ERP vs. Sistemas de Información Tradicionales: Entendiendo las Diferencias Clave

En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente es esencial para el éxito y la competitividad. Para lograrlo, es esencial contar con herramientas tecnológicas adecuadas. Dos de las soluciones más comunes que las empresas consideran para optimizar sus procesos son los software de gestión y los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés). Muchas empresas se plantean cuál es la diferencia entre los ERP y el software contable. Conviene meditar bien cuál es la solución ideal para tu negocio. Existen diversas alternativas y acertar en tu elección es clave para disponer de los mejores flujos de información.

¿Qué es un ERP?

El término ERP, o software ERP, se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Un sistema ERP es un sistema de gestión global de información que automatiza muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. El software ERP sirve para hacerse cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos.

Un paquete ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes. La información empresarial de diferentes departamentos se reúne en un ERP, y tener una fuente de información central es una condición previa para la integración de procesos empresariales. El ERP automatiza las tareas, los flujos de trabajo y los procesos. El software suma automáticamente las facturas, el inventario se actualiza en tiempo real y las tareas se asignan a los empleados adecuados. Mediante un ERP, los empleados pueden acceder a información que resulta relevante para sus funciones. Por ejemplo, un preparador de pedidos consulta una lista de embalaje, mientras que el director financiero estudia la facturación del mes de abril. Todos los datos proceden directamente del ERP.

En un principio, esta clase de software estaba destinado a empresas con procesos de fabricación industrial. Así que ayudaban a las industrias a mejorar toda la cadena que permite llevar a término la creación de un producto, principalmente físico. Incluyen operativas destinadas a la gestión del inventario, los pedidos, la cadena de suministro y la distribución. Con el tiempo, los ERP fueron evolucionando hasta abarcar prácticamente cualquier proceso de una empresa, facilitando la gestión de recursos humanos o el control de finanzas. Los ERP han ido adaptándose a todo tipo de industrias y empresas. El software ERP suele consistir en una serie de módulos básicos, a los que se pueden añadir módulos adicionales. Estos módulos comprenden distintas áreas: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (Sistema de Información Geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, y nóminas, entre otros.

¿Qué es un Software de Gestión Tradicional o Software Contable?

Un software de gestión, también conocido como software de gestión empresarial o Business Management Software, es una solución informática que se centra en la gestión de aspectos específicos de una empresa. El software contable está constituido por soluciones específicas para llevar la contabilidad empresarial y aspectos afines. Un sistema de contabilidad es una solución de software diseñada para que las empresas administren sus finanzas, cubriendo tareas como contabilidad, facturación, nómina e informes financieros. Ayuda con tareas como contabilidad, facturación, nómina e informes financieros, y generalmente se enfoca en información financiera como cuentas por pagar y por cobrar.

A cualquier software contable se le piden unos requisitos mínimos: la confección de estados contables, facturación, contabilidad analítica, fiscalidad, tesorería, inventarios y presupuestos. Su misión principal es el registro de las operaciones y el reflejo de la situación financiera, el patrimonio y los resultados del negocio. Permite trabajar con protocolos ordenados y actualizados tanto desde el punto de vista legal como del tecnológico, ofreciendo un punto de referencia donde se centraliza todo el trabajo contable. Un software de contabilidad no dispone de otros módulos y esto hace que se limite al área contable.

No obstante, en algunos casos, puede incluir funcionalidades propias de otras áreas, lo que lo acerca a la filosofía de la planificación de recursos empresariales o ERP.

Diferencias Clave entre ERP y Software de Gestión Tradicional

Conocer las diferencias entre un ERP y un software de gestión ayuda a elegir la herramienta más adecuada para cada tipo de empresa. La principal diferencia entre los sistemas de contabilidad y el software ERP radica en su alcance y enfoque. Los sistemas de contabilidad están diseñados específicamente para la gestión financiera, mientras que los sistemas ERP ofrecen una gama más amplia de capacidades de gestión de procesos comerciales.

La diferencia fundamental radica en el alcance de las soluciones. El software contable se centra de forma específica en el trabajo contable y, si incluye funcionalidades adicionales, estas están relacionadas con las cuentas. En cambio, un ERP comprende una solución integral, donde los datos de los diferentes módulos se recogen en una misma herramienta. A continuación, se detallan las principales diferencias:

1. Integración Completa vs. Especialización

• Los ERPs ofrecen una plataforma unificada que abarca múltiples áreas de la empresa, desde finanzas y inventario hasta ventas y recursos humanos. Proporciona una plataforma centralizada en la que todos los departamentos y funciones de la empresa pueden compartir datos e información en tiempo real. Un ERP integra completamente todas las áreas de la empresa, lo que permite una visión completa y en tiempo real de los datos empresariales.
• Con un ERP, se rompen las barreras entre departamentos, estableciendo un marco de colaboración donde la compartición de datos es mucho más fluida. En cierto modo, un ERP es como un traductor que permite que todos los departamentos hablen el mismo idioma.
• Por otro lado, los software de gestión tradicionales están diseñados para cubrir necesidades específicas. Cuando se opta por un software contable, ello no es obstáculo para que se empleen otras soluciones informáticas para otros departamentos, lo que puede resultar en silos de información.

