¿Cuánto Cuesta un ERP para Pymes? Precios y Características

En el camino hacia la digitalización y la eficiencia operativa, las pequeñas y medianas empresas (pymes) se enfrentan a la decisión crítica de implementar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Si de verdad quieres ser competitivo, necesitas contar con un ERP para tu empresa. Implantar un ERP ya no es una opción, es una obligación. Pero ¿cuál es el precio de un ERP para pymes? La respuesta varía significativamente dependiendo de varios factores. Antes de emprender el viaje hacia la implementación de un sistema ERP, es esencial comprender los diversos costes asociados.

Este entendimiento ayudará a las empresas a planificar financieramente con mayor precisión, les permitirá ajustar sus expectativas y prepararse para la inversión necesaria. La elección de la solución ERP idónea es más importante que la cantidad que cuesta un ERP. Sin embargo, evidentemente, la inversión y las cuotas anuales o mensuales a pagar condicionan enormemente la decisión.

Lo cierto es que la horquilla habitual del coste de un ERP es tan amplia como las posibilidades y necesidades que pueden plantearse. Los costes oscilan entre un mínimo de 6000 euros, para pymes y autónomos, y un máximo de 200 000 para grandes compañías con infinidad de procesos y requerimientos. ¿Te has asustado al leer estas cifras? Sigue leyendo: en el 70 % de los casos, contar con un sistema de gestión empresarial cuesta entre 12 000 y 50 000 euros.

Factores como el número de usuarios, los tipos y variantes en las bases de datos, las licencias de software elegidas, los costes ocultos y los proveedores de ERP seleccionados son los que condicionan, preferentemente, el desembolso final. En un entorno cada vez más competitivo y digitalizado, contar con herramientas que permitan mejorar la eficiencia y la rentabilidad de las empresas ya no es una opción, sino una necesidad. Un ERP para pymes es un software de gestión de recursos empresariales diseñado para optimizar la gestión interna de pequeñas y medianas empresas.

Al implementar un ERP, tu empresa gana en visibilidad, agilidad operativa y capacidad de análisis, lo que se traduce en una toma de decisiones más eficiente.

¿Qué es un ERP para Pymes?

Un ERP para pymes es un programa automatizado de gestión de procesos organizado por módulos y que ayuda a llevar la operativa diaria de una empresa. A la hora de decidirse por un programa de estas características es conveniente tomar en cuenta el tamaño de la empresa y también el sector de actividad donde opera.

Características de un ERP para Pymes

Un ERP o software de planificación de recursos empresariales debería poder ofrecer información en tiempo real y tener toda la información alojada en la nube o al menos en formato híbrido. También debería ofrecer automatización de procesos, integración con otras herramientas, una base de datos común o centralizada, fácil mantenimiento, interfaz intuitiva y aplicaciones modulares.

Esto último es muy importante porque permite a la empresa ir creciendo en función de las necesidades de cada empresa e incorporando módulos y funcionalidades en base a sus nuevos intereses y objetivos.

Tipos de ERP para Pymes

Los ERPs se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una pyme le corresponden los que ofrecen funcionalidades completas o los que tienen unos requerimientos básicos.

• De código abierto: También conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
• Comercial: el desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
• Horizontal: es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
• Vertical: se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.
• Local: es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
• En la nube: en un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.

¿Es más Barato Estar en la Nube?

Un ERP en la Nube sale bastante más barato. Si bien tiene otras ventajas en términos de funcionalidad, el ahorro económico es sustancial. Dado que estos proyectos de ERP se ejecutan en servidores remotos y los datos se guardan fuera del centro de trabajo, no es necesario invertir en un ordenador y un disco duro grandes y potentes. También los costes de mantenimiento se reducen significativamente.

Además, es un sistema escalable que se puede ir adaptando progresivamente a las nuevas exigencias. Por otra parte, el pago mediante cuota mensual minimiza el impacto inicial del coste en la contabilidad de la empresa. En definitiva, y como mera referencia, la reducción del precio al implementar un ERP en la nube ronda el 40 %. ¿Verdad que es una noticia extraordinaria? Y lo mejor es que lo consigues sin mermas en la calidad y con un sistema de pagos fraccionados mucho más llevadero. La principal ventaja de un sistema ERP en la nube está en el menor coste de inversión para su implementación. No hay que adquirir hardware, ya que la empresa proveedora del sistema ERP lo proporcionará en su lugar.

