Cómo Describir un Proyecto de Emprendimiento: Estructura Clave

¿Estás pensando en poner en marcha una idea? Si la respuesta es un rotundo sí, antes de continuar dando más pasos deberás asegurarte de contar con un exhaustivo plan de negocio. El éxito de cualquier negocio no se basa únicamente en una idea brillante o en un producto innovador, sino en la planificación estratégica y la ejecución eficaz de un plan de negocios bien estructurado.

Un plan de negocio es un documento en el que se recogen todos los aspectos fundamentales de nuestro proyecto. Representa el ADN del negocio y en él se plasman los aspectos principales que definen nuestro producto o servicio. La estructura de un plan de negocios es de vital importancia por varias razones que abarcan desde la organización de ideas hasta la comunicación efectiva con diferentes partes interesadas.

«Un plan de negocios es una herramienta crucial que proporciona una hoja de ruta detallada para el desarrollo y la implementación de una idea o proyecto empresarial. Si bien es cierto que simplemente tener un plan no garantiza el éxito, su ausencia puede ser un obstáculo importante, especialmente al buscar inversores. Un plan sólido demuestra que se ha dedicado tiempo y esfuerzo para analizar la viabilidad de la idea y establecer una estrategia para su ejecución.

Importancia de un Plan de Negocios

Los motivos principales por los que te conviene idear un buen plan de negocios son múltiples, pero los más importantes tienen que ver con tres elementos: la organización, la viabilidad y el financiamiento externo. En segundo lugar, la estructura de un plan de negocios te ayudará a identificar qué tan viable es tu proyecto de negocio antes de ponerlo en práctica. En tercer lugar, un plan de negocios te permitirá conseguir financiamiento externo gracias a la viabilidad y nivel de organización técnica y administrativa que estarán aterrizados en la estructura de un plan de negocios.

Un plan de empresa proporciona una visión clara y detallada de la idea de negocio, sus objetivos y estrategias. És crucial en la cerca d’inversors, socis comercials o finançament. Proporciona proyecciones financieras que ayudan a evaluar la viabilidad económica del negocio. Proporciona una base para la autoevaluación continua.

Elementos Clave de un Plan de Negocios

Para que no se quede solo en un documento, necesitas una guía clara para la acción diaria. Un plan de trabajo traduce tus metas a largo plazo en tareas concretas, plazos y responsabilidades. Es el puente entre la estrategia y la ejecución.

Detalla la misión, visión, valores y la historia detrás de tu empresa. Detalla como planeas comercializar y vender tus productos o servicios. Presenta proyecciones financieras realistas incluyente ingresos, gastos, flujo de caja y punto de equilibrio.

Estos son los componentes esenciales de un plan de negocios:

1. Presentación: Incluye el nombre de la empresa o marca y del director o comité directivo.
2. Índice: Desglosa todos los elementos que se tratan dentro del plan de negocios.
3. Resumen Ejecutivo: Abarca toda la información contenida en el plan, reducido a sus mínimas expresiones (idealmente no más de una a tres páginas).
4. Descripción del Negocio: Detalla el concepto de negocio y todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa.
5. Análisis del Mercado: Sirve como base para contestar preguntas sobre la marca, producto o proyecto.
6. Infraestructura: Anota la infraestructura material o maquinaria necesaria para desarrollar el producto u ofrecer los servicios.
7. Organización y Gestión: Especifica el esquema de organización de la empresa y describe las responsabilidades de cada cargo.
8. Plan Financiero: Especifica la cantidad de recursos necesaria para las financiaciones externas y convenios. Incluye un pronóstico de desarrollo y crecimiento para los próximos años.
9. Conclusión: Destaca la utilidad del producto o servicio y las características que lo distinguen de la competencia.

Además, es importante considerar las siguientes perspectivas:

1. Perspectiva Ideológica: Destaca la identidad de tu marca o empresa, incluyendo la misión, visión y valores.
2. Perspectiva del Entorno y Mercado: Analiza el mercado y a la competencia, conociendo las marcas que ofrecen productos o servicios similares.
3. Perspectiva Financiera: Prioriza los aspectos económicos y las proyecciones financieras.

Pasos para Estructurar un Proyecto

Ahora que ya han quedado definidas cada una de las patas del negocio que se quiere impulsar es el momento de esbozar las fases del proyecto y la duración de cada una de ellas.

La estructura de un proyecto es la manera en la que se planifica y se controla este, la base para poder trabajar a lo largo de todo el proceso. Hay diferentes metodologías que se utilizan para estructurarlo, entre ellas se encuentran la Kanban, la Scrum o el método Agile.

