Compartir archivos y carpetas en OneDrive Empresarial: Guía Completa

Compartir archivos y carpetas en Microsoft OneDrive permite colaborar de forma segura con amigos, familiares, compañeros de trabajo o socios externos. Los archivos de OneDrive son privados hasta que los comparte y puede elegir compartirlos mediante un vínculo o conceder acceso a usuarios específicos.

Multitud de empresas e individuos utilizan Microsoft Office 365 de manera regular para gestionar sus tareas diarias y archivos. En el caso de la gestión de archivos, se puede usar OneDrive para compartir fotos, documentos de Microsoft Office y carpetas enteras con otros usuarios.

Los archivos y carpetas que están almacenados son privados hasta que se decide compartirlos; una vez que se comparte, se puede ver a quién o quiénes se les ha compartido. El B2B se beneficia de ello, ya que la opción de tener toda la biblioteca de otra compañía aporta agilidad y capacidad de coordinación.

Opciones de uso compartido

Los archivos y carpetas se pueden compartir enviando a alguien un vínculo para compartir o proporcionándole acceso directo al archivo o carpeta. Lo que ve varía dependiendo de si ha iniciado sesión con una cuenta personal o una cuenta profesional o educativa.

A veces, es posible que quiera compartir un archivo en el que ha estado trabajando con miembros de su equipo o incluso con alguien de fuera de la compañía. O bien, agregue con quién quiere compartir y escriba un mensaje.

Si una opción de uso compartido está atenuada, es posible que los administradores de la empresa las hayan restringido.

Tipos de acceso

• Cualquiera: Da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo ha recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Si desactiva la casilla "Permitir la edición", los usuarios podrán ver, copiar o descargar los elementos sin iniciar sesión. También pueden reenviar el vínculo a otras personas.
• Usuarios con acceso existente: Puede usarse con usuarios que ya tienen acceso al documento o carpeta. No cambia ningún permiso.
• Personas específicas: Da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso.

Configuración de permisos

Cuando comparte un archivo o carpeta, tiene varias opciones para configurar los permisos:

• Permitir edición: Permite a los usuarios editar los archivos o carpetas a los que tienen acceso. Si está compartiendo una carpeta, los usuarios con permisos de edición pueden copiar, mover, editar, cambiar el nombre, compartir y eliminar cualquier elemento de la carpeta a la que tengan acceso.
• Bloquear la descarga: Impide que los usuarios descarguen el archivo o las carpetas a los que tienen acceso.
• Establecer contraseña: Permite establecer una contraseña para acceder al archivo. Cuando un usuario haga clic en el vínculo, se le pedirá que ingrese la contraseña para poder acceder al archivo.
• Abrir solo en modo de revisión: Si alguien ya tiene permisos de edición para el documento, al seleccionar "Abrir solo en modo de revisión" no evitará que realicen modificaciones.

Cómo compartir una carpeta completa con usuarios de tu organización

En OneDrive podemos compartir una carpeta completa y todo su contenido solo con los usuarios de nuestra organización.

1. En el panel de la izquierda de OneDrive, ve a "Archivos" y selecciona la carpeta que quieres compartir.
2. Haz clic en el botón "Compartir" de la barra de herramientas de OneDrive.
3. En la lista desplegable, selecciona "usuarios de tu organización que tengan el vínculo".
4. Elige si quieres permitir la edición o no, marcando o desmarcando la casilla "Permitir la edición".
5. Haz clic en "Aplicar".
6. Ahora escribe los primeros caracteres del nombre de tu empresa.
7. A continuación, haz clic en "Enviar".

Ya está compartida la carpeta y todo su contenido con los usuarios de tu organización.

Compartir mediante vínculo

Si quieres un vínculo, puedes pegarlo en un correo electrónico, mensaje de texto u otra ubicación, selecciona "Copiar vínculo".

Elija "Compartir con "Copiar vínculo"" para compartir elementos con muchas personas que quizás no conozca personalmente. Por ejemplo, a través de medios sociales o correo electrónico.

También puede generar vínculos de uso compartido a través de la aplicación de escritorio OneDrive para Windows 10, Windows 11 y Mac. Todo lo que necesita hacer es hacer clic derecho en el archivo o carpeta en su carpeta de OneDrive en su equipo y seleccionar "Compartir un OneDrive vínculo". Se copiará un vínculo en el Portapapeles que puedes pegar donde quieras enviarlo. No obstante, estos vínculos se establecen de forma predeterminada con permisos de edición.

Gestión de permisos y vínculos compartidos

Si es el propietario del archivo, puede detener o cambiar los permisos de uso compartido. No puede cambiar los permisos de un vínculo compartido de editar a ver o viceversa.

El icono "Información" (justo debajo de su imagen de perfil) muestra las opciones que varían en función de cómo haya compartido el archivo o carpeta.

Eliminar un vínculo para compartir

Para eliminar un vínculo para compartir, haga clic en los tres puntos (...) junto al vínculo y, a continuación, haga clic en la "X" junto al vínculo para quitarlo. Recibirá un mensaje que le preguntará si está seguro de que desea eliminar el vínculo; si es así, haga clic en "Quitar vínculo". Selecciona "Quitar vínculo" para eliminar el vínculo y dejar de compartir con ese vínculo.

Bloquear un documento o hacerlo de solo lectura

Si es el propietario del archivo, puede bloquear el documento o hacer que sea de solo lectura.

Administrar permisos desde la aplicación de escritorio

También puede administrar los permisos de uso compartido de un archivo o carpeta a través de la aplicación de escritorio OneDrive para Windows 10 o 11 y Mac.