Criterios para la formulación de cuentas anuales de microempresas y PYMES

En el mundo empresarial, la contabilidad es una pieza fundamental no solo para cumplir con las obligaciones legales, sino también para obtener información valiosa que impulse el desarrollo de un negocio. Las cuentas anuales son documentos clave que reflejan la situación financiera y los resultados de una empresa durante un ejercicio económico.

Para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) y las microempresas en España, existen modelos específicos y simplificados que buscan facilitar esta tarea, siempre en sintonía con la normativa contable vigente. En este artículo, desglosaremos los criterios esenciales para la formulación de las cuentas anuales, los requisitos, los documentos obligatorios y los plazos de presentación.

¿Qué son las cuentas anuales de una PYME?

Las cuentas anuales (CCAA) son la síntesis informativa de todos los procesos contables que ha practicado una empresa durante un ejercicio económico concreto. Dicho de otro modo, son documentos que recogen la información financiera de una empresa. Muestran información esencial sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos y son obligatorios para todas las sociedades mercantiles. De hecho, deben ser depositados anualmente en el Registro Mercantil.

Existen diferentes modelos de cuentas anuales:

• Cuentas anuales ordinarias.
• Cuentas anuales abreviadas.
• Cuentas anuales PYMES.
• Cuentas anuales consolidadas.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, respetando siempre la normativa contable.

La peculiaridad en la que nos vamos a centrar es que para las PYMES y microempresas existe la posibilidad de presentar versiones abreviadas de las cuentas anuales si se cumplen ciertos requisitos. La normativa contable española para pequeñas y medianas empresas tiene sus matices, regulada principalmente por el Real Decreto 1514/2007 (Plan General de Contabilidad) y el Real Decreto 1515/2007 (Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas).

¿Quién puede presentar las cuentas anuales PYMES? Requisitos y límites

La respuesta la encontramos en el Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas, un documento específico para este tipo de empresas con el que se pretende dotarlas de un marco normativo simplificado, en sintonía con el tipo de operaciones que la PYME desarrolla. Las PYMES pueden optar por escoger el modelo específico de cuentas anuales para PYMES. Eso sí, la opción que escojan deberá mantenerse al menos durante 3 ejercicios consecutivos.

Podrán aplicar este Plan todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Las empresas que cumplan esta situación son consideradas como pequeña o mediana empresa y pueden presentar sus cuentas ante el Registro Mercantil. Es importante mencionar que los Modelos Abreviados de Cuentas Anuales son un formato de presentación de la información financiera con menos desglose. Las empresas que no superen ciertos límites pueden (o deben, según el caso) presentar sus cuentas (balance, memoria, etc.) en este formato simplificado. Es una obligación o facultad sobre cómo presentar la información.

¿Quiénes no pueden aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES?

Por otro lado, encontramos una serie de supuestos bajo los cuales no se puede optar por esta posibilidad. En ningún caso podrán aplicar este Plan las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:

• Que cumpla la definición de entidad de interés público.
• Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Que su moneda funcional sea distinta del euro.
• Que se trate de entidades financieras que capten fondos del público asumiendo obligaciones respecto a los mismos y las entidades que asuman la gestión de las anteriores.

El Plan General de Contabilidad de PYMES presenta una estructura idéntica al Plan General de Contabilidad, habiendo reducido sus contenidos en las operaciones que se ha valorado que los destinatarios de esta norma llevan a cabo con menor habitualidad y habiendo simplificado algunos aspectos puntuales. En caso de que una empresa que aplique este Plan General de Contabilidad de PYMES realice una operación no regulada en él, ha de remitirse a las normas correspondientes del Plan General de Contabilidad, con la excepción de la norma de registro y valoración de activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta.

Criterios contables específicos para microempresas

Dentro del régimen de PYMES, existe una categoría especial con mayores simplificaciones: las microempresas. Si tu negocio cumple durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los siguientes requisitos, puedes acogerte voluntariamente a criterios contables aún más sencillos:

• Activo total: No superior a 1 millón de euros.
• Importe neto de la cifra de negocios: No superior a 2 millones de euros.
• Número medio de trabajadores: No superior a 10.

