Los Gastos Fijos de un Negocio: Clave para la Salud Financiera y la Supervivencia Empresarial

En la gestión financiera, comprender los gastos fijos de una empresa es fundamental para gozar de salud económica y tomar decisiones acertadas. Para una empresa es importante ganar dinero, pero para saber si la actividad está siendo rentable primero hay que conocer bien los gastos. Si quieres lograr que tu empresa esté entre el 30% de las empresas que logran desarrollarse y tener éxito, una de las claves es conocer los principales gastos de la empresa, tanto iniciales como periódicos, y tanto gastos fijos como variables.

Cuando empiezas a montar tu propia empresa y hablas con personas que lo hicieron antes, te hablan de experiencias, errores cometidos, aciertos… Pero casi nadie te habla de cuánto dinero se necesita para empezar y, sobre todo, qué cantidad de gastos tendrás durante el proceso y mientras tu negocio esté vivo. Al crear una empresa es absolutamente necesario saber cuánto dinero necesitas y qué gastos mensuales tendrás para, de esta forma, estudiar las posibilidades que tienes para financiar tu proyecto.

Los gastos de una empresa son los costes o salidas de dinero que se producen como consecuencia del funcionamiento diario y de la gestión del negocio. Toda empresa tiene asociados una serie de gastos derivados de su actividad. Sean pocos o muchos, este dato es totalmente relativo, pero siempre existen y deben tenerse muy en cuenta. Cualquier salida de dinero correspondiente al trabajo y la actividad de la empresa está considerado como gasto y así debe contabilizarse en los asientos correspondientes. Estos constituyen una parte fundamental del presupuesto de la empresa y deben ser cuantificables, reales y totalmente controlables. Si tu empresa es pequeña, también necesitarás conocer los gastos que tienes y controlarlos para evitar que se vea afectada la viabilidad del negocio.

¿Qué son los Gastos Fijos?

Los gastos fijos son aquellos que no cambian a lo largo del tiempo y se caracterizan porque se pagan mientras dure la actividad de la empresa y no se relacionan con la producción de la organización, por lo tanto, son previsibles. Así mismo, los gastos fijos son aquellos costes recurrentes que tu empresa debe afrontar regularmente. De hecho, no dependen de tu nivel de actividad o producción ni de tus ventas. Son los costes que una empresa debe cubrir periódicamente para mantener sus operaciones, sin importar la cantidad de productos o servicios que produzca o las ventas que haya logrado. Son desembolsos que, sí o sí, tienes que hacer para llevar a cabo tu actividad económica.

A su vez, estos gastos son constantes en el corto plazo; en muchos casos, son pagos mensuales. Los gastos fijos, a grandes rasgos, son los gastos que siempre están, que se conocen con anterioridad y que además su importe, no varía, salvo excepciones o casos puntuales. Estos gastos no están afectados por el funcionamiento diario de la empresa ni por su actividad.

El indicativo de fijo no implica temporalidad, es decir, que con fijo no significa que sean gastos mensuales. Cada gasto tendrá sus particularidades propias y estas refieren también a los plazos o tiempos en los que hay que hacerles frente. Lo que sí tienen como parte positiva es que, al ser fijos, son muy predecibles y en raras ocasiones sufren cambios significativos que también se suelen poder prever. Así, al elaborar los presupuestos anuales, es más fácil si se cuenta con más gastos fijos que variables.

Los gastos fijos de una empresa son algo habitual y no una sorpresa para nadie. Se conocen, se saben cuáles son y cómo hay que gestionarlos. Las entidades bancarias reseñan y califican a los gastos fijos como: obligatorios, periódicos (puede ser una vez al año) y que ocupan gran parte del presupuesto anual de una empresa. Los gastos fijos son aquellos que permanecen invariables y por lo tanto, no se alteran en relación a la cantidad de clientes ni a los niveles de producción. La ventaja de los gastos fijos es que son previsibles. A diferencia de otros gastos, como los gastos extraordinarios, tener un buen listado de los gastos fijos de tu empresa evitará llevarte sorpresas. En definitiva, se puede exponer que son fijos pero no implica que sean mensuales ni necesariamente se tienen que repetir en intervalos regulares; más bien, se refiere a que no se relaciona con el volumen de producción.

Gastos Fijos vs. Gastos Variables

Los gastos de una empresa se pueden clasificar de diversas formas. Dentro de los gastos existentes que toda empresa debe incluir y hacer frente (tanto si es autónomo como empresa de gran volumen), se dan dos tipologías: gastos fijos y variables. En contraposición a los gastos fijos encontramos los gastos variables, también presentes en todas las empresas, independientemente de su volumen, ya sea una gran empresa, pyme o autónomo.

