Gestión de Personas para PYMES: Una Guía Completa para el Éxito Empresarial

Encontrar al talento adecuado es una exigencia vital para los responsables de las PYMES, es decir, en compañías de menos de 500 empleados. La gestión de Recursos Humanos en las PYMES cada vez es más frecuente y, sobre todo, más vital para la buena marcha del negocio. Sin embargo, la gestión de Recursos Humanos para PYMES sigue siendo una práctica algo infravalorada.

La verdad es que simplificar y agilizar los procesos empresariales es clave para todas aquellas PYMES que quieran competir contra grandes compañías sin morir en el intento. Si tenemos en cuenta que las PYMES representan más del 99% del tejido productivo de nuestro país, queda evidente el enorme potencial de desarrollo que existe en términos de digitalización de Recursos Humanos para PYMES.

La Importancia de una Buena Gestión de Recursos Humanos en las PYMES

La gestión de los recursos humanos es compleja porque requiere un conocimiento interdisciplinar, necesario para lograr que la empresa se forme y forme a personas que vean de cerca y de lejos, con cabeza serena, manos ágiles y un corazón equilibrado. Como dice Simon Sinek, "el cien por cien de los clientes son personas y el cien por cien de los empleados son personas; si no entiendes a las personas, no entiendes el negocio". Los recursos humanos son clave y su gestión es un reto.

La gestión de personal engloba todas las tareas relacionadas con la relación entre la plantilla y la empresa. Cualquier aspecto que afecta al trabajador dentro de la organización se puede incluir en este concepto. Además, cada individuo debe ser tratado según sus necesidades específicas para que rinda al máximo. La gestión de personal es un pilar fundamental en cualquier empresa exitosa. No solo se trata de administrar tareas, sino de cultivar un ambiente donde cada empleado pueda prosperar y contribuir al máximo.

La gestión de personas comienza con el proceso de reclutamiento y selección de personas, y le daremos continuidad con la evaluación del desempeño. A partir de los resultados de esta evaluación haremos especial incidencia en la formación de los trabajadores, sin olvidar la retribución y los beneficios a los que tienen derecho los empleados. La dirección y gestión de personal no está exenta de importantes retos. En una sociedad cada vez más globalizada, el contexto macroeconómico dificulta la gestión de personal, creando nuevos retos a los responsables de las empresas.

Componentes Clave de la Gestión de Personas

A continuación, detallamos los componentes esenciales para una gestión de personas efectiva en las PYMES:

1. Reclutamiento y Selección: Es fundamental tener claro el organigrama de la empresa, además de hacer una descripción clara y eficaz de los puestos de trabajo y de las habilidades necesarias en los mismos. Esto también nos permitirá valorar los puestos de trabajo actuales y saber dónde es necesaria la selección de nuevos trabajadores. Los problemas de gestión de recursos humanos en las PYMES empiezan desde el principio, o sea a partir de la propia fase de reclutamiento y selección de personal.
2. Evaluación del Desempeño: A través de la evaluación de desempeño podemos impulsar el potencial de la plantilla. Para ello, es imprescindible analizar cómo trabajan nuestros empleados, conocer sus fortalezas para tratar de aprovecharlas al máximo y sus debilidades para ayudarles a mejorar su punto flaco. Para las PYMES, evaluar correctamente el desempeño del talento existente es una tarea absolutamente vital.
3. Formación del Empleado: La evaluación de desempeño también nos permite identificar las necesidades formativas de nuestra plantilla. Aquí deberíamos contar con un plan de formación que nos permita preparar a nuestro talento para el futuro a corto, medio y largo plazo. También es interesante calcular el ROI de la formación, y la gestión de bonificaciones a la formación. El desarrollo de los empleados a nivel profesional y personal es crucial.
4. Retribución: Otro aspecto que, en parte, depende de los resultados de la evaluación de desempeño es el de la retribución de nuestra plantilla. Para una correcta gestión de personal es fundamental diseñar unas políticas retributivas adecuadas a cada puesto. El sueldo debe ser acorde a las responsabilidades y exigencias del puesto.
5. Comunicación: Potenciar la comunicación interna es el primer paso para una correcta gestión de personas. Así, la empresa debería contar con un plan de comunicación interna donde se establezcan los canales por los que se regirá dicha comunicación. Tan importante es la horizontal como la vertical ascendente y descendente. Las encuestas a empleados permiten analizar el clima interno a una organización y tener importantes pistas de mejora.
6. Participación: Impulsar un buen ambiente de trabajo, un clima laboral agradable e inclusivo que facilite el engagement entre trabajador y empresa es esencial para una buena gestión de personal. Algo tan simple como las reuniones de equipo nos ayudará a que las diferentes generaciones de trabajadores compartan puntos de vista, problemáticas o soluciones a los retos. No podemos perder de vista las reuniones informales o el team building, que nos ayudará a reforzar lazos entre los trabajadores.

