Cómo calcular el IRPF y el IVA en PYMES y autónomos

La fiscalidad de las PYMES se refiere a las obligaciones impositivas de las pequeñas y medianas empresas con el estado español. Tanto los autónomos como las pequeñas y medianas empresas en España deben encargarse de gestionar el IVA y el IRPF, ya que su actividad legal no es posible sin cumplir este requisito, lo que acarrearía sanciones.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) para Autónomos y PYMES

El IRPF o Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas obliga a pagar a los ciudadanos según una escala. Mientras que un asalariado tiene esta cantidad retenida directamente de su salario y así tributa, un autónomo realiza los pagos individuales. Asimismo, el autónomo retiene el IRPF de cada factura que emite a otra empresa o autónomo, que se resta del importe al final.

Los ingresos netos se refieren a la suma de lo facturado, restando los gastos deducibles, relacionados directamente con la actividad económica, como el alquiler, suministros, material, servicios, etc. El IRPF, por su parte, se aplica cuando se venden bienes o servicios tanto a una persona jurídica (empresa) como a un particular, aunque a este último en ocasiones no se le envía factura sino factura simplificada (ticket).

Las PYMES, como personas jurídicas, no pagan IRPF directamente. Sin embargo, una empresa puede tener la obligación de pagar a Hacienda las facturas que haya recibido con retenciones del IRPF, en el caso de trabajar con autónomos que lo apliquen en sus facturas. Esto se presenta en los modelos 111 y 190.

¿Quién debe aplicar la retención de IRPF?

• Si tienes empleados a tu cargo, eres el responsable de aplicar la retención a sus nóminas e ingresarla de forma trimestral a Hacienda mediante el modelo 111.
• Si eres un profesional que trabaja por cuenta propia, tendrás que aplicar la retención en las facturas que le emitas a tus clientes, siempre y cuando estos sean autónomos, PYMES o empresas, no particulares.
• Si te has dado de alta en alguna de las actividades empresariales que se encuentran recogidas en la sección primera del Impuesto de Actividades Económicas, no tienes que aplicar retenciones en tus facturas.

Sin embargo, la Agencia Tributaria especifica que el máximo responsable de la retención es el cliente. Si como cliente recibes una factura sin retención o con un error en su cálculo, Hacienda te exigirá igualmente que pagues el importe de la retención, por lo que es importante que cuando te emitan una factura compruebes el tipo de retención aplicado y el cálculo de la misma.

¿Cómo se calcula la retención de IRPF para autónomos?

La retención para los autónomos que ejercen una actividad profesional seguirá siendo del 15 por ciento en las facturas emitidas. Los nuevos profesionales pueden aplicar un porcentaje de retención menor, del 7 por ciento, durante el año en que se dan de alta y los dos siguientes. Si recibes una de estas facturas, puedes solicitar el certificado que avale que ese profesional tiene derecho a aplicar una retención de autónomo reducida. Para calcular el importe de la retención simplemente debes aplicar el porcentaje correspondiente al importe bruto total de la factura, antes de aplicar el IVA.

El IRPF de un autónomo varía en función de sus ingresos anuales obtenidos y otros factores. En general, cuanto mayores sean los ingresos, mayor será el IRPF a pagar. Los gastos deducibles en el IRPF de los autónomos son gastos que estos profesionales pueden deducir para optimizar su carga fiscal de manera legal.

Es recomendable que al terminar el año pidas a tus clientes los certificados de retenciones, ya que así podrás comprobar las cantidades que han ingresado a la Agencia Tributaria y contrastarlas con tu contabilidad.

Cálculo del IRPF en las nóminas de los empleados

Todo empresario con empleados a su cargo está obligado a retener este tributo a todos los que trabajen en su empresa, incluyéndose. El cálculo de las retenciones de los trabajadores está relacionado con varios trámites importantes.

