Cómo repartir las ganancias de un negocio de forma justa y efectiva

Una de las decisiones más importantes al formar una sociedad es cómo dividir las ganancias entre los socios. Esto puede afectar la motivación, la responsabilidad fiscal y la relación con los cofundadores. Para alcanzar el éxito empresarial, es crucial elegir bien a quienes te acompañarán en este camino, ya sean familiares, amigos, colegas o inversionistas. Un emprendimiento no solo se sustenta en una idea innovadora, sino que uno de sus pilares fundamentales es una sólida gestión financiera.

La importancia de una administración financiera exitosa

Enfrentar las finanzas de tu negocio puede ser una tarea demandante y compleja. Por ello, es fundamental dividir los esfuerzos en áreas específicas para una mayor atención. A continuación, se detallan los pasos básicos para crear una imagen financiera completa y asegurar una distribución equitativa de las ganancias:

1. Reúne todos los gastos e ingresos con un flujo de caja

El primer paso implica reconocer todos los movimientos de dinero que ocurren dentro de tu emprendimiento. Tendrás que registrar desde las ventas de productos o servicios hasta los cobros de proveedores a través del flujo de caja. Este reporte financiero podrá incluir toda esta información de forma mensual, lo que eventualmente te permitirá realizar comparaciones históricas para identificar patrones y potenciales señales de alarma. El flujo de caja es un indicador que compara los ingresos y egresos de tu comercio, entregando un valor positivo o negativo.

2. Arma presupuestos fijos y flexibles

Un presupuesto promedio tendrá considerados costos variables y fijos, los que se diferencian entre sí por cambiar o no de valor dependiendo de la productividad de la empresa. Su importancia radica en que te permite poner límites de gastos: si logras realizar predicciones acertadas sobre cuánto dinero tendrás que invertir en tu emprendimiento, podrás distribuirlo de mejor manera en las distintas áreas que lo componen.

• Presupuesto fijo: Sus ítems tendrán un precio determinado y no podrán cambiar independientemente de lo que suceda con el dinero disponible.
• Presupuesto flexible: Se adaptará a las circunstancias con márgenes de gasto en cada ítem. Con el tiempo puedes implementar uno y, eventualmente, cambiarlo a otro según lo que demande tu emprendimiento.

3. Mantén tu información de inventario actualizada

Muchos comercios saben que este ítem es el corazón de su emprendimiento, por lo que registrar todos los productos que pasen por tu inventario será fundamental para mantener tus finanzas en orden. Siempre etiqueta y cataloga todo, puesto que esto te permitirá reconocer cuál es la demanda de tus clientes para ajustar tu producción, evitando pérdidas. Al mismo tiempo, si mantienes un control semanal o mensual, tienes un documento que te respalda en caso de pérdidas o desajustes en el inventario real.

4. Reserva un fondo de emergencias

Aunque en un principio sea un poco difícil reservar recursos para casos de contingencia, lo cierto es que un emprendimiento se enfrentará a situaciones inesperadas en cualquier momento. Mantener dinero apartado con el fin de paliar estos escenarios puede marcar una diferencia enorme entre el éxito y el fracaso de tus operaciones. Piensa en los escenarios más probables como atrasos de entrega, robos o mantenimientos de urgencia que podrían afectar la operación de tu emprendimiento. Luego, cuando sea viable, comienza a mantener un fondo de emergencias al que puedas acceder inmediatamente, pero que no esté contemplado para las operaciones diarias. Lo ideal será que nunca necesites este dinero, pero tener un colchón te brindará tranquilidad.

Consejos adicionales para optimizar la economía de tu emprendimiento

Aunque no están directamente relacionados con la distribución de ganancias, estos consejos ayudarán indirectamente a estructurar y optimizar la economía de tu emprendimiento:

• Diversifica tus ingresos lo antes posible: A medida que tu público reconozca tu marca y compre, piensa en nuevas estrategias de ventas para expandirte. Investiga el mercado y pregunta a tus clientes qué les interesaría ver de tu emprendimiento.
• Integra tus soluciones digitales entre sí: Usa la tecnología a tu favor, ya sea promocionando tu negocio en redes sociales, usando métodos de pago sin efectivo o llevando la contabilidad con software. Busca formas de crear flujos de información automáticos para que los datos económicos estén siempre actualizados con la menor intervención humana posible.
• Mantén una cuenta de empresa separada de tus finanzas personales: Aunque al inicio es común usar cuentas personales, con el tiempo se hará más difícil. Revisa las opciones bancarias para empresas una vez formalizada, no solo para ordenar tus finanzas, sino también para acceder a créditos y préstamos.
• Actualiza y respalda toda tu información financiera: Las boletas, facturas y comprobantes de pago son cruciales. Usa la infraestructura en la nube para almacenar información sensible, escaneando documentos para compartirlos o tenerlos de referencia. Trabajar con información desactualizada puede llevar a errores graves.
• Revisa las finanzas de tu emprendimiento frecuentemente: Mantén un calendario con fechas importantes como pagos a proveedores, cobros a clientes, revisión de finanzas, etc. Compártelo con tu equipo para que todos estén informados y preparados, evitando olvidos que perjudiquen tu reputación.

