El Sistema ERP: Organización Modular y Gestión Integral

Un sistema ERP, cuyas siglas significan *Enterprise Resource Planning* (Planificación de Recursos Empresariales), es un sistema informático modular que integra procesos internos y externos, compartiendo información en tiempo real. Este tipo de sistema abarca todas las necesidades a la hora de gestionar una empresa.

La gestión empresarial es la actividad, realizada dentro de una empresa u organización, con el propósito de mejorar la productividad. Se busca mejorar los márgenes de beneficios y reducir los tiempos de producción. El concepto ERP se refiere a la incorporación de un determinado sistema informático en todos los procesos (internos y externos) que están relacionados con la empresa.

Características Fundamentales de un Sistema ERP

Las tres características o propiedades principales que definen a un sistema ERP son: Integración, modularidad y adaptabilidad. Un sistema ERP se organiza a través de diferentes módulos.

La característica "integral" significa que el ERP abarca todas las necesidades a la hora de gestionar una empresa. La "modularidad" implica que organiza las aplicaciones por módulos independientes, mientras que la "parametrización" permite adaptarse a las diferentes necesidades de una empresa.

Aplicar un sistema ERP sin duda puede ser algo muy positivo para una empresa. No obstante, es más que importante preparar a los empleados para el cambio que tendrán que afrontar.

Ventajas de un Sistema ERP

• Aumenta la eficiencia operativa.
• Mejora las relaciones entre empresa y agentes con los que interactúan en el mercado.
• Eliminación de datos redundantes.
• La información empresarial se actualiza en tiempo real.
• Facilita el acceso a la información.
• Reducción de costes empresariales.

Desventajas de un Sistema ERP

• Es necesario tener nuevos aprendizajes.
• Se requieren recursos para la adquisición e implantación, como la consultoría previa y los costes de adaptación de las funcionalidades a medida.
• Existen los costes de actualizaciones y mantenimiento del sistema una vez puesto en marcha.
• Requieren una nueva manera de hacer negocios y de trabajar y organizarse dentro de la empresa, por lo que el cambio puede afectar.

Módulos Habituales en un Sistema ERP

Un sistema ERP se organiza a través de diferentes módulos, lo que permite configurar el software según las necesidades de la empresa.

Nombra cuatro módulos que habitualmente son comunes en todos los sistemas ERP-CRM: Módulo de compras, módulo de ventas, módulo de marketing, módulo de finanzas o contabilidad.

Módulo Gestor General

El módulo "Gestor General" es la base sobre la que instalar otros módulos. La configuración general del sistema ERP se lleva a cabo desde este módulo. El módulo "Gestor General" no facilita la toma de decisiones de una empresa.

Entre las funcionalidades del módulo base se encuentran las siguientes: Configuración de la aplicación, administración de módulos y gestión de personal.

Las características importantes del módulo base de un ERP son: Parametrización, niveles de seguridad e independencia.

La gestión de albaranes y el alta de la ficha de un cliente dentro de un sistema ERP se llevan a cabo desde el módulo Gestor general. Lo referente a políticas de conciliación para los empleados dentro de un sistema ERP se lleva a cabo desde este módulo.

Módulo Contabilidad y Finanzas (Account)

Este módulo es utilizado para el análisis contable y de costes, gestión de presupuestos, impuestos, facturas de clientes y proveedores o el estado de las cuentas bancarias. La contabilidad general de una empresa dentro un sistema ERP se lleva a cabo desde el módulo gestión contable y financiera. El envío telemático de remesas al banco dentro de un sistema ERP se lleva a cabo desde el módulo gestión contable y financiera.

Diario de inventario físico, diario de producción industrial, diario de calidad y diario de transporte son tipos de diarios contables que deberían existir como mínimo en un ERP bien configurado.

Módulo de Ventas (Sale)

La gestión y registro de ventas es una función del módulo de Ventas en un ERP.

Módulo de Compras

Las funcionalidades de la Gestión de Compras incluyen la conversión de tarifas en órdenes de compra, gestionar entregas parciales del proveedores y la gestión de reclamaciones a proveedores.

Es muy importante llevar a cabo los diferentes informes de compras y ventas realizadas para tener todo el proceso documentado. En OpenERP, se disponen de una serie de herramientas que realizan este tipo de trabajo.

Módulo de Recursos Humanos (HCM - Human Capital Management)

El módulo de recursos humanos en un sistema ERP-CRM es utilizado para gestionar los recursos humanos, permitiendo crear puestos de trabajo y estructuras jerárquicas, hojas de trabajo, gestión de fichaje de entrada y salida, entre otros. Cuenta con diferentes informes para la gestión.

Antes de comenzar a buscar una solución ante un problema planteado, se procederá a la configuración del sistema, añadiendo los datos correspondientes, junto con la estructura de categorías y puestos ofrecidos.