Pasos para calcular correctamente la retención IRPF a empleados:

1. Datos del trabajador y tipo de renta: Además del importe íntegro de la retribución, debes conocer las circunstancias personales del trabajador para tener en cuenta ciertos importes excluidos de la obligación de retener, marcados por el artículo 81.1 del reglamento, así como el tipo de renta que se satisface.
2. Base de retención: El punto de partida será la suma de las retribuciones fijas y variables que se prevé pagar a lo largo del año natural. Un supuesto especial es el de los trabajadores peones o jornaleros que cobran por días.
3. Mínimo personal y familiar: La Agencia Tributaria aplica una misma escala al mínimo personal y familiar.
4. Aplicación de la escala del IRPF: Se aplica la escala correspondiente al mínimo personal y familiar calculado en el paso anterior incrementado en 1.980 €.
5. Cálculo del tipo de retención final: El tipo de retención se determina dividiendo la cuota entre la base de retención y multiplicando el resultado por 100. Se expresa con dos decimales. No puede ser inferior al 2 % en caso de contratos de menos de un año de duración (0,8 % para trabajos realizados en Ceuta o Melilla).
6. Regularización del IRPF: Una resolución judicial que obligue al trabajador a satisfacer una pensión compensatoria a su cónyuge o un cambio de residencia a los territorios forales (Navarra, por ejemplo) pueden requerir una regularización.
7. Recalcular la retención IRPF tras un cambio en los datos: En estos casos, conforme a las nuevas circunstancias, se recalcula la cuota. A continuación, se le restan las retenciones que ya se hayan practicado durante el año. El tipo de retención que se aplicaría en lo sucesivo sería el cociente entre esa diferencia y el importe total de las retribuciones que se prevea pagar al trabajador en lo que reste de año. Por otro lado, tras una regularización, el nuevo tipo de retención no superará el 47 %.
8. Solicitar un tipo de retención más alto: El tipo que se calcula conforme al algoritmo descrito actúa como un tipo mínimo. De ahí en adelante, el trabajador puede solicitar uno más elevado, según el artículo 88.5 del Reglamento del IRPF. Deberá pedirlo por escrito el trabajador y se aplicará, al menos, hasta final de año. No obstante, el trabajador puede renunciar por escrito al nuevo tipo o solicitar de nuevo otro más elevado.

El límite exento de tributar actual es de 15.876 que coincide con la cantidad mínima para practicar retención a un trabajador. La subida del salario mínimo (SMI) en 2025, que pasará a ser de 1.184 € brutos al mes en 14 pagas, implica que si no se modifica esta tabla tribute en el IRPF. La Agencia Tributaria pone a disposición del público un cuadro resumen con las tablas de retención anualmente, que reflejan la normativa vigente y se refieren no solamente a los rendimientos del trabajo, sino a todas clases de renta sometidas a retención.

El modelo 145 tiene un papel relevante en el cálculo de las retenciones. A través de ese modelo, los trabajadores han de comunicar a la empresa sus datos. Además, existe la obligación de conservar la copia de la empresa para que esté a disposición de la Administración tributaria. Es la manera de que, si tienes alguna inspección, puedas acreditar que has efectuado las retenciones conforme a los datos facilitados. Como regla, el modelo 145 se presenta anualmente. No obstante, si no ha habido modificaciones en los datos, no es necesario que el trabajador lo presente.

Existen programas de gestión laboral que automatizan el cálculo del IRPF, aplicando las tablas y reglas actualizadas según cada caso. Si la empresa no ha retenido al trabajador la debida cantidad, deberá realizar un ajuste en la nómina de diciembre incrementando la retención.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

El IVA, o impuesto sobre el valor añadido, es un impuesto indirecto que grava el negocio de bienes y servicios. Este tributo indirecto les otorga a las PYMES la condición de recaudadoras; es decir, los negocios lo cobran a sus usuarios para consignar ante Hacienda. Luego, le corresponde a la empresa efectuar la declaración y el pago mediante los modelos 303 y 390 ante la entidad tributaria. Al hacer esta declaración, la compañía suele descontar el IVA que pagó en sus facturas de gasto.

