Cómo Gestionar una Franquicia: Guía Completa para el Éxito

¿Estás buscando oportunidades de autoempleo? Emprender con una franquicia te ofrece la posibilidad de tener tu propio negocio basado en una fórmula ya probada, con el apoyo de una marca reconocida, y un know-how que hará que aumenten tus opciones de éxito minimizando los riesgos. Este modelo de negocio se caracteriza por un método de explotación, que es denominado know-how o saber-hacer que es el elemento que diferencia a la franquicia de otras fórmulas de asociacionismo comercial.

Para cualquier empresa, crear unas señas de identidad es la base fundamental de su negocio, ahora bien, para una franquicia es indispensable desarrollar un concepto de negocio de éxito, verificarlo, probarlo en la práctica, describirlo y recogerlo en soportes que nos permitan su transmisión a terceros. Nada de lo mencionado puede quedar en manos de la improvisación.

El franquiciador pone a disposición su know-how, sus conocimientos y experiencia en el negocio, con las ventajas que esto supone para los franquiciados. Tiene la ventaja de que no partes de cero, sino que cuentas con el acompañamiento, conocimientos, tecnología y soporte de una empresa consolidada. Este saber-hacer lo componen un conjunto de conocimientos prácticos no patentados, que permiten al franquiciador transmitir al franquiciado la filosofía corporativa de su empresa, base de su éxito empresarial.

¿Qué es una Franquicia?

La franquicia consiste en un modelo de negocio en el que una persona física o jurídica otorga el derecho a un tercero para utilizar su marca y trabajar bajo su mismo sistema comercial. Emprender con una franquicia es perfecto para ti si buscas un modelo con garantías y solvencia y con un riesgo limitado.

La fórmula de la franquicia lleva acompañado un contrato entre ambas partes, y con frecuencia suele existir un precontrato. Ambos documentos recogen los principales derechos y obligaciones entre las dos partes.

Este know-how que transmite el franquiciador al franquiciado en forma de manuales operativos debe provenir de la propia experiencia y haber sido verificado por él, así como estar protegido, esto es, debe ser secreto para el resto del ámbito empresarial.

Aspectos Económicos Clave

Las franquicias suelen exigir un canon de entrada a sus franquiciados. Otro término muy utilizado en franquicia es el de los royalties, también llamados regalías. Los royalties de explotación son los pagos que realiza el franquiciado al franquiciador de forma periódica por los servicios que le presta.

Cómo Elegir la Franquicia Adecuada

La inversión inicial que puedes o estás dispuesto a realizar condiciona todo lo demás. Afortunadamente existen modelos de negocio muy variados en sectores diversos, con inversiones más económicas (franquicias de reducida inversión o low-cost), otras con inversiones medias de 60.000-80.000€, y otras que pueden llegar hasta el millón de euros.

Aunque no es imprescindible, ayudará mucho si la franquicia que decidas abrir está relacionada con tus conocimientos o experiencia profesional previa. Si no has trabajado previamente en el sector elegido, suele ser recomendable contar con las habilidades y aptitudes deseables para el mismo.

Analiza qué ofrece la franquicia; qué es lo que le diferencia del resto. Es importante elegir una compañía que tenga un valor diferenciador y ocupe ya una buena posición en el mercado.

Uno de los factores más importantes que hace a los emprendedores decantarse por el autoempleo en franquicia es el apoyo de la empresa franquiciadora. Esta debe informarte desde el principio de todo lo relacionado con su modelo de negocio y los pasos que debes dar, así como acompañarte en cada uno de los momentos más importantes hasta la firma del contrato.

Y una vez se haya realizado esta firma, el soporte debería seguir en forma de capacitación para ti y tus empleados y apoyo continuado en la gestión de tu negocio.

Pasos para la Apertura y Gestión

1. Cerrar la financiación.
2. Selección del personal.
3. Formación tuya y de tu equipo.
4. Apertura e inauguración: te recomendamos abrir tu franquicia durante algunos días para afinar detalles y tener el primer contacto con los clientes, antes de la inauguración.
5. Acompañamiento al franquiciado. Una vez que la franquicia está abierta, el proceso no se detiene ahí.