Determinando la rentabilidad del negocio

Para conocer si tu negocio es productivo, necesitas saber cuánto dinero está generando, es decir, calcular el margen de ganancia. Es el dinero que queda a favor de tu negocio después de restar los costos fijos y variables, tales como sueldos, servicios, renta, comisiones sobre venta, elaboración de productos, surtido de mercancía, etc.

Ejemplo de cálculo del margen de ganancia:

Si tu tiendita vendió $5,000 durante el mes y el costo de los productos adquiridos para surtir tu negocio fue de $2,700, entonces el margen de ganancia neto sería de $2,300 ($5,000 - $2,700). Esto significaría que tu negocio tendría un margen de ganancia neto del 46% ($2,300 / $5,000 * 100).

El análisis financiero se refiere a la disciplina que evalúa el desempeño de una empresa, sustentado en cuatro elementos: rentabilidad, endeudamiento, liquidez y operación del negocio. Dentro de cada categoría existen indicadores que puedes calcular e interpretar para entender cómo está tu negocio en este ámbito. El patrimonio abarca los bienes, derechos y obligaciones de tu emprendimiento, mientras que los pasivos son recursos que provienen de terceros.

Pasos para repartir las ganancias entre los socios

1. Evaluar los niveles de contribución

La participación es la cantidad de acciones que le corresponden a un socio sobre la base de sus aportes a la empresa. Es fundamental evaluar la contribución de cada socio en términos de capital, clientes y experiencia. Revisa las relaciones de participación en los beneficios en empresas similares (Market Benchmarking) para asegurar que el reparto sea justo.

2. Comunicar expectativas y preferencias

El segundo paso es comunicar tus expectativas y preferencias a tus socios. Debes discutir cuánta ganancia esperas obtener, con qué frecuencia quieres distribuirla y cómo quieres manejar las pérdidas o deudas. También debes considerar cómo lidiarás con los cambios en la sociedad, como nuevos socios, salidas o disputas. La transparencia es clave, asegurando que todos los socios entiendan el acuerdo.

3. Elegir un método para distribuir las ganancias

Hay tres métodos comunes para distribuir las ganancias entre los socios:

• Reparto igualitario: Todos los socios reciben la misma cantidad de beneficios, independientemente de sus contribuciones.
• Reparto de ratios: Cada socio recibe un porcentaje de los beneficios en función del valor de su contribución.
• Reparto de salarios más: Los socios reciben un salario fijo y luego las ganancias restantes se distribuyen de otra forma (igualitaria o por ratios).

Tabla de Métodos de Reparto de Ganancias

4. Documentar el acuerdo de participación en un acuerdo de asociación

El cuarto paso es documentar su acuerdo de participación en las ganancias en un acuerdo de asociación por escrito. Se trata de un contrato legal que define los derechos y responsabilidades de cada socio, así como los términos y condiciones de la sociedad. Debe incluir detalles tales como el método de participación en las utilidades, la frecuencia y el momento de las distribuciones, los procedimientos para resolver conflictos y las disposiciones para modificar o rescindir el acuerdo. Los acuerdos legalmente vinculantes son importantes para asegurar que todas las partes cumplan con sus respectivos compromisos. Esto también es crítico desde una perspectiva legal y de cumplimiento, así como durante auditorías internas y externas.

5. Revisar el acuerdo de participación con regularidad

El quinto paso es revisar su acuerdo de participación en las ganancias con regularidad y ajustarlo según sea necesario. Su asociación puede evolucionar con el tiempo, a medida que su negocio crece, sus contribuciones cambian o sus objetivos cambian. Debe monitorear su desempeño financiero, la satisfacción de su socio y las condiciones de su mercado, y realizar cambios en su acuerdo si es necesario. Es importante establecer plazos acordados (trimestrales, semestrales, anuales) para revisar las asociaciones y asegurar que todas las partes permanezcan alineadas e igualmente comprometidas.

La Asamblea de Accionistas y la distribución de utilidades

Cada año, los socios se reúnen en Asamblea de Accionistas para conocer, entre otras cosas, los Estados Financieros y resolver el monto de las ganancias acumuladas que serán distribuidas como utilidades a los socios y la forma en que se realizará el pago. Las utilidades a distribuir en una empresa son aprobadas por la Asamblea de Accionistas. Una vez establecido el monto total a pagar y la forma de pago, a cada socio le corresponderá la parte proporcional a su participación accionaria, independientemente de si son trabajadores o no de la empresa. Quien tenga el 5% de acciones, recibirá un 5% del monto total. El cumplimiento de los principios de ética e integridad para con los socios, directivos y clientes de la empresa evita la justificación deliberada de errores u omisiones, dando lugar a empresas que mantienen la credibilidad y la confianza de sus clientes, socios, familiares y amigos.