Guía Definitiva para Elegir la Impresora Perfecta para tu Oficina PYME

Si tienes una pequeña o mediana empresa (PYME), sabes lo importante que es contar con los equipos adecuados para optimizar el rendimiento del día a día. Elegir la impresora correcta puede marcar la diferencia en cuanto a productividad y ahorro de costes. Pero con tantas opciones en el mercado, ¿cuál es la impresora ideal para tu negocio? En la era digital, la impresión de documentos sigue siendo una necesidad fundamental en la mayoría de las empresas. Una impresión profesional es sinónimo de calidad, de imagen, de expertise y de confianza. Contar con la impresora adecuada en tu oficina puede marcar la diferencia en la eficiencia y productividad de tus operaciones diarias. Vamos a descubrirlo en este artículo.

¿Por qué es Importante Elegir la Impresora Adecuada para una PYME?

Las impresoras son herramientas esenciales en cualquier oficina, pero no todas las empresas tienen las mismas necesidades. Algunas requieren grandes volúmenes de impresión, mientras que otras necesitan dispositivos versátiles que permitan también escanear o fotocopiar. Además, los costes de mantenimiento y consumibles pueden variar significativamente entre modelos, por lo que elegir la impresora correcta te ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Es un dato esencial, que mucha gente a priori no presta atención y es el detalle que marca la diferencia, los fabricantes de impresoras fabrican modelos basando sus gamas en estos datos y separando las impresoras en función de la vida útil para la que se van a diseñar, fabricar y vender. Las impresoras para PYMES son equipos duraderos que pueden producir impresiones y copias de buena calidad. Lo más importante es que están diseñados para producir miles de copias al mes.

Cada negocio tiene diferentes necesidades. Existen impresoras que brindan una multitud de tipos y funciones, desde impresoras de inyección de tinta hasta impresoras láser e impresoras multifunción que incluyen escáneres y fotocopiadoras. Algunas empresas tienen muchas necesidades de impresión, por lo que la velocidad es importante. Cuando compres una impresora, intenta elegir la que mejor se adapte a tu negocio. Ah, y piensa también en los costes a largo plazo para ahorrarte dinero.

No todas las oficinas son iguales, y para poder ofrecer la mejor impresora para tu oficina hay una serie de preguntas que te has de responder. Como ya os hemos indicado antes, el ciclo de trabajo es la clave y la primera pregunta que os tenéis que hacer como empresa antes de comprar una impresora.

Tipos de Impresoras para PYMES

Existen varios tipos de impresoras para PYMES, y cada una tiene características específicas que pueden ajustarse mejor según el tipo de negocio y su tamaño. A continuación, te explicamos los más comunes.

1. Impresoras Láser

Las impresoras láser son conocidas por su rapidez y eficiencia. Utilizan tóner en lugar de tinta, lo que las convierte en una opción ideal para empresas que necesitan imprimir grandes volúmenes de documentos en blanco y negro. Estas impresoras son perfectas para PYMES que priorizan la velocidad y el costo por página reducido. Generalmente, las impresoras láser son más rápidas y nos permiten hacer frente a elevados volúmenes de trabajo sin problemas. Al contrario que la tinta, los tóneres no se secan cuando no los usamos durante un tiempo. ¡Pero atención! Las impresoras láser a color son una opción rentable y rápida, preferida por las empresas con necesidades de impresión de alta resistencia.

Ventajas:

• Alta velocidad de impresión.
• Menor coste por página.
• Requiere menos mantenimiento que las impresoras de inyección de tinta.

Desventajas:

• Coste inicial más elevado.
• No son las mejores para imprimir imágenes o gráficos de alta calidad.