Secretos para el Éxito de una Franquicia

• Elige un sector estable y de futuro. Como hemos comentado, en el mercado existen franquicias en actividades muy diversas. Te recomendamos elegir una que se encuentre en un escenario estable y con garantías. Por ejemplo, decantarse por un sector esencial, como puede ser la alimentación, es una opción ganadora, ya que te dedicarás a una actividad imprescindible y necesaria para los ciudadanos.
• Rodéate del mejor equipo. Tú serás el alma del negocio, pero tu personal debe estar igual de implicado que tú. Dedica tiempo a la selección de los perfiles para poder construir un equipo encaminado hacia el éxito de tu franquicia a largo plazo. ¿Tienes dudas de cuántas personas necesitas?
• Asóciate con un franquiciador con garantías y experiencia. Has elegido un sector y actividad clave, pero es igual de importante el seleccionar a la empresa que te acompañará en este largo camino. Es importante que la compañía cuente con la larga experiencia franquiciando y que tenga resultados probados de que el modelo que vas a implantar funcione.
• Trabaja muy cerca de tus clientes. Cada día los consumidores son más exigentes y saben lo que quieren. Tú como franquiciado debes averiguarlo para ofrecerles lo que necesitan en cada momento. El tener una relación cercana con tus clientes te hará conocerles mejor y adaptarte a sus demandas.

¿Cómo Franquiciar tu Propia Empresa?

Franquiciar una empresa es una técnica. Supone planificar y poner en marcha de una metodología de trabajo muy rigurosa, acometida por un equipo de profesionales expertos. Veamos en qué consiste y cómo se articula. Para franquicia una empresa es preciso poner de acuerdo a las partes.

Todo ello bajo un acuerdo equilibrado en el que salgan beneficiadas ambas partes, el franquiciador y el franquiciado. Tras analizar brevemente estas situaciones, estamos en condiciones de afirmar que el contrato de franquicia es un documento específico de cada negocio.

Estandarizarlo y usarlo de manera indiscriminada no responde al espíritu de formalizar un verdadero acuerdo entre las partes, sino más bien trasladar las condiciones de un negocio a otro, con lo que pierden su sentido.

El inversor, le hace una propuesta al propietario de este negocio. Como hemos dicho ya, hay un acuerdo básico. Éste le solicita al empresario que le permita utilizar esa marca sin interferencias y durante un tiempo determinado. Además se compromete a hacerlo de una manera concreta y bajo las pautas que le impongan.

Pagará una cantidad cuando le transmita estos conocimientos y un porcentaje de las ventas. Los dos convienen que, como todo este tipo de acuerdos son muy relevantes, va a ser mejor ponerlos por escrito. Sin saberlo, acaban de crear: la zona de exclusividad el canon de entrada el royalty de funcionamiento y lo que es más importante: el contrato de franquicia.

Pasos Clave para Franquiciar tu Negocio

1. Comprobar que las bases del negocio son sólidas: Necesitamos chequear los elementos fundamentales para poder dar el banderazo de salida al proyecto. Si tenemos en cuenta que una franquicia es la reproducción de un éxito comercial, el primer objetivo es la definición de un negocio que opere en unos niveles de desempeño económico realmente excepcionales. Si no se cumple este primer requisito, es prácticamente inútil continuar puesto que carecemos de la base sobre la que asentar el futuro crecimiento.
2. Construir el proyecto sobre dichas bases: Un análisis riguroso nos debe desvelar dónde se encuentran las verdaderas raíces de este éxito para franquiciar una empresa. Esto nos permitirá saber si éstas pueden ser extraídas y reproducidas en un entorno diferente. Incluso puede deberse a las características personales del equipo directivo que pilota el negocio. En cualquiera de estos casos una extrapolación del mismo va a dar un resultado negativo.
3. Preparar la empresa para afrontar el proceso de concesión: Debe haber una voluntad inequívoca de hacer una compañía más grande y sobre todo con un mayor reconocimiento en el mercado. Mi concepto de negocio es diferencial y tiene mucho que aportar al mercado. Es necesario tener vocación de liderazgo a través de una visión revolucionaria de la actividad en la que se opere.

