Dirigir y Gestionar el Equipo del Proyecto: Claves para el Éxito

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. Los miembros del equipo del proyecto también pueden denominarse personal del proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto puede resultar beneficiosa.

El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las actividades de liderazgo y dirección del proyecto, tales como iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyecto. Este grupo puede denominarse también equipo central, equipo ejecutivo o equipo líder. Para proyectos más pequeños, las responsabilidades de la dirección de proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas únicamente por el director del proyecto.

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: Procesos Fundamentales

Los procesos de dirección de proyectos se presentan normalmente como procesos diferenciados con interfaces definidas, aunque en la práctica se superponen e interactúan de formas que no pueden detallarse totalmente en la Guía del PMBOK®.

Los principales procesos involucrados en la gestión de los recursos humanos del proyecto son:

1. Identificar Recursos Humanos

Este proceso busca identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el éxito del proyecto. El plan de recursos humanos documenta los roles y responsabilidades dentro del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan para la dirección de personal, incluyendo el cronograma para la adquisición y posterior liberación del personal. Debe prestarse una atención especial a la disponibilidad de, o competencia por, recursos humanos escasos o limitados. Los roles dentro del proyecto pueden designarse para personas o grupos. Tales personas o grupos pueden pertenecer o no a la organización que lleva a cabo el proyecto. Es posible que otros equipos de proyecto necesiten recursos con las mismas competencias o habilidades. Dados estos factores, los costos, cronogramas, riesgos, calidad y otras áreas del proyecto pueden verse afectados considerablemente.

2. Adquirir el Equipo del Proyecto

Adquirir el Equipo del Proyecto es el proceso para confirmar los recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto. El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección de los miembros del equipo, debido a contratos colectivos de trabajo, al uso de personal subcontratado, a un ambiente de proyecto de tipo matricial, a las relaciones de comunicación interna o externa, entre una variedad de motivos. El hecho de no adquirir los recursos humanos necesarios para el proyecto puede impactar en los cronogramas, los presupuestos, la satisfacción del cliente, la calidad y los riesgos. Estos factores deben ser considerados y planificados en la etapa de planificación del proyecto.

3. Desarrollar el Equipo del Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. El trabajo en equipo es un factor crucial para el éxito del proyecto, y desarrollar equipos del proyecto eficaces es una de las responsabilidades fundamentales del director del proyecto. Los directores del proyecto deben crear un ambiente que facilite el trabajo en equipo. Deben motivar constantemente a su equipo mediante desafíos y oportunidades, suministrándole retroalimentación y respaldo de manera oportuna, según sea necesario, y a través del reconocimiento y la recompensa al buen desempeño.

El alto desempeño del equipo puede lograrse mediante una comunicación eficaz y abierta, el desarrollo de la confianza entre los miembros del equipo, la gestión de conflictos de manera constructiva y el fomento de una toma de decisiones y una resolución de problemas en conjunto. En la actualidad, los directores del proyecto se desempeñan en un ambiente global y trabajan en proyectos caracterizados por la diversidad cultural. Con frecuencia, los miembros del equipo poseen experiencias de industrias diversas, hablan diferentes idiomas y en ocasiones se comunican en un “idioma de equipo” que es un idioma o una norma diferente de su lengua materna. El equipo de dirección del proyecto debería sacar provecho de las diferencias culturales, centrarse en desarrollar y sustentar el equipo del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto, así como promover el trabajo conjunto de manera interdependiente en un clima de confianza mutua. Desarrollar el Equipo del Proyecto mejora las habilidades de las personas, sus competencias técnicas, el ambiente general del equipo y el desempeño del proyecto. Esto requiere una comunicación clara, oportuna, eficiente y eficaz entre los miembros del equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

4. Dirigir el Equipo del Proyecto

Dirigir el Equipo del Proyecto implica hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, recoger de ellos información de retroalimentación, resolver incidencias, polémicas y coordinar los cambios necesarios para mejorar el rendimiento. El equipo de dirección del proyecto observa el comportamiento del equipo, gestiona los conflictos, resuelve los problemas y evalúa el desempeño de los miembros del equipo. Dirigir el Equipo del Proyecto requiere una variedad de habilidades de gestión para fomentar el trabajo en equipo e integrar los esfuerzos de los miembros del equipo, a fin de crear equipos de alto desempeño. La dirección del equipo implica una combinación de habilidades con especial énfasis en la comunicación, la gestión de conflictos, la negociación y el liderazgo.

