Gestión del Asiento de Carga y la Migración de Datos en la Implementación de un ERP

Introducción al Asiento de Mercadería Recibida

El registro de Mercadería Recibida almacena la información referente a la recepción de Ítems de Stock, siendo fundamental para la gestión de inventario. Normalmente, los datos contenidos en este registro provendrán de la nota de entrega perteneciente al Proveedor, y los valores de stock se basan precisamente en la información cargada en este registro.

Proceso de Carga de Mercadería Recibida

Existen varias maneras de cargar mercaderías recibidas en el sistema ERP. Puedes cargar Mercaderías Recibidas directamente al registro de Mercadería Recibida dentro del módulo de Stock. Alternativamente, si manejas el módulo de Órdenes de Compra, igualmente puedes crear estos archivos desde las Órdenes de Compra. Para ambos casos, el procedimiento es semejante al desarrollado para crear Entregas desde Órdenes de Venta.

Para abrir el registro de Mercadería Recibida, primero asegúrate de estar en el módulo de Stock. Luego, haz clic en el botón [Mercadería Recibida] del Panel de Control para así abrir la ventana ‘Recepción de Mercadería: Hojear’. Todas las Mercaderías Recibidas generalmente están ordenadas según el número de asiento. La columna OK contiene una marca para distinguir aquellas Mercaderías Recibidas que han sido aprobadas.

Una forma eficiente de cargar una Mercadería Recibida es abriendo la Orden de Compra contra la cual se reciben los ítems. Por lo general, la nota de entrega del Proveedor contiene tu Número de Orden de Compra, lo que facilita la búsqueda de la Orden de Compra. Selecciona 'Crear Mercadería Recibida' desde el menú Operaciones para crear un nuevo archivo de este tipo. La ventaja de este último método es que el precio de compra fijado para los ítems será transferido a la recepción de mercadería. Notemos que la Recepción de Mercaderías creada de esta forma se manifestará también en la ventana ‘Recepción de Mercadería: Ver’. Esto significa que el archivo habrá sido creado y guardado dentro del registro.

Si tienes muchas Órdenes de Compra, puede resultar tedioso hallar aquellas que no han sido suplidas. En este sentido, en la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’, un método alternativo es producir un informe de Stock de Órdenes de Compra (módulo Órdenes de Compra). Este informe muestra exclusivamente Órdenes de Compra sin suplir, por tanto, es más fácil hallar la Orden que buscas. Además, este informe posee la funcionalidad de *drill down* que te permite abrir un archivo individual de Orden de Compra para crear una Mercadería Recibida.

Detalles del Asiento de Mercadería Recibida

El número de la Mercadería Recibida será cargado por defecto como el primer número sin usar de la secuencia asignada al usuario actual (conforme a la solapa 'Nros. de Serie' del archivo Personal de este usuario) o según lo especificado en la opción Nros. de Serie por Defecto en el módulo Sistema; o conforme a la primera alternativa válida en la opción ‘Nros. de Serie - Mercaderías Recibidas’. Es posible cambiar este número, pero solo si no ha sido usado anteriormente.

La fecha de la recepción es crucial. Si estás utilizando el Modelo de Costo Lineal, deberás cerciorarte de cargar todos los asientos de stock siguiendo un orden cronológico estricto. Si cometes alguna falla en esta ordenación, tus valores FIFO/LIFO se tornarán incorrectos. Por ejemplo, no debes ingresar una Mercadería Recibida con la fecha de ayer cuando existan otros asientos de stock entrante con la fecha de hoy (ej. Mercaderías Recibidas, Movimientos de Stock). También se recomienda aprobar siempre las Mercaderías Recibidas al momento de guardarlas por primera vez.

