ERP y la Optimización en Producciones Reducidas y la Fabricación Industrial

Reducir costes en una empresa sin que la calidad del producto, el servicio o el bienestar de los empleados se vean afectados es uno de los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones hoy en día. Saber cómo reducir costes en una empresa no pasa por recortes drásticos, sino por optimizar procesos, mejorar la visibilidad del negocio y apoyarse en tecnología adecuada.

En la gestión diaria de una empresa, los errores humanos son más comunes de lo que parece. Desde una factura mal emitida hasta una entrada duplicada en el inventario, pasando por el olvido de una tarea crítica o la pérdida de datos importantes, los pequeños fallos pueden tener un gran impacto. Es aquí donde entra en juego la tecnología, y más concretamente, los sistemas ERP.

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales que integra en una misma plataforma todas las áreas clave de la empresa: contabilidad, ventas, compras, producción, inventario, recursos humanos y más. Permite centralizar la información, automatizar procesos y eliminar duplicidades. Los sistemas ERP de gestión empresarial son un gran aliado para esta tarea, pues permiten hacer un uso eficiente de los datos y además mejorar la eficiencia global de la empresa a través de la automatización de tareas o la optimización de recursos.

La Importancia del ERP en la Reducción de Costes Empresariales

El costo es un recurso que se “sacrifica” para alcanzar un objetivo específico. Por lo tanto, debemos contar con un plan de amortización que nos garantice que esa pérdida o, mejor dicho, esa inversión, nos va a generar más beneficios que gastos a largo plazo. Según un estudio de Aberdeen Group, un ERP puede reducir en un 23% los costos operativos generales y en un 22% los costes administrativos.

Los costes operativos están presentes desde el inicio de cualquier empresa, incluso si aún no percibe beneficios, son el tipo de costes en los que incurre una empresa en el desarrollo de la propia actividad del negocio. Los costes administrativos son aquellos relacionados con la gestión diaria de la empresa, como la emisión y cobro de facturas, el seguimiento de pedidos o el pedido de nuevos materiales necesarios para la fabricación de productos.

1. Reducción de Costes Operativos y Administrativos

• Automatización de Procesos y Ahorro de Tiempo: Uno de los grandes avances en los ERP actuales es la automatización de tareas repetitivas: facturación, conciliaciones contables, gestión de pedidos o control de inventario. Las operaciones manuales y desorganizadas no son efectivas. Estandarizar y automatizar los procesos de negocio mejora las condiciones del trabajo, aumenta la productividad y proporciona una imagen más clara del estado de situación del negocio.
• Control Financiero en Tiempo Real: Tener un control financiero es especialmente relevante en áreas como la facturación, donde un ERP evita errores y retrasos. Un software ERP es un sistema que centraliza toda la información en una única plataforma, que brinda acceso a cualquier tipo de datos y facilita la coordinación y la comunicación. Tener toda la información del cliente en un solo lugar, poder visualizar esos datos en tiempo real y realizar informes de manera simple, son ventajas de los ERP que ahorran mucho tiempo a los departamentos de administración.
• Reducción de Errores Humanos: Un ERP te ayuda a la hora de reducir los errores humanos en una empresa gracias a su capacidad para centralizar la información, automatizar tareas y ofrecer un control más riguroso sobre los procesos. Al reducir la intervención humana en los procesos rutinarios, también se reducen los errores derivados de distracciones, olvidos o malas interpretaciones. Los ERP modernos incluyen sistemas de validación y alertas que ayudan a evitar errores antes de que ocurran.
• Mejora de la Comunicación Interna: Cuando cada departamento trabaja con su propio software o sus propias hojas de cálculo, el caos está garantizado. La entrada de datos se realiza una sola vez y de forma estructurada, y a partir de ahí el sistema se encarga de distribuir la información donde sea necesaria. Al mejorar la comunicación interna, también se mejora la coordinación, se evitan malentendidos y se consigue una mayor eficiencia en el trabajo diario.

2. Equilibrio de Inventario o Stock

Los costes de inventario afectan de manera relevante al margen de beneficios de la empresa. Disponer de un buen sistema de búsqueda de existencias y simplificar las demandas de compra son características esenciales del ERP. Para los fabricantes, una de las principales barreras para reducir los costes y mejorar la eficiencia es el inventario sobrante o desperdiciado.