Como consecuencia de este proceso, se debe actualizar el Plan de Gestión del Personal, se crean solicitudes de cambio y se consiguen entradas para las evaluaciones del personal de la organización. También, se recogen las lecciones aprendidas, relacionadas con la Gestión de lo Recursos Humanos.

Dirigir el equipo del proyecto puede ser más complicado cuando los miembros del equipo están subordinados tanto a un gerente funcional como al Director del Proyecto, tal y como sucede en las organizaciones matriciales.

Fases en la Gestión de Recursos de un Equipo de Proyecto

El equipo de proyecto ha de pasar por distintas fases en la gestión de recursos:

• Formación: En esta fase se reúnen los miembros del equipo y se informan acerca del proyecto y de cuáles son sus roles y responsabilidades formales.
• Turbulencia: Durante esta fase, el equipo comienza a abordar el trabajo del proyecto, las decisiones técnicas y el enfoque de dirección del proyecto.
• Normalización: En esta fase los miembros del equipo comienzan a trabajar conjuntamente y a ajustar sus hábitos y comportamientos para apoyar al equipo.
• Desempeño: Los equipos que alcanzan la etapa de desempeño funcionan como una unidad bien organizada.
• Disolución: En esta fase el equipo completa el trabajo y se desliga del proyecto. Esto sucede normalmente cuando se libera al personal del proyecto, al completar los entregables o como parte del proceso.

Singularidades de los Proyectos y su Impacto en la Dirección de Equipos

No resulta fácil establecer unas claves para dirigir un equipo de proyecto. Por otra parte, tampoco hay un consenso sobre cómo se debe dirigir un equipo de proyecto. En las fases iniciales de un proyecto, es importante que los directores, establezcan su presencia y se «ganen» la confianza de su equipo. Para lo cual, es necesario crear la impresión de ser competentes para liderar a otros, y ser percibido como un «experto» por parte del equipo.

Características Distintivas de los Proyectos:

• Los proyectos se realizan en un marco de gestión limitado en el tiempo. Este hecho, supone la principal causa de conflictos en los proyectos, que se deben principalmente a las diferencias respecto a la gestión de los cronogramas.
• Los proyectos generan una incertidumbre, que requiere una adaptación a un entorno en constante cambio, lo cual puede crear temores y resistencias entre los miembros del equipo de proyecto.
• Por lo general, los directores de proyecto no tienen un rol de autoridad formal sobre los miembros de sus equipos, por lo que necesitan hacer uso de su capacidad de influencia.
• Derivado del punto anterior, los project managers, suelen tener un control limitado sobre los recursos de sus proyectos, de manera que, no pueden ofrecer incentivos como promociones o aumentos de salario, por lo que necesitan motivar a sus equipos de una manera creativa.

Habilidades Clave para Dirigir un Equipo de Proyecto

Conviene recordar que, cuando hablamos de desarrollar competencias, no es necesario tener un alto desempeño en todas. La dirección de equipo implica una combinación de habilidades con especial énfasis en la comunicación, la gestión de conflictos, la negociación y el liderazgo.

1. Comunicación y Creación de Confianza

Para guiar a su equipo hacia la consecución de los objetivos del proyecto, el Project Manager debe construir una relación y un trato de confianza con el grupo creando canales de comunicación efectivos entre todas las partes implicadas, tanto directa como indirectamente. Para mantener al equipo cohesionado e integrado es muy importante que el gestor de proyectos se base en el respeto a las distintas opiniones y sensibilidades, que tenga voluntad de escuchar y tomar en cuenta las distintas ideas que puedan aportar los demás, que a la vez permitirán obtener mejores resultados. Además de impulsar el desarrollo de habilidades comunicativas para el liderazgo del equipo, la gestión de proyectos también permite la práctica de la empatía e influye positivamente en la capacidad motivacional que todo buen líder debe poseer. El día a día de esta profesión, en el que se suele trabajar bajo presión, le da al factor moral una especial relevancia para llevar a buen término cada tarea. La gestión de proyectos fomenta el trabajo en equipo y mejora las habilidades de liderazgo.

2. Metodología y Organización

Si quieres mejorar tus habilidades de liderazgo deberás aprender a ser una persona metódica y organizada, y eso solo se consigue con la práctica. La gestión de proyectos es muy útil para tal propósito: aplica una serie de procesos, conocimientos y habilidades para planificar, lanzar, implementar y completar un proyecto, algo que solo un buen líder es capaz de llevar a cabo. La permanente búsqueda de la eficiencia lleva al Project Manager a emplearse muy a fondo con una metodología de trabajo ágil, basada en una planificación adaptable al cambio y en la que interaccionan equipos de distintas áreas y departamentos. Para operar con más comodidad en este entorno deberás familiarizarte con una serie de herramientas que te permitirán dirigir y coordinar a tu equipo superando esta complejidad (establecer calendarios, programar reuniones, asignar tareas, etc.).

