Gestoría para Pequeños Negocios: Información Esencial para el Éxito

A la hora de montar una gestoría que ofrezca servicios fiscales, laborales y contables, es necesario tener en cuenta muchos factores para poder trazar un buen plan de negocio que permita alcanzar el éxito. El primer paso antes de crear una gestoría es crear un plan de empresa que defina todos los aspectos fundamentales y los objetivos que se persiguen. Y si la capacitación es un factor necesario a la hora de montar una gestoría, la experiencia no es un requisito, aunque sí altamente recomendable. Disponer de personal experimentado en la asesoría permite evitar errores habituales que se comenten al ejercer la actividad y de los que solo se aprende con el tiempo. Por todo ello, participar en plataformas de formación como Wolters Kluwer Academy es fundamental para garantizar estar al día en leyes, normativas, subvenciones, impuestos y cualquier otra temática relacionada.

La Importancia de la Inversión en Herramientas y Automatización

Cuando se empieza un negocio como una gestoría es necesario realizar una inversión económica. Al abrir una gestoría, es importante disponer de las herramientas informáticas adecuadas que faciliten el trabajo, eviten o minimicen el impacto de los errores humanos (automatización), y ahorren recursos, tiempo y dinero. El software para asesorías que elijamos debe facilitar las tareas habituales de la gestoría con funcionalidades desarrolladas para sus necesidades que, a su vez, sean una fuente de valor para el servicio que prestaremos al cliente.

Por ello, utilizar un software de contabilidad online como a3innuva Contabilidad, con un entorno colaborativo que permite trabajar directamente con los clientes, ayuda a acelerar los procesos contables y a disminuir el número de errores, ofreciendo un mejor servicio. Relacionado con la contabilidad existe también el mundo de la facturación, que idealmente trabajaremos de forma integrada con un modelo colaborativo. Gestionar la facturación de tu empresa o de tus clientes de manera ágil, eficiente y segura es mucho más sencillo y fiable con un programa de facturación: automatiza procesos manuales y te facilita controlar el ciclo completo de facturación de forma más completa para tomar decisiones estratégicas.

El objetivo del software de recursos humanos es agilizar la gestión de contratos, liquidaciones, bajas o nóminas, tareas habituales en cualquier empresa. Además, estar al día en todos los cambios legislativos requiere de una importante dedicación. La automatización de estos procesos es fundamental para evitar errores de cálculo y despistes con las fechas de presentación de impuestos, que pueden ocasionar problemas a las empresas o incluso sanciones económicas.

¿Por Qué Contratar una Gestoría para tu Pequeño Negocio?

La eterna pregunta del emprendedor: ¿merece la pena contratar una gestoría? La respuesta clara es sí, merece mucho la pena contratar una gestoría. Piensa en esto como construir tu propia casa. ¿Podrías levantar las paredes tú mismo? Quizás sí, si tienes algo de idea y mucho tiempo. Pero, ¿quedarían rectas? ¿Cumplirías todas las normativas? ¿Y las instalaciones? Cuando eres autónomo, no solo eres el experto en tu sector, también eres el contable, el fiscalista, el de recursos humanos y el de la burocracia. Intentar ser tu propio fiscalista es una jugada arriesgada. Si tienes una actividad sencilla y no te importan los trámites, puede que hacerlo por tu cuenta sea una opción.

