Optimización de Devoluciones y Gestión Empresarial con un Sistema ERP

Contar con un sistema ERP robusto y bien integrado es clave para optimizar la gestión y eficiencia de una organización. Un ERP no es simplemente un software, sino un sistema, ya que es un conjunto de módulos interconectados que cubren todas las áreas críticas del negocio, permitiendo a las empresas gestionar sus recursos de manera integral y eficaz.

El Circuito de Devoluciones en el Entorno ERP

El circuito de devoluciones es el control de los materiales devueltos por los clientes tras su envío. El proceso se inicia cuando un cliente informa que va a devolver la pieza que ha comprado. En ese momento, se debe crear una pre-devolución identificando completamente el envío.

Al incorporar el material al circuito, se ha de identificar mediante fotos el material, el embalaje y la etiqueta de envío. En función de si la pieza es producto fabricado o mercaderías, las necesidades cambian.

Tipos de Gestión de Devoluciones

• Simple: No lleva ningún control y permite asignar cantidades negativas de cualquier referencia.
• Global: Desde los distintos documentos de venta, se controla que no se puedan asignar cantidades negativas de referencias que no se hubieran vendido a ese cliente en un plazo de días determinado (configurable). En caso de que se encuentre la devolución dentro del límite establecido, también controla que los importes sean coincidentes con las ventas originales.
• Por movimientos: Desde la ficha de cliente, se pueden gestionar este tipo de devoluciones, mostrando las ventas que se le han efectuado desde el plazo establecido hasta la actualidad. Se seleccionan los registros a devolver y se procesan.

Existen ocasiones en las que, por el motivo que sea, la devolución ha de realizarse igualmente. Para ello, a nivel de usuario, se puede indicar que tiene autorización para saltarse el bloqueo. En este caso, cuando se realiza la venta, se le pedirá la introducción de una contraseña que, si es correcta, permite seguir adelante.

Proceso de Devolución con Proveedores

En el mundo de la distribución, el material fluye de forma habitual de proveedores a clientes en función de las compras que se realizan, pero, en determinadas ocasiones, nos vemos en la necesidad de realizar devoluciones de material. Muchas veces, a pesar de saber que ese material va a ser destruido, el proveedor solicita la devolución, ya sea para verificar el material (desconfianza), reaprovecharlo de alguna forma o incluso para enviarlo a una empresa encargada del reciclaje.

Definir un circuito de devoluciones genérico es complejo, ya que depende mucho del material con el que trabajemos. Es esencial organizar correctamente el almacén para ubicar el material a devolver a los proveedores.

Pasos para la gestión de devoluciones a proveedores:

1. Definir en el almacén dónde se va a ubicar el material a devolver para cada proveedor, agrupando por motivos.
2. Realizar una propuesta de devolución, generando un documento que puede enviarse al proveedor para comunicarle cuál va a ser el material que se le va a devolver.
3. Generar el albarán.
4. Recibir la devolución del importe pagado.

En caso de problemas con la referencia, después de la recepción la mercancía se queda a la espera de la opinión técnica para saber si es error del cliente, fallo de fabricación o problemas del proveedor. Puede ser que necesitemos enviar la pieza al cliente antes de recibir la devolución o antes de haberla tramitado con el proveedor. La devolución puede venir con una pieza que necesita reparación, porque se haya enviado en mal estado o porque el cliente la ha dañado.

Integración de la Gestión de Devoluciones (RMA) en el Software ERP

Al integrar la gestión de devoluciones (RMA) en el software ERP, se logran mejoras significativas para el negocio y la satisfacción del cliente.

Mejora de las Funciones del Sistema ERP

Al integrar RMA en el software ERP, se consigue que las funciones del ERP sean mucho más importantes para el negocio. Esto permite tener acceso a muchas más posibilidades de forma cómoda y, por lo tanto, tener un mayor control sobre la empresa sin tener que sumarle ninguna complicación.

Gracias a esta integración por parte del RMA, se dota al ERP de funcionalidades que antes no tenía, por lo que acaba siendo un software mucho más completo que recoge más aspectos de la empresa. Poder gestionar un apartado tan importante como son las devoluciones ayuda mucho a la gestión de la empresa.

