Ventajas y desventajas del coworking para empresas de diferentes tamaños

El coworking, un sistema de trabajo con sus inicios en Berlín en la década de los 90, buscaba fomentar el trabajo creativo. Este concepto ha evolucionado hasta convertirse en un espacio que pretende ofrecer una estructura más similar a las tradicionales oficinas, aunque impulsando el networking y la conexión de profesionales de todas las industrias.

Un espacio de coworking es un entorno en el que profesionales freelance, teletrabajadores, personas en posiciones remotas y emprendedores, así como empresas de todo tipo, trabajan codo a codo, fomentando el networking y la colaboración. En los últimos años, su popularidad ha crecido enormemente y sigue teniendo una gran demanda en todo el mundo.

En esencia, coworking (término que sale de la fusión de las palabras inglesas “collaborative” y “work”) es una forma de trabajo que permite a freelancers, profesionales independientes, emprendedores y pymes compartir un mismo espacio físico para desarrollar proyectos de forma independiente, pero también para colaborar entre ellos. El origen del coworking no está del todo claro, algunos lo sitúan en Berlín a mediados de los años 90, otros en Nueva York a finales de esa década. Se calcula que hoy hay más de 20.000 espacios de coworking en todo el mundo. En España, y según el informe "Estado del Coworking en España 2021-2022", hay alrededor de 1.500 locales, lo que supone que la fórmula ha calado profundamente. Estos espacios generaron un negocio en 2021 en España de 131 millones de euros, un 39% más que el año precedente.

Dentro de los servicios del coworking encontramos espacios de trabajo flexibles y despachos privados, así como salas de reuniones, zonas de descanso, cafetería, gimnasio, taquillas, sala de eventos y mucho más. Se trata de arrendamientos de espacios que cuentan con toda la tecnología y servicios para que los colaboradores de pequeños emprendimientos y empresas puedan operar desde allí durante horas, días o semanas, según lo requieran, y ofrecen servicios que incluyen secretarias, salas de juntas, entre otros.

Ventajas del coworking

1. Sentido de comunidad y networking

La comunidad es una de las palabras que bien podría definir a un coworking. Al evaluar las ventajas y desventajas del coworking, la sensación de comunidad es algo que pesa positivamente. El entorno te ofrece infinitas oportunidades para establecer contactos con profesionales que trabajan de forma independiente para empresas locales o internacionales, todo desde el mismo espacio de trabajo compartido. Estos espacios son ideales para hacer amigos y ampliar tu red de contactos, así que no tienes por qué sentirte perdido, aunque acabes de mudarte a la ciudad. Trabajar en espacios abiertos está diseñado para fomentar el intercambio espontáneo de ideas con personas de distintos orígenes.

Si eres un emprendedor, el coworking es ideal porque allí encontrará autónomos y empresas de reciente creación con los mismos anhelos y problemas. De ahí pueden salir intercambios de ideas e incluso colaboraciones para proyectos conjuntos. Interactuar con otros y hacer conexiones laborales es una de las ventajas que trae el coworking. Estos espacios compartidos también son una oportunidad para promocionar su trabajo con profesionales de todos los ámbitos con quienes tendrá la oportunidad de interactuar. Una ventaja que también puede permitir crear proyectos en común con estos nuevos contactos.

2. Ahorro de costes y flexibilidad económica

Otro de los beneficios del coworking es que si tienes una pequeña empresa, una startup o un emprendimiento, entonces un coworking puede ser una gran alternativa a tener una oficina propia. Alquilar una oficina supone un gran coste inicial que no muchas empresas pueden afrontar: fianza, comisiones, compra de mobiliario y alta de servicios son algunos de esos gastos. Instalar una oficina tradicional supone una inversión. Ser responsable de su alto mantenimiento y de los costes en constante aumento del alquiler, los servicios públicos o la contratación de personal administrativo puede reducirse fácilmente al cambiar a un coworking. Estos espacios pueden ser una alternativa económica para los emprendedores.