2. Impresoras de Inyección de Tinta

Las impresoras de inyección de tinta son muy versátiles y ofrecen una gran calidad de impresión, especialmente cuando se trata de gráficos o fotos a color. Son una opción popular para PYMES que no imprimen grandes cantidades de documentos, pero que sí requieren impresión a color o alta resolución. Las impresoras de inyección de tinta, por su parte, utilizan un cabezal de impresión forzado a ir y venir a través del papel. Tardan más en imprimir, pero los resultados son impresionantes. Estas impresoras son increíblemente versátiles, tanto para imprimir tarjetas elegantes y monocromáticas como para fotos a todo color. De ahí a que salgan más rentables si solo necesitas imprimir de vez en cuando. Por otro lado, las impresoras de inyección de tinta son versátiles y más asequibles, adecuadas para la impresión de imágenes y documentos cotidianos. Las impresoras de inyección de tinta de una sola función están diseñadas para una única cosa: la impresión. Los clientes que utilizan este tipo de impresora aprecian su simplicidad. Con menos funciones, son más fáciles de usar.

Ventajas:

• Ideal para impresiones a color y gráficos.
• Coste inicial más bajo.
• Buena para trabajos de impresión de baja o media cantidad.

Desventajas:

• Cartuchos de tinta más caros a largo plazo.
• Velocidad de impresión más baja en comparación con las impresoras láser.

3. Impresoras Multifunción

Las impresoras multifuncionales son perfectas para las empresas que necesitan más que solo imprimir. Estos dispositivos combinan varias funciones en una sola máquina, como imprimir, escanear, copiar e incluso enviar faxes. Son una opción económica y práctica para PYMES que necesitan un equipo todo en uno sin sacrificar el espacio en la oficina. Las impresoras para pequeñas empresas generalmente (pero no siempre) tienen la capacidad de realizar funciones como copiar, escanear y enviar faxes, además de su función principal como impresoras. Al igual que en muchas pequeñas empresas un trabajador es capaz de asumir varios roles, las impresoras multifuncionales sirven para varias operaciones: imprimir, copiar y mandar y recibir faxes. Hay una gran cantidad de impresoras multifunción en el mercado, cada una con características, precios de cartuchos y rendimiento de páginas ligeramente diferentes. Estas máquinas ahorran espacio y ofrecen una amplia gama de funciones que pueden aumentar la eficiencia de tu empresa. Es otro de los dilemas habituales. Si además de imprimir requieres fotocopiadora y escáner, estos equipos de producción están diseñados para llevar a cabo tareas especiales.

Ventajas:

• Combinación de varias funciones en un solo dispositivo.
• Ahorro de espacio y costes.
• Buena para la gestión documental.

Desventajas:

• Menor especialización en comparación con dispositivos dedicados.

4. Impresoras de Tinta Continua

Una opción reciente en el mercado son las impresoras de tinta continua. Estos equipos permiten recargar la tinta mediante depósitos, lo que reduce los costes por página y elimina la necesidad de comprar cartuchos constantemente. Son ideales para PYMES que necesitan imprimir grandes volúmenes de documentos a bajo coste.

Ventajas:

• Muy bajo coste por página.
• Ideal para grandes volúmenes de impresión.
• Ecológica al generar menos residuos.

Desventajas:

• Coste inicial más elevado que las impresoras de cartucho.
• No siempre es la mejor opción para impresiones ocasionales.

Factores Clave a Considerar al Elegir una Impresora para PYMES

Llegados a este punto, lo normal es que te estés preguntando cuáles son las demás características a considerar para una impresora profesional. En Ofimática Samuel Zaragoza te ayudamos a conocer qué tipos de impresoras existen para PYMES. La compra de una impresora para tu pequeña empresa puede ser una de las primeras compras importantes que realices, y deseas que sea una buena. En caso de que se considere comprar una impresora para empresa, no hay que dejarse llevar por las ofertas que copan el mercado. Un ejemplo, a la hora de saber qué impresora de empresa comprar, es optar por un equipo que se adapte por completo a las necesidades del negocio. Lo ideal es que la empresa tenga todas las funcionalidades que demandan sus clientes y no dependa del servicio de terceros.