Retos en la Gestión de Personas para PYMES

No todas las organizaciones pueden contar con una extensa plantilla. Este reto no es nada sencillo, ya que las pequeñas y medianas empresas no suelen contar con estructuras que permitan redistribuir tareas o eventuales sobrecargas de trabajo con agilidad. La razón es sencilla: las pequeñas y medianas empresas no suelen contar con extensas plantillas que permitan reasignar tareas o redistribuir eventuales sobrecargas de trabajo con agilidad.

A continuación, se presentan algunos de los retos más destacados:

• Escasez y Retención de Talento: ¿Cuántos procesos de selección han acabado sin el resultado esperado? Aunque puedes encontrar candidatos muy bien formados, el talento es cada vez más escaso. Por eso, uno de los grandes retos en la gestión de personal es realizar una buena gestión de talento dentro de la propia empresa. Otro de los problemas de la dirección y gestión de personal actual, asociado a la escasez de talento, son las dificultades para conservar el talento en la empresa. Siempre nos podemos encontrar con que la competencia trate de llevarse a nuestros mejores trabajadores. La solución pasa por ofrecer la mejor experiencia del empleado posible.
• Gestión Presupuestaria: Crisis sanitaria, energética, de componentes, guerra… Antes de salir de un problema ya ha llegado el siguiente, lo que se traduce en dificultades presupuestarias. A todos nos gustaría contar con un presupuesto infinito para gestionar a nuestros trabajadores, pero tenemos que ajustarnos a la realidad económica por la que pasan muchas empresas.
• Adaptación al Cambio: ¿Cómo responde tu empresa a los cambios? Lo ideal sería que lo haga de forma rápida y exitosa, pero esto no siempre es así. Por eso, uno de los retos en gestión de personal es impulsar el desarrollo de talentos y habilidades de nuestros trabajadores para que estén preparados al cambio y sean capaces de ofrecer la respuesta adecuada.
• Liderazgo Efectivo: No hay que confundir un liderazgo fuerte con un modelo autoritario o dictatorial, pero es innegable que un líder fuerte es la mejor inspiración para el resto de trabajadores. Al frente de cada equipo de trabajo o departamento debería haber una persona que cree confianza en sus empleados, que sea una referencia y ayude a crecer profesionalmente a sus compañeros.
• Gestión de Plantillas Multigeneracionales: Cada generación tiene sus ideas, motivaciones, intereses o inquietudes, que no tienen por qué coincidir con las de otras generaciones de trabajadores. Uno de los retos más destacados es que un equipo multigeneracional exige una gestión de personal más atenta o personalizada para cada generación. Solo así los diferentes miembros de cada generación se sentirán comprendidos y valorados.
• Gestión de Vacaciones y Ausencias: Gestionar de forma eficiente vacaciones y ausencias de empleados en las pequeñas y medianas empresas es todo un reto. Cuadrar el calendario de ausencias de una PYME es especialmente complicado porque cuando la plantilla es reducida, cualquier baja cuenta. Y mucho.

7 Herramientas de Administración para PYMES para Gestionar Recursos Humanos

Si buscas mejorar tus procesos, invierte en una solución integral para la gestión de los Recursos Humanos en las PYMES que automatice los procesos más rutinarios de la entidad. El continuo proceso de digitalización en la empresa hace que en un futuro cada vez más cercano vayamos a disponer de nuevas soluciones tecnológicas para gestionar la fuerza laboral. Una serie de recursos que tienen en los software de recursos humanos su primer exponente.

