Servicios de Consultoría ERP en la Nube: Definición y Beneficios

El término ERP en la nube (cloud ERP en inglés) está tomando fuerza en los últimos años. Un ERP en la nube puede definirse como un sistema de planificación de recursos empresariales operado a través de internet. Cuando se habla de ERP en la nube hace referencia a un software ubicado en los servidores web del proveedor contratado. Esto quiere decir, que la empresa pagará únicamente por el derecho a acceder a un servidor y utilizar un programa. Estos pagos serán normalmente mensuales y aumentarán dependiendo del número de usuarios que utilicen el sistema.

Los sistemas ERP en la nube contienen las principales características de los ERP tradicionales. Permite disfrutar de la movilidad y precios del cloud computing sin perder beneficios ni potencia en el software de gestión. La mayoría de los mejores software ERP del momento, ya son soluciones alojadas en la nube. Los sistemas de ERP de hoy utilizan cada vez más tecnologías inteligentes como inteligencia artificial (IA), machine learning, procesamiento de lenguaje natural (NLP) y bases de datos in-memory.

¿ERP en la Nube o ERP Local?

¿Tu empresa está valorando implantar un software pero no sabes si es mejor optar por un ERP en la nube o instalado en local? Elegir bien desde el principio puede marcar la diferencia, y en SoftDoit te damos todas las claves. En esta guía te explicamos las diferencias clave entre ambas opciones, sus ventajas y desventajas, y te damos consejos prácticos para saber cuál te conviene según el tipo de empresa.

• ERP en la nube (cloud ERP): El software se aloja en servidores externos y se accede a él a través de Internet. No requiere instalación en local y se ofrece generalmente en modalidad SaaS (Software as a Service), con una cuota mensual o anual.
• ERP local (on-premise): El sistema se instala en los propios servidores o equipos de la empresa.

Normalmente, se relacionaban con pesados y complejos paquetes de software, pero el cloud computing y el ERP en la nube han dado un vuelco al concepto de programa de gestión.

Ventajas del ERP en la Nube

Los ERP en la nube permiten acceder a ellos sin importar donde, cuándo, o cómo se establezca la conexión. El único requisito es disponer de una conexión a internet. El usuario tendrá información en tiempo real desde cualquier tipo de dispositivo. El ERP en la nube Integra todos los departamentos y sedes de tu empresa sin importar dónde se encuentren localizados.

Algunas de las principales ventajas son:

• Accesibilidad y movilidad: Permite agilizar todos los procesos y tener accesibilidad a la bases de datos 24 horas al día, los 7 días a la semana, desde cualquier lugar. Todos tus empleados podrían estar trabajando desde cualquier parte del mundo sin necesidad de estar una oficina física, compartiendo los mismos datos en tiempo real.
• Ahorro en infraestructuras, licencias y mantenimiento: Todo tu trabajo se encuentra almacenado en la nube, por lo tanto no necesitas disponer de potentes ordenadores, y solo pagarás por lo que usas. Son soluciones más económicas y de fácil y rápida instalación. El coste total de la implantación de un ERP en la nube es significativamente más bajo que el de un ERP on-premise.
• Escalabilidad y flexibilidad: El ERP en la nube facilita la escalabilidad para aumentar prestaciones o funcionalidad en medida en que la empresa lo necesite. Añadiendo simplemente más módulos al programa ya integrado se pueden adaptar las nuevas necesidades que vayan surgiendo con el tiempo sin tener que cambiar de software.
• Mayor seguridad en los datos: Los proveedores software también son responsables de la seguridad informática del ERP online. Son más seguros al contar con copias de seguridad en la red que se realizan de manera automática y se adaptan a las normativas legales de fiscalidad y protección de datos.

Ventajas del ERP Local (On-Premise)

Algunas empresas prefieren mantener sus datos y sistemas en sus propias instalaciones. Estos son algunos de los beneficios de un ERP local:

• Mayor control sobre la infraestructura y los datos: Una de las principales razones por las que algunas empresas optan por un ERP local es la posibilidad de tener un control absoluto sobre todo el sistema, desde los servidores hasta las bases de datos y los accesos. Al estar instalado en los propios equipos de la empresa, no dependes de un proveedor externo para gestionar o acceder a tu información.
• Alto nivel de personalización y adaptación: Los ERP locales suelen ofrecer más opciones de personalización que los sistemas en la nube.
• Sin cuotas mensuales ni dependencia de terceros: Aunque la inversión inicial en un ERP local es más elevada, en muchos casos se trata de un pago único por licencia, lo que puede suponer un ahorro a largo plazo si se mantiene durante muchos años sin grandes cambios.

Desventajas del ERP en la Nube

Aunque el ERP en la nube ofrece numerosas ventajas, también presenta algunas desventajas que deben tenerse en cuenta:

• Los fallos en la conexión internet no pueden ser controlados, pero suponen un problema grave cuando necesite trabajar con el ERP.
• Parada por mantenimiento del proveedor significará la limitación de uso de los datos.
• En caso de que el proveedor del servicio no continúe proporcionándolo, el ERP en la nube también dejará de funcionar.

Aunque parezca que la implantación de un ERP en la nube puede ser fácil y rápida, la instalación inadecuada de este tipo de servicios puede generar retrasos costosos y frustrantes en las compañías. Existen algunos fallos que pueden convertir el cambio de un ERP on-premise a uno en la nube en un verdadero problema. Para evitar dichos fallos, consulte la Guía ERP 2023 donde encontrará los datos cruciales para implementar su ERP en la nube de forma exitosa.

