¿Qué es Workflow en Marketing? Ejemplos y Beneficios

Si lo traduces del inglés, workflow, sencillamente es un flujo de trabajo. En el contexto del marketing, un workflow se refiere a la planificación de una serie de acciones de marketing automatizadas, las cuales se ponen en marcha en función de las características del usuario y su comportamiento con la página web de la empresa. Lo interesante de estos workflows, es que tienen una gran utilidad en el Marketing Automation.

Es importante que sepas que para poder crear un workflow necesitamos tener una aplicación de Marketing Automation. Sin la herramienta de Marketing Automation, el proceso sería similar a este: primero tendrías que disponer de un sistema de medición y analítica web. A continuación, deberías de segmentar a tus usuarios en función de esas variables que has definido previamente para enviarles un comunicado.

En primer lugar, debemos aclarar a qué nos estamos refiriendo cuando hablamos de un workflow de Marketing Automation. Los workflows en Marketing Automation son procesos automatizados que proporcionan una secuencia lógica de pasos para realizar una tarea específica. Por tanto, la implementación de un workflow de Marketing Automation permiten automatizar procesos de marketing que de otro modo serían demasiado complejos y costosos de realizar.

Estructura Básica de un Workflow

Para construir un workflow efectivo, considera los siguientes elementos:

1. Que haya un contacto inicial entre el usuario y la empresa.
2. Crear una serie de acciones sucesivas en función de las condiciones previamente definidas.

Beneficios de Implementar Workflows de Marketing Automation

Tras analizar las diferentes tipologías de workflows tenemos clara una cosa: sea cual sea el objetivo de tu empresa, poner en marcha esta estrategia trae consigo múltiples beneficios.

1. Mejora la eficiencia: Automatizar los procesos de marketing reduce la cantidad de tareas manuales y tiempo dedicado a las actividades de marketing.
2. Aumenta la efectividad: El marketing automation simplifica el proceso de marketing al permitir a los equipos de trabajo definir y personalizar los workflows.
3. Mejora el engagement de los clientes: El marketing automation también facilita la tarea de enviar contenido personalizado a los clientes potenciales y actuales para mejorar su engagement.

Tipos de Workflows

Una vez explicado qué es un workflow debemos atender a sus diferentes tipologías.

1. Por otro lado, un MQL es un lead calificado por marketing. Si ponemos un ejemplo a nivel de cualificación, el CEO o director de negocio de una empresa objetivo es un lead de alto valor.
2. Los workflows de maduración tienen como objetivo principal hacer avanzar a nuestro contacto a través del embudo. Algunos de ellos pueden estar todavía muy “fríos”. ¿Cómo? Con el envío estratégico de una serie de correos, atacando a sus puntos de dolor con nuestros servicios / soluciones.
3. Los workflows de lead scoring son una parte integral de cualquier campaña de automatización de marketing.

Pasos para Configurar un Workflow Eficiente

A continuación te explicamos cómo configurar un workflow de manera correcta y eficiente utilizando el CRM de Marketing y Ventas: HubSpot. ¡Atento a todos los pasos!

1. ¿Conoces al cien por cien a tu cliente potencial?
2. ¿Tenemos una BB.DD muy extensa sin cualificar correctamente?

Como hemos hablado, los workflows son una serie de tareas automatizadas. Identifica las tareas o actividades que van a componer el workflow: en el caso del lead nurturing; los contenidos a compartir y con los que interaccionar. Identificar las necesidades: ¿qué elementos tendremos que crear para dar forma a nuestro workflow? Identificar y asignar correctamente el tiempo de duración de las tareas, el tiempo de espera entre una comunicación y otra con el usuario y el tiempo total del workflow con cada una de sus acciones correspondientes.

1. ¿Es el trigger el adecuado? ¿Ha sido buena decisión implementar X contenido en la parte principal del workflow?

1. El último paso pero seguramente uno de los más importantes. ¿Se han cualificado correctamente mis leads? ¿Han avanzado satisfactoriamente por el embudo, creando mayores oportunidades de venta al equipo comercial?

9 Ejemplos de Workflows de Marketing Automation Imprescindibles para tu Empresa

¿Quieres conocer algunos ejemplos de workflows que funcionan? Como supondrás hay muchísimos más.