Razones para contratar una gestoría:

• Evitas errores que pueden salirte muy caros, derivadas de los cambios en las leyes fiscales.
• Ahorrarás tiempo al no tener que rellenar modelos y estar pendiente de fechas límite.
• El sistema fiscal español es complejo, y cometer errores en tus declaraciones fiscales puede costarte mucho dinero.
• No se trata solo de presentar impuestos. Una gestoría te proporcionará un servicio integral, incluyendo asesoría en cómo optimizar tus impuestos, cómo planificar tus finanzas y cómo gestionar el aspecto contable de tu negocio.
• Las leyes fiscales y laborales cambian constantemente, y mantenerse actualizado con todas las normativas es una tarea difícil si no estás especializado en el área.
• Con una gestoría, no solo te aseguras de que todo se haga correctamente, sino que también tendrás un respaldo en caso de cualquier inspección o duda por parte de Hacienda. Si haces todo por tu cuenta, estarás solo ante el organismo tributario.
• Los gestores no solo se encargan de los impuestos, también pueden ayudarte a encontrar maneras de reducir tus gastos operativos, identificar deducciones fiscales aplicables y gestionar los pagos de manera eficiente.
• Las gestorías no solo se encargan de la parte fiscal y administrativa, también pueden ofrecer otros servicios importantes para tu negocio, como la gestión de nóminas, seguros sociales, asesoramiento en contratos laborales y más.

La correcta gestión contable es clave para optimizar la gestión financiera de tu pequeña empresa. Es fundamental que las pequeñas empresas en España cumplan con una serie de obligaciones contables y fiscales para mantenerse dentro de la legalidad. Elegir la mejor asesoría contable para tu pequeña empresa puede marcar la diferencia en la gestión financiera de tu negocio. En resumen, contar con una asesoría contable para pequeñas empresas te permitirá optimizar la gestión financiera, cumplir con tus obligaciones fiscales y mejorar la rentabilidad de tu negocio.

Riesgos de Gestionar tus Impuestos por Cuenta Propia

Gestionar tus impuestos por cuenta propia como autónomo es como querer ser cirujano sin haber estudiado medicina. Puedes intentarlo, pero los riesgos son altos y las consecuencias, dolorosas. Así que, ¿merece la pena? Absolutamente sí. Es la decisión más inteligente para proteger tu negocio, tu tiempo y tu paz mental.

Consecuencias de la autogestión sin experiencia:

• Presentación fuera de plazo: Aunque sea por un día, Hacienda aplica recargos. Si es voluntario, pueden ir del 1% al 15% según el retraso.
• Errores en las declaraciones: Rellenar mal un modelo (IVA, IRPF), no incluir todos los datos obligatorios o aplicar mal las deducciones puede llevar a sanciones.
• No aplicar todas las deducciones posibles: Muchos autónomos, por desconocimiento, no deducen gastos a los que tienen derecho (suministros de casa, dietas, kilómetros, etc.), o no saben cómo deducir bienes de inversión.

Tipos de Gestoría para Autónomos y Pequeños Negocios

Una de las decisiones más importante que debe tomar cualquier emprendedor a la hora de iniciar su negocio es la gestoría que se encargará de llevar al día sus impuestos, su contabilidad y demás obligaciones con Seguridad Social o Hacienda. En los últimos años, se han multiplicado las opciones y hay cada vez más gestorías que ofrecen distintos servicios a los autónomos, a veces a costes muy bajos. A día de hoy, es posible encontrar asesorías a casi cualquier precio: desde los 25 o 30 euros mensuales, hasta más de 200 euros al mes. Lógicamente, el precio de la asesoría dependerá del tipo de servicios que ofrece el profesional al autónomo. Algo muy importante, dado que los asesores no deberían limitarse a presentar impuestos, sino que también deben conocer a cada cliente para prestarle un correcto asesoramiento y cumplir todas sus obligaciones de forma correcta. De lo contrario, el negocio podría acabar perdiendo dinero al no beneficiarse de los distintos incentivos disponibles o, todavía peor, al recibir un requerimiento o sanción de Hacienda por haber presentado mal los impuestos. Por ello, antes de ver cuánto cuesta una gestoría, lo recomendable es entender qué tipos de asesoría existen y por qué tienen fijados unos u otros precios.

