Guía Completa: Quién Paga la Baja Laboral en España y Cómo Funciona para el Empresario

Si alguna vez te preguntaste quién paga la baja laboral en una empresa, estás en el sitio adecuado. En este artículo explicamos quién paga la baja laboral en una empresa, desde qué día se cobra, qué diferencias existen entre contingencias comunes y profesionales y qué porcentaje del salario corresponde en cada caso. Además, resolvemos dudas frecuentes sobre obligaciones de la empresa, la Seguridad Social y las mutuas.

La baja laboral es una situación frecuente a la que debe hacer frente cualquier empresario o profesional con empleados a su cargo. Cuando un trabajador se encuentra de baja laboral, tiene derecho a percibir una prestación económica que compense la pérdida de ingresos. Pero la pregunta que más se repite en los departamentos de RRHH es: ¿quién paga la nómina de un trabajador de baja, la empresa o la Seguridad Social? La respuesta depende del tipo de baja y de su duración. En esta guía esperamos responder a todas tus preguntas, para que sepas cómo gestionar las bajas, cuánto se cobra, quien lo paga y qué ocurre durante los tres primeros días de la baja. Sal ahora mismo de dudas.

¿Qué es la Baja Laboral?

La baja laboral es una situación en la que un trabajador no puede realizar su actividad profesional por motivos de salud, ya sea por enfermedad común, accidente no laboral, enfermedad profesional o accidente de trabajo. Se entiende como tal la situación de un empleado que, por enfermedad común, profesional o accidente, no puede prestarte sus servicios. La situación de baja por incapacidad temporal puede producirse por una enfermedad común o profesional o bien un accidente. Por ejemplo, un resfriado o bien una lesión practicando deporte.

Para saber quién paga el salario de un trabajador de baja, lo primero es identificar el tipo de baja. Existen dos grandes categorías que determinan tanto el pagador como la cuantía de la prestación.

Baja por Contingencias Comunes

La baja por contingencias comunes cubre las situaciones de enfermedad común (una gripe, una lumbalgia, una intervención quirúrgica no relacionada con el trabajo) y de accidente no laboral (un accidente doméstico, un percance durante el ocio). La baja por enfermedad común es un tipo de baja de IT mediante la cual el empleado no puede acudir a su puesto de trabajo por un tema médico. Debe estar certificada por un médico, quien debe indicar la causa y tiempo estimado de la baja. Una baja por accidente no laboral se refiere a una lesión permanente o corporal que se ha producido de manera ajena a su trabajo. Para acceder a la prestación, el trabajador necesita haber cotizado al menos 180 días en los 5 años anteriores.

Baja por Contingencias Profesionales

La baja por contingencias profesionales abarca el accidente laboral y la enfermedad profesional (aquella contraída como consecuencia directa del trabajo realizado, según el cuadro del Real Decreto 1299/2006). En este caso, no se exige periodo mínimo de cotización.

Importante: Los accidentes in itinere (ocurridos en el trayecto de ida o vuelta al trabajo) se consideran accidentes laborales y se tratan como contingencias profesionales.

Quién Paga la Baja Laboral: Un Vistazo General

El pago de la baja laboral depende del origen de la incapacidad y del momento en que se produce. A continuación, te resumimos quién paga en cada periodo, aunque existen diferencias significativas según el tipo de baja:

Como vemos, existen diferentes tipos de baja y, por lo tanto, diferentes pagadores. Hasta el año 1997, el pago al empresario o directo al trabajador era potestad de la Seguridad Social. Este derecho de cobro se inicia desde el cuarto día de la baja si ésta se produce por enfermedad común o accidente no laboral (son las causas principales).