Tipos de Herramientas Esenciales

Para abordar los desafíos y optimizar la gestión de personal, las PYMES pueden apoyarse en diversas herramientas:

1. Software de Reclutamiento y Selección: Adaptar el proceso de selección al entorno digital es altamente beneficioso tanto para la empresa como para los propios candidatos que aspiran a trabajar con nosotros. Por una parte, la organización puede agilizar los procesos de elección, especialmente cuestiones como la criba de currículums. Cuestiones que no hace mucho nos parecían futuristas como la inteligencia artificial o el Big Data nos ayudarán en la incorporación de trabajadores. Por ejemplo, la IA nos ayudará a identificar talento y podemos utilizar un asistente virtual, sin olvidar el uso que hace del Big Data para lograr las soluciones adecuadas.
2. Herramientas para Evaluar el Desempeño: Estas plataformas facilitan el seguimiento del rendimiento individual y de equipo, permitiendo identificar fortalezas y áreas de mejora.
3. Plataformas de E-learning para PYMES: Permiten la formación continua de los empleados, adaptándose a sus necesidades específicas y contribuyendo al desarrollo de nuevas habilidades.
4. Herramientas de Administración y Gestión de Personal: Un sistema de Recursos Humanos en una empresa pequeña que cuente con un software de control de vacaciones automatizará estas tareas para que dediques tiempo a lo realmente importante. Almacenar y estructurar toda la documentación producida por la empresa (p. ej., contratos, nóminas, etc.) es otra función vital de estas herramientas.
5. Herramientas para Realizar Informes de RR. HH.: Estas herramientas permiten analizar datos y métricas para tomar decisiones informadas sobre la gestión de personal. Por todos es sabido que una buena gestión de personal repercutirá positivamente en el resultado de la empresa, así que este departamento deberá trazar el paralelismo entre ambos.
6. Software de Gestión de la Experiencia del Empleado (Employee Experience): ¿Qué experiencia tienen tus trabajadores? La gestión del employee experience nos ayudará a potenciar el compromiso de los trabajadores y retener talento en la organización. Por ello, nunca está de más contar con la plataforma adecuada para medir la experiencia de los trabajadores y trabajar en introducir las mejoras adecuadas para llevarla al siguiente nivel. El employee experience comienza a cultivarse en el proceso de selección, así que trataremos de ofrecer a los candidatos a trabajar en la organización la mejor experiencia posible. Algo tan simple como incluir una encuesta sobre el propio proceso de selección nos ayudará a saber la calidad del candidate experience.
7. Herramientas de Comunicación Interna: Desde establecer un buzón de sugerencias al impulso de un portal del empleado o el desarrollo de un chat en vivo que permita mejorar la experiencia del trabajador y paliar los problemas de comunicación que hay en muchas empresas.

Mejorando la Función de Recursos Humanos

Dentro de la dirección y gestión de personal, el propio departamento de RRHH debería preguntarse qué puede hacer para mejorar. Todos los departamentos o equipos de la empresa son susceptibles de mejorar, y recursos humanos no es una excepción.

Enfoques para la Mejora Continua

• Satisfacción de las Necesidades del Empleado: Históricamente, RRHH ha actuado en función de las necesidades de la empresa. Sin embargo, las nuevas tendencias apuntan a la importancia de cumplir con las necesidades de los trabajadores si queremos ofrecerles una buena experiencia del empleado y satisfacción laboral.
• Fomentar la Cultura y los Valores Positivos: Cualquier empresa cuenta con una serie de valores y principios, una misión para hacer de la sociedad un lugar mejor. En este sentido, el equipo de recursos humanos debe hacer todo lo posible por impulsar esta cultura y valores positivos.
• Aprovechar los Datos Analíticos: A día de hoy, recursos humanos puede acceder a todo tipo de datos. Aprovechar los datos analíticos para medir el impacto de los RRHH en los resultados comerciales es fundamental.
• Promover la Diversidad, Equidad y la Inclusión: Un error relativamente frecuente en muchos departamentos de recursos humanos es apostar siempre por los mismos perfiles de trabajador. Esto nos puede limitar en determinados momentos, quizá sería más interesante dar una oportunidad a perfiles diferentes a lo que ya tenemos en la empresa.
• Impulsar el Rendimiento de los Empleados: Hay que buscar el máximo rendimiento de los trabajadores, y cuando se da premiarlo. Para ello contamos con los beneficios de los empleados de los que pueden aprovecharse nuestros colaboradores.

Finalmente, conviene señalar que recursos humanos juega un rol fundamental en el plan estratégico de la empresa. Recordemos que este departamento es el encargado de seleccionar a los mejores trabajadores de acuerdo con las necesidades estratégicas de la organización o de preparar a la plantilla para los retos de dicha planificación estratégica.