Asesoría Low Cost vs. Asesoría Premium

En los últimos años se han popularizado distintos modelos de asesoría que ofrecen "paquetes" para llevar los impuestos y cuentas de los autónomos por poco más de 20 o 30 euros. Este rango de precio, que es el más bajo por el que se puede encontrar una asesoría, suele incluir un “paquete básico” que apenas incluye el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y en Hacienda y la presentación de los principales impuestos, que suelen ser IVA e IRPF. El problema de este tipo de asesorías es que, al no tener un profesional asignado para cada autónomo, que conozca su negocio, sus gastos o su situación personal, se pueden perder cientos o incluso miles de euros al año en deducciones de impuestos como IVA o IRPF. De hecho, muchos de los clientes que llegan a los servicios de asesoría premium de Quipu han recibido en alguna ocasión requerimientos o sanciones por estar mal asesorados y presentar incorrectamente algunos impuestos como IVA o IRPF.

Precisamente, el segundo tipo de gestoría, las asesorías premium, suele tener tarifas más elevadas, aunque, a la larga, se amortiza este dinero por las garantías que se ofrecen, al evitar problemas con Hacienda y optimizar las declaraciones de impuestos. Las asesorías premium son un modelo de negocio cuya propuesta se centra en la calidad y personalización del servicio, en vez de en el precio. Por un coste mensual algo más elevado que el de las gestorías low cost, los autónomos y pymes tienen asignado a un asesor profesional que conoce todos sus datos fiscales y los de su negocio, y le ayuda a sacar el máximo rendimiento a sus declaraciones de impuestos. Habitualmente estas gestorías suelen tener precios a partir de los 80 o 90 euros al mes para los autónomos -algo más para las empresas-. Aunque el coste puede parecer más elevado, a la larga la diferencia se amortiza casi siempre tan sólo al optimizar las declaraciones de impuestos e incluir todos los gastos deducibles, o solicitar las distintas subvenciones disponibles para cada autónomo. Un ejemplo de este modelo es el que ofrecemos en Quipu, un servicio de asesoría premium que se encarga de asignar a cada empresario un gestor certificado y validado que llevará su caso desde el primer momento y le asesorará sobre las mejores opciones para reducir su factura fiscal, para optar a distintas ayudas, y para cumplir con la legislación vigente en cada momento.

Gestoría Online vs. Tradicional

Aparte de la calidad del servicio, tampoco hay que olvidar que hay otros factores que pueden influir en el precio de una asesoría. Uno de ellos es si la gestoría está basada en un modelo online o tradicional. La asesoría online es un modelo de negocio que presta servicios de asesoramiento fiscal, contable o laboral a los autónomos y empresas a través de medios tecnológicos. Por su lado, la asesoría tradicional es el modelo más conocido por todos los autónomos y pymes, donde un asesor atiende personalmente en una oficina a los clientes para resolver sus dudas y ayudarles a cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. A diferencia de la asesoría online, la tradicional suele enfocarse al completo en la atención presencial a los negocios, por lo que los clientes se ven obligados a desplazarse hasta el despacho para resolver muchas dudas o trámites, y además se ven limitados por los horarios de atención comercial. Esta necesidad de mantener unas oficinas abiertas al público y tener que contratar personal para atender presencialmente a cada cliente dispara los costes de este tipo de asesorías tradicionales, por lo que habitualmente suelen tener un precio mayor que las asesorías online.

La eterna duda: ¿gestoría online o la de toda la vida? No te confundas, la calidad y la profesionalidad no entienden de ubicaciones físicas. Para la inmensa mayoría de los autónomos, que buscan eficiencia, ahorro y flexibilidad, una gestoría online es perfectamente suficiente y ofrece grandes ventajas.