Sistemas ERP para Pymes

Aquí hay algunos sistemas ERP populares para pymes:

• A3 ERP: Este programa de gestión de recursos empresariales de Wolters Kluwer ofrece muy buenas prestaciones, aunque se dirige a medianas y pequeñas empresas con un volumen de facturación considerable y sobre todo aquellas que se dedican a la logística. Si se requiere un CRM se debería optar por la opción Premium.
• Adiss: Esta compañía española ofrece a través de Suiteloop un completo programa de gestión para pymes y despachos profesionales que les ayuda a promover la completa transformación digital del negocio. La opción Premium ya incluye a dos usuarios y todas las funciones mencionadas además de gestión de stock, tesorería y contabilidad general, además de módulos opcionales de gestión de TPV, integración de Prestashop y trazabilidad, entre otras.
• Ekon: Ekon se presenta como un ERP que quiere proporcionar a las pymes una solución de planificación y gestión de recursos empresariales con todas las ventajas de las soluciones estándar.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Dentro de la completa suite de productos que tiene Microsoft, el ERP para Pymes Business Central abarca el ciclo financiero, ventas, cadena de suministro y gestión de proyectos. Como una de las plataformas ERP más reconocidas del mercado, Dynamics es una de las elecciones favoritas de muchos clientes de la mediana empresa, aunque debido a su mayor coste todavía no goza de gran reconocimiento entre la pyme. Gracias a su canal de distribución Microsoft está ganando penetración entre este núcleo de empresas aunque tiene mucho terreno por ganar.
• Odoo: El reclamo de Odoo es que es gratuito, sin embargo eso también significa que tiene algunas restricciones como son la limitación de acceso desde la nube y la imposibilidad de acceder desde diferentes dispositivos. Eso sí, esta solución cubre perfectamente las necesidades básicas de un negocio porque incorpora facturación, CRM, gestión de proyectos e inventario. La versión Enterprise, de pago, permite añadir módulos más avanzados y ofrece acceso web.
• Sage: Sage orienta esta solución a pequeñas empresas con un nivel de facturación modesto. El programa Sage 50 está muy bien dotado porque incluye características que no vienen de serie en los planes de otros fabricantes: un completo sistema de contabilidad, conciliación bancaria o la gestión de almacén compatible con el sector del retail. Con más de 400.000 usuarios activos y 38 años de experiencia de software, Sage 50 es una buena opción de migración para los usuarios de FacturaPlus, ContaPlus o Eurowin, los programas previamente adquiridos por Sage y de los que hay una amplia base instalada en España.
• SAP Business One: El plan Starter de SAP, orientado a pequeñas empresas con entre 1 y 5 usuarios, incluye módulos de finanzas, compras, ventas, CRM, almacén, distribución e informes. Aunque es un poco más caro que el resto, también ofrece una gran fiabilidad porque sigue siendo el principal ERP para las grandes empresas y hay numerosos casos de éxito en múltiples sectores verticales. SAP Business One es un ERP con una amplia base contrastada gracias a los numerosos case study reconocidos y al amplio bagaje de la compañía alemana en múltiples sectores de actividad. No en vano en España hay más de 10.000 empresas que trabajan con SAP, 13.500 consultores y 850 empleados.
• Teamsystem: Tras la compra de Software del Sol, TeamSystem se ha posicionado como uno de los programas de referencia para el entorno de la pyme combinando la producción de software de gestión con el desarrollo de plataformas y servicios digitales en la nube. Delsol es un programa de gestión para empresas que unifica en un solo espacio las principales herramientas que requieren las pymes españolas para gestionar su facturación, contabilidad, fiscalidad o gestión laboral. Además de su enfoque en software empresarial, TeamSystem España también ofrece una plataforma de servicios para las asesorías y despachos profesionales que incluye formación, una asociación de asesores, emisión de certificados digitales, consultas a expertos y bases de datos jurídica.
• Zucchetti: Solmicro, la división de ERP de la compañía italiana Zucchetti, ofrece un software para todo tipo de empresas con 8 desarrollos horizontales diseñados para satisfacer las necesidades más complejas relacionadas con cada área de la empresa. Con más de de 2.300 instalaciones, este programa está desarrollado en .NET y con arquitectura de 3 capas que permite crear cuadros de mando personalizados. Zucchetti, otra de las compañías italianas que desembarcó con fuerza en España hace unos años, cuenta con una amplia base instalada en el norte gracias a la adquisición de Solmicro, la firma vasca especializada en software de gestión.