Los gastos variables son aquellos que se relacionan con las circunstancias y la actividad del negocio. A diferencia de los fijos, los gastos variables están directamente relacionados con la producción o la actividad comercial. Fluctúan en función del volumen de ventas, la demanda o los cambios en los costes de materias primas. Así mismo, aumentan o disminuyen según los bienes producidos o servicios prestados. Estos gastos se caracterizan porque son cambiantes, variables en conclusión. Lo más significativo de los gastos variables es que dependen de la producción de la empresa. A más producción, normalmente, mayores gastos variables y a la inversa, a menor producción, los gastos variables se reducen. Esto ocurre porque son gastos derivados directamente de la producción habitual y se emplean en elementos necesarios para la actividad.

El ejemplo más claro es que si una empresa textil que vende ropa aumenta sus ventas, deberá producir más prendas y por lo tanto, va a necesitar más materia prima como tela, hilos, botones, etc. Los gastos variables, al no conocerse con antelación y estar siempre “en el aire”, pueden suponer un importante problema en caso de no ser capaz de hacer buenas previsiones. Los gastos variables suelen ser una de las mayores pesadillas de todos los empresarios. Y es que todo aquello que sea salida de dinero y, además, tenga carácter oscilante, conjuga dos características cuanto menos, peligrosas y acechantes para la contabilidad y salud financiera de cualquier compañía. Los gastos variables están ahí, siempre acechantes y cambiantes, aliados a los siempre estables gastos fijos. Juntos trabajan para mermar las ganancias y beneficios, pero, aunque parezcan malos y terribles, son necesarios para el correcto funcionamiento de la actividad. Los gastos variables son aquellos que sí dependen de la producción de tu empresa, es decir, cambiarán si produces más o menos de lo habitual.

Ejemplos de Gastos Variables

• Compra de materias primas, productos semiterminados o productos terminados: En el caso de que tu empresa produzca, tendrás que tener en cuenta el coste de la materia para elaborar tus productos.
• Servicios subcontratados: Si delegas una parte de la producción de tu empresa a otra, es decir, subcontratas, también se considerará un gasto variable.
• Gastos de transporte: Referencia tanto al traslado de las materias primas para elaborar los productos como al envío al consumidor final.
• Comisiones de ventas e impuestos variables: Un ejemplo serían las comisiones por el uso del datáfono.
• Descuentos sobre ventas: Hay que tener en cuenta que se pueden obtener descuentos en función del volumen de la compra que realices o de la forma de pago.
• Mano de obra adicional: Asociada directamente a aumentos de producción.
• Marketing y publicidad: Estos gastos pueden variar significativamente según las campañas y el volumen de actividad.

Tipos Comunes de Gastos Fijos

Los gastos fijos pueden clasificarse en diferentes categorías según su naturaleza. Los desembolsos operativos de una empresa varían según su modelo de negocio y estrategia corporativa. Por ejemplo, los gastos constantes de una peluquería difieren de los de una compañía productora. Sin embargo, existen costos constantes típicos que son comunes en casi todos los casos. En este aspecto van a influir: la localización del inmueble, el tamaño del local y el personal que tengas en la plantilla.

• Alquiler de locales u oficinas: Es un caso claro de gasto fijo y uno de los más significativos.
• Sueldos y salarios del personal fijo: Es uno de los gastos más importantes y, además, es esencial para que los empleados se sientan valorados y motivados.
• Suministros: Nos referimos a gastos de luz, agua, gas o internet, entre otros.
• Servicios profesionales y externos: Incluyen servicios auxiliares que tenga contratada la empresa, como la confección y presentación de los impuestos (IVA, Impuesto sobre Sociedades, IRPF), asesoría legal, contable, mantenimiento web o gestoría.
• Primas de seguros: Primas de seguros de responsabilidad civil, seguros de propiedad, seguros de salud para empleados, entre otros.
• Mantenimiento y licencias de software: Los pagos de programas y software que tu empresa necesite para operar.
• Amortización de bienes de capital: Aunque es una inversión inicial, su amortización es un gasto fijo. Nos referimos, por ejemplo, a ordenadores, móviles, mobiliario o datáfonos.
• Impuestos fijos y licencias: Aquellos que deben pagarse independientemente de la actividad.

