso es más corto que las otras alternativas.
• Modelo TA.2/T - Solicitud de alta, baja o variación de datos del trabajador por cuenta ajena - a instancia del trabajador/a: Este formulario permite que los propios trabajadores soliciten cambios en sus datos, altas o bajas, lo cual es útil en situaciones donde el trabajador necesita tomar la iniciativa por razones personales o administrativas. Es el modelo que se dispone en previsión de que sea el propio trabajador quien efectúe el trámite.
• Modelo TA.2/S-0138 Solicitud de alta, baja o variación de datos del trabajador/a por cuenta ajena en el Régimen General - Sistema Especial para empleados de hogar: Este se centra en los empleados del hogar, un sistema especial dentro del Régimen General, asegurando que se gestionen de manera adecuada las particularidades de este grupo de trabajadores. Es el modelo específico para trabajadores del hogar, y cuenta con ciertas especificidades.

La situación de los trabajadores acogidos al Sistema Especial para Empleados del Hogar merece una mención aparte, ya que lleva reconocido como tal en el BOE menos de una década: sus disposiciones figuran en el Real Decreto 1620/2011, de 14 de noviembre, por el que se regula la relación laboral de carácter especial del servicio del hogar familiar. El objetivo es concretar cuándo comienza y termina la actividad de estos profesionales.

Salvo el TA2/S simplificado, que se utiliza para dar de baja a alguien, el resto de opciones exige que se completen correctamente.

A modo de resumen, podemos ver los usos principales de cada modelo:

¿Quién debe presentarlo y cuándo?

El modelo consta de los siguientes cuatro bloques de casillas que deberemos ir rellenando con atención para no tener problemas más tarde. Lo realiza por norma general la empresa, aunque en algunas ocasiones los propios trabajadores. La responsabilidad de cumplimentar y presentar el modelo TA/2S recae sobre la empresa empleadora o, en su caso, las personas autónomas que contratan personal. No obstante, existen situaciones excepcionales en las que puede ser la propia persona empleada quien presente el modelo.

Te recordamos que es tu empresa la que debe encargarse de su presentación.

Plazos de Presentación del Modelo TA2

La empresa debe cumplir las obligaciones existentes acerca del plazo de entrega. Si no lo hace, la Seguridad Social puede intervenir e imponer una sanción. Los plazos para presentar el modelo TA/2S varían según el tipo de trámite.

• Plazo solicitud de alta: Debe realizarse previamente al comienzo de la prestación de servicios por parte del empleado. Puede llegar a ser desde los 60 días naturales antes del inicio de la relación laboral entre la empresa y el trabajador. En caso de alta, antes de que comience a trabajar.
• Plazo solicitud de baja o variación de datos: En el caso de ambas, debe presentarse el modelo dentro del plazo de los 3 días naturales siguientes al cese del trabajo o a la variación que se haya llevado a cabo.

Cómo Rellenar el Modelo TA2

Rellenar el modelo TA2 para comunicar cambios en la situación laboral de los trabajadores a la Seguridad Social en España requiere precisión y atención al detalle. Usa siempre mayúsculas, tanto si lo haces a mano como en el ordenador. El formulario TA/2S se estructura en cuatro bloques diferenciados que deben cumplimentarse con letras mayúsculas o a máquina. Es fundamental no realizar tachaduras ni correcciones que puedan invalidar el documento. Tras estos tres consejos, dividimos en apartados la información más relevante.

1. Datos del Trabajador Afiliado

En esta primera parte incluiremos toda la información personal del empleado: nombre completo, domicilio, número de la seguridad social, número del DNI o documento identificativo, etc. Aquí se incluyen los datos personales, domicilio, número de afiliación a la Seguridad Social, DNI, etcétera. La casilla 1 del modelo recoge la información personal de la persona empleada.

• Datos del afiliado: Es decir: nombre completo, número de afiliación a la Seguridad Social, fecha de nacimiento, documento identificativo y, en el caso de que el trabajador sea discapacitado, el grado de esta misma discapacitación.
• En la subcasilla 1.1 se indica el grado de discapacidad cuando corresponda.
• La subcasilla 1.2 debe incluir el número del documento identificativo (DNI, NIE o pasaporte).

2. Datos acerca de la Solicitud

Debemos marcar el tipo de solicitud que se precisa (alta, baja o variación de datos), así como la causa de baja o de la variación y la fecha correspondiente. La casilla 2 requiere especificar el tipo de trámite que se está realizando.

• Tipo de solicitud: Debes marcar con una equis si se va a dar de alta, de baja o a modificar los datos del trabajador. Al lado has de indicar la fecha en la que se hace efectiva la opción elegida.
• Casilla 2.1: Es la que has de cumplimentar exclusivamente cuando el comienzo o el fin de la inactividad de la persona sea superior a 30 días. La fecha de efecto comienza a contarse a partir del primer o del último día del mes en el que el/la empleado/a permanezca inactivo/a. Además, marcaremos la sección 2.1 en el caso de que el nuevo contrato que inicia o finaliza la inactividad del trabajador, esta inactividad sea mayor de 30 días naturales. La casilla 2.1 solo se cumplimenta cuando el inicio o la finalización de una situación de inactividad comprende un mes natural completo o más.
• Casilla 2.2: Has de aclarar el motivo del alta, la baja o la modificación de los datos y la fecha del inicio o del fin de la inactividad. Quedaría así: ALTA por comienzo de actividad - 1/01/2023.