2. Datos en Tiempo Real vs. Registros Específicos

• Los ERPs ofrecen la ventaja de proporcionar datos en tiempo real. Esto significa que los cambios realizados en un área del negocio se reflejan instantáneamente en todas las áreas conectadas. Toda la información puede gestionarse, visualizarse y almacenarse de manera centralizada.
• Los sistemas de contabilidad tradicionales se enfocan en el registro de las operaciones y el reflejo de la situación financiera.

3. Automatización de Procesos Amplia vs. Específica

• Los ERPs están diseñados para automatizar procesos comerciales en toda la organización. Desde la generación de facturas hasta la gestión de inventario, estos sistemas eliminan gran parte de las tareas manuales y repetitivas. Los ERP pueden proporcionar informes contables de forma automática, facilitando la presentación de las obligaciones fiscales.
• Los software de gestión tradicionales automatizan tareas dentro de su área específica. Por ejemplo, pueden almacenar datos de clientes y permitir crear facturas, automatizar cobros y calcular el pago de impuestos a partir de la introducción manual de los datos.

4. Adaptabilidad y Flexibilidad

• Los ERPs son altamente adaptables y pueden personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de una empresa. A medida que el negocio crece o cambia, el ERP puede ajustarse para seguir siendo relevante. Existen modalidades adaptadas a la realidad de sectores concretos y los sistemas ERP se han vuelto más flexibles, permitiendo a las empresas con un paquete estándar añadir nuevos campos, funcionalidades adicionales, controles o flujos de trabajo completos.
• Los sistemas de contabilidad tienden a ser más flexibles en su dominio, permitiendo a las empresas adaptar el sistema a sus necesidades específicas dentro de esa área.

5. Informes y Análisis Detallados para la Toma de Decisiones

• Los ERPs ofrecen potentes capacidades de generación de informes y análisis. Se puede acceder a insights valiosos sobre el rendimiento de la empresa y tomar decisiones informadas. Prácticamente todos los sistemas ERP cuentan con diversas funciones de reporte o con un módulo extra de business intelligence. Debido a que la información de los procesos empresariales está vinculada y actualizada, la dirección puede disponer de información empresarial confiable y actual. Tendrán un mayor control sobre la organización y podrán tomar decisiones estratégicas basadas en estos datos actualizados. Los informes y estadísticas generados con un sistema integral son más completos y ayudan a que las decisiones sean más acertadas.
• Con los programas de gestión tradicionales, se pueden analizar datos, presentar obligaciones fiscales, corregir errores y facilitar la toma de decisiones, así como elaborar reportes, pero con un alcance más limitado.

Tabla Comparativa: ERP vs. Software de Gestión Tradicional

ERP y CRM: Complementarios, no Excluyentes

No son pocos los que se preguntan qué diferencias hay entre un software ERP y CRM para PYMES. ¿Son exactamente lo mismo estos dos aplicativos o realmente están alejados en cuanto a funcionalidades? En ocasiones, en entornos de pequeñas y medianas empresas se confunde o se mezcla el software ERP y el software CRM. Estas aplicaciones tienen sus diferencias, pero también pueden complementarse.

• ERP (Enterprise Resource Planning): Se refiere a un sistema informático que tiene como fin ayudar a los negocios a gestionar la producción, logística, inventario, distribución, facturas y contabilidad. Un ERP está centrado en los procesos de la empresa como tal, aquellos que se requieren para que todos los engranajes encajen a la perfección. Simplificando mucho, el ERP es el encargado de administrar todos los recursos internos y privados de la empresa.
• CRM (Customer Relationship Management): Se refiere a un software dedicado a las relaciones con el cliente. Su principal finalidad es tener disponible en cualquier momento toda la información necesaria de los clientes. Rápidamente, un CRM se centra en administrar las relaciones con los clientes para hacer que las interacciones sean más eficientes, aumentando la rentabilidad de las PYMES y lanzando campañas de marketing que den mejores resultados. Un CRM ayuda a las PYMES a centralizar todos los datos de sus clientes para que los diversos departamentos tengan acceso a ellos.

Es evidente que el objetivo de un CRM y un ERP es muy distinto. El primero se encarga de gestionar todos los datos referentes a los clientes y de mejorar la eficiencia de los procesos de venta, mientras que el ERP se centra en la parte externa y pública, es decir, los clientes y las relaciones que se mantienen con ellos. Un sistema CRM se enfoca específicamente en la gestión de relaciones con clientes: ¿Tiene un cliente facturas pendientes de pago? ¿Cuáles son los datos de contacto de este cliente? ¿Qué interacciones se han tenido con él en el pasado? Este tipo de información se encuentra en un sistema CRM.

