¿Cuánto paga una empresa por un trabajador de baja en España? Guía para empresarios y RRHH

La baja laboral es una situación frecuente a la que debe hacer frente cualquier empresario o profesional con empleados a su cargo. Es una situación en la que un trabajador no puede realizar su actividad profesional por motivos de salud, ya sea por enfermedad común, accidente no laboral, enfermedad profesional o accidente de trabajo.

Conceptos clave: Baja médica e Incapacidad Temporal (IT)

La baja médica y la baja laboral son conceptos relacionados, pero distintos: la baja médica se refiere a la incapacidad temporal del trabajador para desempeñar su trabajo debido a una enfermedad o lesión, y debe ser certificada por un médico.

Cuando un trabajador sufre una enfermedad o accidente que le impide trabajar temporalmente, entra en juego la figura de la Incapacidad Temporal (IT).

Durante el tiempo de baja médica, el trabajador tiene derecho a recibir una prestación económica. Un requisito indispensable para solicitar cualquier tipo de baja es estar dado de alta en la Seguridad Social. La baja médica del trabajador es básica para obtener una baja laboral y consiste en el reconocimiento por parte de un profesional de la salud de la situación que provoca la causa de la incapacidad temporal.

Esta baja deberá revisarse cada cierto tiempo y, en determinados casos, habrá que considerar la posibilidad de una incapacidad permanente si el paciente no mejora una vez transcurrido al menos un año.

Duración de la Incapacidad Temporal

Cualquier baja IT tendrá una duración máxima de un año, prorrogable hasta 180 días más cuando se prevea la recuperación en ese periodo. La baja por enfermedad común no se puede extender, inicialmente, de los 365 días, aunque el médico la podrá aumentar, si lo considera oportuno, hasta 180 días más. En total, la duración máxima de la baja por enfermedad o accidente es de 365 días, que pueden prolongarse otros 180 si durante este tiempo se prevé la curación.

Tipos de bajas laborales y sus implicaciones

Antes de profundizar en los costes, es crucial diferenciar los tipos de baja laboral, ya que el subsidio puede variar según las circunstancias. Esta distinción es importante porque, en función del caso, el empleado tendrá derecho a cobrar una cuantía superior o inferior.

1. Bajas por Contingencias Comunes

Las bajas por contingencias comunes ocurren por causas naturales, como enfermedades o accidentes no laborales.

• Ejemplos comunes: dolores musculares y articulares (lumbago, cervicalgia o ciática), enfermedades estomacales, enfermedades respiratorias, enfermedades mentales, esguinces, contusiones y torceduras.
• Requisitos: Es necesario un certificado médico que determinará la duración de la baja, la cual no debe superar los 365 días. Para acceder a este tipo de baja, el trabajador debe haber cotizado un mínimo de 180 días en los últimos cinco años. En el caso de personas con un trabajo a tiempo parcial, también es necesario cubrir los 180 días (sin coeficiente global de parcialidad).

2. Bajas por Contingencias Profesionales

Este tipo de baja se concede por accidentes o enfermedades que ocurren durante la jornada laboral, conocidas como bajas por accidente de trabajo o enfermedad profesional.

• Accidente laboral: Es el que se produce como consecuencia del trabajo o durante el desempeño de la actividad profesional.
• Enfermedad profesional: Representa el daño en la salud producido por los riesgos laborales de cada puesto de trabajo.
• Requisitos: Para estas bajas, no es necesario que el empleado haya cumplido un período mínimo de cotización previo para recibir el subsidio. Es responsabilidad de la empresa notificar la situación tanto a la mutua contratada como a la Seguridad Social. Durante la baja por accidente profesional se realizan periodos de observación.

3. Bajas por Maternidad o Paternidad

La baja por maternidad o paternidad se produce cuando el trabajador se acoge al permiso legal para cuidar de su hijo recién nacido o adoptado. Este último tipo de baja laboral es el que tiene lugar al nacer un hijo/a, y su duración es de 16 semanas.

Desde el 1 de enero de 2022, la paternidad se equipara en semanas a la maternidad.

4. Bajas Específicas

• Baja por menstruación incapacitante: Correrá a cargo de la Seguridad Social desde el primer día, y corresponderá al 60 % de la base de cotización de la empleada.
• Baja por interrupción del embarazo y baja preparto: Las pagará la empresa el primer día (salario íntegro) y, desde entonces, la asumirá la Seguridad Social (60 % de la base de cotización).

¿Quién paga la baja laboral?

La gestión de estas prestaciones implica tanto a la empresa como a la Seguridad Social o la mutua correspondiente, dependiendo del tipo de baja y de su duración. Lo más habitual es que la empresa realice el pago directo al trabajador y, posteriormente, lo compense en sus cotizaciones a la Seguridad Social. En otros casos, especialmente en bajas de larga duración, es la Seguridad Social o la mutua colaboradora quien abona directamente la prestación al trabajador.

En la mayoría de los casos, esta decisión tiene escasa trascendencia para el trabajador en lo que se refiere al cobro de la prestación, ya que si la baja dura menos de 365 días seguirá recibiendo el pago de su nómina de forma regular y será la empresa la que cobrará de la Seguridad Social o Mutua.