Aunque en teoría, el cálculo del IVA a declarar es sencillo, en la práctica, para un autónomo en activo, impone un análisis minucioso de las facturas y transacciones. Como dato de interés también te destacamos que en las Islas Canarias el IVA no se aplica, sino un Impuesto General Indirecto Canario que va desde el 7% al 4%. Esta es una de las razones por las que las islas españolas se consideran un ‘paraíso fiscal’ europeo.

Tipos de IVA aplicables

• Normal: El IVA general es del 21%.
• Reducido: El IVA reducido es del 10% y se aplica en comercios, restaurantes o periódicos, entre otros.
• Superreducido: Se aplica a bienes y servicios de primera necesidad.

En cada declaración de este impuesto, la empresa está obligada a realizar una autoliquidación. Como autónomo, debes conocer qué tipo de IVA se aplica a tu actividad económica para, así, poder cumplir con las obligaciones fiscales correctamente.

¿Cómo calcular el IVA?

1. Calcula el IVA repercutido: Es el IVA que un autónomo o una PYME añade a sus facturas para los clientes.
2. Calcula el IVA soportado: El IVA pagado por las compras necesarias para la actividad de autónomo, como material, servicios o incluso alquiler. Por ejemplo, si compras un ordenador para tu empresa, has tenido que “soportar” un IVA por la compra. Pero al tratarse de compra necesaria para el desarrollo de tu actividad empresarial puedes deducirlo.
3. Calcula el pago o la devolución de IVA: Hay que contar el valor del IVA repercutido y soportado, y el segundo debería ser restado del primero. Si el resultado es positivo, entonces se debe devolver la cantidad al Estado.

Trimestralmente como autónomo deberás cumplimentar y entregar a Hacienda el modelo 303 indicando el IVA repercutido menos el soportado. El modelo 303 IVA es el formulario para presentar el IVA cada trimestre, tanto repercutido y soportado, de los autónomos y PYMES. Incluye el IVA repercutido, que es la cantidad total que cobra al cliente el autónomo o PYME a través de las facturas y el IVA soportado, que es la cantidad pagada por las compras realizadas.

Errores comunes al calcular IRPF e IVA

Los errores más habituales al calcular el IRPF y al calcular el IVA pueden tener consecuencias significativas para los autónomos, desde sanciones fiscales hasta problemas de liquidez.

Errores al calcular el IRPF

• No deducir correctamente los gastos que son fiscalmente deducibles. Esto puede llevar a pagar más impuestos de lo debido.
• Confusiones en cómo calcular IRPF para autónomos, especialmente en lo que respecta a las retenciones aplicables y los pagos fraccionados.

Errores al calcular el IVA

• No aplicar correctamente los tipos impositivos.
• Calcular IVA incluido cuando no corresponde.
• Equivocarse en la base imponible al calcular IVA, lo que repercute directamente en el monto total del impuesto.
• Falta de actualización sobre cambios normativos.

Herramientas útiles para la gestión fiscal

Si bien es posible calcular tu IRPF manualmente, la forma más sencilla y segura es utilizar una calculadora especializada. Una calculadora de IRPF para autónomos sirve para estimar de forma rápida y sencilla cuánto se debe pagar o declarar en concepto de IRPF en una factura de venta o servicios. Este tipo de herramienta resulta especialmente útil para los autónomos que necesitan tener un control más claro sobre sus obligaciones tributarias. El cálculo de retención IRPF puede ser un proceso complejo, que involucra distintos factores como los ingresos brutos, los gastos deducibles, las retenciones practicadas y las posibles deducciones personales y familiares. Podemos decir que el uso de la calculadora del IRPF se convierte en un apoyo esencial y no solo durante los períodos de presentación de declaraciones trimestrales y anuales, sino en su día a día, permitiendo a los autónomos calcular IRPF de una forma que asegura el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y conocer el importe que realmente van a ingresar.

Para aquellos que buscan una solución integral, una calculadora de IVA e IRPF combina ambas funcionalidades, permitiendo calcular IVA e IRPF simultáneamente, lo que resulta en una herramienta comprensiva para la gestión fiscal del autónomo. Contasimple es una herramienta online para autónomos y PYMES que les ayuda a llevar la contabilidad de forma muy fácil e intuitiva. El cálculo de la retención de IRPF se realiza automáticamente al contabilizar las facturas recibidas o emitidas con retención.

