Cómo registrar tu negocio en España: Guía completa para emprendedores

Si te caracterizas por ser una persona con espíritu emprendedor, es muy probable que uno de tus mayores objetivos o sueños sea abrir tu propio negocio. Hoy en día, son muchos los emprendedores que se lanzan a crear una empresa en España. El Ministerio de Industria, Comercio y Turismo cifra en 1.334.886 las pymes con asalariados, según los datos de abril de 2024.

Para poner en marcha cualquier tipo de negocio es necesario realizar una serie de trámites de constitución de una empresa obligatorios. Es fundamental conocer los pasos para crear una empresa en España, incluyendo aspectos burocráticos y legales. No dejes que todos estos trámites frenen tu deseo de emprender. Tómatelo sencillamente como un primer paso necesario, tras el que vendrán muchos éxitos. Al cumplir con todos los requisitos y trámites necesarios, estarás sentando las bases para el crecimiento y desarrollo de tu negocio con éxito.

En esta guía práctica desglosaremos paso a paso los trámites esenciales para que des los primeros pasos con confianza y seguridad y puedas centrarte en lo más importante: desarrollar tu negocio y hacerlo crecer.

1. Define tu Plan de Negocio

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

Una vez ya has analizado la viabilidad de tu proyecto empresarial con el plan de empresa, es el momento de revisar cuáles son los pasos necesarios que tienes que hacer a nivel legal y jurídico, para poder constituir tu negocio.

2. Elección de la Forma Jurídica

Para comenzar con la actividad empresarial es necesario crear una empresa legalmente. La estructura jurídica es el siguiente paso y tendrá impacto en la fiscalidad, la responsabilidad legal y las obligaciones administrativas de tu negocio. En función del tamaño, el número de socios o del sector deberías elegir la forma jurídica adecuada para el negocio. Para una correcta decisión es importante conocer las características particulares de cada fórmula jurídica.

Opciones de Formas Jurídicas Comunes en España

En España, existen varias opciones, como autónomo, sociedad limitada (SL) o sociedad anónima (SA), entre otras. Cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales. Aquí te mostramos las más habituales:

• Autónomo: La opción más rápida y sencilla si vas a emprender tú solo. Los autónomos no necesitan capital mínimo y tienen responsabilidad ilimitada. Para empezar a operar solo necesitas registrarte en Hacienda y en la Seguridad Social. Es ideal para una actividad con pocos riesgos y una estructura simple. Debes tener en cuenta que en este caso la responsabilidad es ilimitada: si hay deudas respondes con tu patrimonio personal.
• Sociedad Limitada (S.L.): Opción recomendable si en el proyecto intervienen uno o varios socios. Su principal ventaja es que la responsabilidad personal de los socios está limitada al capital aportado por cada uno de los socios. Esta modalidad de sociedad es la opción más popular entre las Pymes. Según la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, una SL puede constituirse con 1 € de capital social, aunque mientras no se alcancen los 3.000 € se aplican condiciones especiales: destinar al menos un 20 % de los beneficios a reserva legal y responder solidariamente en caso de liquidación hasta alcanzar esa cifra.
• Sociedad Anónima (S.A.): Si tu empresa requiere una inversión importante y varios socios, la S.A. permite mayor flexibilidad para captar capital. Su capital se divide en acciones, y está formado por las aportaciones de los socios. Las sociedades (en cualquiera de las dos modalidades S.L./S.A.) tributan por Impuesto de Sociedades, con carácter general un 25%, aunque existen tipos reducidos en determinados casos.
• Emprendedores de responsabilidad limitada: Este tipo de organización sigue el mismo régimen que la Sociedad Limitada, excepto en ciertas obligaciones para garantizar la responsabilidad frente a terceros.
• Sociedad Limitada Laboral: La mayor parte de su capital social es propiedad de los trabajadores, y su constitución requiere un capital superior a 3.000 euros.
• Comunidad de bienes: A través de un contrato privado habrá que detallar la actividad del negocio, las aportaciones (en dinero o en especie) y el porcentaje de participación de cada socio.
• Cooperativa: Las cooperativas son empresas formadas por personas que se unen voluntariamente para satisfacer sus necesidades económicas, sociales y culturales comunes.