1. Volumen de Impresión Mensual (Ciclo de Trabajo)

Es uno de los puntos más importantes. Un negocio pequeño puede que tenga un volumen de impresión muy variable. Es un dato esencial, que mucha gente a priori no presta atención y es el detalle que marca la diferencia, los fabricantes de impresoras fabrican modelos basando sus gamas en estos datos y separando las impresoras en función de la vida útil para la que se van a diseñar, fabricar y vender. Las impresoras para PYMES están diseñadas para producir miles de copias al mes. Según el dato que tengas, verás que las impresoras de tinta tipo HP OfficeJet Pro 8730 suelen llegar hasta las 2000 páginas al mes. Como ya os hemos indicado antes, el ciclo de trabajo es la clave y la primera pregunta que os tenéis que hacer como empresa antes de comprar una impresora. Resulta importante como factor crítico a la hora de analizar un dispositivo de impresión.

2. Funcionalidades Adicionales

¿Utilizas fax o escáner en tu negocio? ¿Necesitas WiFi? Todas estas funcionalidades extras hay que tenerlas en cuenta a la hora de elegir una impresora. Puede que ahora mismo no necesites que la impresora tenga WiFi o imprima a doble cara, pero ¿dentro de un año crees que echarás de menos esas funciones? Las impresoras para pequeñas empresas generalmente (pero no siempre) tienen la capacidad de realizar funciones como copiar, escanear y enviar faxes, además de su función principal como impresoras. Son fáciles de configurar y usar.

3. Coste Total de Propiedad (CTP)

Si queremos rentabilizar al máximo nuestra compra, deberemos atender a este aspecto. Esto incluye el coste inicial de la impresora, el precio de los consumibles (tinta o tóner), el mantenimiento y el consumo de energía. El consumo de energía es otro de los aspectos que debes considerar, ya que puede afectar (y mucho) a los costes operativos de tu negocio a largo plazo. En este sentido, te recomendamos buscar impresoras con una buena certificación de eficiencia energética, ya que están diseñadas para minimizar el consumo de energía.

4. Velocidad de Impresión

Las impresoras varían en términos de páginas por minuto (ppm), y la elección de la velocidad adecuada depende de la carga de trabajo de tu oficina. Si tu empresa imprime grandes volúmenes, una impresora más rápida será más eficiente. Las impresoras láser son generalmente más rápidas que las de inyección de tinta.

5. Conectividad

Las impresoras modernas ofrecen una amplia gama de opciones de conectividad. ¿Qué pasa con la conectividad? Si quieres la mejor conexión a Internet para tu empresa, desde Yoigo Empresas te lo ponemos muy fácil. Las opciones más comunes incluyen:

• USB: Conexión directa a un ordenador.
• Ethernet: Para conectar la impresora a la red local y compartirla entre varios usuarios.
• Wi-Fi: Impresión inalámbrica desde cualquier dispositivo conectado a la misma red.
• Impresión Móvil: Compatibilidad con aplicaciones como HP Smart, Apple AirPrint, Google Cloud Print para imprimir desde smartphones y tablets.

6. Tamaño y Tipo de Papel

Algunas impresoras tienen opciones para imprimir en papel de gran formato, mientras que otras están diseñadas para documentos estándar. Evalúa si tu negocio necesita imprimir en tamaños especiales (A3, sobres, etiquetas, etc.). Es una cuestión que ya analizamos en el artículo ‘¿Es siempre necesario para tu negocio una impresora a color?’.

Recomendaciones de Impresoras para PYMES

Cada año se lanzan al mercado una gran cantidad de nuevos modelos de impresoras. Además, no es lo mismo que vayan a tener un uso doméstico que un uso profesional en un negocio. Llegado el momento de renovar y te preguntas qué impresora elegir. Como hemos hecho en ocasiones anteriores vamos a diferenciar por prestaciones y por precio. Son dos elementos clave a la hora de decidir qué impresora elegir.