Campos Clave en la Recepción de Mercadería

• Cód. Proveedor: Ingresa aquí el Número de Proveedor. Al presionar la tecla Return, el nombre del Proveedor se cargará (campo de la derecha).
• Nro. Orden Comp.: Si creaste la Mercadería Recibida desde una Orden de Compra, entonces se colocará aquí automáticamente el Número de la Orden de Compra. Este dato no es modificable.
• Ubicación: Será la Ubicación en donde están almacenadas las mercaderías. Si has especificado una Ubicación Principal en las Opciones de Stock, entonces debes dejar este campo en blanco si las mercaderías no están almacenadas en esa Ubicación. Es posible extraer una Ubicación por defecto desde el campo ‘Ubicación’ en la solapa 'Ventas' situada en el archivo Personal del usuario; o desde la opción ‘Máquina Local’ en el módulo Seteos de Usuario.

Utiliza la matriz de la solapa para cargar los ítems que serán recibidos. Esta matriz está dividida en 8 pestañas (A-H), y al pulsar la letra de una pestaña, variarán algunas columnas dentro de la matriz.

Antes de cargar datos en las filas de la Mercadería Recibida, verifica que la Moneda y el Tipo de Cambio sean correctos. Si especificas un Tipo de Cambio, entonces todos los precios transferidos del Ítem Compra o archivo del Ítem serán convertidos en función a ese Tipo de Cambio. Sin embargo, si decides cambiar el Tipo de Cambio luego de ingresar los ítems en la Mercadería Recibida, entonces los precios no serán convertidos.

Para agregar filas a una Mercadería Recibida, haz clic en la primera fila vacía y luego carga los datos. Para eliminar una fila, haz clic en el número de la fila (lado izquierdo) y presiona la tecla Espacio Atrás. Para insertar una fila, haz clic en el número de la fila donde se cargarán los datos y presiona Return.

Para el caso de las Mercaderías Recibidas creadas desde Órdenes de Compra, se asumirá por lo general que todos los ítems sin recibir están en el envío actual. La excepción sobreviene cuando has tildado la casilla ‘Configurar Cant. Merc. Recibida en 0’ (Opciones de Órdenes de Compra - módulo Órdenes de Compra). En este caso, la Cantidad por defecto para todos los ítems será cero. Podrás cambiar la cantidad en cualquiera de las filas, pero no podrás colocar una cantidad mayor a la ordenada (a menos que actives el botón ‘Permitir’ entre las alternativas de ‘Sobre Recibido’ (Opciones de Stock).

Gestión de Números de Serie y Lote

Para ítems que tienen Número de Serie, el sistema te inducirá a ingresar los Números de Serie respectivos antes de guardar el archivo (a menos que hayas tildado la casilla ‘Sin Nro. Serie en Mercadería Recibida’ en Opciones de Stock). Aquellas Mercaderías Recibidas que hayan sido creadas desde Órdenes de Compra contendrán la cantidad apropiada de filas para estos ítems (dependiendo de la Cantidad en la Orden de Compra).

Podrás cargar ítems con Número de Serie a nivel de Lote dentro de una sola fila en donde la Cantidad equivalga al tamaño/dimensión del lote. Una Mercadería Recibida creada desde una Orden de Compra contendrá solo una fila para tales ítems y su cantidad se copiará desde la Orden. En caso de recibir más de un lote, deberás utilizar la función 'Dividir Fila' desde el menú Operaciones. Así podrás dividir la fila en dos partes y luego cargar las cantidades apropiadas junto con los Números de serie (en ambas filas). La función ‘Dividir Fila’ garantiza que las dos filas permanezcan conectadas a la fila correspondiente en la Orden. De esta manera, las Cantidades Recibidas en esa fila estarán correctas.

Si recibes una gran cantidad de un solo ítem (con su Número de Serie), entonces deberás utilizar la función 'Generar Nros. Serie' desde el menú Operaciones, para así facilitar el ingreso de Números de Serie consecutivos. El procedimiento consiste en ingresar el Número de Ítem dentro de las filas respectivas y especificar el Número de Serie más bajo como el primero. Luego debes seleccionar la función para que las filas restantes obtengan un Número de Serie siguiendo una secuencia ascendente.

