El Modelo 036: Guía Completa para Empresarios y Profesionales en España

El Modelo 036 es el documento que sirve para inscribirse en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores en España. Este formulario es el primer paso en el proceso de constitución legal de un negocio, ya sea como autónomo o como una pequeña y mediana empresa (pyme). La disposición adicional quinta de la Ley 58/2003, General Tributaria, establece que las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades empresariales o profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención deberán comunicar a la Administración tributaria a través de las correspondientes declaraciones censales su alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, las modificaciones que se produzcan en su situación tributaria y la baja en dicho censo. El Censo de empresarios, profesionales y retenedores formará parte del Censo de Obligados Tributarios.

¿Qué es el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores?

El Censo de empresarios, profesionales y retenedores es un censo tributario que se compone por todas las personas y entidades que desarrollen o vayan a desarrollar actividades económicas o profesionales en territorio español. Su objetivo consiste en mantener la información actualizada para gestionar las relaciones tributarias. Para quedar incluido en este censo, la persona o entidad debe presentar una solicitud conocida como declaración censal.

Censos Tributarios

Cuando hablamos de censos tributarios, nos referimos principalmente a:

• Censo de obligados tributarios: Es el que registra a todas las personas o entidades que deben tener un NIF para relacionarse con la Administración Tributaria.
• Censo de empresarios, profesionales y retenedores: Se integra en el anterior y es el que nos ocupa en este artículo.

¿Quién está obligado a presentar la declaración censal?

Está obligado a presentar esta declaración censal:

• Toda persona o entidad que desarrolle o vaya a desarrollar en España actividades empresariales o profesionales.
• También las personas que abonen rentas sujetas a retenciones o ingresos a cuenta, realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA, u operen en territorio español mediante establecimiento permanente.
• Los no residentes que operen en territorio español mediante establecimiento permanente o satisfagan en dicho territorio rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, así como las entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en territorio español.
• Los no establecidos en el territorio de aplicación del IVA que sean sujetos pasivos del mismo, excepto que hubieran resultado exonerados del cumplimiento de obligaciones censales por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria.
• Los socios, herederos, comuneros y partícipes de entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales o profesionales.

En sentido contrario, quedan exonerados de esta obligación aquellas personas o entidades que no abonen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta y únicamente desarrollen las siguientes operaciones exentas de IVA:

• Arrendamiento de inmuebles sin que constituya una actividad empresarial.
• Entregas ocasionales de medios de transporte nuevos.
• Adquisiciones intracomunitarias de bienes.

Cualquier persona que vaya a realizar una actividad profesional o empresarial deberá darse de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Esto incluye a aquellos que se dediquen a la producción o distribución de bienes o servicios, comercio, actividades de artesanía, agrícolas, forestales, ganaderas, pesqueras, de construcción, mineras y el ejercicio de profesiones liberales y artísticas.

El Modelo 036 vs. el Modelo 037 (y su supresión)

Tradicionalmente, la Agencia Tributaria ofrecía dos modelos para la declaración censal: el Modelo 036 y el Modelo 037. Sin embargo, desde el pasado 3 de febrero de 2025 se suprime el modelo 037, es decir, el modelo simplificado de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

Antigua diferencia entre el Modelo 036 y 037:

El Modelo 036 corresponde a la declaración censal de alta, baja y modificación para empresarios, profesionales y retenedores. El modelo 036 es el modelo de la Agencia Tributaria que permite a los autónomos darse de alta o baja de su actividad. Con este modelo, presentas tu declaración censal y comunicas a la Agencia Tributaria todos tus datos (nombre, NIF, domicilio fiscal y obligaciones fiscales).

El Modelo 037, o declaración censal simplificada, constaba de tres páginas. Aquellas personas o empresas que inicien por primera vez una actividad profesional o empresarial solo deberán marcar la casilla 111. El modelo 036, de declaración censal, consta de ocho páginas (la página 2 se desdobla en 2A, 2B y 2C).