El Proyecto de Franquicia: Pasos Detallados

Una vez superada la etapa anterior entramos en el proceso propiamente dicho que consta de 5 PASOS PARA FRANQUICIAR UNA EMPRESA perfectamente identificados que siguen una secuencia cronológica muy definida. La mejor manera de obtener una visión práctica sobre lo qué se necesita una empresa es fijarnos retrospectivamente en sus orígenes y analizar como lo hicieron los pioneros en los inicios.

Los cinco pasos para franquiciar mi empresa:

1. Diseñar una estrategia y plasmarla en un contrato: Desarrollar un acuerdo equilibrado en el que salgan beneficiados el franquiciador y el franquiciado.
2. Diferenciar el negocio en el mercado (frente a los inversores).
3. Transmitir adecuadamente los conocimientos sobre el funcionamiento del negocio para que éste tenga éxito.
4. Proporcionar los servicios para que el futuro franquiciado pueda ejercer la actividad en las mejores condiciones.
5. Integrar nuevos franquiciados en la red.

Las bases sobre las que se asienta la franquicia son muy antiguas. Se basan en el reparto de funciones entre las dos partes que forman este acuerdo: franquiciado y franquiciador. Una de estas partes aporta los conocimientos para explotar un negocio con éxito. La otra parte aporta el dinero y la gestión para hacerlo posible.

1. Diseñar la Estrategia de Franquicia y Plasmarla en un Contrato

Para franquicia una empresa es preciso poner de acuerdo a las partes. Siguiendo con este “primer inversor” que tiene interés en invertir en un negocio de éxito, ya se ha puesto en contacto con el propietario del negocio. Le ha explicado sus intenciones, en principio los dos están de acuerdo pero ahora viene lo más complicado ¿cómo dar forma a todo esto? Aquí es donde entra a trabajar la franquicia, que exige seguir una metodología concreta.

2. Diferenciar el Negocio en el Mercado Frente a los Inversores

Cualquier empresario que quiere franquiciar una empresa o crecer, siempre tiene que plantearse la misma pregunta antes de empezar y debe reunir los argumentos para responderla con solidez y garantías: ¿Por qué un inversor va a elegir mi marca como opción de inversión, existiendo más de 1.000 alternativas para hacerlo?

3. Transmitir los "Secretos" del Negocio (Saber-Hacer) para Hacer Posible el Éxito

Fruto de este acuerdo, acaban de surgir una serie de necesidades a las que habrá que dar una solución lo más rápida posible, ¿cómo hacer para que todo vaya bien? El inversor va a necesitar formación, va a necesitar. Que alguien le diga qué ubicación es la mejor, cómo se decora el establecimiento y qué proveedores lo van a hacer posible, cómo se trabaja día a día, qué hay que hacer para ganar clientes, qué productos se deben vender y cómo debe hacerse, etc.

Es la elaboración del package de franquicia que posibilita la reproducción del negocio en otros entornos, a través de la estandarización de la totalidad de su funcionamiento. Todos estos conocimientos se ordenan por materias para hacerlos más comprensible al franquiciado (producto, decoración, comercialización, imagen corporativa, administración, etc.).

No hay que perder de vista el hecho de que esta documentación únicamente constituye una herramienta y no el objetivo. El éxito no va a estar en disponer de unos manuales excelentes (que deben tenerse). Éstos no constituyen la clave, sino el medio. La clave es tener detrás un negocio y una estructura perfectamente preparados y es aquí hacia dónde nos dirigimos ahora.

4. Proporcionar Servicios a los Franquiciados: La Central de Franquicias

Una vez que la central está en disposición de reproducir el negocio hay que pensar en llevar a la práctica todas las necesidades. Para hacerlo se necesitan recursos humanos. Antes hay que definir exactamente cuáles son esas necesidades y a partir de ellas, depositar la responsabilidad de satisfacerlas en personas concretas.