Es importante notar que los Números de Serie y Lote no poseen espacios entre caracteres, y es imposible utilizar el mismo Número de Serie más de una vez en una Mercadería Recibida. Si el ítem fuese perecedero, deberás ingresar su Vencimiento aquí. Cuando se apruebe y guarde la Mercadería Recibida, se creará un archivo en la opción Especificaciones de Lote indicando el Vencimiento del Ítem o Lote.

Impacto Contable del Asiento de Carga

Cuando se genere un Asiento desde la Mercadería Recibida (esto está determinado en la opción Subsistemas y Nros. de Serie - Mercaderías Recibidas), todos los costos en esta columna serán abonados a la Cuenta Costos Extra. La Cuenta ingresada en la pestaña E (por ejemplo) será debitada en cualquier Asiento creado al aprobar la Mercadería Recibida. La Cuenta Provisión Compras que ingreses aquí, será abonada en cualquier Asiento creado al aprobar la Mercadería Recibida.

Si la Mercadería Recibida fue creada desde una Orden de Compra y has tildado la casilla ‘Transferir Cuenta a Merc. Recibida’ (Opciones de Órdenes de Compra), la Cuenta por defecto será extraída de la Cuenta Provisión Compras en la fila de la Orden a la cual corresponde la fila en la Mercadería Recibida. De otro modo, la Cuenta por defecto será la Cuenta Provisión Compras del Grupo de Ítem al cual pertenece el ítem en cuestión, o desde la opción Manejo de Cuentas de Stock. En todos los casos, se empleará la Cuenta apropiada para la Zona del Proveedor.

Cambio de ERP y Migración de Datos

Cambiar de ERP es una de las decisiones estratégicas más importantes que puede tomar una empresa, ya que supone una oportunidad para transformar la gestión interna, mejorar la eficiencia operativa y preparar la organización para el crecimiento. Sin embargo, también implica riesgos si no se aborda con una metodología clara.

No todas las empresas cambian de software ERP por las mismas razones. Detectar la obsolescencia de un ERP no siempre es sencillo, porque el deterioro es gradual. Un cambio de ERP se justifica cuando el sistema actual ya no puede acompañar el crecimiento de la empresa.

Señales de Obsolescencia del ERP

• Falta de integración con otras herramientas
• Datos aislados por departamentos (silos de información)
• Exceso de personalización acumulada
• El sistema es rígido e imposible de actualizar
• Procesos manuales excesivos
• Errores humanos y pérdida de tiempo productivo
• Sin funcionalidades cloud
• Imposibilidad de trabajo en remoto
• Incumplimiento normativo
• Riesgo legal y sanciones

La Migración de Datos: Un Eje Estructural

La migración y carga de datos es una de las actividades más críticas en la implementación de un sistema ERP y debe considerarse como uno de los ejes estructurales del proyecto. No es simplemente un proceso técnico.

Tipos de Carga de Datos

La migración de datos la realiza el implantador ERP. Puede ser automática con todos los datos que contiene el software actual, o con una selección. La carga de datos manual, por otro lado, la puede realizar el propio usuario. Él mismo genera un Excel con los datos maestros y nosotros lo importamos en el ERP. Si dispones de muchos datos, siempre recomendamos la migración. Pero, si estás empezando a generar tu base de datos, la carga con ficheros puede ser una buena solución para pasarlos al ERP y empezar a trabajar con los datos que has recopilado hasta ahora.