El mecanismo más utilizado por las empresas es la justificación mediante fichaje de los empleados, de esta forma, el empleado es el responsable de su asistencia o de su ausencia en su puesto de trabajo.

HCM (Human Capital Management) es lo mismo que "Módulo recursos humanos" en un sistema ERP.

Módulo Almacén

La gestión de los artículos del almacén dentro de un sistema ERP se lleva a cabo desde el módulo Gestor general. Ubicaciones de socios, ubicaciones virtuales y ubicaciones de productos son tipos de ubicación en un almacén.

Dentro de los informes de almacén, para comprobar cómo se reparten las cantidades de producto entre las distintas ubicaciones, se utiliza un análisis de inventario.

Relación con el CRM

Las siglas CRM significan *Customer Relationship Management* (Gestión de Relaciones con Clientes).

Un CRM es un sistema de información que da respuesta a los requerimientos de la empresa en la relación con los clientes. Incorpora todos los mecanismos necesarios para establecer relaciones duraderas y satisfactorias con los clientes e implica todos los departamentos de la empresa, pero especialmente ventas, marketing y atención al cliente.

Los sistemas CRM se caracterizan, sobre todo, por tener dos partes bien diferenciadas; una que se va a encargar de la lógica operacional y, otra, que va a tener como función analizar la información disponible (lógica analítica).

Lógica Operacional del CRM

La lógica operacional se encarga de automatizar y gestionar procesos como ventas, marketing y atención al cliente. Incluye:

• Automatización de ventas organizando la información del mercado, productos y clientes.
• Automatización del marketing, para gestionar campañas, identificar las oportunidades y medición de las ganancias o pérdidas.
• Organización del Call Center.
• Gestión del servicio de atención al cliente.

Entre las funcionalidades ofrecidas por el módulo de CRM se encuentran: Segmentación y gestión de llamadas. Una aplicación que forma parte de un CRM y permite registrar las fases de un proceso de ventas es LO (Lead Object).

Lógica Analítica del CRM

La lógica analítica se encarga de analizar la información disponible para apoyar decisiones estratégicas. Un CRM con enfoque analítico analiza la información existente, diseña campañas de marketing específicas, utiliza indicadores para evaluar la situación y permite modificar la estrategia según el mercado.

Los sistemas CRM utilizan la inteligencia artificial para mejorar la atención al cliente, mejorar la experiencia de usuario y clasificar sus clientes de forma más óptima. Es vital para una empresa actual conectar su CRM con las redes sociales de la compañía. Permitir clasificar y valorar clientes acorde a una serie de indicadores es una funcionalidad que debe tener un CRM adaptado a las necesidades de las empresas del siglo XXI.

Ventajas de un Sistema CRM

• Mejorar la información del cliente.
• Mejorar las relaciones con los clientes.

Categorías de CRM Actuales

Es posible dividir los CRM actuales en integrados en un sistema ERP y exclusivos. Los CRM exclusivos, es decir, los que se desarrollan de forma independiente a un ERP, están en auge y se prevé que sean la opción dominante en el mercado en los próximos años.

Data Warehouse

Un Data Warehouse es un almacén de datos que reúne la información de una empresa u organización, útil para la toma de decisiones. Consultar información de un Data Warehouse se convierte en una tarea sencilla si la información está correctamente organizada. De este modo, cualquier usuario tendrá acceso rápidamente a los valores que requiere.

Las principales ventajas que presentan las herramientas como Data Warehouse son que la organización a la hora de almacenar la información la llevan a cabo de una forma homogénea y fiable. Realizan un análisis unidimensional para ver, desde distintos puntos de vista, todas las dimensiones del negocio.

Las funciones que deben realizar las herramientas que permiten controlar y automatizar las necesidades de los Data Warehouse incluyen el control de acceso, la gestión integrada de la extracción, transformación y carga del Data Warehouse, el control en el tiempo de respuesta, el control de usuarios y el acceso a diferentes tecnologías, tanto a nivel de hardware como de software.

Integrar los datos de las correspondientes bases de datos distribuidas y ayudar en la toma de decisiones son funciones de un Data Warehouse. ETL (Extract, Transform, Load) tiene como función fusionar aquellos datos de diferentes orígenes.

Bases de Datos en Sistemas ERP

Es muy importante disponer de una potente base de datos para que la utilización del sistema ERP esté optimizada, de lo contrario, el acceso al sistema puede ser lento y complejo para los usuarios. La correcta estructura de una base de datos nos permite distribuir de forma estandarizada la información introducida por todos los módulos del sistema ERP, así como tener una tecnología más eficiente.

La estructura de una base de datos de un sistema ERP debe cumplir características relacionales.