Pago por Contingencias Comunes y Accidentes No Laborales

Actualmente en España, no se cobra nada durante los tres primeros días de baja. Es decir, si el trabajador solicita una baja y está tres días de baja sin acudir a su puesto de trabajo, esos días serán descontados de su nómina a final de mes. No obstante, salvo excepciones, durante los tres primeros días no se cobra. La empresa no está obligada a pagar el salario a los trabajadores durante los tres primeros días de baja. Si el trabajador toma una baja laboral de tres días, su salario se vería recortado a final de mes. No iría a trabajar, pero tampoco cobraría el dinero correspondiente, pero ya ves que la cosa cambia a partir del cuarto día.

En el caso de enfermedad común o accidente no laboral, entre los días 4 y 15 de la baja quien paga es el empresario. Al tratarse de enfermedad común, el pago entre el 4º y el 15º día de la baja corre a cargo del empresario. En este caso, las condiciones para percibir el importe de la baja son exactamente igual que para el caso anterior. Los primeros tres días no se cobra nada, del cuarto al quince paga el empresario y a partir del dieciséis paga el INSS o la mutua. Lo que cobra el trabajador estando de baja, sea por enfermedad común o accidente no laboral, depende del tiempo que esté incapacitado a nivel laboral. Durante los tres primeros días no existe prestación, sí a partir del cuarto, y hasta el día 20, en los que se le abona el 60% de la base reguladora de su sueldo. A partir del día 16 paga el INSS o la mutua correspondiente. A partir del 16º será responsabilidad del INSS o de la mutua.

En caso de enfermedad común o accidente no laboral, percibe el 60 % de su base reguladora entre el cuarto y el vigésimo día de baja. Si la baja se extiende más días, el trabajador empezaría a cobrar el 60% a partir del 4ª día y el 75% a partir del día 21. Si es por enfermedad común o accidente no laboral, la prestación es del 60% de la base reguladora entre el cuarto y el vigésimo día. A partir de entonces, corresponde al 75%. Lo que se cobra estando de baja (siendo asalariado) corre a cargo de la empresa desde el cuarto día hasta el día 15.

Pago por Contingencias Profesionales y Accidentes de Trabajo

En el caso de enfermedad profesional o accidente laboral, a diferencia de los casos anteriores, se paga desde el primer día. Concretamente, el trabajador pasa a cobrar el 75% de la base reguladora desde el día siguiente al de la baja. Para la baja por enfermedad profesional o accidente de trabajo, la prestación es del 75% del salario base desde el primer día. Lo que se cobra si la baja es debida a un accidente laboral o una enfermedad profesional es el 75% de la base reguladora desde el día siguiente al de la baja. En este caso, la prestación se percibe desde el primer día de baja (no hay periodo sin cobrar como en contingencias comunes). La gestión corre habitualmente a cargo de la mutua con la que la empresa tenga concertada la cobertura de contingencias profesionales. Durante la baja por accidente profesional se realizan períodos de observación.

Bajas Especiales y su Pago

Baja por Maternidad y Paternidad

En el caso de la baja por maternidad y paternidad, sí encontramos diferencias importantes respecto a los casos anteriores. Baja por maternidad o paternidad: se produce cuando el trabajador se acoge al permiso legal para cuidar de su hijo recién nacido o adoptado. En este caso, no es la empresa quien paga la baja, dado que es un derecho recogido en el Estatuto de los Trabajadores y paga el 100% la Seguridad Social. Por tanto, desde el momento del nacimiento del bebé, la pareja puede disfrutar de sus 16 semanas de baja respectivamente. Además, las pueden tomar a la vez o de forma alternada, para que puedan organizarse mejor. En cualquier caso, es la SS quien corre con todo el coste de la baja. En este caso, a diferencia de los casos anteriores, el trabajador también cobra el 100% del salario. Es una medida importante, porque es una época en la que los padres se enfrentan a numerosos gastos por el nacimiento de su hijo. Este último tipo de baja laboral es el que tiene lugar al nacer un hijo/a, y su duración es de 16 semanas.