Riesgos en la Migración de Datos

Todo proceso de migración de datos, ya sea automático o manual, tiene riesgos que hay que tener en cuenta y que pueden hacer fracasar la implantación ERP:

1. No contar con una buena base de datos.
2. Tener varias bases de datos que no están integradas entre sí, lo que dificulta unificar la información.
3. Que no haya un responsable de la validación de datos. Una vez realizada la migración, el cliente debe validar que todo es correcto y que no le falta (o le sobra) información en el ERP para gestionar su empresa.
4. Datos inconsistentes o incompletos: Errores, duplicados, falta de información obligatoria o datos desactualizados.
5. Estructuras diferentes entre sistemas / Errores de mapeo de campos: Los campos de origen no siempre coinciden con los campos de destino del nuevo sistema ERP.

Una migración bien planificada permite comenzar con el pie derecho. Si estás por iniciar un proyecto de ERP, asegúrate de dedicarle la importancia y el tiempo que merece esta etapa.

Retos y Soluciones en el Cambio de ERP

Un cambio de ERP conlleva retos que, si no se anticipan, pueden encarecer el proyecto y prolongar los plazos. Se recomienda solicitar siempre un análisis de impacto previo y un presupuesto cerrado que incluya partidas para imprevistos. La resistencia interna es uno de los principales factores de fracaso en proyectos ERP. Una migración de ERP bien ejecutada sigue una metodología estructurada. Uno de los errores más habituales es no definir con claridad el alcance del proyecto desde el principio. La tecnología sin adopción no sirve de nada; el proyecto no termina el día del *go-live*.

Novedades y Mejoras en Sistemas ERP (Ejemplo ERPCloud)

Los sistemas ERP están en constante evolución, incorporando nuevas funcionalidades para mejorar la gestión empresarial. A continuación, se presenta una tabla con algunas mejoras recientes observadas en un sistema ERP (ej. ERPCloud):

Estas mejoras demuestran el constante esfuerzo por optimizar la gestión de datos y procesos en los sistemas ERP, lo que subraya la importancia de mantener un sistema actualizado para aprovechar al máximo sus funcionalidades.

Inserción y Edición de Asientos Contables

La correcta gestión de los asientos contables es esencial para la salud financiera de la empresa. Podemos crear nuevos asientos y apuntes desde varias ubicaciones en el sistema.

Métodos para Insertar Asientos Nuevos

1. Desde el nodo: 'Gestión' - 'Contable - 'Introducción de asientos'.
2. Desde el Dashboard. Por ejemplo, desde el Dashboard de finanzas se puede obtener el acceso directo a 'Introducción de asientos'.
3. Desde la botonera inferior del formulario de 'Gestión de Asientos' - 'Insertar'.

El sistema nos abrirá la pantalla de creación de asientos para que insertemos uno nuevo, donde asignaremos todos los datos necesarios. Mientras creamos un asiento nuevo o lo editamos en esta pantalla de diario, el asiento no aparecerá en contabilidad hasta que le demos al botón 'Guardar'. Por esta razón, si cerramos el formulario sin grabar el asiento, el sistema nos preguntará si deseamos borrarlo o en caso contrario no se guardarán los cambios.

La pantalla no permitirá pasar el asiento de contabilidad hasta que esté cuadrado (Saldo=0). Al crear un asiento nuevo, pondremos como número de asiento el 1. Si vamos a insertar varios asientos, tan sólo indicaremos la siguiente numeración (ej. 2), o 0 y el sistema asignará un número correspondiente a cada uno de ellos al grabarlos.

Edición de Asientos Existentes

Al seleccionar un asiento dentro de ‘Gestión de Asientos’ y aplicar la opción 'Editar', el programa nos abrirá una pantalla similar a la de inserción de asientos, tan sólo cambia su nomenclatura a ‘Modificación asiento N’, con el asiento que tenemos seleccionado en la grid. De esta manera, podremos realizar las modificaciones en el asiento, como, por ejemplo, cambiar la subcuenta, importes y volver a guardar el asiento con los cambios. El saldo del asiento debe quedar igual a 0 para poder guardarlo.

Entrada Rápida de Asientos

Desde la versión 4.4.2400, contamos con la entrada rápida de asientos manuales, facilitando la agilidad en la gestión contable.