Funciones y Perfil del Auxiliar de Gestión Empresarial

Una de las profesiones imprescindibles para el funcionamiento de cualquier empresa es, sin lugar a dudas, el auxiliar administrativo, también conocido como asistente administrativo o auxiliar de gestión empresarial. Toda empresa necesita tener una correcta organización de sus recursos supervisada por un personal humano capacitado y listo para atender cualquier inconveniente. Este profesional se centra en asistir en tareas administrativas y de gestión dentro de las empresas, asegurando un correcto funcionamiento de los procesos internos. Como auxiliar, tendrás la oportunidad de desarrollar habilidades en gestión, administración y atención al cliente.

¿Qué es un Auxiliar de Gestión Empresarial?

Un auxiliar administrativo es un profesional capacitado para encargarse de asistir en toda la organización y gestión de los recursos empresariales. Es el profesional encargado de realizar las tareas de soporte y gestión esenciales para el funcionamiento diario y la eficiencia de un departamento o de la empresa en general. Es el pilar que garantiza que todos los procesos administrativos, desde la documentación hasta la comunicación, se lleven a cabo de forma correcta y oportuna. Por esa misma razón, actúa en una gran variedad de áreas, encargándose de la recepción de información, cálculos, correos, etc. El auxiliar administrativo es un miembro indispensable del equipo, un apoyo fundamental para la dirección y los demás departamentos. En definitiva, este profesional es el motor que impulsa la eficiencia y la organización en el engranaje administrativo.

Evolución del Perfil

Su trabajo trasciende la imagen tradicional del administrativo que solo archiva papeles y contesta teléfonos. Hoy en día, estos expertos gestionan sistemas informáticos complejos, coordinan equipos de trabajo y toman decisiones que repercuten en la rentabilidad empresarial. Su perfil ha evolucionado tanto que las empresas compiten por conseguir auxiliares administrativos realmente preparados. La digitalización empresarial ha sido clave en esta evolución. El "Informe sobre el Futuro del Trabajo" del Foro Económico Mundial señala que el 65 % de las empresas considera esencial que sus auxiliares administrativos dominen herramientas digitales, desde software ERP, como SAP o SAGE, hasta plataformas de análisis de datos, como Excel avanzado o Power BI. Esta transformación del perfil también abre la puerta a nuevos horizontes laborales. Muchos auxiliares administrativos avanzan hacia puestos técnicos más especializados o asumen funciones de mayor responsabilidad tales como la coordinación de oficinas o supervisión de áreas administrativas.

Funciones Principales de un Auxiliar de Gestión Empresarial

Las funciones de un auxiliar administrativo son variadas y dependen en gran medida del tamaño y el sector de la empresa. Sin embargo, en líneas generales, sus tareas principales cubren distintos ámbitos dentro de una organización. A continuación, te mostramos algunas de las funciones más importantes:

1. Gestión Documental y Archivo

El trabajo de los auxiliares administrativos con la documentación requiere precisión, organización y conocimiento de diferentes sistemas de clasificación. Esta responsabilidad abarca diferentes aspectos que van desde lo más básico hasta procesos complejos de gestión informática.

• Clasificar, organizar y archivar documentos: Cualquier documento que entre a su área deberá clasificarlo y remitirlo a los departamentos correspondientes. Se encarga de la gestión eficaz de la documentación y las comunicaciones, fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa.
• Digitalización de documentos físicos: Consiste en convertir facturas, contratos laborales, correspondencia y expedientes en archivos digitales accesibles y ordenados.
• Creación y mantenimiento de bases de datos empresariales: Introducen información de clientes, proveedores, productos y servicios en sistemas informáticos.
• Control de versiones de documentos: Es imprescindible identificar cuál es la versión más actualizada y quién ha realizado qué modificaciones cuando varios departamentos trabajan sobre el mismo archivo.
• Llevar registro de textos, números y otros datos: Es relevante para un buen manejo de los recursos y el auxiliar administrativo tiene la tarea de ordenarlos y gestionarlos junto con el resto del equipo.

2. Atención y Comunicación

La comunicación externa representa la imagen de la empresa ante clientes, proveedores y colaboradores. El auxiliar administrativo actúa como embajador de la organización, transmitiendo profesionalidad en cada interacción.

