La Gestión Estratégica por Categorías: Optimizando Compras y Cadena de Suministro

Conseguir eficiencia y agilidad en los procesos de adquisición es primordial para las organizaciones que quieren mantener una ventaja competitiva en el vertiginoso panorama empresarial actual. Una forma de hacerlo es organizando sistemáticamente los productos y servicios en categorías definidas, para agilizar la toma de decisiones y optimizar la asignación de recursos.

¿Qué es la Gestión por Categorías?

La gestión por categorías es un enfoque estratégico de la gestión de las compras y la cadena de suministro que consiste en agrupar productos, servicios o materias primas similares en categorías, para optimizar las decisiones de compra y maximizar el valor. Este enfoque estratégico trata cada grupo de productos o servicios como una unidad de negocio independiente. Se basa en tratar a cada categoría como una «unidad de negocio» independiente dentro de la empresa, con objetivos claros y una estrategia específica.

La gestión de categorías es el proceso de adquisición de bienes y servicios agrupados sobre la base de características similares -tales como tipo, valor, proveedor, riesgo, ubicación o departamento-. Este proceso facilita la comprensión y el control del costo total de propiedad de cada categoría, así como la maximización de los ahorros y el valor de cada compra.

La gestión por categorías estandariza las políticas de compras, fomentando las relaciones de colaboración con los proveedores y facilitando una comunicación eficaz. Permite el aprovisionamiento estratégico alineando las estrategias con los objetivos de valor a largo plazo.

Gestión por Categorías vs. Abastecimiento Estratégico

Los términos gestión de categorías y abastecimiento estratégico a veces se utilizan indistintamente, pero no son lo mismo. El abastecimiento estratégico es un proceso de compras corporativas enfocado en seleccionar los proveedores correctos y negociar los mejores precios para cumplir con los objetivos organizativos a corto plazo. El objetivo principal del abastecimiento estratégico es la reducción de costos. Por otro lado, la gestión de categorías segmenta las compras para ayudar a los gerentes a identificar oportunidades de ahorrar dinero y mejorar calidad, rendimiento con proveedores, y eficiencia.

Beneficios Clave de la Gestión Estratégica por Categorías

La gestión estratégica por categorías revoluciona la gestión de las compras y la cadena de suministro al proporcionar a las organizaciones un marco integral para optimizar sus procesos y lograr el éxito a largo plazo. A continuación, se exponen los principales beneficios de la gestión por categorías:

• Reducción significativa de costes: Es crucial para la optimización de costes, ya que permite a las organizaciones identificar oportunidades de consolidación, estandarización y aprovechamiento del volumen dentro de cada categoría.
• Fortalecimiento de las relaciones con proveedores: Fomenta la colaboración, la transparencia y la confianza mutua, lo que resulta en contratos mejor planificados y relaciones de beneficio mutuo.
• Mitigación eficaz de riesgos: Proporciona una mayor visibilidad del rendimiento de los proveedores, la dinámica del mercado y los riesgos emergentes dentro de cada categoría. En la venta al por menor, los cuellos de botella en el suministro, la mala calidad y las subidas de precios inesperadas provocan grandes pérdidas. Sin embargo, esto puede evitarse con éxito con la ayuda de la gestión por categorías.
• Mejora de la eficiencia de los procesos: Estandariza las políticas y los procedimientos de adquisición, reduciendo los tiempos de los ciclos y eliminando redundancias.
• Información estratégica mejorada: Con los gastos categorizados y un único punto de contacto para todos los proveedores relacionados, las empresas pueden obtener más información estratégica sobre costos, rendimiento con proveedores y potenciales problemas en la cadena de suministro.
• Mayor adherencia a los compromisos de ESG y RSC.
• Aumento del gasto gestionado.

Según el American Productivity & Quality Center (APQC), las organizaciones que integran la gestión por categorías en su estrategia de compras cuentan con un plazo medio de entrega de proveedores de sólo seis días, superando significativamente a las que carecen de programas de gestión por categorías, que suelen enfrentarse a un plazo de 14 días.

Tipos de Categorías de Aprovisionamiento

Las categorías de aprovisionamiento abarcan una amplia gama de bienes y servicios esenciales para las operaciones de la organización. Las agrupaciones por categorías pueden variar de un negocio a otro dependiendo de su industria, política de gastos y mercado específico. Generalmente, cada categoría de compras corporativas consta de un grupo de productos o servicios que tienen características similares -tales como tipo, proveedor, valor, ubicación y departamento-. Es común dividir los gastos directos e indirectos dentro de sus propias categorías.

Las empresas necesitan una mejor manera de gestionar proactivamente su base de suministro y optimizar sus gastos en compras. Para comenzar, los equipos analizan el gasto actual y ponderan una variedad de factores -desde riesgo y regulaciones hasta lógica de negocios directa- para identificar las categorías.

Materiales Directos

Los materiales directos son bienes utilizados directamente en la fabricación de un producto final. Estos materiales suelen ser identificables y trazables a productos o componentes específicos. Algunos ejemplos son las materias primas, los componentes y las piezas utilizadas en los procesos de fabricación.

Materiales Indirectos

Los materiales indirectos son bienes y servicios que no contribuyen directamente al proceso de producción pero que son esenciales para apoyar las operaciones empresariales. Estos materiales se consumen normalmente durante las actividades generales de la empresa y no son trazables a productos o componentes específicos. Algunos ejemplos son el material de oficina, los artículos de mantenimiento y reparación y los servicios públicos.