Ayuda a tener Clientes más Satisfechos

Al integrar RMA en el software ERP no solo se logra trabajar mucho mejor, sino que los buenos resultados también se verán reflejados en la satisfacción del cliente. Es importante tener en cuenta que, cuando se habla de una devolución, se está hablando de una situación crítica en la que el cliente se está encontrando con un problema. Saber dar con la clave u ofrecer el servicio deseado es fundamental para no perder al cliente en el futuro.

La buena atención al cliente es uno de los aspectos que más valoran los clientes dentro de una empresa. Cuando un cliente tiene que devolver algo, habitualmente se encuentra enojado. Si el servicio de devolución es malo, el descontento del cliente puede ser todavía mayor. Con el proceso de integrar RMA en el software ERP se evita que esto suceda, ya que resultará mucho más sencillo poder ofrecer un mejor servicio de devolución al cliente y, sobre todo, tener mucho más controlada la situación.

Mayor Control sobre el Negocio y sus Procesos

Finalmente, el poder contar con esta integración permite tener un mayor control sobre el negocio. Mediante la integración de RMA en el software ERP, se consigue tener las devoluciones controladas de la misma forma que si se tratase de cualquier otra función dentro de la empresa. Se tendrán todos los datos a mano y también todo dentro del mismo software. Resultará mucho más sencillo acceder a la información, ya que estará localizada toda en el mismo lugar y, por ello, se ahorrará una gran cantidad de tiempo en su consulta.

Módulos Esenciales de un Sistema ERP

Los módulos ERP se pueden clasificar de diferentes formas, dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa y sector. Un ERP, especialmente en su configuración esencial, está diseñado para cubrir los aspectos más críticos de la operación de una empresa. Estos módulos ERP son los pilares sobre los que se construyen los procesos de negocio, asegurando que todas las áreas clave estén conectadas y funcionando de manera armoniosa.

Módulos Básicos del ERP

• Módulo Financiero: Es, sin duda, el núcleo de cualquier ERP. Su función principal es gestionar todos los aspectos contables y financieros de la empresa.
• Módulo de Compras: Gestiona todo el ciclo de adquisición de bienes y servicios necesarios para la operación del negocio.
• Módulo de Ventas: Permite gestionar el ciclo completo de ventas, desde la oferta inicial hasta la facturación final. Permite presentar directamente las facturas a la Agencia Tributaria y obtener su respuesta en la misma aplicación, agilizando las correcciones que se puedan necesitar.
• Módulo de Gestión de Inventario: Es crucial para empresas que manejan productos físicos. Este módulo es clave para optimizar y controlar todas las operaciones relacionadas con el almacenamiento y la gestión de inventarios.

Módulos Opcionales y Avanzados

Pueden ser aquellos que dependan de la actividad de la compañía (si fabrica, si realiza proyectos, si gestiona producto,…), y además los módulos avanzados que serán útiles o no dependiendo de las casuísticas concretas de la compañía. Es decir, si una empresa requiere un control exhaustivo de calidad, requerirá un módulo de calidad, o un análisis más detallado de clientes será necesario un CRM avanzado.

Módulos ERP para Fabricación

Son esenciales para aquellas empresas que producen bienes, ya sea en procesos de manufactura discreta, continua o por proyectos. Este módulo ERP permite gestionar todo el ciclo de producción, desde la planificación de recursos hasta la entrega del producto final. Al integrar este módulo en un ERP, las empresas pueden optimizar sus procesos de producción, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.

• Planificación de la producción: Permite la Programación Maestra de la Producción (MPS) que definirá qué productos se fabricarán, qué cantidad y en qué tiempo, alineando la producción con la demanda y los plazos de entrega. También permite la Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP) que calcula las materias primas y componentes necesarios para cumplir con la programación de la producción.
• Gestión de órdenes de producción: Gestiona el ciclo completo de las órdenes de producción, desde su creación hasta la finalización.
• Análisis y reportes de producción: Contar con los datos precisos y actualizados es esencial para la toma eficiente de decisiones.

Módulo de Recursos Humanos

Los recursos humanos son clave en aquellas compañías que tengan un volumen de personal significativo. Este es uno de los módulos ERP que permite gestionar uno de los recursos clave de la compañía, las personas. Incluye el control de asistencia y horarios, lo que conlleva un sistema de control integral de entradas, salidas y horas trabajadas por empleado.

ERP con Módulo de Calidad

Es esencial para las empresas que buscan asegurar que sus productos o servicios cumplan con los estándares establecidos. Incluye el control de calidad en el proceso de producción, permitiendo realizar inspecciones y pruebas de calidad durante el proceso productivo para la detección temprana de defectos. También gestiona la documentación y cumplimiento de normativas, facilitando el cumplimiento de normativas internacionales de calidad, como la ISO 9001.