En un sistema gestor de bases de datos relacional, la propiedad que debe cumplir para garantizar la ausencia de redundancia y la coherencia entre todos sus datos es la adaptabilidad.

El diseño de las bases de datos relacionales se puede estructurar en tres niveles. El nivel físico se encarga del almacenamiento en soporte físico (a nivel de bytes y ficheros).

El nivel lógico o conceptual permite crear una estructura en los datos mediante tablas y restricciones. Este nivel lo utilizan las tablas, los campos de las tablas, restricciones de integridad, claves primarias, etc., es decir, todo lo que se refiere al esquema relacional. Es el encargado del almacenamiento en un soporte, teniendo en cuenta, a nivel de bytes y ficheros, que no están relacionados entre ellos. Es un nivel muy utilizado para ficheros, índices sobre ficheros, sistemas de almacenamiento, uso y estructura.

La principal ventaja de los sistemas gestores de bases de datos (ERP o CRM) es el tiempo de respuesta de las transacciones ejecutadas, ya que la información está repartida en diferentes módulos. Esto beneficia el proceso del análisis de la información, así como los reportes.

Consultas e Informes

Una consulta es un conjunto de filas de una o varias tablas solicitadas por el usuario según criterios de selección y ordenación; implica control de acceso y concurrencia. Los informes en un ERP son vistas que incorporan estructuras novedosas propias, independientes de las ya existentes en el sistema.

Los formularios hacen referencia a las distintas pantallas creadas para manejar los diferentes datos, simplificando la gestión de la información y basadas normalmente en las vistas.

Tipos de Software y Licencias

Dependiendo del coste, podemos diferenciar entre diversos tipos de softwares: Payware, shareware. El freeware corresponde a los softwares que no requieren pago alguno.

La licencia es un documento que detalla una serie de obligaciones que debe tener el usuario con el desarrollador. Según el tipo de licencia, se establecen las posibilidades de utilización, modificación y distribución. Las licencias de dominio público son aquellas que determinan que un software no tiene propietario.

Entre los diversos tipos de licencia se encuentran BSD, MPL y GNU. La licencia oficial del proyecto GNU es GNU. Las licencias robustas tienen limitaciones que se deben tener en cuenta antes de su uso.

Software Libre

La libertad de acceder al software, la libertad de modificar el software y la reducción de costes de licencia son los principales motivos para adoptar una solución ERP de software libre.

TinyERP y OpenERP no son productos ERP de software libre.

Fabricantes y Soluciones ERP

SAP, Oracle y Microsoft integran entre sus servicios el ERP. SAP es un ERP alemán y de los años 70. Odoo ERP es la continuación del proyecto OpenERP.

Una aplicación para gestionar pedidos de pago no es una solución ERP. Microsoft Excel, Word y todo el paquete office tampoco son soluciones ERP. Firefox, Internet Explorer y Google Chrome no son soluciones ERP.

Implementación de un Sistema ERP-CRM

Antes de comenzar con el proceso de instalación del sistema ERP-CRM, hay que asegurarse de cuál es el software ERP más interesante para que el hardware funcione de la mejor forma posible. Para ello, es preciso llevar a cabo un análisis riguroso a la hora de seleccionar un determinado software.

La metodología general de implantación de un ERP descrita en el tema se divide en las fases de Iniciación, Desarrollo, Implementación, Implantación, Producción y soporte.

Fases de Implementación

Fase 1: Análisis de la situación de la empresa

• El año de fundación se incluye para luego realizar estadísticas posteriores, y porque no es lo mismo la resistencia al cambio que implica implantar un ERP de una nueva empresa que una de décadas en el mercado.
• La arquitectura de sistemas de una empresa que se incluye en el RFP está compuesta por el conjunto de dispositivos informáticos que dispone la empresa.

Fase 2: Selección del ERP

• El equipo de trabajo que tomará la decisión sobre qué ERP elegir debe estar compuesto idealmente por 1 gerente, 1 responsable IT y responsables de departamento.
• Entre los responsables de departamento a incluir en el equipo de trabajo deben estar empleados cuya función sea gestionar pedidos (como el director del equipo de atención al cliente), contabilidad y facturación (como el director financiero) y coordinar el almacén (como el director de logística).
• Para valorar cada oferta del sistema ERP, el equipo de trabajo debe marcar una serie de criterios de selección, que puntuarán de 0 a 10.
• Las ofertas deben ser lo más detalladas posible, incluyendo aspectos como el coste de adquisición, la posibilidad de desarrollo de funcionalidades de servicios de valor añadido, e idealmente, incluir una demo. Deben solicitarse al menos a 3 empresas diferentes.
• No utilizar una "demo" en un sistema ERP a la hora de evaluarlo es una de las causas habituales de fracaso.