Baja por Menstruación Incapacitante e Interrupción del Embarazo

La baja por menstruación incapacitante correrá a cargo de la Seguridad Social desde el primer día, y corresponderá al 60 % de la base de cotización de la empleada. Tanto la baja por interrupción del embarazo como la baja preparto las pagará la empresa el primer día (salario íntegro) y, desde entonces, la asumirá la Seguridad Social (60 % de la base de cotización). Interrupción del embarazo y día primero semana trigésima novena de gestación: Primer día: salario. Del segundo al vigésimo día: 60% de la base reguladora. A partir del día 21, en su caso, la retribución será del 75 %, también a cargo de la Seguridad Social.

El Mecanismo del Pago Delegado

De cara al trabajador, es siempre la empresa quien abona la nómina. Es importante decirte que debe ser tu empresa la que pague directamente a tu empleado de baja en forma de nómina. Después, el importe que has abonado se descontará de tus seguros sociales. Es decir, que le adelantarás el dinero, pero te será devuelto por el organismo correspondiente. La otra modalidad es que el ingreso lo realice la mutua o la Seguridad Social. A esta otra alternativa se le denomina pago directo.

Es importante aclarar que, en cualquier caso, el responsable final del pago de la prestación es la mutua o la Seguridad Social. Periodo de pago delegado: es el tiempo que transcurre desde que el trabajador tiene derecho a percibir una prestación económica hasta que se agota el plazo máximo de duración de la baja. Durante este periodo, la empresa es la encargada de abonar al trabajador la prestación económica correspondiente, que luego le será reembolsada por la Seguridad Social. ¿Qué es el pago delegado? Aunque a partir del día 16 la prestación corre a cargo de la Seguridad Social o la mutua, es la empresa quien sigue abonando la nómina al trabajador como intermediaria. Esto se conoce como pago delegado: la empresa adelanta el importe de la prestación y luego lo compensa descontándolo de sus cotizaciones a la Seguridad Social. De cara al trabajador, la experiencia es transparente: sigue recibiendo su nómina como siempre, con las retenciones de IRPF y Seguridad Social correspondientes.

Desde que la empresa recibe la documentación asume la responsabilidad de realizar los pagos de la prestación (menos los tres primeros días en casos de enfermedad común o accidente que no esté derivado del trabajo). Por último, la empresa solicitará las compensaciones correspondientes a la Seguridad Social.

Requisitos para el Pago Delegado

Un primer requisito para aplicar el pago delegado está relacionado con el tamaño de la corporación. Otro requisito es no sobrepasar los seis meses de pago delegado. El último requisito clave para aplicar el pago delegado es que el empleado presente a la empresa la documentación médica que avale su incapacidad temporal. Es decir, la baja médica o certificado de incapacidad temporal.

El periodo de pago directo es el tiempo que transcurre desde que se agota el plazo máximo de duración de la baja hasta que el trabajador se recupera, se reincorpora al trabajo, se le reconoce una incapacidad permanente o fallece. Durante este periodo, la empresa deja de pagar al trabajador y es la Seguridad Social la que se hace cargo de la prestación económica, que suele ser inferior a la del periodo de pago delegado.

Base Reguladora y Cómo se Calcula la Prestación

Para saber el salario en una baja laboral, simplemente se divide la base reguladora entre 30 días. Por ejemplo, si un trabajador cobra 1.200 euros, la base reguladora por día sería de 40 €. Es importante recordar aquí que la base reguladora se deriva de la base de cotización, que es el salario bruto del empleado. Para un trabajador con salario mensual, la base reguladora será el resultado de dividir la base de cotización entre 30. El importe de la prestación depende del tipo de baja, del salario base del trabajador y de los porcentajes establecidos por la ley.

Ejemplo práctico: Laura tiene un salario bruto de 2.000 €/mes. Su base reguladora diaria es de 66,67 € (2.000 / 30). Sufre una enfermedad común y está de baja durante 40 días. Si Laura hubiera trabajado esos 40 días, habría cobrado aproximadamente 2.667 € brutos. La baja le supone una reducción de casi 1.000 € respecto a lo que habría percibido trabajando. La empresa asume directamente el coste de los días 4-15 (480 €) y actúa como intermediaria (pago delegado) para el resto. Gestionar correctamente la nómina de un trabajador de baja implica calcular los porcentajes según el tipo de contingencia, aplicar el pago delegado y mantener las cotizaciones.