1. Workflows de Bienvenida: Este es fundamental en toda estrategia de experiencia de adquisición de cliente o usuario. Este tipo de workflows son super potentes.
2. Workflows de Nutrición de Leads (Lead Nurturing): El nurturing es una técnica utilizada en Inbound Marketing, la cual a través de una comunicación continua en la que ofreces contenidos de valor, invitaciones, o comunicaciones personalizadas, ayudas al lead a recorrer su camino hacia la venta. Para crear tus workflows asociados a este tipo de estrategias, es fundamental que definas qué variables vas a utilizar para decidir cuándo un lead está en una fase u otra dentro de su customer journey.
3. Workflows de Retroalimentación: Este profundiza un poco más en la estrategia de conseguir una experiencia de usuario óptima.
4. Workflows de Abandono del Carrito: Muchas veces nos empeñamos en atraer nuevos clientes a nuestros eCommerces, sin pararnos a analizar cuál es nuestra tasa de conversión a venta en el mismo. Quizás, muchas veces, la solución para conseguir el objetivo de ventas de la tienda online, no sea tanto invertir en acciones para la captación, que son importantes, sino más bien invertir también algo en aumentar la tasa de conversión. ¿Cómo? Este tipo de envíos pueden estar perfectamente programados e integrados en un workflow específico para ello. En este se suele invitar a recuperar el carrito abandonado, a cambio normalmente de algún incentivo. Otra oportunidad que se te abre con este tipo de workflows es el poder realizar estrategias de cross selling.
5. Workflows de Reenganche: A los usuarios es preciso mimarlos. Si por algún motivo dejamos de hacerlo o pierde interés en lo que le contamos, dejará de visitarnos, y poco a poco se acabará olvidando de nosotros. Si hubo un día que se interesaron en nosotros, ¿por qué no lo van a volver a hacer?
6. Workflows de Usuario Anónimo: Este workflow de Marketing Automation debemos enfocarlo a retener al usuario y que pase más tiempo en nuestro sitio web o en nuestro e-commerce.
7. Workflows de Tema: Desencadenante: Cuando el usuario te facilita un correo electrónico mediante el cual solicita información o se descarga un documento, por ejemplo, un Lead Magnet (contenido de alto valor). Aquí es importante hacer una buena segmentación previa para que el target se interese por el lead magnet propuesto y te facilite sus datos a cambio.
8. Workflows de Ventas Adicionales: No te quedes sólo con este tipo de acción, y piensa otro tipo de comunicados a tus clientes que puedas automatizar en un workflow y que puedan ayudar a que se sientan más cómodos con tu marca. Estos workflows de Marketing Automation consisten en personalizar de manera automatizada una oferta en función de las ventas previas de un cliente.
9. Workflows de Recordatorio: ¿Cómo puedes saber si un cliente está satisfecho? ¿Te gustaría saber cuál es tu NPS? El desencadenante de este workflow de Marketing Automation es una fecha importante de vencimiento. Este tipo de workflows de Marketing Automation de recordatorio consiste en estar en el lugar y el momento perfectos. Si consigues implementar este flujo de trabajo, conseguirás una estabilidad en tus ingresos recurrentes.

Ejemplos Prácticos de Workflows

A través del Marketing Automation puedes segmentar a tus contactos en base a sus atributos y actividad por el flujo o Customer Journey, lo que te ayudará a configurar workflows más robustos y personalizados. Esto último, también será un aporte para clasificarlos, perfilar los contenidos que se les entregará y conducirlos por distintos caminos en el diagrama.

Ejemplo 1: Invitación a un Simposio

Este workflow lo iniciamos con la invitación a un Simposio de Neurología y Neuropediatría, pensado para establecimientos de atención médica, directores y docentes de facultades del área salud. En ella vemos dos caminos que separan los envíos entre quienes se inscriban al evento, y quienes inicialmente descarten esa opción. Para los que decidan asistir, la campaña que notifica la inscripción exitosa debe aportar información relevante: fechas, horario, link para invitar a colegas o alumnos interesados, etcétera. De modo simultáneo, para quienes continúen sin inscribirse, puedes configurar un envío que ahonde sobre los expositores y los temas a tratar.

Ejemplo 2: Campaña de Fidelización

Una campaña con ofertas de reservas exclusivas para clientes, es un buen comienzo para un workflow que busca fidelizar. En cuanto a las dos rutas que se trazan, tenemos a quienes deciden reservar y a los que optan por no hacerlo. Y, precisamente, para dar continuidad al viaje de estos últimos, se puede programar un envío que profundice en los protocolos de seguridad por COVID-19. Por último, tras esta campaña, la subdivisión en la segunda ruta, diferencia a quienes realizan una reserva y a los que persisten en no hacerlo. Pero como hablamos de fidelizar, antes de dar término al diagrama de estos, sugerimos enviar una encuesta para averiguar qué les gustaría mejorar de tu servicio.

Ejemplo 3: Disminuir la Incertidumbre

Disminuir la incertidumbre y mejorar el clima laboral debe ser prioritario, más aún en un contexto de pandemia. La división se basa en los destinatarios que se inscriben para acceder a la jornada virtual y quienes no. Y como último recurso, para llegar con ese mensaje online, incluso a los ausentes; será muy útil despachar un resumen didáctico de los principales puntos tratados en la sesión.

Herramientas para Workflows de Marketing Automation

Como comenté al inicio del post, recuerda que para poder realizar todo esto necesitas disponer de una herramienta de Marketing Automation. ¿Estás buscando alguna?

1. HubSpot

En Connext somos Partner Platinum de HubSpot, el CRM por excelencia con el que podrás desarrollar y configurar tus workflows de cualificación, maduración y scoring de manera sencilla y efectiva.

Consideraciones Finales

El Marketing Automation cumple una serie de funciones que permiten agilizar los procesos internos de cada empresa y mejorar, considerablemente, la retroalimentación con los clientes. Tal estructura ayudará a automatizar y personalizar los envíos, lo que va a impactar positivamente en el ROI.

Siendo así, prueba con estos ejemplos de workflows y diseña nuevas opciones, pero también monitorea los resultados.

Un workflow eficiente está adaptado a las necesidades del buyer persona de cada empresa.