Ventajas de la gestoría online:

• Comodidad y Flexibilidad Total: Olvídate de los desplazamientos a la oficina. Puedes enviar tus facturas, consultar tus datos y resolver dudas desde tu casa, la playa o mientras te tomas un café.
• Costes Más Ajustados: Al no tener los gastos de una oficina física, las gestorías online suelen ofrecer tarifas más competitivas.
• Acceso a Expertos sin Barreras Geográficas: No te limitas a los gestores de tu zona.
• Digitalización y Control: La mayoría de las gestorías online trabajan con plataformas que te permiten subir y organizar tus documentos digitalmente, tener un control en tiempo real de tus ingresos y gastos, e incluso prever tus impuestos.

¿Por Qué Existe Tanta Diferencia de Precio en las Gestorías?

A día de hoy, hay gestorías para autónomos por casi cualquier rango de precio. Lo habitual es que el coste de estos servicios oscile entre los 30 euros y los 200 euros, dependiendo de si el cliente es autónomo o empresa, si la asesoría es online o tradicional y sobre todo, si sus servicios son low cost o premium. Normalmente, las diferencias de precios que hay entre unas y otras gestorías se deben a la calidad y variedad de servicios que ofrecen a los autónomos y pymes. Lógicamente, no tiene el mismo precio un servicio básico y despersonalizado de elaboración de impuestos como IVA o IRPF y de alta como autónomo -que cuesta apenas unos minutos-, que un servicio integral y personalizado de presentación de impuestos, asesoramiento sobre novedades legislativas y subvenciones o atención constante para orientar sobre todas las dudas que tenga el cliente. De hecho, la principal razón por la que algunas asesorías cuestan más que otras está en la seguridad y en las garantías. Mientras el modelo low cost ofrece gestiones básicas a cambio de un precio reducido, el segundo permite a los negocios acceder a un servicio de asesoramiento completo y personalizado. Esto, muchas veces significa que por pagar una tarifa algo más elevada el autónomo acabará pagando menos impuestos a largo plazo con una gestoría premium y, además, podrá tener la tranquilidad de llevar todas sus obligaciones al día y no tener problemas con Seguridad Social y Hacienda.

Qué Servicios Debería Ofrecer una Buena Gestoría

A la hora de elegir la asesoría que llevará sus impuestos y contabilidad, los autónomos no sólo deberían tener en cuenta el precio, sino también los servicios disponibles y la calidad del asesoramiento. Es de sentido común entender que las necesidades de una empresa pequeña son diferentes a otras y muy concretas. Vamos por partes, control: ya que si la gestoría que conoce bien los tiempos y las limitaciones lleva un control de la documentación necesaria y se lo comunica con tiempo a la empresa, esta tendrá más posibilidades de prepararla sin tener que llegar al último día. Anticipación, ya que al estar desapegados del día a día, desde la gestoría se pueden planear las acciones con tiempo y reducir el estrés de última hora.

Aspectos clave de un buen servicio de gestoría:

• Elaboración y presentación de impuestos por parte de un profesional experimentado: El elemento más importante a la hora de escoger una asesoría es, lógicamente, la elaboración de los impuestos. Sin embargo, con esto no basta. La asesoría debe disponer de profesionales experimentados que cumplan correctamente las obligaciones fiscales del autónomo y, además, que también se encarguen de presentar los impuestos para que, en caso de error, la responsabilidad no recaiga sobre el cliente.
• Atención personalizada con el mismo gestor: Una de las claves más importantes de una buena asesoría es que el servicio sea lo más personalizado posible. El asesor debe conocer al detalle la situación del negocio para poder ayudarle a sacar el máximo partido a las deducciones de impuestos o a las subvenciones. Además, la personalización evita posibles requerimientos o sanciones fruto de errores que parten casi siempre del desconocimiento del negocio por parte del asesor. En el caso de Quipu, se selecciona un asesor para cada negocio, de acuerdo con sus necesidades y preferencias, por lo que el cliente hablará siempre con la misma persona.
• Asesoramiento sobre ayudas y novedades: Una de las claves más importantes que definen una buena gestoría es que ofrezca también servicios de orientación y asesoramiento para que el cliente esté al día de todas las novedades que afectan a su negocio y de las nuevas convocatorias de subvenciones a las que puede acceder.
• Sesiones de onboarding: El onboarding es uno de los servicios extra que debería incluir una buena asesoría. Con este proceso, los nuevos clientes pueden familiarizarse con su asesor y con todos los demás servicios. Esto garantiza la eficiencia entre el cliente y el asesor a la hora de trabajar sincronizados a través de la plataforma y además, permite evitar errores en las declaraciones y malos entendidos.
• Variedad de canales para contactar con el asesor: Otro de los aspectos clave que debe tener una buena asesoría es la mayor variedad posible de canales para que el cliente resuelva todas sus dudas o consultas de forma ilimitada con el asesor.
• Integración de distintas herramientas: A día de hoy una buena asesoría debería tener integradas las herramientas más avanzadas para simplificar las finanzas, contabilidad e impuestos de los autónomos. En el caso de Quipu, al tener también integrado en sus servicios de asesoría una plataforma de facturación, el autónomo podrá subir todas sus facturas de ingresos y gastos y habrá un asesor certificado que validará constantemente su facturación. Además, su servicio de asesoría también ofrece otras herramientas digitales como la conciliación bancaria para que los movimientos de las cuentas y las facturas (emitidas y recibidas) coincidan.
• Generación de cuentas anuales: Por supuesto, en el caso de ser una pyme, es importante que la gestoría que se elija cuente también con un servicio de elaboración de las cuentas anuales. Lo recomendable sería que el mismo asesor que se ha encargado de llevar la contabilidad y los aspectos fiscales del negocio, y que está familiarizado con él, sea quien realice todas las obligaciones contables anuales de la pyme.

Cómo Elegir la Mejor Gestoría Online

Esto es como elegir pareja, hay que mirar más allá de la foto de perfil. Investiga a fondo, compara servicios y precios, lee opiniones y, sobre todo, haz pruebas de contacto.

Factores a considerar al elegir una gestoría online:

• Identificación Clara: ¿Quiénes son? ¿Tienen un Aviso Legal completo en su web con su razón social, NIF/CIF y dirección fiscal? Si no lo encuentras, ¡mal asunto!
• Precios Claros y Sin Sorpresas: ¿Sus tarifas son públicas y detalladas? ¿Incluyen IVA? ¿Hay costes ocultos por servicios “extra” que no te avisan? Desconfía de ofertas milagrosas que son demasiado buenas para ser verdad.
• Condiciones del Servicio Visibles: ¿Tienen unas condiciones de contratación y un acuerdo de servicio claros?
• Opiniones y Reseñas: Busca activamente opiniones de otros usuarios en Google, redes sociales, foros de autónomos o plataformas de reseñas (Trustpilot, etc.).
• Trayectoria y Especialización: ¿Cuánto tiempo llevan operando? ¿Tienen experiencia con autónomos o pymes de tu sector (aunque no sea parafarmacia, sí en tu tipo de actividad)?
• Casos de Éxito o Testimonios: Algunas gestorías muestran en su web testimonios reales de clientes.
• Vías de Comunicación Claras: ¿Cómo puedes contactarles?
• Formación y Actualización: ¿Están al día de los cambios normativos? ¿Ofrecen recursos, guías o webinars para mantenerte informado?

El coronavirus nos ha demostrado que en las asesorías y despachos profesionales trabajan los superhéroes del mundo empresarial. Como sector, los despachos profesionales están evolucionando más allá de estas competencias básicas para ofrecer ese factor humano que buscan los propietarios de nuevos negocios. También están dando el salto al mundo digital. Son capaces de estar alerta por si surgen problemas y detectar oportunidades muy pronto. Si quieres la respuesta a esta pregunta, echa un vistazo a nuestra guía de descarga gratuita «¿Por qué necesitas un despacho profesional en un mundo digital?».

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