3. Datos de la Empresa que lo Solicita

En este apartado hay que incluir los datos de la empresa donde el empleado va a trabajar o va a finalizar su contrato. En esta tercera parte toca incluir los datos de la empresa en la que el empleado trabaja, va a trabajar o con la que va a finalizar su contrato. La casilla 3 recoge la información de la organización que presenta el modelo.

• En la casilla 3.1 han de constar el nombre o la razón social de la empresa, con su domicilio social y su código de cuenta de cotización a la Seguridad Social.
• Datos de la empresa solicitante: En este caso, nos referimos al nombre o razón social, al código de cotización, el domicilio fiscal y, en caso de que opere, el régimen o sistema especial del empleado.
• También debe indicarse el régimen o sistema especial al que pertenecerá la persona empleada.
• Si el empleado está excluido de algún tipo de cotización a la Seguridad Social deberás indicarlo.

Ejemplo de un dato de domicilio social: Domicilio social: CALLE LA FLOR, 25.

4. Datos Laborales y de la Seguridad Social

Es el apartado más importante. La casilla 4 constituye el apartado más extenso del formulario. Aquí se detallan todos los aspectos relativos al contrato de trabajo. Esta es la parte más compleja, y aquí debemos incluir todo lo relativo al contrato que mayoritariamente se reflejará a la hora de hacer una nómina: el tipo de relación laboral, el grupo de cotización, etcétera.

• Casilla 4.1.1: Es el código de contrato de trabajo que te dará la Tesorería de la Seguridad Social.
• Casilla 4.1.2: Has de escribir la fecha de inicio del contrato.
• Casilla 4.1.3: En caso de sucesión (cambio de propietarios de la empresa), ha de explicarse el motivo.
• Casilla 4.1.4: Fecha de finalización de las vacaciones pagadas y no disfrutadas por la persona.
• Casilla 4.1.5: Ha de concretarse cuál es la empresa con la que la persona firmó el primer contrato de trabajo.
• Si el contrato de trabajo ya ha sido formalizado, no es necesario rellenar las siguientes casillas.
• Casilla 4.4: Debe concretarse el grupo de cotización en función de la categoría profesional.
• Casilla 4.6: C.C.C. Matrícula, lista, folio, etc.
• Casilla 4.7: Se utiliza solamente para los trabajadores que pertenecen al régimen especial del mar.
• Casilla 4.10: En caso de sustitución.
• Casilla 4.11: Debería explicarse el motivo de la sustitución si procede.
• Casilla 4.13: C.O.E. Si el empleado pertenece a este sistema especial del Régimen General, debe aparecer en el alta el coeficiente de permanencias aplicable (4.16.1). Si se trata de una baja también deberán indicarse los días de trabajo efectivos realizados durante la campaña (4.16.2).
• Cuando un empleado esté contratado a tiempo parcial, deberás indicar en el apartado A (Nº de horas ordinarias) las horas de trabajo que la empresa y el empleado han pactado, ya sea al día, a la semana o al año. En el apartado B (Nº de horas jornada máxima) se indicarán las horas que componen la jornada máxima de los empleados de la empresa que trabajan a tiempo completo en el mismo periodo que en el indicado en el A.

Especificidades del Modelo TA2/S-0138 para Empleados del Hogar

El sistema especial para empleados del hogar se recoge en el RD 1620/2011 del 14 de noviembre. Al completar el impreso, los datos de empleador y empleado se incorporan de la manera ya comentada. Este impreso es el único recurso del que dispone para conocer esta información. El objetivo es concretar cuándo comienza y termina la actividad de estos profesionales.

Este impreso es más corto que las otras alternativas. Las casillas específicas para este modelo son:

1. 5.1: Indica, si fuera preciso, el tipo de parentesco entre las partes implicadas.
2. 5.2: Concreta el número de horas semanales.
3. 5.3: Ha de escribirse el sueldo que se abonará.
4. 5.4: Alude al tipo de contrato de trabajo.
5. 5.6: El motivo concreto de la sustitución.

Métodos de Presentación del Modelo TA2

Podrá entregarlo en la Seguridad Social, o bien utilizar el sistema RED para enviarlo por Internet. Las comunicaciones con la Seguridad Social, como ya hemos comentado también en varias ocasiones, se hacen a través del Sistema RED y, además, las solicitudes de alta deberán dirigirse a la Dirección Provincial de la S.S. En caso de querer presentar el modelo TA2 por vía telemática, tenemos dos formas de dar de alta el modelo TA2; a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social o el sistema RED. Es importante que tengamos presente que el modelo TA2, debemos tramitarlo en la provincia que la empresa tenga registrado el domicilio social. Al realizarse mediante el sistema RED, de la Sede Electrónica de la Seguridad Social, rellenar el modelo TA2 supone una tarea muy sencilla, ya que el propio sistema te facilita las claves para el alta del modelo TA2.

Importancia y Consecuencias de una Incorrecta Presentación

La Seguridad Social exige conocer todos los datos de cualquier persona que esté trabajando. Este impreso es el único recurso del que dispone para conocer esta información. Recuerda que las inspecciones son frecuentes y que, de descubrirse cualquier tipo de ilegalidad, te enfrentarás a una sanción económica de diversa consideración. En caso de que se trate de una variación en la relación laboral por baja del empleado, es decir, la extinción del contrato de trabajo, tendremos que tener claros cuales son los papeles de fin del contrato laboral antes de realizar la presentación del modelo TA2.