El coworking es la opción más obvia. Una mesa de trabajo en un coworking cuesta por término medio en España 171 euros al mes, y en ciudades como Barcelona o Madrid ronda los 200 euros. Además, en el coworking los gestores suelen ocuparse de servicios añadidos como videovigilancia o la recepción de paquetes. Por último, en el coworking los gastos se adaptan al tamaño de la compañía. Si crece el equipo, se alquilan más mesas de trabajo y salas de reuniones. Si se recorta, se ajustan también los recursos.

A pesar del duro golpe que representó la pandemia para el sector de los espacios compartidos (Coworking), esta también le dejó enseñanzas importantes a muchas empresas que conocieron nuevas alternativas de trabajo sin tener que incurrir en importantes gastos en infraestructura de oficinas. El Coworking sigue en auge y crecimiento en el país. Según Co-work Latam, el sector duplicó sus resultados en el año 2021 y logró llegar a un inventario de escenarios cercano a los 125.300 metros cuadrados.

3. Separación entre vida personal y laboral

Uno de los puntos positivos entre las ventajas y desventajas de un coworking es tener un espacio separado del hogar para trabajar. Esto es especialmente importante para personas con familia o quienes no tienen un espacio de trabajo en casa. Con el teletrabajo, a muchos les cuesta separar su vida personal y laboral y seguir horarios y rutinas estrictamente profesionales. Sin embargo, acudir a un coworking ayuda en este sentido y permite incluso tener una mayor disciplina. En un espacio compartido se pueden evitar las distracciones y obligaciones de casa, y la tentación de ir a cada rato a la nevera o a ver cómo va el guiso en la cocina.

4. Aumento de la productividad y la motivación

El ambiente de estos espacios puede hacerte mucho más productivo, ya que seguramente estarás rodeado de empresas y profesionales muy motivados. Contar con un espacio dedicado para trabajar, y que las personas a tu alrededor estén haciendo lo mismo, tiene un gran efecto sobre tu concentración y motivación. Trabajar en una oficina compartida, aunque se centra en la creación de una comunidad que prospere gracias a la colaboración, puede aumentar la productividad al ofrecer un entorno profesional y estimulante.

5. Imagen profesional y acceso a servicios

Si te reúnes con clientes o colaboradores a menudo, contar con un espacio de trabajo en donde puedas tener una reunión o tomar un café dará una mejor imagen profesional. Un coworking da la posibilidad a cualquiera de trabajar en centros de ciudad que, de otra manera, serían prohibitivos. Además, trabajar en un espacio de coworking también puede aportar a su proceso educativo, pues la mayoría cuenta con un programa de formación que incluye cursos y talleres pensados por y para emprendedores, según referencia Business Insider. A esto se le suman los servicios que vienen incluidos al momento de contratar su puesto de trabajo, tales como salas de reuniones, internet de fibra óptica, entre otros.

6. Flexibilidad de horarios y localización

Entre los puntos positivos que se pueden destacar del Coworking, ‘Business Insider’ destaca también su flexibilidad de uso y horarios, al ofrecer opciones de tarifas plenas, media jornada y días sueltos, y la posibilidad que dan estos espacios para interactuar con otros emprendedores, hacer conexiones laborales y compartir ideas con personas que estén recorriendo un camino similar al suyo. Garantizar la flexibilidad de los miembros de un espacio compartido es la máxima prioridad, razón por la cual los horarios de funcionamiento también se adaptan en consecuencia. Un freelancer que se mueve mucho o un emprendedor que tiene que ver clientes en diferentes sitios del país y viajar, les viene como anillo al dedo la fórmula del coworking. En cada lugar al que acuden pueden reservar este tipo de espacios por adelantado, y también disponer de ellos en fin de semana, si es necesario. Estos centros suelen tener unos horarios establecidos, aunque hay algunos que funcionan las 24 horas del día.

Desventajas del coworking

1. Costo mensual

El factor económico se ubica tanto en las ventajas como en las desventajas del coworking. A pesar de que es mucho más económico que alquilar una oficina, sigue siendo un gasto mensual que deberás incorporar en las finanzas de tu negocio.

