Cómo Elegir e Implementar el Software de Gestión Ideal para tu PYME

Elegir software para PYMES no se trata de "tener más funciones", sino de resolver las tareas diarias sin complicaciones: ventas, stock, facturación, cobranzas y soporte, todo junto y ordenado. Esta guía te cuenta cómo evaluar opciones de software empresarial y por qué unificarlo en una sola plataforma cambia el juego. La implantación de software de gestión empresarial es la clave para llevar tu PYME al siguiente nivel en aspectos como la productividad o la rentabilidad. Descubre qué pasos seguir para implementar una plataforma de gestión segura y eficiente.

La Importancia del Partner Tecnológico en la Implementación de Software

Contar con socios fiables para tu empresa es indispensable, y lo mismo sucede con el partner tecnológico que se encargará de la implementación del software de gestión empresarial. Este debe ser un acompañante que asesore y guíe a tu PYME hasta el momento en que el ERP queda totalmente establecido. Es imprescindible encontrar un proveedor fiable.

Un partner tecnológico confiable debe ofrecer formación y soporte a la empresa, adaptándose a sus necesidades y preferencias. La formación debe ser personalizada y práctica para el personal, tanto en las fases previas como posteriores a la implantación. Asimismo, del partner tecnológico se espera que brinde soporte técnico y funcional al software de gestión empresarial, garantizando su óptimo funcionamiento y actualización.

Los ERP, como SAP Business One, han evolucionado hasta convertirse en herramientas versátiles que se adaptan a cualquier empresa. Aportan beneficios sustanciales, como una mayor colaboración entre departamentos, la eliminación de tareas duplicadas o la reducción de errores. Además, han sido diseñados para ser amigables con el usuario, por lo que no son difíciles de manejar. Sin duda, el aspecto más complejo de esta clase de software es la implementación en la empresa.

Pasos Clave para la Implementación de Software de Gestión Empresarial

Vamos a explicar en esta guía cuál es el proceso de la implantación de software de gestión empresarial en PYMES. Así tendrás más claro qué etapas de implementación existen en un ERP a la hora de comenzar a utilizar una herramienta de estas características dentro de una empresa. Destacaremos varios puntos importantes, como la importancia de establecer objetivos y necesidades.

Los pasos para implementar una herramienta como SAP Business One son los siguientes:

1. Identificación de necesidades y objetivos
2. Selección del software
3. Planificación e implementación
4. Formación y soporte

La clave es contar con un partner tecnológico de calidad que acompañe a tu empresa en todo el proceso y proporcione el mantenimiento necesario a posteriori.

1. Identificación de Necesidades y Objetivos

Se deben establecer los objetivos claros que se quieren alcanzar con el software de gestión. Planificar significa trazar un camino a seguir con una meta clara, lo que ayuda a prevenir problemas y riesgos.

2. Selección del Software de Gestión Empresarial

Seleccionar el software de gestión empresarial adecuado para la empresa es una decisión estratégica que puede determinar el éxito o el fracaso de esta. Un software de gestión empresarial es una herramienta que permite integrar y optimizar todos los procesos y recursos de una PYME. Por eso, elegir bien es muy importante.

SAP Business One destaca como el mejor software de gestión empresarial para PYMES. Es una solución diseñada específicamente para las pequeñas y medianas empresas, que ofrece una visión completa y en tiempo real de la situación de la empresa.

All-in-one vs. Contabilidad + Add-ons

Es preferible una solución "all-in-one". Con TACTICA, se evitan "sándwich" de apps y puntos ciegos. Te olvidas de manejar APIs: parametrizas el sistema por país y listo.

3. Planificación e Implementación

La implantación del software de gestión empresarial es la parte más compleja y que requiere mayor planificación. El plan de implantación debe ser milimétrico, contemplando los objetivos, los requisitos, los recursos, los plazos, las responsabilidades y los riesgos del proyecto. Todos estos aspectos ya fueron definidos anteriormente.

De nuevo, para elaborar y ejecutar el plan de implantación, es imprescindible contar con un socio fiable que guíe a la PYME en este proceso, asegurando la calidad y la eficiencia en la implantación del software. De esta alianza dependerá el éxito de la implementación.

¿Cuánto tarda y cuánto cuesta implementar? Depende de módulos y volumen de datos, pero el objetivo es producir valor en semanas. Incluye setup, migración, capacitación y soporte remoto.

4. Formación y Soporte

La formación y el soporte durante y después de la implantación del software de gestión empresarial son pilares clave del éxito del proyecto. Enseñar a los empleados a manejar el ERP es básico para asegurar el correcto uso y mantenimiento de la plataforma, así como para resolver las posibles incidencias o dudas que puedan surgir.