La Central de Franquicias es la estructura a través de la cual el franquiciador va a posibilitar que los franquiciados ganen dinero. Por medio de ella, les va a proporcionar todo lo que necesitan para conseguirlo: Producto, proveedores, publicidad, merchandising, escaparatismo, formación, renovaciones, etc.

Cuando apareció este primer inversor, el nuevo franquiciador pudo proporcionarle todo lo que necesitaba prácticamente el sólo. Cuando fueron llegando otros, necesitó contratar personas, servicios y estructurar la áreas en torno a estas necesidades, la forma de funcionar se mantiene pero la estructura se hace mucho más grande.

5. La Comercialización de la Franquicia, Buscar Nuevos Franquiciados

El negocio tiene éxito y éste se ha probado. Nuestro empresario dispone de un contrato y de un proyecto sólido. Se sabe cómo reproducir este negocio en otros entornos y como transmitir el saber hacer adecuadamente y además existe una central (aunque sea pequeña) para proporcionar todo lo que el franquiciado va a necesitar.

Hemos visto que el principal medio para atraer franquiciados es el propio negocio. Pero, en la actualidad y dada la competitividad que existe, cada vez son más las actuaciones a través de los múltiples medios que ya ha desarrollado el mercado para conseguir atraer a los inversores: prensa, relaciones públicas, guías, portales, ferias, acciones sobre bases de datos, etc.

Son muchas las posibilidades pero hay que tener en cuenta el presupuesto disponible. Destinamos un presupuesto y elijamos adecuadamente los medios. Diseñemos un plan de desarrollo que contemple no sólo estos, sino también las personas que se van a encargar de coordinarlo y de conseguir los objetivos que necesita la cadena, de esta manera estaremos en el buen camino.

Consideraciones Adicionales para Franquiciadores

La gestión de una organización bajo la fórmula de la franquicia cuenta con elementos específicos, como son la estructura de la central, la selección de los franquiciados y los recursos necesarios para establecer la relación de franquicia.

4.1. Pruebas y Experimentación de la Fórmula Comercial

Un requisito fundamental para augurar el éxito del franquiciador consiste en que su fórmula comercial haya sido probada con buenos resultados. Este sistema tiene un componente esencialmente práctico, y uno de sus argumentos de éxito se fundamenta en que ha sido probado y experimentado con éxito.

Esta regla implica probar la validez de la fórmula en tantos mercados como corresponda, siguiendo los criterios de segmentación aplicados por cada cadena. Se precisa un espacio de tiempo continuado de éxito para asegurar la validez de la franquicia. Esta regla lo establece en dos años.

4.2. La Central de Franquicia y su Equipo Humano

La central de franquicia debe contar con el equipo humano necesario para desarrollar las actividades propias de la franquicia. DIRECCION DE LA FRANQUICIA / DIRECCION DE EXPANSION. En el inicio se encarga de la puesta en marcha, elaborar el organigrama y conseguir el personal adecuado para las funciones a realizar.

ADMINISTRACIÓN. Órgano encargado de la administración de la franquicia, sus labores irán en aumento con el crecimiento de las unidades operativas. COMPRAS. Es un órgano clave en el funcionamiento y éxito de la franquicia. Su misión fundamental es comprar los productos / contratar los servicios que van a ser ofrecidos por la cadena en las mejores condiciones posibles.

RECURSOS HUMANOS. Formación de franquiciados. La unidad de marketing asume las funciones de comunicación (promoción, publicidad, relaciones públicas) de la cadena.

4.3. Perfil Específico del Franquiciado

Cada enseña requiere un perfil específico de franquiciado. Una correcta selección de los franquiciados resulta fundamental en el éxito de la cadena franquiciada. Para una correcta selección se hace imprescindible dotarse de un conjunto amplio de candidatos con garantía. Comerciantes independientes. Ante el incremento de la competitividad, muchos comerciantes se ven incapaces de seguir enfrentándose por sí mismos al mercado.