Fase 3: Implantación del sistema ERP seleccionado

• Las tareas que forman parte del proceso de instalación e implantación de un sistema ERP-CRM son: Formación de usuarios, migración de datos y corrección del software.
• Durante la fase de implantación, se forma a todos los usuarios del sistema y se comprueban los datos antiguos para adaptarlos a la nueva plataforma.
• En la tarea de despliegue del escenario de implantación, se instalan al menos 2 entornos técnicos: desarrollo y producción.
• La formación a empleados sobre el uso del ERP debe iniciarse antes de arrancar la fase 3. Implantación del sistema ERP seleccionado.

Fase 4: Desarrollo

• Durante la fase de desarrollo, la técnica utilizada para diseñar el sistema es el diseño top-down.

Fase 5: Producción y soporte

• La verificación final y el análisis de rendimiento es una tarea a realizar dentro del proceso de implantación de un ERP.
• La fase 5. Análisis de conclusiones en la instalación de un ERP es útil para extraer conclusiones de todo proceso, evitar que lo negativo se repita en el futuro y saber potenciar lo positivo.

Riesgos y Consideraciones en la Implementación

El mayor problema para una empresa a la hora de implantar un sistema ERP es la resistencia de cambio de sus empleados. El riesgo principal al implantar un ERP es la no adecuación de los flujos de trabajo de la empresa a los flujos automáticos del ERP y la resistencia al cambio de los empleados.

Si una empresa personaliza excesivamente un sistema ERP, tendrá ventajas gracias a la personalización, pero el software puede llegar a ser difícil de mantener y escalar.

Tipos de Instalación

La arquitectura que usa un sistema ERP-CRM es Cliente-Servidor. En una arquitectura cliente-servidor, los clientes pueden hacer peticiones al servidor.

En el sistema de instalación monopuesto se instala el software en un ordenador, de tal forma que solo va a tener acceso al sistema los usuarios que físicamente accedan a dicha computadora. Esta instalación es conveniente para entornos de desarrollo o aprendizaje, no para entornos productivos.

En el sistema de instalación cliente-servidor se instalan solo los datos y la gestión de estos en un ordenador, de tal forma que es imposible acceder al control y administración de los mismos desde distintos puntos de la organización, instalando una aplicación (servidor) con la que es posible conectarse al ordenador que posee los datos (cliente).

Para entornos de desarrollo o aprendizaje, la instalación monopuesto de un ERP es más recomendable.

Odoo: Un Ejemplo de Sistema ERP

Odoo ERP es muy útil para adentrarse en los sistemas ERP como estudiante y gestionar una pequeña y mediana empresa. Es multiplataforma y modular.

El sistema gestor de bases de datos que se recomienda instalar junto con el ERP Odoo es PostgreSQL.

A la hora de instalar Odoo, podemos dejar los valores por defecto sin preocuparnos ya que siempre serán correctos independientemente del ordenador que usemos.

La herramienta PGAdmin es una herramienta gráfica que permite administrar una base de datos PostgreSQL. En instalaciones Cliente/Servidor, donde servidor y cliente no son el mismo equipo, no indicaremos la dirección localhost para acceder a la aplicación.

En Ubuntu, los scripts de reinicio del servidor se encuentran en el directorio /etc/init.d, y los mensajes del servidor en /var/log.

Los parámetros del servidor de OpenERP son db_name (nombre de la base de datos) y log_file (fichero de mensajes de la aplicación).

Cuando creamos un módulo nuevo en un sistema ERP, las imágenes no son un elemento imprescindible a considerar.

La arquitectura que utiliza el ERP Odoo para gestionar los datos y separar la presentación de la lógica de negocio emplea una arquitectura Modelo Vista Controlador (MVC).

Para describir las vistas en OpenERP se utiliza un lenguaje de descripción de datos como XML. res.empresa no es un objeto de OpenERP.

Se utiliza la vista de tipo árbol como menú de navegación. La vista de tipo formulario se usa para insertar o modificar datos.

Gestión de Usuarios en Odoo

La gestión de usuarios en un sistema ERP-CRM tiene entre las funciones más importantes la creación y mantenimiento, pero no borrado, de los distintos usuarios pertenecientes al sistema, además de sus correspondientes datos.

En un sistema ERP correctamente parametrizado, solo debe existir un usuario con acceso completo a todos los módulos: el administrador.

Es posible que el sistema traduzca, de forma automática, cualquier campo correspondiente a un formulario, asignándole un icono de traducción.

Copias de Seguridad

Es conveniente realizar una copia de seguridad del sistema configurado para no perder los cambios. Se puede utilizar la herramienta PGAdmin en PostgreSQL que ofrece una serie de facilidades para crear y restaurar copias de seguridad.