¿Cuándo una PYME "Necesita" un Sistema Administrativo-Contable?

Cuando las ventas, stock y compras dejaron de hablarse. Si hay faltantes crónicos, pedidos que "no aparecen" o compras sin soporte de demanda, un sistema como TACTICA te ordena el circuito y la trazabilidad.

Si tu operación tiene más de 50-100 movimientos mensuales o más de 2 personas tocando datos, las planillas empiezan a romperse: versiones, errores y cero trazabilidad. Con TACTICA, centralizas y vinculas ventas, stock y contabilidad; disminuye el error y aumenta la velocidad.

El momento de migrar es cuando duplicas tareas (cargar dos veces lo mismo), pierdes oportunidades por falta de seguimiento, o el contador pide información que tarda días en armarse. Ahí TACTICA te ordena el flujo completo y automatiza asientos.

Beneficios de un Sistema Unificado como TACTICA

Unificar el software en una sola plataforma cambia el juego. TACTICA es un sistema administrativo-contable + CRM en una sola interfaz, con soporte remoto y escalabilidad sin rehacer procesos.

Contabilidad y Facturación

• Integración con inventario: En TACTICA, la venta descarga stock, la factura genera asiento y la cobranza impacta en cuentas corrientes, todo automático. Un dato, un sistema.
• Facturación a clientes del exterior: TACTICA permite utilizar monedas extranjeras, listas de precios, impuestos y centros de costos. Acceso remoto vía TSPlus para trabajar fuera de la oficina como si estuvieras en tu PC.
• Facturación para retail con POS: TACTICA gestiona remitos, facturas, cajas y bancos; puedes conciliar y analizar tasas/costos por medio de pago. La configuración se ajusta a tus prácticas de mostrador o e-commerce.
• Gestión de complejidad: Nosotros gestionamos la complejidad desde TACTICA y te protegemos con actualizaciones, validaciones y trazabilidad.

Administrativo-Contable, Inventario y Operaciones

• Sistema liviano para microempresas: Con 5-10 personas, el combo de apps parece barato, pero pagas en tiempo y errores. Un sistema administrativo-contable liviano como TACTICA te ahorra dolores de cabeza y crece contigo.
• UI simple e inventario robusto para e-commerce: TACTICA integra MercadoLibre, administra multi-depósito y maneja series/lotes. El UI es simple y pensado para equipos no técnicos.
• Búsqueda de inventario con códigos de barras: Sí. TACTICA soporta etiquetas/códigos de barras y deja todo trazado sin complejidad.
• Sincronización de inventario: Centralizando el stock en TACTICA y conectando tus canales. Los pedidos reservan y actualizan el inventario disponible; los remitos/facturas descargan sin intervención manual.

CRM, Ventas y Atención

• CRM para pequeños equipos: TACTICA es un CRM que no es "overkill" para 2-5 vendedores.
• CRM + proyectos: Si los proyectos impactan en ventas, compras o stock, conviene el mismo sistema. Compara tiempo de cotización, ratio de seguimiento, win rate y ciclo de ventas. Todo desde TACTICA.

Evaluación del Retorno de Inversión (ROI)

Para evaluar el ROI al "dejar las planillas", suma las horas ahorradas (cotizar, buscar info, corregir errores), las ventas recuperadas por seguimiento y los errores evitados en stock/cobranzas. TACTICA ofrece un esquema accesible para PYMES con alcance integral, con menos "sorpresas" por add-ons y un mejor ROI.

Software para PYMES vs. Grandes Empresas: Diferencias Clave

Cuando simplemente nos referimos a “empresas”, muchas veces estamos obviando a las PYMES en esa categorización. De la misma manera que una PYME se centra más en el comercio, los servicios y un trato lo más personalizado posible, la gran industria y las empresas más grandes se enfocan en ofrecer los productos más estandarizados del mercado para poder llegar así a la mayor cantidad de clientes posible.

La principal diferencia entre desarrollar software para empresas o desarrollar software para PYMES radica en las necesidades a cubrir. Una gran empresa del sector automovilístico, por ejemplo, necesitará contar con diversos programas de gestión para su operativa: desde un ERP, pasando por un software logístico para el almacén, un CRM para las gestiones comerciales, gestión de recursos, seguridad, recursos humanos y un larguísimo etcétera. Algunas empresas desarrollan su propio sistema, que tenga en cuenta todas estas áreas; otras deciden implementar diferentes aplicaciones y comunicarlas entre ellas. Sea como fuere, el resultado final es el de un monstruoso sistema informatizado, que también requiere de un enorme mantenimiento, por no hablar de las personalizaciones o adecuaciones futuras.