CRM (Customer Relationship Management) Avanzado

La gestión con los clientes es fundamental para cualquier compañía, y aunque un ERP incluye un pequeño CRM, si queremos maximizar las relaciones con los clientes y optimizar las estrategias de venta y marketing, será importante implementar un CRM Avanzado. Este va más allá de una simple gestión de contactos, integrando herramientas avanzadas para mejorar la integración con los clientes. Incluye la gestión de relaciones con los clientes, centralizando toda la información, y la automatización de las ventas.

Módulo de TPV (Terminal Punto de Venta)

Es una herramienta esencial para empresas que operan en el sector minorista o en cualquier negocio que realice transacciones de venta directamente con el cliente, como tiendas físicas, restaurantes o establecimientos de servicios.

Módulos Verticales del ERP

Estos módulos están diseñados para sectores específicos o con características muy concretas, con lo que esto es extensible para aquellos sectores que requieran un nivel de detalle muy alto en la configuración de sus productos o una gestión detallada de su venta minorista. Los módulos ERP verticales corresponden a ERP desarrollados para un sector específico con el fin de resolver la problemática a una casuística concreta sectorial. Pueden incluir la personalización de los productos y la integración con fabricación.

Ejemplos de Implementación y Funcionalidades

Solo tendrá que configurar su a3innuva ERP con un práctico asistente y empezar a facturar, con total trazabilidad de los registros emitidos. Ofrece contabilidad analítica flexible con distintos niveles y centros de coste, ahorrando el 70% del tiempo dedicado a la contabilización bancaria. Adapta la estructura analítica con total flexibilidad. Gestiona pedidos y albaranes de compra y venta, stocks y almacén, comisiones y representantes y política de tarifas.

En Axos Visual, como software de gestión específico para el sector distribución, el usuario tiene a su disposición muchas herramientas para facilitar la gestión administrativa de cualquier negocio. Dentro de este ciclo, Axos se plantea como un software específico para la gestión de cobros. Una vez dado por cobrado un recibo de una factura pendiente, el usuario tiene la posibilidad en cualquier momento de gestionar su devolución de manera muy sencilla. Esta devolución podrá ser realizada desde 3 sitios: la remesa, la relación de cobros o desde el propio vencimiento. En cada una de las opciones, la automatización de la aplicación permitirá actualizar los vencimientos del cliente, su saldo contable y su ficha de gestión. Es importante destacar la posibilidad de repercutir o no los gastos bancarios de la devolución al cliente. En el primer caso, estos gastos se sumarán a los cobros pendientes.

Para gestionar las devoluciones que generan un saldo a favor del cliente:

1. Asegúrese que la forma de pago "Saldo a Favor" está dada de alta en su sistema. Esto lo puede verificar en: Administración - Catálogos generales - Formas de cobro y pago.
2. Le aparecerá una ventana donde podrá realizar la búsqueda de la operación registrada en Ventas.
3. Los datos N°, Remisión y Factura, no son modificables.
4. El almacén predeterminado es el almacén que tiene predeterminado para la salida de mercancía en Ventas.
5. Después de dar clic en el botón "Devolver Artículos", le mostrará un mensaje de confirmación del movimiento que se está realizando.
6. Al realizar la devolución, le generará un Saldo a Favor del cliente.
7. En Herramienta - Configuración general - Preferencias generales 2 - en Leyendas por omisión - botón Devoluciones, podrá asignarle una vigencia al Saldo a favor con el que cuenta el cliente.

Los ecommerce pueden vincularse al ERP considerándose como un módulo más centrado en la venta online a través de un conector. Este aspecto es clave para disponer de una visión 360º de las ventas de la compañía y permite disponer de un único dato de inventario de la compañía.

Tabla: Comparativa de Módulos ERP y su Impacto en la Gestión de Devoluciones

Es fundamental realizar un análisis en detalle de las necesidades de su negocio para seleccionar los módulos que realmente aporten valor y se integren adecuadamente con sus procesos actuales. WAU Technologies es un socio ideal para implementar su ERP considerando los módulos ERP que mejor se adapten a las necesidades de la compañía. Su equipo de expertos en la implementación de módulos ERP asegura que la implementación sea fluida y personalizada según las necesidades específicas de su negocio.