• Atender llamadas: El auxiliar administrativo es la primera persona en tener contacto con el cliente y casi siempre es a través de la recepción de las llamadas. Debe mantener la cordura y cordialidad al recibir llamadas, manteniendo siempre una comunicación asertiva.
• Atender visitas: Es la conexión de las personas que llegan a la empresa con los trabajadores o altos mandos de la misma. Se encarga de recibir a cualquiera que desee comunicarse con un compañero o incluso necesite agendar una cita.
• Gestión del correo: Controlar la correspondencia física y electrónica, filtrando y organizando la información.
• Gestión de citas y reuniones: Implica coordinar las agendas de varias personas, reservar salas de reuniones, preparar materiales y confirmar asistencias.
• Recepción de correspondencia y paquetería: Incluye verificar destinatarios, registrar entregas y envíos realizados, y distribuir según urgencia.

3. Apoyo en Procesos Administrativos

Los auxiliares administrativos aportan soporte especializado que requiere una gran carga administrativa. De este modo, ayudan a que los procesos internos se desarrollen sin interrupciones.

• Realizar cálculos matemáticos: Todas las operaciones que sean requeridas en la oficina serán realizadas por un auxiliar administrativo. Esto incluye crear y gestionar facturas, sacar costes de pedidos, calcular y realizar pagos de sueldo, impuestos y otras cotizaciones.
• Preparación de informes y presentaciones: Recopila información de diferentes fuentes, la organiza según los criterios establecidos y la presenta en formatos atractivos y comprensibles.
• Introducción de datos en aplicaciones empresariales: Desde programas de contabilidad o gestión de personas hasta herramientas de control de almacén.
• Seguimiento de trámites burocráticos: Implica conocer plazos y requisitos de registros mercantiles, agencias tributarias, seguridad social y organismos territoriales.
• Colaboración en auditorías internas: Implica preparar documentación, localizar registros históricos y facilitar el trabajo de los auditores.
• Comunicación interna: Transmitir información entre departamentos de forma eficiente.

4. Gestión de Recursos y Suministros

La supervisión de aspectos relacionados con la logística garantiza que la compañía cuente con todos los recursos para funcionar correctamente. Esta tarea del auxiliar administrativo aglutina tanto elementos físicos como servicios externos que apoyan la operativa diaria.

• Control de material de oficina: Encargarse de mantener los inventarios de papelería, consumibles informáticos, mobiliario y otros recursos detallados.
• Gestión de pedidos a proveedores: Incluye solicitar presupuestos, comparar ofertas, negociar condiciones y coordinar entregas.
• Mantenimiento del equipamiento informático básico: Abarca tareas como actualizar software, realizar copias de seguridad, gestionar licencias y coordinar reparaciones con servicios técnicos externos.
• Coordinación con servicios externos: Incluye empresas de limpieza, seguridad, mantenimiento, servicios informáticos y cualquier otro proveedor que la empresa necesite.

Formación Necesaria para un Auxiliar de Gestión Empresarial

Para poder ejercer en el área de auxiliar administrativo, lo más importante es contar con una formación adecuada que te prepare para gestionar diferentes tareas administrativas y de apoyo en el ámbito empresarial.

Titulaciones Homologadas

• Grado Superior en Administración y Finanzas: Es la opción perfecta para desarrollarse en el sector y empezar a crecer en el ámbito. El curso como tal tiende a durar un aproximado de 2 a 3 años.
• Certificado de Profesionalidad en Gestión Administrativa: Proporciona conocimientos específicos en gestión documental, atención telefónica, contabilidad básica, y gestión de recursos humanos.
• Grado Universitario en Administración y Dirección de Empresas: Actualmente, es una de las alternativas vigentes para aprender más de la gestión y del sector en general.

Cursos Adicionales y Especializaciones

Adicionalmente, puedes optar por cursos específicos en el área de Gestión de empresas dirigidos a desempleados, que ofrecen una formación práctica y actualizada, orientada a facilitar la incorporación al mercado laboral.

• Curso de Auxiliar de Gestión Administrativa y Comercial
• Curso de Gestión de Empresas y Administración
• Formaciones en Contabilidad y Finanzas para No Financieros

Habilidades y Competencias Clave

Para desempeñar las funciones de un auxiliar administrativo correctamente, es importante contar con algunas competencias o capacidades clave. Muchas de estas competencias se trabajan dentro del ciclo de formación. Para desempeñar con éxito las funciones de un auxiliar administrativo, se requiere una combinación de habilidades técnicas y soft skills:

Competencias Técnicas

• Dominio de herramientas ofimáticas: Manejo de paquetes de oficina (Microsoft Office, Google Workspace), correo electrónico, mecanografía.
• Conocimientos de cálculo básico y de TIC: Especialmente al tratarse de textos.
• Uso de herramientas de gestión: Manejo del ordenador, programas de contabilidad o gestión de personas.
• Competencia digital avanzada: Adaptarse a nuevos sistemas y herramientas tecnológicas.