Elementos de la Estructura de un Proyecto

La estructura de un proyecto se compone de varios elementos clave que tendremos que ordenar posteriormente:

• El objetivo del proyecto, que define su propósito y resultados esperados.
• Las actividades necesarias para alcanzar estos objetivos, organizadas en fases y tareas específicas.
• La asignación de recursos, como personal, tiempo y presupuesto.
• La identificación de los riesgos potenciales.
• El desarrollo de estrategias de mitigación.
• La comunicación clara y la gestión del equipo.
• Un cronograma que marca los hitos y fechas límite, proporcionando una guía temporal para el progreso del proyecto.

Cómo Debe Ser la Estructura de un Proyecto

Estos elementos que hemos visto que forman parte de la gestión de proyectos deben de ordenarse y estructurarse para poder comenzar a trabajar.

1. Objetivos y Alcance: La primera de las acciones y una de las más importantes es la definición de los objetivos del proyecto y los límites de lo que se incluirá y no se incluirá en el trabajo.
2. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): En esta siguiente fase, se descompone el proyecto en partes más pequeñas y manejables, como tareas, actividades y entregables.
3. Cronograma: Posteriormente, se establece la secuencia y la duración de las actividades del proyecto, asignando fechas de inicio y finalización a cada tarea.
4. Recursos: Pero para empezar a trabajar, es clave llevar a cabo la identificación de los recursos necesarios, como el personal, el equipo, los materiales y la forma de financiarlo.
5. Responsabilidades: Ahora es el momento de definir los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo y de las partes interesadas involucradas en el proyecto.
6. Comunicaciones y Reportes: Establecer los canales de comunicación y los informes necesarios será crucial para mantener a todas las partes informadas sobre el progreso y los problemas del proyecto.
7. Riesgos y Mitigación: Para evitar sorpresas, es preciso identificar posibles riesgos y establecer planes para gestionar y mitigar esos riesgos durante la ejecución del proyecto.
8. Calidad: Por último, se deberán definir los estándares de calidad que se tienen que cumplir en los entregables del proyecto y los procesos para garantizar que se cumplan.

Organización de las Personas en un Proyecto

En la estructura de un proyecto, las personas se organizan de acuerdo con sus roles y responsabilidades específicas. Puede haber ciertas variaciones dependiendo del tamaño del proceso y los recursos que se utilicen en él. Vamos a analizar algunas de las formas más comunes.

• Organización Funcional: Los miembros del equipo son asignados a proyectos mientras continúan reportando a sus respectivos departamentos funcionales. Este enfoque es usual en organizaciones con una estructura jerárquica tradicional.
• Organización por Proyecto: Se establece un equipo de proyecto dedicado que incluye miembros de diferentes funciones y departamentos de la organización. Este equipo trabaja exclusivamente en el proyecto hasta su finalización.
• Organización Matricial: Combina elementos de la organización funcional y por proyecto. Los miembros del equipo pueden reportar tanto a un gerente de proyecto como a un gerente funcional, lo que permite una mayor flexibilidad y colaboración entre los departamentos.
• Organización Basada en Equipos Autónomos: Se forman equipos multifuncionales y autónomos que tienen la responsabilidad completa de llevar a cabo el proyecto. Estos equipos tienen autoridad para tomar decisiones y gestionar recursos de manera independiente.

Errores Comunes al Crear un Plan de Negocios

Es importante ser precavido y realista al elaborar tu plan de negocio. Evita los siguientes errores:

1. Añadir aspectos innecesarios.
2. Diseñar un plan que no sea realista.
3. No conocer bien a tu cliente.
4. Olvidar tu estrategia de venta.
5. Descuidar el estudio de mercado.
6. No definir los procesos productivos ni los encargados de las tareas.
7. No contar con un “Plan B”.

Adaptación a Diferentes Audiencias

Es muy importante que ajustes tu discurso a tu audiencia. No es lo mismo hablar con un banco, que hablar con la administración pública o con un inversor. En cada caso tendrás que adaptar un poco tu plan a lo que demanda cada uno.

• Banca: Deja claro cómo podrán recuperar su dinero.
• Administración Pública: Haz énfasis en el objetivo que se persigue (creación de empleo, desarrollo del territorio, etc.).
• Inversores: Deja claro cómo podrán salir del negocio (exit).

Consideraciones Adicionales

• Análisis DAFO: Realiza un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de tu línea de negocio con respecto a la competencia.
• Marketing: Define cómo planeas dar a conocer tu producto en el mercado, qué línea de marketing usarás, la inversión necesaria y si será una acción puntual o mantenida en el tiempo.
• Recursos: Determina si cuentas con los recursos suficientes para la puesta en marcha de tu negocio o si requieres de un capital inicial externo.

Al fin y al cabo son inversores, con lo cual una de las cosas que valoran a la hora de tomar la decisión de inversión es tener claro cómo desinvertir (salir del negocio). Los equipos que aceleramos en Lanzadera reciben formación y acompañamiento en finanzas e inversión.

Además, es una herramienta esencial para buscar inversiones puesto que demuestra la viabilidad y el potencial de retorno de la inversión.