La razón de la existencia de un modelo simplificado se debía a que del total de obligados tributarios, personas físicas, que conforman el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, un porcentaje elevado, que alcanza casi el 95%, está constituido por residentes, que no actúan por medio de representante, su domicilio fiscal coincide con el de gestión administrativa, no son grandes empresas, no están incluidos en los regímenes especiales regulados por la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, a excepción del Régimen simplificado, Régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, o Régimen especial de recargo de equivalencia, no figuran inscritos en el Registro de operadores intracomunitarios o en el de exportadores y otros operadores económicos, no realizan ninguna de las adquisiciones no sujetas previstas en el artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, no realizan ventas a distancia, no son sujetos pasivos de Impuestos Especiales ni del Impuesto sobre Primas de Seguros y no satisfacen rendimientos de capital mobiliario. Teniendo en cuenta este hecho, y con la finalidad de facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, parecía aconsejable aprobar un modelo simplificado de sencilla cumplimentación.

Contenido de la Declaración Censal (Modelo 036)

El contenido de la declaración incluirá:

• Nombre y apellidos o razón social.
• NIF.
• Domicilio fiscal.
• Detalles sobre las actividades económicas a desarrollar. Entre ellos, establecimientos y locales, clasificación o ámbito territorial.
• Detalles sobre el régimen tributario aplicable. Entre ellos, la condición de persona o entidad residente o no, el régimen tributario a efectos de Impuesto de Sociedades, IRPF o Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR) e IVA.
• Detalles referentes a las entidades en constitución. Entre ellos, datos identificativos y domicilio de sus promotores.
• Declaraciones y autoliquidaciones a presentar periódicamente y situación tributaria actual.
• Datos de contacto incluyendo número de teléfono, dirección de correo electrónico y nombre de dominio o dirección de Internet en la que se desarrollan las actividades.

En la primera página del Modelo 036, debes identificarte con nombre, apellido y NIF; en ella se ha de indicar si cumplimentas el documento por solicitud de alta en el censo de empresarios, quieres modificar alguno de tus datos o, por el contrario, causas baja. Para establecimientos permanentes de una persona jurídica o entidad no residente, deberás rellenar la 2.C.

Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores

Quienes hayan de formar parte del Censo de empresarios, profesionales y retenedores deberán presentar una declaración de alta en el mismo, utilizando el modelo 036. Esta declaración debe presentarse antes de iniciarse las actividades. Se entiende que una actividad profesional se ha iniciado cuando se realice cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios. También en el momento en el que se efectúen cobros o pagos, o se contrate personal laboral, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de dichos bienes o servicios.

Si el autónomo o la empresa ya están dados de alta en el Censo, pero se van a realizar nuevas actividades, se deberá informar marcando la casilla 127.

Si no tienes número de identificación fiscal (NIF), previamente debes darte de alta en el censo de obligados tributarios. Para ello, accede a la sede electrónica de la Agencia Tributaria y selecciona la opción “Modelo 030. Rellena el modelo de solicitud 030 y adjunta la documentación requerida. Tras firmar y enviar, se te facilitará una hoja respuesta con el CSV (código seguro de verificación) y un PDF adjunto con la copia de la declaración presentada. Existen casos en los que será necesaria la aportación de documentación complementaria. En estos casos, el justificante de presentación que obtendrás llevará una indicación advirtiendo de que la presentación no surtirá efectos hasta que se haya presentado y comprobado la documentación requerida.

Modificación de Datos Censales

Los modelos 036 también pueden utilizarse para presentar declaraciones censales de modificación. Si alguno de tus datos necesita ser actualizado, puedes presentar un nuevo modelo 036 para modificar tu información censal. Estas declaraciones permiten notificar a la AEAT aquellas modificaciones que hayan ocurrido sobre los datos consignados en la declaración censal de alta, cumpliendo con las obligaciones informativas y censales.

Las declaraciones de modificación se deben presentar en el plazo máximo de un mes a partir del día siguiente en que se haya producido el cambio en las circunstancias.