Una empresa mediana o pequeña (PYME) nunca podrá hacer frente a un sistema de estas características, pues de entrada los costes de implantación resultarán inalcanzables. Por otro lado, la gran mayoría de las PYMES, por no decir todas, no necesitan tales sistemas. No es lo mismo organizar la operativa de 5000 empleados con 300 proyectos y varios millones de ventas diarias que a cuatro empleados con un mismo proyecto.

De la misma manera que un software para la gran industria requiere de una buena inversión en tiempo, recursos, personal y formación, crear o hacer un software para las PYMES nos permite ser mucho más ágiles en términos de tiempos de desarrollo, implantación y formación, así como también en recursos, personal y formación.

Desarrollo de Software a Medida vs. Soluciones Estándar

Un software a medida para empresas, igual que cualquier tipo de desarrollo a medida, consiste en el conjunto de soluciones tecnológicas que permite encontrar soluciones concretas en línea con las necesidades concretas de cada empresa. Por ejemplo, el software de gestión de una compañía aérea es necesario que facilite un tipo de comunicación con los clientes que, por muy obvio que suene, no será la misma que tendrá una empresa de logística o una cadena de restaurantes.

Existen muchos paquetes estándar y SaaS que pueden desempeñar perfectamente muchísimas tareas. ¿Quién podría renunciar, por ejemplo, al clásico paquete de software de oficina? Pero, claro, todo depende del tipo de necesidad a cubrir. La característica fundamental de una solución a medida es justamente su capacidad de adaptarse perfectamente a cualquier tipo de negocio o actividad.

Costo y Plazos del Software a Medida

Al tratarse de un desarrollo personalizado, es imposible hacer una estimación del coste sin considerar de manera detallada cada una de las necesidades concretas del proyecto. Se puede decir que una solución a medida, por lo general, suele ser más costosa que un paquete comercial.

Pensemos en el siguiente ejemplo: Una empresa X de energía renovable cuenta con 30 empleados en su departamento de Control de Gestión. La empresa adquiere una licencia de un CRM estándar para cada uno de ellos, cuyo precio es 30 euros mensuales. Es decir, nuestra empresa gastará como mínimo 10.800 euros al año. A este coste, muy probablemente, habrá que añadir gastos de migración de datos, implantación, formación, etc.

Continuando con el ejemplo, supongamos que otra empresa, también del sector energético, y con el mismo número de empleados, ha preferido invertir en un software empresarial para cubrir exactamente las necesidades que busca. Si por ejemplo suponemos que el desarrollo de la herramienta tiene un coste de 30.000 euros, se habrá amortizado en dos años, es decir, a partir del tercer año se está ahorrando dinero respecto a la situación anterior.

Los plazos de desarrollo del software empresarial dependen del alcance del software específico a desarrollar, ya que no hay dos proyectos iguales o que requieran la misma cantidad de tiempo para construirse. Muy en resumen, lo que realmente nos puede dar una idea de los plazos necesarios es, primero, los requisitos que debe cubrir el software. En base a ello se realiza un análisis, un diseño de arquitectura y la planificación del proyecto. Sin olvidar quizá la fase más importante de todas, las pruebas de software para verificar el correcto funcionamiento y así lograr la aceptación por parte del cliente. Grosso modo, de unos meses a más de un año. Cuanto más cuidadoso sea el desarrollo, más largos serán los plazos y mejor será el rendimiento para la empresa cliente. Sin embargo, es importante destacar que durante la construcción del software es posible disponer de versiones intermedias que ya puedan solventar algunas necesidades de la empresa.

SaaS y Aplicaciones

Un SaaS (Software as a Service) es un tipo de prestación de software basado en la nube que proporciona servicios a través de un proveedor según el tipo de suscripción adquirida. ¿Una empresa puede usar una solución SaaS como software de gestión? Por supuesto. ¿Un SaaS es más rentable que un software empresarial a medida? Se trata de un malentendido muy común.

Cuando hablamos de “aplicación” o “aplicativo” nos referimos a todo tipo de programa informático y herramienta tecnológica que se diseña y desarrolla para cumplir tareas específicas. De hecho, cualquier tipo de equipo tecnológico necesita aplicaciones para desempeñar sus funciones. Así que, software de escritorio y app de escritorio significan exactamente lo mismo. En cambio, aplicación de escritorio, aplicación móvil y app web son cosas distintas. Un ejemplo práctico: la calculadora que tenemos en nuestro ordenador es una aplicación de escritorio. La app de Instagram que hemos descargado en nuestro smartphone es una app móvil.