¿Puede el convenio colectivo mejorar estas cuantías? Sí. Muchos convenios colectivos establecen complementos de IT que elevan la prestación hasta el 100 % de la base reguladora desde el primer día o desde un periodo concreto. En ese caso, la diferencia entre lo que paga la Seguridad Social y el complemento la asume directamente la empresa.

Duración Máxima de la Baja y Prórrogas

El tiempo máximo que se puede estar de baja por enfermedad común es de 365 días. Aunque se puede ampliar 180 días más en caso de ser necesario para la recuperación. La baja por enfermedad o accidente tiene una duración de 365 días, que pueden prolongarse otros 180 si durante este tiempo se prevé la curación. Cualquier baja IT (es decir, por incapacidad temporal) tendrá una duración máxima de un año, prorrogable hasta 180 días más cuando se prevea la recuperación en ese periodo. El máximo de tiempo que se puede estar de baja es de 1 año. Sí, aunque con matices.

¿Quién paga la nómina si la baja supera los 12 meses? Si un trabajador lleva de baja más de 365 días, el INSS revisa el caso para determinar si procede una prórroga de hasta 180 días adicionales. Durante este periodo extendido, la Seguridad Social sigue pagando la prestación. ¿Qué ocurre después de 545 días de baja? Tras agotar los 545 días (365 + 180), el INSS emitirá una resolución: puede conceder el alta médica, proponer una incapacidad permanente (con la pensión correspondiente según el grado) o, excepcionalmente, demorar la calificación hasta un máximo de 730 días si se prevé mejoría.

Requisitos para Acceder a la Baja Laboral

Para solicitar una baja laboral, es necesario cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar dado de alta en la Seguridad Social.
• Que el trabajador obtenga una baja médica. La baja médica del trabajador es básica para obtener una baja laboral. Consiste en reconocimiento por parte de un profesional de la salud de la situación que provoca la causa de la incapacidad temporal. Esta baja deberá revisarse cada cierto tiempo y, en determinados casos, habrá que considerar la posibilidad de una incapacidad permanente si el paciente no mejora una vez transcurrido al menos un año. La baja médica y la baja laboral son conceptos relacionados, pero distintos: la baja médica se refiere a la incapacidad temporal del trabajador para desempeñar su trabajo debido a una enfermedad o lesión, y debe ser certificada por un médico. Durante el tiempo de baja médica el trabajador tiene derecho a recibir una prestación económica.
• Para la baja por enfermedad común, se requiere haber cotizado durante al menos 180 días en los últimos cinco años. No se establece un mínimo de días cotizados para las bajas por contingencias profesionales.
• Se debe enviar el certificado de baja a la empresa.
• Se deben presentar los partes de confirmación de la baja dentro de los plazos indicados por el médico, según el caso. Es importante mencionar que desde el 1 de abril del 2023, los trabajadores en situación de baja laboral ya no tienen que entregar los partes a la empresa.
• Tras obtener el alta médica, hay que notificarlo a la empresa y reincorporarse al trabajo en un plazo máximo de 24 horas.
• Periodo de carencia: es el tiempo que transcurre desde que el trabajador inicia la baja hasta que tiene derecho a percibir una prestación económica. Este periodo varía según el tipo de baja y el régimen de la Seguridad Social al que pertenezca el trabajador.

Obligaciones del Empresario y del Trabajador

Obligaciones del Empresario

• El empleador comprobará la autenticidad y validez de la documentación médica presentada por el trabajador.
• Tiene la obligación de mantener la confidencialidad de la información médica del trabajador.
• Realizar una evaluación de los riesgos laborales, que consiste en identificar, analizar y valorar los peligros y las medidas preventivas existentes o necesarias para eliminarlos o controlarlos.