Módulos Básicos de los ERPs para Pymes

Son los imprescindibles para que el software resulte útil:

• CRM: Gestión de relaciones con los clientes. Gestiona la información de cada cliente. Registra su historial, los detalles de las compras, las llamadas y consultas.
• Ventas: Conectado al CRM, incluye pedidos y su seguimiento, genera facturas, emite informes. Contribuye en la captación de clientes potenciales.
• Compras: Gestiona todos los procesos incluidos en el aprovisionamiento de materias primas o artículos.
• Financiero y contable: Simplifica y automatiza los procesos contables. Facilita la gestión de nóminas, presupuesto, programas de facturación y bancos. Controla el flujo de caja.
• Producción: Se ocupa del control del uso de la materia prima, de la sincronización de los procesos, de la evaluación de calidad.
• Inventario: Ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de existencias y a localizar los artículos en el almacén.
• Recursos Humanos: Facilita los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza el seguimiento de la productividad de cada trabajador.

¿Cómo Elegir el Mejor ERP para Pymes?

Para poder elegir un ERP para un autónomo, pequeña o mediana empresa es necesario tener en cuenta una serie de factores importantes. Veamos paso a paso cómo seleccionar el mejor ERP para este tipo de negocios:

1. Definir necesidades: En primer lugar, es necesario fijar qué metas se quiere lograr con la migración a un ERP para pymes. Algunos objetivos principales pueden ser: reducir costes, acelerar y potenciar determinadas tareas, o elevar el nivel de rentabilidad del negocio.
2. Establecer un presupuesto: Es importante saber de cuánto dinero se dispone para invertir en esta solución, con el fin de buscar un software con tarifas que se adapten al presupuesto. Si la empresa se decide por un
3. Escalabilidad: Para una pyme resulta mucho más inteligente comprar un ERP modular que permita contemplar la posibilidad de incorporar nuevos módulos o funcionalidad más avanzadas para seguir creciendo y alcanzando nuevos objetivos.
4. Comparar casos de éxito: Estudiar y analizar experiencias de éxito de otras empresas del mismo sector de actividad y similares dimensiones para ver los resultados obtenidos
5. Buscar un socio de negocios: Trabajar con un prescriptor o partner de negocio permitirá tener mejor asesoramiento y soporte para acometer la posible implementación de nuevos módulos o funcionalidades para seguir creciendo
6. Probar antes de comprar: La compra de un sistema de gestión empresarial, afortunadamente, no es algo que se hace todos los días.

Distribución de Costes de un ERP

Ahora que sabemos cuánto cuesta implementar un ERP, vamos a establecer a qué conceptos corresponden las diferentes partidas. Esta es la distribución de costes de una ERP durante el primer año, según la modalidad elegida:

Gastos Ocultos en un ERP

Adicionalmente, puedes enfrentarte a gastos ocultos en una ERP. Entre ellos, los principales son:

• Compra por módulos y áreas: Supone no recibir todas las prestaciones del sistema y tener que pagar cada vez que quieres incorporar una nueva.
• Personalizaciones: Implica adaptar módulos o funcionalidades a necesidades concretas. Asegúrate de definirlas y concretarlas en el presupuesto inicial.
• Formación integral: Si no está incluida, el coste final aumentará.
• Nuevos usuarios: Si hay que adquirir más licencias, subirá el precio: haz un cálculo real desde el principio.

En definitiva, para estimar correctamente el precio de implementar un ERP debes acudir a proveedores de confianza y definir desde el principio los servicios y necesidades a cubrir. Con esta información, estás en condiciones de comparar y valorar mejor las distintas opciones.