2. Desplazamientos

Puede que no vayas cada día, pero sin duda no es tan fácil como caminar desde la cama hasta el escritorio para comenzar a trabajar. Este punto puede considerarse parte de las desventajas del coworking. Como mencionamos anteriormente, los traslados son un factor importante a considerar. Prioriza los coworking que estén cerca tuyo o que sean de fácil acceso.

3. Falta de privacidad

Excepto que tengas un despacho privado, los espacios de coworking no suelen brindar mucha privacidad. Una llamada importante o una reunión sensible pueden ser escenarios complicados. Un coworking es un lugar de encuentro e intercambio de opiniones, pero también es un sitio donde la privacidad escasea. Las conversaciones serán escuchadas por los vecinos en muchas ocasiones. Será difícil mantener algo en secreto. Entre las dificultades que puede enfrentar si decide optar por esta alternativa de espacios de trabajo compartidos, tal vez la principal es tener que renunciar a un poco de su privacidad porque evidentemente las oficinas no serán de uso exclusivo para usted. Esto le requerirá aprender a trabajar con esos compañeros, que pueden escuchar sus conversaciones telefónicas y estar presentes cuando reciba visitas. Dado que el trabajo en una oficina compartida se centra en la creación de una comunidad que prospere gracias a la colaboración, esto podría significar que tienes menos privacidad que en una oficina tradicional. Pese a estos beneficios, esta alternativa de trabajo también despierta ciertos reparos entre quienes privilegian factores como la privacidad, al tratarse de espacios compartidos.

4. Distracciones

Aunque hacer networking es uno de los puntos más positivos, es algo que podemos colocar entre las desventajas del coworking. Seguramente en estos espacios de trabajo pasarás mucho tiempo teniendo conversaciones, que restan a tu jornada laboral. Trabajar en una oficina compartida no tiene por qué ser la opción ideal para todo el mundo, ya que también facilita la distracción. El hecho de que distintas personas trabajen en la misma mesa compartida, en la que algunos compañeros teclean de forma más exagerada que otros, puede resultar molesto para algunos. Así que, si eres sensible al ruido o a los movimientos a tu alrededor, puedes plantearte utilizar auriculares o irte a un rincón más privado. Por un coworking puede pasar mucha gente durante el día. Estar rodeado de profesionales diferentes en cada momento, cada uno con sus idiosincrasias, puede llevar a pérdidas de concentración durante la jornada laboral. Por último, también debe tener en cuenta que el compartir con otras personas puede generar distracciones.

5. Gestión de reuniones y horarios

También deberá anticiparse a otros problemas al momento de planear una reunión o citas a algún cliente en el lugar. Deberá revisar horarios de apertura y de cierre, estado de ocupación de las salas de reuniones, eventos previstos para ese día, entre otros, al no contar con control total de las oficinas. Sobre los horarios también deberá evaluar la opción que le brinde el espacio que esté considerando alquilar. Los hay con horarios limitados, a los que deberá adaptarse, y también existen opciones 24 horas, que pueden representar una ventaja.

Factores a considerar al elegir un coworking

Si después de evaluar las ventajas y desventajas del coworking decides que es un espacio ideal para ti, entonces el siguiente paso es elegir uno. Como mencionamos anteriormente, los traslados son un factor importante a considerar. Prioriza los coworking que estén cerca tuyo o que sean de fácil acceso. Y a pesar de que la localización y el precio son factores muy importantes, también debes tener en cuenta los servicios que ofrece un coworking. Dado que trabajar en una oficina compartida es cada vez más popular, es crucial elegir una que se adapte a ti en todos los aspectos y que impulse tu productividad. Por lo tanto, asegúrate de aprovechar los días de prueba gratis, si están disponibles. Prepárate para beneficiarte de la flexibilidad, la accesibilidad y el poder de la colaboración y el networking.

Tabla comparativa: Coworking vs. Oficina Tradicional