Acogerse a este régimen permite simplificar la contabilización de operaciones como los arrendamientos financieros (leasing) o el impuesto sobre sociedades, lo que supone una ventaja administrativa considerable. El primer criterio específico se refiere al tratamiento contable de los acuerdos de arrendamiento financiero y otros de naturaleza similar, estableciéndose la imputación de la cuota devengada en el acuerdo, como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En el momento en que se ejerza la opción de compra procederá registrar el activo por el importe satisfecho, aplicando el criterio valorativo del precio de adquisición. El otro criterio específico se refiere al registro contable del impuesto sobre beneficios, considerándose como gasto por impuesto el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del ejercicio corriente, es decir, el gasto por impuesto sobre beneficios se hace equivalente al gasto por impuesto corriente.

Las entidades que realicen actividades no mercantiles que vengan obligadas por sus disposiciones específicas a aplicar alguna adaptación del Plan General de Contabilidad, podrán optar por aplicar los contenidos del Plan General de Contabilidad de PYMES y los criterios contables específicos para microempresas establecidos en el artículo 4 de este real decreto, en lugar de los contenidos en el Plan General de Contabilidad, siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos para ello contemplados en los artículos 2 y 4 de este real decreto.

Documentos obligatorios para PYMES en las cuentas anuales

Las cuentas anuales de una PYME deben estar formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria. Se trata de documentos obligatorios que todas las PYMES deben presentar en el Registro Mercantil.

Balance de situación PYMES

El balance de situación es una cuenta que refleja el activo (bienes y derechos), el pasivo (obligaciones) y el patrimonio neto de la empresa.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Es un documento que muestra los ingresos (haber) y los gastos (debe) de un periodo económico concreto.

Memoria

Por su parte, la memoria amplía y comenta la información contenida en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias. La memoria abreviada tiene requisitos de información más reducidos que la memoria de las cuentas ordinarias.

Si bien esos tres documentos son la base, las PYMES pueden incorporar voluntariamente otros dos estados financieros que para las grandes empresas son obligatorios. Las PYMES podrán incorporar en sus cuentas anuales un estado de cambios en el patrimonio neto, y un estado de flujos de efectivo que se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad. Con el ánimo de simplificar las obligaciones contables de las empresas que no superen el tamaño exigido para obligar a someter sus cuentas anuales a auditoría, la Ley 16/2007, de 4 de julio, no exige a estas empresas la presentación del estado de flujos de efectivo.

Presentación de las cuentas anuales de una PYME

Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de fecha del ejercicio social, o disolución. En segundo lugar, es importante tener en cuenta que deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio.

Antes de presentar las cuentas anuales en el registro mercantil correspondiente hay que cumplir con dos pasos:

1. La legalización de los libros contables.
2. La aprobación de las cuentas en la Junta General de socios o accionistas.

Una vez aprobadas las cuentas, el empresario o administrador tiene un mes para presentarlas ante el Registro Mercantil del domicilio social correspondiente.

A continuación, se presenta una tabla resumen con los plazos de presentación de las cuentas anuales para los casos en que el ejercicio contable coincide con el año natural (cierre el 31 de diciembre):

El depósito de las CCAA que debe realizar una PYME se puede llevar a cabo de manera telemática con certificado digital mediante el programa D2. También se puede optar por presentar las cuentas en formato CD, DVD o en papel. Es fundamental que tanto PYMES como grandes corporaciones cumplan las normativas para evitar problemas con las autoridades fiscales y el Registro Mercantil.

¿Las cuentas anuales son públicas?

Sí, cualquier persona puede solicitar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de una empresa. Al considerarse información pública, cualquier persona o empresa puede acceder a la información recopilada en las cuentas. La obligación de presentar cuentas anuales tiene como objetivo promover la transparencia de las empresas. La administración quiere conocer la realidad financiera de las empresas.

Confeccionar, transcribir (en su caso) y depositar las cuentas anuales de una PYME no es tarea sencilla. Requiere de tiempo y conocimientos de contabilidad, por lo que, en caso de no disponer de los medios necesarios, se recomienda ponerse en manos de expertos contables.