Una sucursal es un establecimiento secundario dotado de representación permanente y cierta autonomía de gestión, a través del cual se desarrollan, total o parcialmente, las actividades de una sociedad matriz. La franquicia no posee personalidad jurídica propia, ya que se trata de un contrato de índole mercantil entre dos empresas plenamente constituidas.

3. Denominación Social y Capital Social

Reserva del Nombre/Denominación Social

Si has optado por una Sociedad, el primer trámite es comprobar que el nombre que has elegido para tu empresa está disponible. En el Registro Mercantil Central podrás obtener la Certificación negativa del nombre de la sociedad que acredita que no existe otra empresa con el mismo nombre que la tuya. Este trámite es un requisito obligatorio para obtener la escritura pública de constitución de cualquier sociedad. La reserva de la denominación social de la empresa tiene una validez de 6 meses. Ten en cuenta que el nombre queda reservado durante 6 meses desde la expedición de la certificación. En paralelo podrías ir pensando en el nombre de la marca comercial, el cual no tiene por qué coincidir con el nombre de la sociedad.

Depósito del Capital Social

Determinadas formas jurídicas están obligadas a realizar un depósito de una cierta cantidad de capital social. Se trata de una aportación que realizan sus socios en forma de dinero líquido, bienes o derechos patrimoniales (siempre y cuando se hayan valorado adecuadamente). Este capital social se debe depositar en un banco.

Una vez obtenido el certificado de la denominación social, tienes que abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En ella depositarás el capital social. A su vez, el Banco deberá entregar un certificado donde aparezcan las aportaciones realizadas por cada socio. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.

4. Creación de la Escritura Pública y Estatutos Sociales

A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En los estatutos se definirá el objetivo de la empresa, el reparto de participaciones entre socios y descripción de los órganos de administración y toma de decisiones. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Una vez tengas el certificado bancario y la certificación negativa del Registro Mercantil deberás acudir al Notario para redactar una escritura pública. La escritura pública es un documento clave, ya que se requiere no solo para la inscripción en el Registro Mercantil, sino también para obtener el NIF definitivo. El notario también puede ayudarte a redactar la escritura de constitución de la sociedad, en la que tendrás que detallar todos los aspectos fundamentales de su funcionamiento, desde su objeto hasta cómo se tomarán los acuerdos o la manera en que se transmitirán las participaciones.

Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil.
• Certificado bancario de depósito de capital social.
• Estatutos sociales.
• DNI o NIE de los socios.

5. Obtención del Número de Identificación Fiscal (NIF) Provisional y Definitivo

El primer paso para abrir un negocio en España es obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF), que es el identificador tributario necesario para operar legalmente. El Número de Identificación Fiscal se debe solicitar en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

NIF Provisional

Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria. Hacienda no te puede entregar el CIF definitivo porque aún no tienes la empresa inscrita en el Registro Mercantil.

NIF Definitivo

Una vez ya has realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública.
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil.
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal.
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

6. Inscripción en el Registro Mercantil

Una vez obtenido el CIF provisional, has de dirigirte nuevamente al Registro Mercantil y aportar copia del mismo, junto con la escritura de constitución y los estatutos sociales. Tendrás que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la misma provincia donde la empresa esté domiciliada para inscribir la empresa. El Registro Mercantil, una vez inscrita la empresa, emitirá un certificado de inscripción que tendrás que utilizar para solicitar en Hacienda el CIF definitivo. Un mes después de la escritura pública los socios deben ir a la oficina del Registro Mercantil de la misma provincia donde la empresa esté domiciliada para inscribir la empresa. El Real Decreto 682/2003, de 7 de junio, regula el sistema de tramitación telemática para las Sociedades de Responsabilidad Limitada. Llegado este punto la compañía queda constituida y puede empezar a operar.

7. Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

El IAE es el Impuesto sobre Actividades Económicas, y dependerá de la actividad a la que se dedique tu empresa. Una vez completados estos procedimientos necesarios para el proceso de constitución, debes ponerte al día con Hacienda. De esta manera podrás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, presentando el modelo 036. Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa. Tendrás que acudir a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y rellenar los «Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada».