¿Es Seguro Usar un ERP en la Nube?

Sí. Los principales proveedores cloud ofrecen sistemas con cifrado avanzado, copias de seguridad automáticas y cumplimiento del RGPD. De hecho, en muchos casos, la seguridad en la nube supera a la de servidores internos mal configurados.

¿Qué Pasa Si Mi Empresa Crece? ¿Podré Escalar?

Con un ERP cloud puedes añadir módulos y usuarios de forma casi inmediata. Este último paso es el más sencillo de todos.

Tipos de Implementación de ERP

Un sistema de ERP tiene cuatro tipos comunes de implementación: basada en la nube, on-premise, de dos niveles, e híbrida.

• ERP en la nube: Con el ERP en la nube, el software reside en un servidor remoto de terceros. Se accede a través de internet como un servicio por suscripción (SaaS), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa. Hoy, el ERP en la nube es el método de implementación más popular, ofreciendo costos iniciales más bajos, mayor escalabilidad, innovación más rápida e integración más fácil.
• ERP on-premise: On-premise es el modelo tradicional para implementar software de ERP, el cual permite el mayor nivel de control. El software normalmente se instala in situ en el centro de datos de una empresa. Si bien el control total es sin duda un beneficio, también trae aparejadas las responsabilidades de la instalación y el mantenimiento continuo.
• ERP de dos niveles: Las empresas que atraviesan cambios operativos importantes -como fusiones, expansiones o adquisiciones- suelen optar por un modelo de dos niveles. Por ejemplo, el ERP de nivel 1 puede ser un servidor on-premise en la sede central de la organización principal, y el ERP de nivel 2 puede ser un sistema subsidiario basado en la nube que gestiona funciones locales o especializadas. Una estrategia de dos niveles les permite a las empresas iniciar un paso controlado hacia la nube, migrando funciones o unidades de negocio específicas sin disrumpir las operaciones.
• ERP híbrido: Un modelo híbrido es un tipo de sistema ERP de dos niveles que combina la implementación on-premise y en la nube para darles a las empresas la flexibilidad de elegir la mejor implementación para cada aplicación.

Beneficios Clave del ERP

Tal como se mencionó, las ventajas de implementar un sistema de ERP varían dependiendo del modelo de implementación. Dicho esto, los siguientes beneficios se aplican a todas las soluciones de ERP modernas:

1. Mayor productividad: Optimice y automatice los procesos de negocio centrales para que el personal de toda la organización pueda hacer más cosas con menos recursos
2. Información estratégica más profunda: Elimine los silos de información, obtenga una única fuente de verdad, y respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas
3. Gestión de informes acelerada: Acelere los informes de finanzas y negocios y comparta fácilmente los resultados para actuar a partir de información estratégica y mejorar el rendimiento en tiempo real
4. Riesgo más bajo: Maximice la visibilidad y control sobre el negocio, garantice el cumplimiento de los requisitos regulatorios, y prevea y prevenga el riesgo
5. TI más simple: Utilice aplicaciones de ERP integradas que compartan una base de datos para simplificar la TI y brindar a todos una forma más fácil de trabajar

¿Cómo Saber Si Mi Negocio Está Listo Para un Sistema de ERP?

Muchas organizaciones, especialmente las más pequeñas, suelen comenzar a utilizar herramientas simples e independientes para gestionar sus procesos de negocio, como QuickBooks u hojas de cálculo de Excel. Si administrar las actividades cotidianas como el cierre de libros tarda cada vez más, puede ser por culpa de tener demasiadas aplicaciones dispares.

¿Puede responder fácilmente preguntas importantes sobre su negocio, como el monto de ingresos por línea de producto o la cantidad de devoluciones? ¿Hay áreas donde sus procesos se le escapan? Quizá le resulte más difícil gestionar el inventario, satisfacer a los clientes, o mantener controlados los costos. Si diferentes departamentos utilizan sus propias aplicaciones y procesos para hacer las cosas, es probable que estén dedicando demasiado tiempo a la entrada de datos duplicados.

Si las unidades de negocio dedican todo su tiempo a mantener el negocio en funcionamiento, entonces no hay margen para buscar potenciales oportunidades o innovaciones.

Tendencias de ERP a Tener en Cuenta

La transformación digital se está acelerando -literalmente-. Cuando las empresas adoptan tecnologías digitales en todas las áreas, en gran medida se enfocan en eliminar los "arrastres", es decir, cualquier cosa que ralentice el negocio, incluyendo los procesos y sistemas obsoletos. La preferencia por el ERP en la nube seguirá intensificándose a medida que más empresas descubran sus beneficios -incluyendo acceso desde "cualquier lugar", costos reducidos de hardware y soporte técnico, mayor seguridad, e integración con otros sistemas-.

El Futuro del ERP en la Nube

Los servicios en la nube están marcando el presente y futuro de la gestión empresarial. La implementación de un sistema ERP en la nube permite a las organizaciones automatizar sus procesos clave y obtener información en tiempo real para una mejor toma de decisiones. Los sistemas ERP en la nube destacan por su capacidad de integración con otras herramientas y plataformas digitales, facilitando la creación de un ecosistema tecnológico completo y coherente.

Toda empresa independientemente de su tamaño y sector de actividad, puede implementar un ERP Cloud y empezar a beneficiarse de todas las ventajas derivadas de gestionar su negocio a través de una solución en el Cloud. A decir verdad, la optimización de los procesos y los recursos, así como la generación eficiencia en la propia gestión del negocio, se han convertido en un requisito indispensable para mantener la competitividad a día de hoy.