3. Resolución de Problemas y Gestión de Conflictos

Una de las principales virtudes que se le exigen a todo buen líder es que sea resolutivo con los problemas rutinarios y propios del entorno. En este caso, nos referimos a los riesgos, obstáculos y conflictos que pueden afectar al proyecto. Igualmente, debes ser consciente de que en los entornos de trabajo en equipo, donde hay gran diversidad de sensibilidades personales, los conflictos se pueden presentar de manera habitual. Aceptando esta realidad, como Project Manager deberás aprovecharlos para obtener soluciones que se conviertan en algo positivo para el proyecto. La gestión de proyectos te ayuda a entender el entorno y a manejar situaciones de conflicto. La gestión de conflictos es una de las cualidades más importantes que debe poseer el Director de Proyecto, ya que los conflictos en el ambiente de un proyecto suelen ser inevitables. Las causas más comunes de conflictos suelen ser la escasez de recursos, las prioridades del cronograma y los estilos personales de trabajo. El conflicto debe abordarse lo antes posible, y a ser posible en privado, mediante un enfoque directo y constructivo.

4. Autoconocimiento y Adaptabilidad

Los buenos líderes deben conocer bien sus debilidades y fortalezas. El autoconocimiento es muy importante para afrontar las responsabilidades que se deben asumir, así como para identificar los factores que pueden poner en riesgo el alcance de los objetivos. El perfil de un Project Manager es precisamente el de alguien que sabe sacar partido de sus fortalezas y que no teme reconocer sus limitaciones o puntos de mejora, poniendo en práctica los mecanismos necesarios para que eso no afecte su desempeño. La gestión de proyectos es una profesión que plantea muchos retos personales que mejoran las habilidades de liderazgo. Con la experiencia, el Project Manager tendrá una actividad en la que se le pueden presentar situaciones inesperadas que requerirán autoconfianza y creatividad por su parte.

El Liderazgo en el Contexto de un Proyecto

En la misma medida que han evolucionado las exigencias técnicas para gestionar proyectos, también lo han hecho las habilidades y competencias necesarias para dirigirlos. Finalizar un proyecto en el plazo programado y dentro del presupuesto establecido, con un resultado que no resuelva completamente el problema o la situación que originó al proyecto, no es aceptable. Para ejercer un liderazgo efectivo y responsable, los directores de proyecto deben aceptar que sus responsabilidades van más allá de los resultados del proyecto.

Teorías de Liderazgo Relevantes

Frente a la moda pasajera de nuevas teorías, existen teorías sólidas sobre liderazgo que han superado el paso del tiempo y han mostrado su utilidad como modelos prácticos para desarrollar el liderazgo en equipos.

• Teorías de rasgos: En esencia, tratan de encontrar cualidades personales sobresalientes, o rasgos de personalidad que deben tener los líderes efectivos, en mayor medida, que el resto de la población.
• Teorías conductuales: Explican el liderazgo a partir de la conducta que debe mostrar un líder, y de cuáles han de ser sus cualidades para conseguir una máxima efectividad en su cometido. ¿Cómo debe comportarse un buen líder?
• Teorías de contingencia: Ponen el énfasis en los factores situacionales. La eficacia de un líder dependerá del grado de adaptación de su conducta a las condiciones específicas de cada situación, de manera que no hay un determinado estilo de liderazgo válido aplicable a cualquier situación.

Herramientas y Metodologías para una Gestión de Proyectos Eficaz

La gestión de proyectos consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos para alcanzar un objetivo específico dentro de unos límites de tiempo, presupuesto y calidad. Para navegar con éxito por el complejo mundo de la gestión de proyectos, son esenciales una metodología rigurosa y la adopción de las mejores prácticas. Esto incluye la elaboración de una carta de proyecto clara, la definición precisa de funciones y responsabilidades y el uso de herramientas de gestión modernas.

Cómo organizar una gestión de proyectos eficaz:

1. Elaboración de una carta de proyecto detallada: Definir claramente el alcance del proyecto y las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo.
2. Asignación de recursos: Asignar los recursos humanos, financieros y materiales necesarios.
3. Motivación y guía: Motivar y guiar a los miembros del equipo hacia la consecución de los objetivos.
4. Supervisión y evaluación: Supervisar y evaluar el progreso del proyecto, ajustándolo si es necesario para mantener el rumbo.