8. Licencias y Permisos Adicionales

Dependiendo del tipo de negocio que desees emprender, es posible que necesites obtener licencias y permisos adicionales. Algunas actividades comerciales requieren de autorizaciones específicas, como las relacionadas con alimentos, salud, educación, transporte, entre otros. Para conocer los requisitos exactos en cada caso, conviene acudir al ayuntamiento donde se establezca el negocio. Además de los requisitos principales, es posible que debas cumplir con trámites adicionales en función del sector o la ubicación de tu empresa. La licencia de actividad se gestiona en el Ayuntamiento de tu localidad.

9. Obligaciones con la Seguridad Social y Contratación de Empleados

Si tienes la intención de contratar empleados, debes tener en cuenta las obligaciones relacionadas con la Seguridad Social. Como empleador, estás sujeto a cotizaciones y contribuciones, y debes registrar a tus trabajadores antes de que comiencen la actividad. La empresa debe estar dada de alta en la Seguridad Social y si vas a contratar trabajadores debes obtener un código cuenta de cotización.

10. Financiamiento y Gestión de Costos

El financiamiento y la gestión de costos son aspectos críticos para abrir un negocio en España. Es vital explorar las diversas opciones de financiamiento disponibles, como préstamos bancarios, inversiones de capital de riesgo y plataformas de crowdfunding. Además, debes calcular con precisión los costos de establecimiento y operación de tu negocio.

11. Protección de la Propiedad Industrial e Intelectual

A la hora de emprender, debes tener en cuenta que, en un entorno cada vez más competitivo, hay que realizar un esfuerzo creativo para diferenciarte en el mercado. En España, para la propiedad industrial y propiedad intelectual existen leyes diferentes y los organismos encargados de su gestión también difieren.

Tipos de Protección

• Marcas y nombres comerciales: son signos distintivos que protegen combinaciones gráficas y/o denominativas que ayudan a distinguir en el mercado unos productos o servicios de otros similares.
• Patentes y modelos de utilidad: protegen invenciones consistentes en productos y procedimientos susceptibles de reproducción y/o utilización con fines industriales. El derecho sobre un diseño industrial protege solo el aspecto o las características estéticas de un producto, mientras que una patente protege una invención que ofrece una nueva solución técnica a un problema.
• Topografías de productos semiconductores: protegen el esquema de trazado de las distintas capas y elementos que componen un circuito integrado, su disposición tridimensional y sus interconexiones, es decir, lo que en definitiva constituye su “topografía”.
• Diseños industriales: protegen la apariencia externa de los productos u objetos tridimensionales.

Si consideras que se han infringido tus derechos de propiedad industrial y quieres interponer una demanda ante el Juzgado que corresponda y es conveniente que te asesores por un abogado especialista, tanto en tu país, como en los países vecinos. Además, antes de iniciar acciones judiciales, puedes solicitar mediación o arbitraje.

12. Asesoramiento y Apoyo

Puedes obtener asesoramiento en cámaras de comercio, asociaciones empresariales y otros organismos que brinden apoyo a emprendedores. Una manera fácil de hacer los trámites es a través de los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE). En Servicios para Emprender encontrarás entidades públicas y privadas que ofrecen puntos PAE, en los cuales la tramitación no tiene ningún coste y la constitución se realiza en un tiempo mínimo. Para llevar a cabo los trámites a través del sistema CIRCE, deberá cumplimentar adecuadamente el Documento Único Electrónico (DUE) pudiendo acudir a los Puntos de Atención al Emprendimiento (PAE) que, de manera gratuita, ayudan a los emprendedores con su cumplimentación, así como facilitan asesoramiento en el inicio efectivo de la actividad y su desarrollo.

Así mismo, desde la Xarxa Emprèn te ofrecemos asesoramiento técnico para poder iniciar y poner en orden tu proyecto emprendedor. Visita nuestro Buscador de entidades, elige una y rellena el formulario de petición de asesoramiento.

Teniendo como prioridad la reducción en los trámites, la Ley 18/2020, de Facilitación de la Actividad Económica y el Decreto 131/2022, del Reglamento de la Ley de facilitación de la actividad económica, simplifica la presentación de documentación y recorta los tiempos de los trámites con las administraciones. La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización también es relevante en este contexto.

Tabla resumen de trámites y documentos por forma jurídica

Enhorabuena. Una vez que tienes registrada tu empresa, ya puedes empezar el trabajo con el que estabas soñando. Se inicia una nueva etapa de tu vida profesional.