Ejemplos de impresoras de alto rendimiento para PYMES:

• HP LaserJet M207dw: La HP LaserJet M207dw es un dispositivo láser monocromo eficaz y compacto, ideal tanto para entornos domésticos como para pequeñas oficinas.
• HP M525f: Lo bueno de la HP M525f es que se trata de una impresora que ofrece todo lo necesario para un pequeño negocio: imprime, escanea, digitaliza y es una impresora con muy baja incidencia de errores.
• Brother MFC-L2980DW: La impresora multifunción Brother MFC-L2980DW es una potente solución para entornos de oficina que buscan eficiencia y versatilidad.
• Pantum BM2300AW multifunción láser monocromo: La impresora multifunción láser Pantum BM2300AW destaca por su versatilidad y eficiencia.

Comparativa de Impresoras HP para PYMES:

La siguiente tabla muestra una comparativa de algunos modelos de impresoras HP ideales para PYMES, destacando sus características principales y volúmenes de impresión recomendados.

Los sistemas de impresión de oficina de HP son dispositivos Enterprise y Managed específicos con firmware FutureSmart 4.5 o versiones posteriores, dispositivos Pro, modelos LaserJet 200 o versiones posteriores, con sus respectivos Cartuchos de Tóner, PageWide y Tinta Originales HP. No se incluyen los cartuchos de los cabezales de impresión integrados de HP. Las funciones de seguridad del embalaje, los chips, el hardware y el seguimiento de la cadena de suministro digital varían localmente en función de la SKU.

La aplicación HP debe descargarse en www.hp.com/hp-app. No todos los dispositivos, servicios y aplicaciones de HP se encuentran disponibles en la aplicación HP. Algunas funciones solo se encuentran disponibles en inglés y varían en función del modelo de ordenador o impresora, país y aplicaciones para equipos de sobremesa y móviles. HP se reserva el derecho de aplicar cargos adicionales por el uso de determinadas funciones de la aplicación HP. Requiere acceso a Internet. Se requiere una cuenta HP para disfrutar de todas las funciones. Solo dispone de capacidad de envío por fax. El chat en directo y el servicio de asistencia telefónica se encuentran disponibles en horario laboral y varían según el país. El servicio de chat se encuentra disponible en el idioma correspondiente a las regiones admitidas y, cuando no lo esté, se utilizará en inglés de forma predeterminada. Las funciones de videoconferencia admitidas varían en función del dispositivo y la configuración del mismo.

Preguntas Frecuentes sobre Impresoras para PYMES

¿Cuál es la impresora más económica para una PYME?

Las impresoras láser y las de tinta continua suelen tener los costes por página más bajos, por lo que son las opciones más económicas a largo plazo para empresas que imprimen grandes cantidades.

¿Es mejor una impresora multifunción para una oficina pequeña?

Sí, las impresoras multifuncionales son ideales para oficinas pequeñas, ya que ofrecen múltiples funciones en un solo dispositivo, lo que ahorra espacio y costes.

¿Cómo puedo reducir los costes de impresión en mi empresa?

Optar por impresoras de tinta continua o láser puede reducir significativamente los costes por página. Además, utilizar impresión a doble cara y evitar impresiones a color innecesarias son buenas prácticas.

Todas las empresas quieren la mejor impresora profesional para optimizar sus procesos. ¿Qué impresora necesito como negocio? Es una de las principales cuestiones que se hacen gran cantidad de compañías en España. Por eso, antes de nada hay que ver qué variables importan en el proceso de compra. Ahora ya conoces qué tipos de impresoras existen para PYMES, ten en cuenta las necesidades de tu negocio para escoger el modelo perfecto. Si tienes dudas puedes contactar con nuestros profesionales para recibir un asesoramiento personalizado.

Con todo, conviene señalar que cada empresa es un mundo. Sus necesidades de impresión varían tanto como lo hace el trabajo del día a día. Por lo tanto, sentar cátedra recomendando una u otra sería un poco irresponsable por nuestra parte. De ahí que te aconsejemos fervientemente que te pongas en contacto con nosotros y nos cuentes el caso específico de tu negocio. Evalúa cuidadosamente tus necesidades específicas, considera los factores clave y no dudes en buscar asesoramiento si lo consideras necesario. La inversión en la impresora adecuada puede tener un impacto positivo en tu empresa a largo plazo. O uno negativo.