Solo verá el cambio en el seguimiento de su enfermedad, ya que actualmente las Mutuas tienen un papel más relevante en la tramitación de bajas médicas por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes de los trabajadores de las empresas adheridas a ellas: podrán reconocer la prestación, denegar, suspender, anular y extinguir la prestación por IT, por lo que podrán proponer dar de alta al trabajador que consideren que ya puede trabajar, aunque el control de las altas y bajas médicas sigue en última instancia en los servicios públicos de salud.

Distribución de pagos según el tipo de baja

Baja por Enfermedad Común o Accidente no Laboral

• Días 1 al 3: No hay obligación legal de pago, salvo que el convenio colectivo lo indique.
• Días 4 al 15: La empresa es la encargada de abonar al trabajador el 60 % de su base reguladora. Después, el importe que ha abonado se descontará de sus seguros sociales, es decir, la empresa adelanta el dinero y luego le será reembolsado por la Seguridad Social.
• Días 16 al 20: El 60 % de la base reguladora es abonado por la Seguridad Social o la Mutua.
• A partir del día 21: La retribución será del 75 % de la base reguladora, también a cargo de la Seguridad Social o Mutua.

Baja por Accidente Laboral o Enfermedad Profesional

• Desde el día siguiente al de la baja: El trabajador cobra el 75 % de la base reguladora. Este pago lo asume la empresa íntegramente desde el primer día hasta el último día de baja. En el caso de la baja por accidente laboral, la empresa tiene una responsabilidad adicional, ya que debe asumir el coste de la prestación económica durante el periodo de pago delegado, sin que le sea reembolsada por la Seguridad Social.

Baja por Maternidad o Paternidad

• Durante todo el periodo de baja: Los trabajadores cobrarán el 100 % de su base reguladora y será la Seguridad Social la que se haga cargo del salario de forma directa.

Responsabilidades de la empresa ante un trabajador de baja

Cuando un trabajador se encuentra en situación de baja laboral, la empresa tiene ciertas responsabilidades que debe asumir para asegurar el bienestar del empleado y cumplir con las regulaciones laborales.

Las principales obligaciones que tiene una empresa cuando un trabajador se encuentra en baja por incapacidad temporal son:

• Pagar la prestación: Según los porcentajes y periodos establecidos por la ley y el tipo de baja.
• Cotizar hasta el día 545 (365 días + 180 días de prorroga): Durante la incapacidad temporal, el contrato se encuentra suspendido, pero la obligación de cotizar permanece activa. La empresa sigue obligada a cotizar por el trabajador mientras dure la baja, como si estuviera en activo, hasta el límite de 545 días.
• Retención a efectos del IRPF.
• Reservar el puesto de trabajo: La legislación española prohíbe expresamente discriminar a un trabajador por motivos de salud o enfermedad. La Ley 15/2022, de igualdad de trato y no discriminación, establece que cualquier despido basado en estas causas se considera nulo. No obstante, un trabajador en baja sí puede ser despedido si existen causas objetivas o disciplinarias justificadas, como bajo rendimiento previo o razones económicas, organizativas o productivas.
• Remitir en 5 días los partes médicos al INSS o Mutua: La empresa tendrá 5 días para notificar por medios telemáticos desde el momento en el que reciba el aviso del parte médico. Hay que tener en cuenta que la Seguridad Social sabrá el estado del empleado de antemano, ya que el médico que emita el parte también tiene la obligación de notificarlo. Notificarlo fuera del plazo se podrá considerar como una falta leve dentro de las faltas leves, graves y muy graves en el Estatuto de los Trabajadores.

Otros gastos y consideraciones para la empresa

Además del pago parcial del salario y las cotizaciones, la gestión de un trabajador de baja conlleva una serie de gastos y consideraciones financieras para las empresas. El cálculo del coste para la empresa debido a la baja de un trabajador involucra diversos factores, como el salario a complementar, posibles reemplazos temporales y otros gastos relacionados, como por ejemplo el onboarding del trabajador sustituto.

• Mejoras del convenio colectivo: Hay convenios colectivos, como por ejemplo el Convenio de Oficinas y Despachos de Catalunya, que mejoran las condiciones de baja laboral de los trabajadores. Es necesario mencionar que la Seguridad Social asumirá los mínimos establecidos; no obstante, será la empresa quien asuma el resto. Estos porcentajes pueden verse mejorados por el «complemento convenio colectivo IT» en algunos sectores. Un complemento puede cubrir hasta el 100 % del salario real desde el día 6 de baja, si así lo establece el convenio o pacto de empresa.
• Reasignación de tareas o contratación de sustituciones: La empresa puede verse obligada a reasignar tareas o contratar sustituciones, lo que implica costes adicionales.
• Multas por incumplimiento de la normativa de prevención: En el caso de la baja por accidente laboral, la empresa puede ser sancionada por la Inspección de Trabajo si se demuestra que el accidente se ha producido por incumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales, lo que puede suponer multas de hasta 187.515 euros, según el grado de infracción y de culpa.
• Gestión organizativa y preventiva: Además del aspecto puramente económico, la gestión de las bajas médicas tiene una dimensión organizativa y preventiva. Las empresas suelen activar protocolos internos para coordinar la sustitución del trabajador, redistribuir tareas o adaptar temporalmente las cargas de trabajo. Algunas organizaciones optan por ofrecer programas de seguimiento médico y acompañamiento, especialmente en casos de bajas prolongadas, con el objetivo de facilitar una reincorporación progresiva.
• Pólizas de seguro: Existen pólizas específicas que cubren la ausencia del trabajador y parte del coste salarial en bajas prolongadas.