Algunos retos que abordan las empresas en este aspecto son:

• Exceso o Defecto de Stock: Cuanto más stock para su almacenamiento, mayor es el coste de inventario. Cuanto mayor sea la colaboración con el ERP, que permite reducir el exceso de existencias, menor espacio de almacén se desperdiciará. Pero el defecto de existencias también es un reto, que podemos resolver con una adecuada previsión de stock a través de los datos que nos ofrece nuestro programa de gestión. El principal beneficio de reducir el inventario es el mejor uso de la planta de producción, así como eliminar los costes adicionales que supone la gestión de los inventarios.
• Pérdida de Tiempo y Dinero en Encontrar Pedidos: Un ERP proporciona visibilidad de la ubicación para el picking.
• Falta de Control sobre Existencias: El ERP da una visión completa de las existencias y cómo el coste de almacenamiento se refleja en la empresa en su conjunto. Conocer el estado de cada uno de los artículos almacenados evita los agujeros negros, ya que contaremos con informes sobre devoluciones, cambios y artículos que se devolverán al fabricante.
• Errores en los Pedidos: Una gestión de tu inventario de forma manual supone una disminución de la eficiencia de esta área de tu negocio, ya que se corre el riesgo de incremento de errores y, en consecuencia, puede suponer más coste para tu empresa. Un software ERP incorpora un módulo de control y gestión de tu stock y te permite centralizar la información logística con el resto de los departamentos de la empresa.

3. Reducción de Costes de Producción en la Industria

Las empresas que operan en el sector de fabricación industrial necesitan elaborar proyectos rentables. Esta rentabilidad depende directamente de la reducción de costes partiendo de ventajas competitivas como son la optimización de procesos o el aprovechamiento de materiales. Existen una serie de costes omnipresentes en cualquier compañía, como son la mano de obra o las materias primas, que son necesarios, en definitiva, para producir un determinado bien. Pero dentro del sector industrial, estos costes vienen acompañados de otros desafíos.

Las soluciones ERP para las empresas de fabricación se centran principalmente en la velocidad y en la productividad. Un software ERP cuenta con tecnologías avanzadas y eficaces para el sector de la producción y la fabricación que permiten automatizar los procesos productivos de la empresa. Conseguir el objetivo de producir en masa productos de calidad a precios competitivos implica que las compañías presten especial atención a los costes y a la eficiencia para poder producir más bienes a un menor coste y así obtener mayores beneficios.

• Conocimiento Exacto de los Costes: Un software ERP permite realizar un seguimiento de todos los costes asociados al proceso de producción, lo que permite conocer los costes reales e implementar estrategias para reducirlos.
• Automatización de la Producción: La automatización de estos procesos es clave para reducir los gastos en cualquier negocio.
• Ajuste y Planificación de Recursos: Una de las funcionalidades de un software ERP es que permite planificar los recursos. De esta forma, las empresas pueden producir lo que realmente necesitan en cada momento, planificando los recursos de forma eficaz y reduciendo los gastos.

El ERP 360 es un software que cuenta con tecnología inteligente. Incluye funcionalidades que ayudan al usuario a manejar mejor las existencias, gestionar sus costes de producción, analizar la rentabilidad de cada producto o simplificar las operaciones. Esta visión supone un extraordinario apoyo para elaborar estrategias e informes con los que ver claro cómo reducir los costes. Conseguir una optimización real de todos los recursos que intervienen en la producción no es fácil. Sin embargo, un ERP 360 es capaz de sincronizar todas las operaciones que intervienen en el proceso. Las empresas de fabricación industrial están buscando continuamente fórmulas para mejorar la eficiencia en sus procesos de producción y ahorrar en costes, sin que eso suponga la merma en la calidad del bien producido.

4. Mejora de los Procesos de Compras y Ventas

Una compra racional es aquella que se realiza a partir de una planificación de necesidades y en la que se han tenido en cuenta todos los factores que configuran esa adquisición, como el precio, la calidad, la necesidad de la compra, y las situaciones imprevistas en este tipo de procesos. El uso de un sistema ERP te da la posibilidad de optimizar tus gestiones de compra, permitiendo organizar de forma lógica e inteligente tu inventario, manteniendo tus niveles de stock bajo control y agilizando tu flujo de trabajo. Conseguir comprar mejor es aprovisionar a la empresa de los stocks adecuados, en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso.