Herramientas y Metodologías Clave:

Para facilitar la gestión de los proyectos, se pueden poner en marcha diversas herramientas y metodologías que permitan a las empresas garantizar una mejor organización y comunicación dentro del equipo.

• Matriz RACI: Es una tabla que sirve para definir las funciones de cada uno. Las personas “Responsible” realizan la tarea que se les asigna y garantizan su calidad. Los "Accountable" son las personas encargadas del éxito de la tarea. Supervisan el trabajo de los "responsables" (R) y dan la aprobación final. Debe haber una persona "responsable" asignada a una tarea. Las personas "Consulted" aportan su opinión experta antes de que se complete la tarea o actividad. Las personas "Informed" se mantienen al tanto del progreso.
• Diagrama de Gantt: Es una herramienta de gestión de proyectos que representa visualmente la programación de tareas en una línea de tiempo. Se utiliza para mostrar la cronología de las distintas etapas de un proyecto, así como la duración estimada de cada tarea. Las tareas suelen representarse mediante barras horizontales en el gráfico, cuya longitud indica la duración estimada de la tarea. También pueden mostrarse las dependencias entre tareas, lo que demuestra las relaciones entre las distintas actividades del proyecto. Los diagramas de Gantt se utilizan ampliamente en la gestión de proyectos para ayudar a planificar, programar y supervisar el progreso.

El Papel Crucial de la Dirección en la Gestión de Proyectos

La gestión desempeña un papel crucial en la gestión de proyectos.

1. La dirección establece una estructura organizativa clara para el proyecto, definiendo las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo.
2. La dirección fomenta una comunicación abierta y transparente entre los miembros del equipo del proyecto, así como con las partes interesadas externas.
3. El gestor de proyectos identifica, evalúa y gestiona los riesgos potenciales asociados al proyecto.
4. La dirección pone en marcha mecanismos de seguimiento y control para evaluar periódicamente los avances del proyecto en relación con los objetivos fijados.
5. La gestión garantiza que los recursos del proyecto, como el tiempo, el presupuesto, el personal y los materiales, se utilicen con eficacia y eficiencia.
6. La dirección crea un entorno de trabajo favorable que fomenta la motivación, el compromiso y la colaboración dentro del equipo del proyecto.
7. La dirección se asegura de que el proyecto esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización.

Desafíos en la Gestión de Proyectos

Incluso con una planificación cuidadosa, los proyectos pueden estar sujetos a factores externos imprevistos, como cambios en la normativa.

1. Los proyectos suelen implicar complejas interacciones entre personas, lo que dificulta la gestión de los aspectos humanos del proyecto. La dinámica de los equipos, los conflictos interpersonales y los problemas de motivación pueden repercutir negativamente en la gestión del proyecto, a pesar de los esfuerzos de los directivos.
2. Las metodologías de gestión de proyectos como el modelo en cascada o la metodología ágil tienen sus propias limitaciones y no siempre son adecuadas para todos los tipos de proyecto o todas las situaciones. Utilizar una metodología equivocada puede generar ineficiencias y obstáculos para el éxito del proyecto.
3. En muchos casos, los gestores de proyectos tienen que hacer malabarismos con un tiempo y unos recursos limitados. Esto puede dificultar la realización de todas las tareas necesarias a la perfección, lo que puede comprometer la calidad o retrasar la finalización del proyecto.
4. Las expectativas de las partes interesadas pueden ser divergentes y a veces irreconciliables. Puede ser difícil satisfacer a todos, especialmente si sus necesidades e intereses entran en conflicto.
5. En un mundo en el que los datos y la información son omnipresentes, los gestores de proyectos pueden verse abrumados por la sobrecarga de información, lo que dificulta la toma de decisiones informadas y la priorización de actividades.
6. Los objetivos y prioridades de los proyectos pueden evolucionar con el tiempo debido a cambios en el entorno empresarial, las demandas de las partes interesadas o la aparición de nueva información. Gestionar estos cambios manteniendo la coherencia y la trazabilidad puede ser todo un reto.

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Te hemos dado algunas claves para mejorar tus habilidades de liderazgo con la gestión de proyectos. Si esa es una de tus metas, ya sabes por dónde empezar.

Las personas no trabajan por dinero o seguridad, sino por contribuir y utilizar sus habilidades.