Algunas empresas recurren a un estándar global como el Código para Productos y Servicios Estándar de las Naciones Unidas (UNSPC) como guía para determinar sus categorías, pero la mayoría creará su propia taxonomía de gastos interna.

Etapas para la Implementación de la Gestión por Categorías

La implementación exitosa de la gestión por categorías sigue un enfoque estructurado que se desarrolla en varias fases:

1. Evaluación de las prácticas de adquisiciones actuales: Realice una evaluación exhaustiva de los procesos y prácticas de adquisiciones existentes para identificar fortalezas, debilidades y áreas de mejora. Esta evaluación proporciona una base para desarrollar estrategias de gestión de categorías.
2. Segmentación y priorización de categorías: Clasifique y priorice las categorías de gasto en función de factores como la importancia estratégica, el volumen de gasto y la complejidad. Esta segmentación ayuda a concentrar los recursos en categorías de alto impacto y garantiza la alineación con los objetivos de la organización.
3. Participación y colaboración de las partes interesadas: Interactúe con las partes interesadas internas, incluidos los equipos de adquisiciones, las unidades de negocios y el liderazgo superior, para lograr aceptación y alineación para las iniciativas de gestión de categorías.
4. Desarrollo de estrategias de categorías: Desarrolle estrategias de categorías integrales que describan objetivos, metas y planes de acción para cada categoría de gasto. Estas estrategias deben tener en cuenta factores como la dinámica del mercado, las capacidades de los proveedores y las estrategias de mitigación de riesgos.
5. Implementación y ejecución: Implemente estrategias de categorías mediante la contratación proactiva, la gestión de proveedores y la negociación de contratos. Además, es crucial establecer una expectativa organizativa y un mandato de que la gestión estratégica de categorías es fundamental para el éxito continuo.

Mejores Prácticas para el Comprador por Categorías

Para asegurar el éxito de la gestión por categorías, es fundamental adoptar ciertas prácticas:

1. Utilizar inteligencia de mercado para tomar decisiones informadas: Contar con información actualizada sobre tendencias del mercado, precios y condiciones de los proveedores es esencial para tomar decisiones estratégicas.
2. Fomentar la colaboración con los proveedores: La relación con los proveedores no debe ser solo transaccional. Al trabajar conjuntamente en la mejora continua, los compradores pueden establecer acuerdos de beneficio mutuo que aseguren el suministro y optimicen la calidad.
3. Implementar la digitalización en la gestión de compras: Las herramientas digitales de gestión de compras, como los sistemas de e-procurement y software de análisis de datos, ayudan a optimizar los procesos y facilitar la toma de decisiones basada en datos.
4. Monitorear el rendimiento con KPIs: Es fundamental definir indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permitan evaluar el éxito de la gestión por categorías. Estos pueden incluir métricas como el coste total de propiedad (TCO), el ciclo de vida del producto, o el índice de satisfacción del cliente interno.

El éxito de la implantación de la gestión por categorías en el aprovisionamiento se basa en tres pilares: el análisis de los datos de costes, el trato con los proveedores y la supervisión y búsqueda de puntos de crecimiento.

El Papel de la Tecnología en la Gestión por Categorías

La gestión de categorías se desarrolló en la década de 1980 e históricamente ha sido un esfuerzo manual, con pasos desconectados que requieren mucho tiempo y se llevan a cabo en hojas de cálculo, documentos y presentaciones aisladas. Sin embargo, hoy en día, la mayoría de los procesos pueden implementarse de forma automática o semiautomática gracias a la tecnología moderna. El software para la gestión de categorías puede automatizar y acelerar muchos de los pasos de este proceso. Ayuda a los gerentes de categorías a analizar grandes cantidades de datos y optimizar el desarrollo, ejecución y monitoreo de las estrategias de categoría -de modo que puedan ser mucho más eficientes y estratégicos en sus tareas cotidianas-.

El software de gestión por categorías de aprovisionamiento puede automatizar y acelerar muchos pasos del proceso de análisis de los datos de gastos al consolidarlos en un sistema unificado. Por ejemplo, el software de planificación del surtido LEAFIO analiza constantemente los cambios realizados en las categorías y sus resultados. Además de las perspectivas analíticas, el software de planificación del surtido LEAFIO ofrece muchas otras herramientas útiles para la gestión del surtido.

En resumen, la mejor forma de implantar la gestión por categorías en el aprovisionamiento es a través de la tecnología.

Colaboración con Proveedores

Mejorar las relaciones con los proveedores es fundamental para aplicar con éxito la gestión por categorías. En una relación de colaboración, ambas partes comparten beneficios y riesgos, lo que fomenta la confianza mutua y la consecución de objetivos comunes.

Un excelente ejemplo de captación de la innovación en compras lo ofrece la empresa estadounidense 3M, que destina aproximadamente un 6,5% de sus ventas a innovar. Fomenta la creatividad permitiendo a sus empleados dedicar el 15% de su tiempo de trabajo a proyectos propios o de su elección, y cuenta con equipos multifuncionales para el desarrollo de nuevos productos, pasando por etapas como la idea, concepto, viabilidad, desarrollo, fabricación, lanzamiento y post-lanzamiento.

La gestión por categorías se ha convertido en la piedra angular del éxito de las compras, ofreciendo a las organizaciones una vía estratégica para optimizar el gasto, fortalecer las relaciones con los proveedores y mitigar los riesgos. Transforma la forma en que las empresas compran y gestionan sus productos y servicios, convirtiendo a cada categoría en un motor de crecimiento y rentabilidad para la empresa.