Habilidades Blandas (Soft Skills)

• Capacidad de organización y planificación: Priorizar, organizar y guardar bajo confidencialidad tareas e información. Llevar la organización de todas las actividades de la empresa.
• Atención al detalle: Minuciosidad en todas las tareas.
• Habilidades de comunicación: Saber expresarse con claridad, comunicarse con el cliente, brindar un buen trato telefónico y tener buena ortografía.
• Iniciativa y proactividad: Siempre tomar iniciativa de todas sus tareas a realizar.
• Capacidad para trabajar bajo presión: Ser positivo y concentrarse en lograr objetivos en situaciones exigentes.
• Cordialidad y educación: Mantenerse cordial y educado en todas las interacciones.
• Discreción y profesionalidad: En el manejo de información sensible.

Salario y Oportunidades Laborales

Perspectiva Salarial

La perspectiva salarial para los Auxiliares de Gestión Administrativa en España es positiva, con una tendencia al alza en los últimos años. El salario de un Auxiliar de gestión empresarial en España puede variar según la experiencia, la ubicación y el sector en el que trabaje.

De media, su sueldo suele estar por encima de 2.200 euros brutos mensuales. En algunos casos, con experiencia y en empresas de mayor tamaño, puede llegar a ganar hasta 2.800 euros o más. A medida que se gana experiencia, este puede subir hasta los 40.000 € o más, especialmente si se asumen cargos de responsabilidad como dirección o coordinación de equipos.

Tabla de Salarios Promedio

Además, hay sectores como el financiero, tecnológico o industrial donde los sueldos tienden a ser más elevados.

Oportunidades Laborales

Un Auxiliar de gestión empresarial tiene múltiples oportunidades laborales en diferentes tipos de organizaciones. La demanda de Auxiliares de Gestión Administrativa es alta en la actualidad y se espera que continúe creciendo en los próximos años.

• Empresas privadas: De diversos sectores como comercio, servicios, tecnología, y finanzas.
• Instituciones públicas: Administraciones locales y autonómicas, donde puede colaborar en tareas administrativas y de gestión pública.
• Organizaciones multinacionales: Pueden ofrecer mayores salarios y oportunidades de crecimiento profesional.
• Consultoras y despachos profesionales: Donde su función puede centrarse en tareas de apoyo administrativo, gestión de clientes y organización interna.
• Departamentos específicos: Recursos humanos, administración, contabilidad o ventas dentro de cualquier tipo de empresa.

Según el informe "Panorama de la Educación" de la OCDE 2024, los técnicos superiores en administración tienen una tasa de empleabilidad del 89 % en el primer año tras finalizar sus estudios. Además, el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) identifica las funciones administrativas como una de las ocupaciones con mayor volumen de contratación, registrando más de 400.000 contratos anuales en España.

TAGESA y el Auxiliar de Gestión Empresarial

En TAGESA le ayudamos a gestionar todas aquellas actividades que no sean su objeto social o actividad principal. TAGESA vela para que todos aquellos aspectos que inciden en sus trabajadores/as estén fundamentados en el cumplimiento de los derechos humanos y sus valores corporativos: espíritu de equipo, innovación, excelencia, respeto y sostenibilidad.

El convenio colectivo de TAGESA establece las condiciones laborales para los Auxiliares de Servicios, quienes realizan tareas auxiliares en inmuebles, incluyendo información en accesos, custodia y comprobación del estado de instalaciones, y gestión auxiliar. Esto abarca la información y control de entrada al público, la entrega de correspondencia y documentos, y tareas administrativas elementales. También se incluyen la comprobación y mantenimiento de calderas, ascensores e instalaciones generales, control de tránsito en zonas restringidas y la recepción y orientación de visitantes. La jornada de trabajo será de mil setecientas noventa y tres horas anuales de trabajo efectivo (1.793), de lunes a domingo, pudiendo ser continuada o partida. La empresa garantiza la percepción de haberes por meses vencidos antes del día cinco del mes siguiente al devengo de dichos haberes.