Un sistema CRM puede adquirirse como un paquete independiente, pero muchos sistemas ERP incluyen un módulo de CRM con el que se pueden gestionar las relaciones con los clientes. La confusión puede venir de la fusión o absorción de estos dos sistemas en uno, por parte de algunas empresas. Se está viendo que los distintos departamentos o actividades que se realizan dentro de una empresa no son compartimentos estancos, sino que están relacionados entre sí. Una mayor comunicación entre ellos ayuda a mejorar los procesos y a ser más competitivos.

Beneficios de la Integración entre ERP y CRM

Queda claro, pues, que el ERP y el CRM no sirven para lo mismo. No obstante, sí que tienen algo en común: manejan datos críticos de una organización. Por eso, existe la posibilidad de integrar ambas herramientas en una sola, y esta integración reporta enormes ventajas a las empresas:

• Aumento de la productividad: Existe información compartida entre el CRM y el ERP. Mientras estos se mantienen independientes, hay que introducir datos duplicados en ambos sistemas. La integración evita prácticas poco productivas como la descrita.
• Experiencia de servicio al cliente potenciada: Los equipos de ventas, atención al cliente y otros departamentos podrán unificar sus diversos procesos y ofrecer al cliente una mejor experiencia, teniendo en un único lugar toda la información necesaria.
• Mejora en la toma de decisiones: Los informes y estadísticas generados con un sistema integral son más completos y ayudan a que las decisiones sean más acertadas.
• Rentabilidad superior: Todo lo mencionado desemboca irremediablemente en una mayor rentabilidad del negocio.

Tipos de Despliegue de un ERP: On-premises vs. Cloud

• On-premises: Significa que el software ERP de una empresa está instalado en los servidores dentro de sus propias instalaciones.
• Cloud ERP: Significa que el software se ejecuta en el servidor de una tercera parte, por ejemplo, el del fabricante o proveedor del ERP. Ellos ofrecen su software como un servicio, concepto que se conoce como SaaS (Software as a Service).

Con el surgimiento de ERPs en la nube, el software empresarial también ha vuelto accesible para organizaciones sin muchas posibilidades de inversión, ya que anteriormente solo las grandes organizaciones podían pagar un paquete de ERP debido a los altos costes de inversión, como la compra del software y nuevos servidores con mucha capacidad.

¿Quién puede beneficiarse de un sistema ERP?

El software para Enterprise Resource Planning es adecuado tanto para grandes multinacionales como para empresas medianas y pequeñas. Incluso existen paquetes de ERP que se pueden adquirir a partir de dos usuarios. Los sistemas ERP están disponibles para empresas de todos los tamaños y su uso se ha vuelto común también en pequeñas y medianas empresas (PYMEs). Los avances recientes en tecnología de la nube han provocado un aumento significativo de la cantidad de software ERP.

Además, hay paquetes de ERP orientados a sectores específicos, como la salud, la construcción o la industria manufacturera (empresas de producción).

Desafíos en la Implementación de un ERP

Implementar un sistema ERP no es tarea sencilla. Una empresa puede enfrentar varios desafíos. Las dos desventajas más comunes son el coste y la duración de la implementación. Los costes de un paquete pueden ser muy altos. Si una organización tiene procesos de negocio específicos que no están cubiertos por las funcionalidades estándar, esto deberá ser desarrollado a medida (personalizado). Para futuras actualizaciones, el software deberá ser adaptado nuevamente.

La implementación tiene un gran impacto en la organización, es un proceso complejo y la duración puede ser más larga de lo esperado. Es esencial una buena preparación para la llegada del ERP, tanto para la gerencia como para los empleados que finalmente trabajarán con el software. La implementación de un ERP, lamentablemente, no siempre es un camino fácil. Se estima que en casi el 75% de las implementaciones de ERP surgen problemas (imprevistos). Un proyecto de ERP es un proceso que requiere una preparación exhaustiva.

Para poder estimar lo que el futuro sistema ERP le aportará a la empresa, se puede realizar un cálculo de ROI (retorno sobre la inversión). Sin embargo, solo una pequeña parte de las empresas lleva a cabo este cálculo. Los motivos que las empresas mencionan: ‘no se puede calcular’, ‘el beneficio era claro de antemano’ o ‘desconocimiento de esta tecnología’. La necesidad o el beneficio de un sistema ERP hace que la mayoría de las empresas no necesiten realizar un cálculo del ROI.

Cabe mencionar que el ERP basado en código abierto es una opción seria para algunas empresas, especialmente si el sistema ERP necesita ser altamente personalizado. La empresa puede modificar el código fuente por sí misma para que se ajuste exactamente a sus procesos empresariales. Sin embargo, una desventaja es que la organización debe contar con programadores (internos) y también tendrá que encargarse del mantenimiento del software por sí misma. Finalmente, algo como ‘el mejor sistema ERP’ no existe. Cada software tiene características específicas, lo que significa que no todos los programas de ERP son adecuados para todas las organizaciones.