Consejos para Elegir y Trabajar con Desarrolladores de Software para PYMES

El auge del comercio electrónico, el marketing digital y la computación en la nube han hecho indispensable que las PYME cuenten con desarrolladores de software expertos en sus equipos.

Comprender la Necesidad de Desarrolladores de Software en las PYMES

Los desarrolladores de software ayudan a las PYMES a construir, mantener y mejorar las plataformas digitales, contribuyendo a su crecimiento y reputación. También permiten a las PYMES automatizar sus procesos, mejorando la eficiencia y reduciendo costes. Pueden desarrollar software personalizado adaptado a las necesidades específicas de la empresa, garantizando una experiencia de usuario única y sin fisuras para los clientes. Además, pueden ayudar a integrar diferentes herramientas de software, facilitando la gestión de datos y la fluidez de las operaciones.

Por último, los desarrolladores de software son esenciales para que las PYMES sigan siendo competitivas. Pueden introducir soluciones y tecnologías innovadoras que permitan a la empresa adelantarse a sus competidores. También pueden garantizar la seguridad de las plataformas digitales de la empresa, protegiendo los datos confidenciales y manteniendo la confianza de los clientes.

Factores a Tener en Cuenta al Contratar Desarrolladores

• Conocimientos técnicos: El desarrollador debe tener las aptitudes y la experiencia necesarias para realizar su trabajo con eficacia. Debe conocer bien los lenguajes de programación y las tecnologías utilizadas en las empresas.
• Capacidad de resolución de problemas: El desarrollo de software suele implicar problemas complejos que requieren soluciones creativas. Un buen desarrollador debe ser capaz de pensar de forma crítica y resolver problemas con eficacia.
• Capacidad de comunicación: Los desarrolladores de software suelen trabajar en equipo y necesitan interactuar con otros departamentos. Deben ser capaces de comunicar sus ideas con claridad y eficacia. También deben estar abiertos a recibir comentarios y dispuestos a colaborar con los demás.

Consejos Adicionales para la Contratación

• Demuestra pasión por el proyecto: Intenta apelar al lado humano de una persona y demuestra tu pasión por un proyecto. Esto podría ayudar a encender la pasión en un desarrollador también, por lo que puedes elegir el que mejor se adapte a tu proyecto.
• No te pases con los exámenes: La mayoría de los desarrolladores tienen su código publicado en GitHub. En la mayoría de los casos, evaluar este código será suficiente para determinar si este candidato se adapta a tus necesidades.
• Dos rondas de entrevistas es más que suficiente: Ni siquiera cinco entrevistas garantizan un buen rendimiento. Es más fácil despedir rápido que contratar despacio.
• Sé exacto sobre lo que hace tu empresa: Los desarrolladores suelen necesitar saber qué tareas tendrán que realizar. Cuantos más detalles les des, mejor.

Dónde Encontrar Buenos Desarrolladores

Los portales de empleo son un lugar habitual para anunciar vacantes. Otra opción es recurrir a agencias de contratación. Las redes profesionales como LinkedIn permiten a las empresas ponerse en contacto directamente con posibles candidatos y ver sus perfiles y carteras.

Entrevistas para Desarrolladores de Software

La entrevista debe incluir preguntas tanto técnicas como de comportamiento. Las preguntas técnicas ayudan a evaluar los conocimientos y habilidades de los candidatos. Por otro lado, las preguntas de comportamiento ayudan a evaluar la personalidad, la actitud y las habilidades interpersonales de los candidatos.

Garantizar la Calidad del Trabajo

Empieza por establecer expectativas claras y ofrecer una formación adecuada. Los desarrolladores deben conocer las normas y procesos de la empresa y disponer de los recursos necesarios para realizar su trabajo con eficacia. La retroalimentación periódica también es clave para garantizar un trabajo de calidad. Por último, las empresas deben crear un entorno de trabajo de apoyo y colaboración.

La Digitalización en las PYMES

Los procesos de digitalización de las PYMES van con años de retraso con respecto a las grandes empresas, por lo que ahora mismo están prácticamente comenzando a invertir en tecnología. Se ha puesto de manifiesto la necesidad de digitalización de las empresas, y muchas han activado esa transformación. Pero solas no pueden, necesitan ayuda de otras compañías.

La consultoría tecnológica es uno de los nichos con potencial de crecimiento si sabemos leer las necesidades del mercado. Ayuda a tu entorno empresarial a actualizarse con los mejores softwares y plataformas.