Cada empresa diseñará el plan de medios de reclutamiento más adecuado al perfil del candidato al que trata de acceder. Además de medios ‘informales’, como los contactos, los medios más utilizados son los siguientes:

• MEDIOS DE COMUNICACIÓN. La prensa, incluyendo diarios y revistas, es el medio más utilizado para el reclutamiento, muy por encima de otros, como la radio o la televisión.
• ANUARIOS. Los anuarios permiten a los candidatos obtener información sobre las franquicias existentes y los pormenores de las condiciones de la franquicia obtenida.
• FERIAS. Concentran en el mismo lugar y un corto espacio de tiempo (suelen tener una duración que oscila entre tres y siete días) a la oferta y la demanda.
• PÁGINAS DE INTERNET. Las páginas de Internet permiten un contacto directo entre franquiciadores y franquiciados, también se utilizan como medio para el reclutamiento de candidatos.

4.4. Proceso de Selección de Franquiciados

Una vez culminada la fase de reclutamiento, y una vez provistos de un número idóneo de candidatos, se procede a la selección entre los mismos. Impresos de solicitud. Este impreso, que suele ser breve, sirve como primer filtro de candidatos, y su misión es descartar a las personas que no cumplan alguna de las condiciones y requisitos fundamentales para adherirse a la Red.

Entrevistas. Son un instrumento decisivo en la selección de franquiciados. En definitiva, la entrevista debe servir para evaluar si el candidato posee las capacidades necesarias para llevar con éxito la franquicia, e igualmente, para valorar si su personalidad se corresponde con el perfil de franquiciado idóneo.

4.5. Dinamización e Integración de la Red

Es fundamental asignar la responsabilidad de dinamizar e integrar la Red, normalmente a la figura del director de expansión o al de comunicación. Al fin y al cabo, una franquicia es una fórmula de asociacionismo comercial encaminada a la obtención de un beneficio mutuo (partners for profit), por lo que se hace necesario establecer una relación apoyada en la predisposición a la colaboración, para conseguir mayores cuotas de mercado y para solucionar cualquier contingencia.

4.6. Análisis Financiero y Asistencia Continuada

El análisis financiero tiene como misión estimar con la mayor precisión posible la viabilidad del negocio que se pretende transmitir al franquiciado. Es importante que los datos económicos utilizados en la creación del Plan de Negocio se fundamenten todo lo posible en apreciaciones objetivas, estadísticas globales de los centros piloto y, en cualquier caso, en la experiencia previa.

Después de firmar tu contrato de franquicia, llega el momento de ponerse a trabajar con el local de tu negocio, la contratación de personal en caso de necesitarlo, y todas las gestiones a realizar antes de la inauguración de tu empresa. Cuando abres una franquicia, sabes que vas a estar acompañado en todo momento por el franquiciador y la Central de la franquicia, desde la creación de tu negocio hasta después de su apertura.

Estos interlocutores se encargarán de acompañarte en la aplicación del Know How de la empresa a tu negocio, en tu formación como franquiciado, etc. La formación inicial en franquicia es parte del proceso de la transferencia del Know How del franquiciador. La formación inicial, en la mayor parte de los casos, es obligatoria para los franquiciados y su duración depende de la franquicia como también, de la naturaleza de la actividad y el tipo de productos y servicios que se ofrecen.

Antes de firmar el contrato de franquicia, tu franquiciador requerirá una contribución personal que oscila entre el 30% y el 40% de la inversión total. Este es un gasto obligatorio con el que debes contar como franquiciado. Por este motivo, te recomendamos que calcules el capital que necesitas poseer, no solo para la apertura de tu local, sino también para que puedas tener el fondo necesario para el funcionamiento de tu negocio durante los primeros meses de apertura.

En todas las franquicias se empleará al menos a una persona, excepto en el sector de las franquicias desde casa, donde no se necesita disponer de local como tampoco de personal. La franquicia es un negocio de creación de empleo, donde tú como franquiciado, vas a ser el encargado de elegir a tu equipo. En la apertura de tu franquicia, como franquiciado, no vas a estar solo, ya que contarás con un gran apoyo y esto es una gran ventaja.