Con una calculadora de IVA, los profesionales pueden calcular el IVA de sus operaciones comerciales de manera rápida y sin errores, lo que les permite enfocarse en otras áreas de su negocio. Además, la capacidad de calcular IVA e IRPF de forma integrada con una calculadora de IVA e IRPF, proporciona a los autónomos una visión comprensiva de sus obligaciones fiscales totales. Con una calculadora IVA, los usuarios pueden llevar un control detallado y realizar una planificación financiera y fiscal más efectiva para su negocio.

El cálculo de las retenciones es un procedimiento cotidiano. Hoy existen medios informáticos que facilitan mucho la labor. Podemos emplear soluciones de gestión laboral y Recursos Humanos, como Sage HR. Con ellas, calcularemos tanto las retenciones de los trabajadores como, en su caso, las regularizaciones pertinentes.

Otros impuestos y obligaciones fiscales para PYMES

La fiscalidad de una PYME es un aspecto esencial para cumplir con las obligaciones tributarias y evitar posibles sanciones de Hacienda. Estos son los impuestos que corresponden pagar a las PYMES en España según la legislación tributaria actual.

Impuesto sobre Sociedades (IS)

El Impuesto del Valor Añadido (IVA), el Impuesto de Sociedades y las retenciones del IRPF son los principales impuestos que deben afrontar las pequeñas y medianas empresas. La fiscalidad de las PYMES incluye obligaciones directas como el pago del IS, tributo que se genera al restar los gastos de los ingresos recibidos. Este tributo se paga solo si la base imponible es positiva; es decir, si los ingresos de un período fiscal son iguales a los gastos, no se genera el IS. Los tipos impositivos son los porcentajes aplicables a las ganancias netas de la PYME, para determinar el monto a pagar.

El tipo de gravamen que pagan las PYMES en concepto de Impuesto de Sociedades en España es actualmente del 25%, pero puede verse reducido al 15% para las entidades de reciente creación que tengan una actividad económica. Las PYMES nuevas que cumplan con los requisitos fijados por el ente fiscal pagan el 15% o modalidad reducida en su primer período fiscal con saldo tributario positivo. Otras empresas recientemente creadas pueden aplicar a esta modalidad reducida del 15%. Esta modalidad de pagos garantiza que Hacienda reciba ingresos permanentemente y se realiza en tres plazos al año.

Todas las microempresas que facturen menos de un millón de euros y cuya base imponible sea de 50 mil euros pagarán el 21%.

Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

El IAE es un impuesto municipal, por lo que su cumplimiento está regulado por cada municipio. Sin embargo, generalmente se trabaja con tarifas mínimas, bases, por actividad y por el número de empleados. Aquellas que deben tributar pueden aplicar para la devolución de la cuota pagada si culminan su actividad comercial antes del cuarto trimestre del año.

Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI)

La fiscalidad PYMES incluye este impuesto que debe ser pagado por cualquier entidad comercial que sea propietaria del inmueble usado para sus operaciones.

Declaraciones informativas y modelos tributarios

Las PYMES presentan sus declaraciones informativas: mensual, trimestral o anual. Los modelos trimestrales son el 111, 115 y 123. Para la declaración del IVA, se utiliza el modelo 303 (mensual y trimestral) y el modelo 390 (anual). Para la presentación de la declaración IAE están disponibles los formatos 036 y 840.

Tabla de Modelos de Declaración Tributaria

Presenta los modelos de Impuestos del IS, IVA, IRPF o cualquier otro impuesto de manera automática, sin tener que rellenar manualmente los modelos.

Mecanismo de Equidad Intergeneracional

Este es un nuevo mecanismo que se suma a las obligaciones fiscales. Cada comunidad autónoma y región española ofrece a las empresas variados incentivos y rebajas tributarias para atraer inversión y generar desarrollo.