Obligaciones del Trabajador

• Tiene que someterse a todos los tratamientos necesarios para curarse y presentarse a los reconocimientos médicos para los que sea requerido.
• Según queda recogido en el artículo 38 del Estatuto de Trabajadores, el empleado “tendrá derecho a disfrutar las vacaciones en fecha distinta a la de la incapacidad temporal”.
• También el trabajador debe afrontar pagos a la Seguridad Social, igualmente, en forma de retenciones sobre su nómina.

Cotización a la Seguridad Social durante la Baja

¿La empresa sigue cotizando durante toda la baja? Sí. La empresa está obligada a mantener la cotización a la Seguridad Social por el trabajador de baja durante todo el periodo de incapacidad temporal, hasta los 545 días. Debe seguir practicando las retenciones de IRPF, reservar el puesto de trabajo y abonar la nómina mediante pago delegado. La cotización de los trabajadores no se interrumpe debido a una situación de baja o incapacidad temporal. La respuesta es sí, el trabajador no se queda sin cotizar durante el período de baja laboral. Al mismo tiempo que recibe la prestación por incapacidad temporal, seguirá cotizando a la Seguridad Social.

También es tu empresa la que está obligada a pagar los seguros sociales del trabajador de baja. Y tienes que hacerlo durante todo el tiempo que dure la misma hasta el límite de 545 días (365 prorrogables otros 180).

• Empresario: Como empleador, tú tendrás que pagar a la seguridad social estos porcentajes sobre su nómina: el 23,6 % por contingencias comunes, el 5,50 % por desempleo (6,75 % en contratos a tiempo parcial), un 0,60 % para formación profesional y un 0,20 % para el Fondo de Garantía Salarial (Fogasa).
• Trabajador: Este tiene que pagar en forma de retenciones los siguientes porcentajes: un 4,7 % para contingencias comunes, un 1,55 % por desempleo (1,60 % si trabaja a tiempo parcial) y un 0,10 % para formación profesional.

La Baja Laboral para Trabajadores Autónomos

¿Eres autónomo y estás de baja? Los autónomos también tienen derecho a recibir una prestación por baja, bien sea por un accidente no laboral o enfermedad común. Además, al igual que los asalariados, los autónomos también se benefician de ello. Los trabajadores del régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) incluidos en el sistema especial de trabajadores agrarios que hayan optado por incluir esta prestación, también tienen derecho.

La Propuesta de Autobajas de 3 Días

Actualmente, Sanidad contempla implementar unas autobajas de 3 días para los trabajadores que se encuentren con gripe o COVID. Esta autobaja, como su propio nombre indica, la gestionaría el propio trabajador, sin necesidad de ir por urgencias. Lo que se busca es reducir la asistencia a los centros de salud y de urgencias, dado que muchos trabajadores acuden diariamente solo para conseguir la baja. Con esta novedad podrían gestionarla ellos mismos, de buena fe. Al tratarse de una baja de tres días, el asalariado no cobraría su parte del salario correspondiente a esos tres días.

Consecuencias para la Empresa por Incumplimiento

En el caso de la baja por accidente laboral, la empresa tiene una responsabilidad adicional, ya que debe asumir el coste de la prestación económica durante el periodo de pago delegado, sin que le sea reembolsada por la Seguridad Social. Además, la empresa puede ser sancionada por la Inspección de Trabajo si se demuestra que el accidente se ha producido por incumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales, lo que puede suponer multas de hasta 187.515 euros, según el grado de infracción y de culpa. Impuestas por las autoridades laborales. Varían en función de la gravedad del incumplimiento, ya sea por no cumplir en el tiempo o en la cuantía. El trabajador afectado puede emprender acciones legales contra el empleador por el incumplimiento del pago delegado. Otra consecuencia es la reputación de la empresa.