Prevención de Riesgos Laborales

Desde el punto de vista de la prevención, invertir en salud laboral, ergonomía y bienestar emocional suele traducirse en menos bajas médicas y un entorno más productivo.

Realizar una evaluación de los riesgos laborales, que consiste en identificar, analizar y valorar los peligros y las medidas preventivas existentes o necesarias para eliminarlos o controlarlos, es fundamental. Barin se posiciona como un aliado sólido y comprometido en el ámbito de la prevención de riesgos laborales, contando con un equipo de expertos altamente capacitados y una amplia experiencia en el campo de la seguridad en el trabajo mediante la implementación de sistemas de aspiración industrial en construcción, obras, etc. Su enfoque se centra en adaptar soluciones a las necesidades específicas de cada cliente, garantizando así la seguridad y la salud de los trabajadores, el cumplimiento de la normativa vigente y la promoción de una cultura de prevención en el entorno laboral.

Cálculo de la nómina en situación de baja

Calcular una nómina con baja médica puede generar dudas, sobre todo porque el importe cambia según el tipo de baja, los días de duración, la base reguladora y el convenio colectivo aplicable. La base reguladora es la cantidad que se utiliza para calcular cuánto cobra una persona durante la baja médica. En términos generales, se obtiene a partir de la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja.

Cómo calcular una nómina con baja por enfermedad común o accidente no laboral

Para calcular una nómina con baja médica, primero hay que identificar el tipo de contingencia: enfermedad común, accidente no laboral, accidente de trabajo o enfermedad profesional. Después se calcula la base reguladora diaria, normalmente dividiendo la base de cotización del mes anterior entre 30 días si la nómina es mensual.

Ejemplo de cálculo de nómina con baja por enfermedad común:

Ramona trabaja como analista financiera para Finanzas Globales S.A. y recibe un salario base de 2.000 euros mensuales. Ramona estuvo de baja por una enfermedad común durante 18 días en mayo.

Cálculo:

1. Base reguladora diaria: 2.000 € / 30 días = 66,67 €/día
2. Días sin prestación (días 1 al 3): 3 días x 0 € = 0 €
3. Días con el 60 % de la base reguladora (días 4 al 18): (18 - 3) días = 15 días. 15 días x (66,67 € x 60%) = 15 días x 40 € = 600 €
4. Salario por los días trabajados: Días trabajados = 30 - 18 = 12 días. 12 días x 66,67 € = 800,04 €
5. Total percibido ese mes: 600 € (baja) + 800,04 € (días trabajados) = 1.400,04 €

Este ejemplo no incluye las cotizaciones a la Seguridad Social ni las retenciones a efectos del IRPF.

Tabla Resumen de Prestaciones en 2026:

Errores comunes al calcular la nómina con baja médica

Calcular la nómina durante una baja médica puede resultar confuso. Algunos errores comunes incluyen:

• No aplicar correctamente los días de espera: Los primeros tres días no se pagan si la persona está de baja por enfermedad común.
• No estar actualizado con la normativa: Las regulaciones laborales cambian con frecuencia. Es crucial mantener actualizadas las políticas y cálculos para cumplir con las nuevas normativas.

Cotizaciones a la Seguridad Social durante la baja

La respuesta es sí, el trabajador no se queda sin cotizar durante el período de baja laboral. Al mismo tiempo que recibe la prestación por incapacidad temporal, seguirá cotizando a la Seguridad Social.

Además, las empresas disfrutan de una reducción del 75 % en las cuotas empresariales por contingencias comunes cuando el trabajador de baja ha cumplido los 62 años.

Porcentajes de cotización (actualizados a 2026)

Durante la baja, tanto la empresa como el trabajador deben afrontar pagos a la Seguridad Social en forma de retenciones sobre su nómina.

• Empresario: Como empleador, tendrá que pagar a la Seguridad Social los siguientes porcentajes sobre la nómina del trabajador: el 23,6 % por contingencias comunes, el 5,50 % por desempleo (6,75 % en contratos a tiempo parcial), un 0,60 % para formación profesional y un 0,20 % para el Fondo de Garantía Salarial (Fogasa).
• Trabajador: Este tiene que pagar en forma de retenciones los siguientes porcentajes: un 4,7 % para contingencias comunes, un 1,55 % por desempleo (1,60 % si trabaja a tiempo parcial) y un 0,10 % para formación profesional.