Cálculo y Gestión de los Gastos Fijos

Saber calcular los gastos fijos de una empresa es fundamental. El motivo es que te ayuda a establecer un presupuesto realista y a gestionar eficientemente los recursos financieros. El proceso implica identificar todos los gastos recurrentes que no varían especialmente de un período a otro. Puedes seguir estos pasos:

1. Hacer una lista de todos los gastos recurrentes.
2. Sumar los montos mensuales.
3. Revisar y ajustar.

Recortar estos gastos y minimizarlos siempre es importante para aumentar la rentabilidad de la actividad económica. Lo bueno de los costes fijos es que, al ser tan estables, se puede hacer una buena planificación de los mismos. Pero para que el presupuesto sea lo más realista posible, cada departamento debe indicar los costes fijos que tiene. Conocerlos te permite hacer una mejor planificación y tener mayor control presupuestario, lo que a su vez contribuye a la estabilidad financiera y a una mejor toma de decisiones estratégicas. En definitiva, la clave es saber en qué te gastas cada euro en tu empresa y optimizar los gastos.

Un software de gestión será un gran aliado a la hora de gestionar los gastos corporativos. La digitalización de gastos es una de las mejores soluciones para este tipo de gestiones, ya que permite trasladar todos los gastos al plano digital, de una forma estructurada, intuitiva y organizada. El control de gastos digital garantiza seguridad y tranquilidad a la empresa, puesto que se reduce significativamente el riesgo a perder posibles documentos, notas de gasto u hojas de gasto o informes, y su accesibilidad es prácticamente instantánea. Este tipo de software tiene la gran ventaja de permitir modificar los datos en tiempo real.

Otros Conceptos Clave en la Estructura de Gastos

Además, si hablamos de gastos fijos de una empresa, es crucial que comprendas también otros conceptos relevantes a nivel de control financiero: los gastos operativos y los gastos deducibles.

Gastos Operativos

Los gastos operativos, también llamados gastos operacionales o gastos generales, son los costos necesarios para mantener las operaciones diarias y generar ingresos. Cierto es que no están directamente relacionados con la producción, pero son esenciales para su funcionamiento. Estos gastos son necesarios para mantener la empresa en marcha y abarcan una variedad de áreas, como la infraestructura, la administración, el marketing, la contabilidad, la renta de instalaciones y otros aspectos necesarios para operar. Por ello, controlar y gestionar los gastos generales es importante para mantener una operación eficiente y rentable, ya que pueden representar una parte significativa de los costos totales de una empresa. Entenderlos y controlarlos es vital para tu salud financiera.

Gastos Deducibles

Por su parte, en la mayoría de casos, los gastos operativos son gastos deducibles para empresas, ya que son los que puedes restar de los ingresos totales para fines fiscales. Un gasto deducible es el que está relacionado con la actividad de la empresa. Es importante tener en cuenta que muchos de esos egresos son deducibles en las declaraciones de impuestos. Eso sí, las leyes fiscales varían según la jurisdicción que te corresponda por tu ubicación, tu industria, tu nivel de producción, etcétera. Por eso, consulta a un abogado o asesor fiscal qué gastos generales y concretos son deducibles para ti. Así que hay que revisar bien las legislaciones de cada país para asegurarnos que aprovechamos las desgravaciones disponibles. Por ejemplo, en México la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) permite a grandes y pequeñas empresas deducirse las partidas vinculadas con su crecimiento y actividades comerciales.

Gastos Directos, Indirectos y Extraordinarios

Los gastos se dividen en generales, fijos, variables, extraordinarios, directos e indirectos. Los gastos directos representan todos los gastos que tienen una relación directa con la elaboración del producto o la prestación del servicio. Generalmente, los principales gastos directos de una empresa están relacionados con la materia prima y la mano de obra necesaria para llevar a cabo la tarea en cuestión.

A diferencia de los directos, los gastos indirectos no tienen una relación directa con la prestación de servicios o la producción y venta del producto, por lo que una variación en el volumen de producción no afecta a la cantidad de gastos indirectos. Son necesarios para garantizar la producción, pero no se derivan directamente de ella.

Los gastos extraordinarios son aquellos egresos no habituales, excepcionales y no esperados que se producen a raíz de la actividad empresarial o que repercuten en ella. Hablamos de situaciones como un incendio, una inundación o la avería de maquinaria.

Costo Fijo vs. Gasto Fijo: Una Distinción Importante

¿Es lo mismo el costo fijo de una empresa que el gasto fijo de una empresa? La respuesta a esta pregunta es no. El costo fijo de una empresa y el gasto fijo de una empresa no son lo mismo, aunque a menudo se utilizan indistintamente. Estos términos se refieren a conceptos diferentes en el ámbito empresarial:

• El costo está intrínsecamente ligado a la producción de bienes y/o servicios realizados por la empresa. Representa el capital destinado a cubrir los activos directamente involucrados en la actividad empresarial.
• El gasto abarca otras actividades que, aunque necesarias, no son inherentes a la actividad central de la empresa. No guarda una relación directa con la operación de la empresa.