Por otro lado, la actividad de ventas es esencialmente generadora de ingresos, pero implica ciertos costes que podría reducir al usar soluciones ERP o CRM (o las dos). El sistema de CRM está diseñado para la gestión de clientes y prospectos. Asegura la singularidad de los datos dentro de su empresa. Al tener todos los datos en el mismo sistema, los empleados pasan menos tiempo buscando información cuando interactúan con clientes y prospectos, independientemente del departamento al que pertenezcan. El proceso de venta es personalizable según los detalles de cada cliente, producto o vendedor, lo que le permite actuar más rápidamente cuando algo no funciona como debería y para garantizar un ciclo de ventas más corto. Todo esto se traduce al final, en un aumento de la satisfacción y retención de los clientes.

5. Ahorro de Costes Tecnológicos y de Formación

Tener que contratar y formar a tus empleados en muchos programas que resuelvan distintas problemáticas es costoso. Centrarse en un solo programa integral que lo recoja todo es un ahorro a largo plazo, además de que se establece una armonía de procesos y de información en la empresa. Por otra parte, mantener un departamento de informática propio es una inversión que no todas las empresas pueden permitirse. Elegir un buen Partner tecnológico que se ocupe de todo puede ser una buena opción y un motor de crecimiento.

6. Focalización en Tareas de Alto Rendimiento

Eliminar la carga del trabajo manual y que aporta poco, permite poner el foco en las tareas de alto rendimiento. Es decir, cuando se eliminan, por ejemplo, las tareas administrativas, se puede redirigir el tiempo y la energía en funciones de más peso para el negocio. Por ejemplo en formar al equipo comercial, en diseño y puesta en marcha de nuevas campañas de marketing, en innovación y desarrollo.

ERP para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)

Aunque el software ERP se ha reservado tradicionalmente para las grandes empresas, las modernas soluciones basadas en la nube han puesto esta herramienta al alcance incluso de las empresas más pequeñas. Los sistemas ERP modernos para pequeñas empresas ya no son versiones simplificadas de las plataformas empresariales. Son herramientas asequibles y diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades específicas de diferentes sectores.

Los ERP para pequeñas empresas suelen ser mucho más asequibles que sus homólogos para grandes empresas. Con las soluciones ERP basadas en la nube, las pequeñas empresas solo pagan una pequeña cuota de suscripción mensual o anual sin tener que invertir en servidores locales, gastos de instalación o departamentos de TI. Además, los sistemas ERP basados en la nube siempre funcionan con la última versión, y los costos de mantenimiento los cubre el proveedor del software en lugar de su empresa.

Los ERP empresariales suelen ser complejos y con numerosas funciones, diseñados para satisfacer las necesidades de grandes organizaciones con múltiples departamentos, unidades de negocio y operaciones globales. Por otro lado, los ERP para pequeñas empresas son más sencillos, con funciones adaptadas a las necesidades de las pequeñas empresas. Se centran en las funcionalidades clave del sector sin la complejidad añadida de módulos innecesarios. Las soluciones ERP basadas en la nube para pequeñas empresas suelen requerir poca o ninguna instalación, gracias al modelo Software-as-a-Service (SaaS). Esto permite una implementación rápida y una mínima intervención del departamento de TI.

Ventajas del ERP para Pequeñas Empresas:

• Visión General Clara y en Tiempo Real: Un sistema ERP centraliza todos los datos de su empresa en un solo lugar, lo que le ofrece una visión general clara y en tiempo real de sus operaciones.
• Gestión Eficaz de los Costos: Los sistemas ERP proporcionan información sobre sus finanzas, lo que le ayuda a realizar un seguimiento de los gastos, supervisar el flujo de caja e identificar áreas en las que se pueden reducir los costos.
• Mejora la Colaboración y la Comunicación: Los sistemas ERP promueven la colaboración entre departamentos al proporcionar una plataforma unificada para compartir información.
• Mayor Satisfacción del Cliente: Con un ERP, los pedidos de los clientes se procesan con mayor rapidez y precisión, lo que mejora la experiencia general.
• Escalabilidad: Una de las mayores ventajas de un sistema ERP para una pequeña empresa es su capacidad para adaptarse al crecimiento de su negocio. A medida que su empresa incorpora nuevos productos, ubicaciones o empleados, un ERP puede adaptarse a sus nuevas necesidades de una forma que las hojas de cálculo no pueden.

Ejemplos de Soluciones ERP para Sectores Específicos:

Elegir un sistema ERP no consiste en encontrar la plataforma con más funciones, sino en seleccionar una que se adapte a su modelo de negocio, su sector y sus planes de crecimiento.