Para aclarar este concepto, permítenos presentarte un ejemplo. Supongamos que diriges una empresa que fabrica zapatos y que pagas a una gestoría online para encargarse de la contabilidad. En este caso, ese pago sería un gasto, no un costo. El pago a la gestoría no está vinculado directamente con la producción de zapatos. Mientras que, todo lo asociado con la elaboración de los zapatos sería considerado un costo. Por ejemplo, las materias primas necesarias para la fabricación de los zapatos. También entraría en esta categoría la mano de obra, ya que sin ella no sería posible llevar a cabo la producción de los zapatos.

Planificación Financiera Inicial: Inversión y Financiación

Cuando empiezas a montar tu propia empresa es normal que te surjan dudas. Acertar en la cantidad de dinero que se necesita para iniciar un negocio, sobre todo en los primeros meses de vida, es prácticamente imposible. Existen numerosos emprendedores y casi ninguno ha acertado en sus previsiones. Sin embargo, hay algunos tips que pueden ayudarte a calcular tus gastos. La respuesta a qué gastos tendrás al arrancar tu startup o negocio la dará lo que se conoce como: plan de inversión.

Gracias al plan de inversión, podrás saber exactamente cuál es la cantidad de dinero que necesitas para iniciar tu negocio, así como dónde conseguir inversión. Este plan sirve para definir correctamente cuáles son las inversiones y gastos que realizará la empresa para su correcto funcionamiento. Para elaborar este plan, es necesario realizar un estudio que te permita conocer la inversión que conllevará iniciar la actividad de la empresa. Se debe incluir: los gastos de apertura del negocio, los gastos de constitución de la empresa, la maquinaria necesaria, los salarios de la plantilla, así como cualquier otro tipo de gasto que se pueda producir al inicio de tu negocio.

Distribución Orientativa de los Costes de un Negocio

Para que te hagas una idea y de forma orientativa y fiable, la distribución de los costes puede ser la siguiente:

Tras ello, llega el momento de valorar cuáles son las alternativas para conseguir el dinero necesario y constituir la empresa, lo que se conoce como plan de financiación. Este plan te permitirá obtener los mejores recursos económicos para empezar la producción y ventas de tus productos o servicios. Las opciones pueden ser: un crédito bancario, ayudas familiares, subvenciones de administraciones, entre otras. Es importante que, cuanto más detallada sea la disección de gasto inicial y posibles ingresos, más posibilidades tendrás de crear un plan de negocio realista que te permita presentar tu proyecto sin fisuras y poder acceder a una línea de financiación adecuada.

Según el informe Global Entrepreneurship Monitor, el capital medio requerido por los emprendedores para sus proyectos es de 55.683€. Si tenemos en cuenta los que cumplen con esa medida:

• El 50% de los proyectos necesitan una inversión de hasta 17.810€.
• El 20% necesitan un capital de más de 50.000€.
• Y el 10% necesitan un capital de más de 100.000€.

En este contexto, los gastos juegan un papel esencial; básicamente, nos ayudará a tomar decisiones mucho más informadas respecto al destino de nuestra empresa. Recortar estos gastos, minimizarlos, siempre es importante para aumentar la rentabilidad de la actividad económica.

Importancia de la Gestión de Gastos Fijos para la Longevidad Empresarial

Conocer con precisión los tipos de gastos es fundamental para cualquier negocio, ya que permite organizar la contabilidad de manera adecuada, adquiriendo un control total sobre la salida de capital en la empresa. La mayor parte de los costes de una empresa se pueden definir como fijos. Esto nos indica que es fundamental tenerlos bien controlados para determinar si un negocio es o no rentable.

Según un informe de la consultora Innosight, la vida media de las compañías que integran el índice S&P 500 ha disminuido de unos 30-35 años en la década de 1970 a alrededor de 20 años en la actualidad, y se prevé que siga cayendo hasta situarse entre 15 y 20 años durante esta década. En España, una empresa, en el momento de nacer, tiene una esperanza de vida de 7,60 años. En México, por ejemplo, es de 8,4 años según el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI).

Son muchas las razones que explican esta escasa longevidad, pero una de las más comunes es la mala planificación de los recursos, no llevando un control de gastos ni considerando todos los que harán viable operar el negocio a lo largo de los años. Dorina Popescu, profesora de gestión financiera internacional en OBS Business School, advierte que los costes más relevantes son precisamente estos que son inevitables, por lo que cada organización tiene que analizar su estructura de gastos de forma constante e identificar los costes que se pueden reducir o eliminar. Los profesionales de finanzas que estén a cargo de la gestión de los gastos deben considerar una serie de aspectos para que dicha gestión sea efectiva y permita tomar decisiones basadas en datos reales y actualizados.