Baja del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores

Del mismo modo que el Modelo 036 nos permite solicitar altas y modificaciones, también podemos emplearlo para solicitar la baja en el censo. Habrá que presentar la declaración de baja cuando se cese en el desarrollo de cualquier actividad empresarial o profesional.

El plazo para darse de baja es de un mes desde que se detengan las actividades. En el caso de sociedades este plazo comenzará a contar desde la cancelación efectiva de los correspondientes asientos en el Registro Mercantil. En el caso de una persona física fallecida, serán sus herederos quiénes deben presentar la declaración de baja y cualquier otra pendiente en el plazo máximo de seis meses desde el deceso.

Presentación del Modelo 036

El modelo 036 podrá presentarse en impreso o por vía electrónica a través de Internet. La presentación por Internet podrá ser efectuada mediante certificado electrónico reconocido según la normativa vigente en cada momento.

La presentación electrónica por Internet del modelo 036 tendrá carácter obligatorio para las declaraciones de aquellos obligados tributarios que, bien tengan la condición de Administración Pública, bien estén adscritos a la Delegación Central de Grandes Contribuyentes o a alguna de las Unidades de Gestión de Grandes Empresas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, o bien tengan la forma de sociedad anónima o sociedad de responsabilidad limitada, así como en el supuesto de que el modelo 036 se utilice para solicitar la inscripción en el registro de devolución mensual. Esta obligatoriedad no resultará aplicable cuando el modelo 036 se utilice para solicitar la asignación del número de identificación fiscal provisional o definitivo.

La presentación en impreso del modelo 036 se realizará en la Administración o, en su defecto, Delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal del titular de la declaración en el momento de su presentación. Las personas o entidades no residentes en España o no establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido presentarán el modelo 036 en la Administración o Delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal de su representante o, en caso de que no lo hubieran nombrado, a la del lugar donde operen.

Cuando la declaración censal deba acompañarse de otros documentos como, por ejemplo, la escritura pública de constitución de la entidad o sus estatutos sociales, se presentarán en el Registro Electrónico de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de acuerdo con lo previsto en la Resolución de 28 de diciembre de 2009, de la Presidencia de la Agencia Tributaria, por la que se crea la Sede electrónica y se regulan los registros electrónicos de la Agencia Tributaria.

Efectos del Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores

El censo de empresarios profesionales y retenedores sirve a la AEAT para controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. También permite al interesado solicitar la asignación de un NIF. Por otro lado, la declaración censal de alta sirve para indicar el inicio de la actividad a efectos de IVA y para renunciar al método de estimación objetiva o a la modalidad simplificada de estimación directa en el IRPF, así como a los regímenes simplificados de la agricultura ganadería y pesca y del criterio de caja del IVA. También es necesario cursar el alta para solicitar la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios.

Novedades en el Modelo 036 (a partir de 3 de febrero de 2025)

Desde el pasado 3 de febrero de 2025 se encuentran en vigor una serie de novedades que afectan al modelo 036 de Hacienda. Estas son algunas de las más relevantes:

• Se añade un nuevo apartado al modelo 036 para comunicar en el Censo de obligados tributarios la titularidad real de las personas jurídicas y entidades. Esta información puede cumplimentarse en la nueva página 10 del modelo 036.
• Se introduce una nueva casilla en el modelo 036 para poder solicitar la rehabilitación del número de identificación fiscal o NIF.
• Se modifica el apartado de datos de teléfonos y direcciones electrónicos para recibir avisos de la Agencia Tributaria (AEAT), Tribunales Económico Administrativos y Dirección General de Tributos (DGT).
• Se suprime el modelo 037, es decir, el modelo simplificado de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

El Modelo 036 y el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

Es importante no confundir el Modelo 036 con el Certificado del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El Certificado del IAE y el Modelo 036 son dos documentos cruciales para los autónomos en España, pero con propósitos y contenidos distintos. Comprender estas diferencias es fundamental para cumplir con las obligaciones tributarias correctamente.

¿Qué es el Certificado del IAE?

El Certificado del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) es un documento censal expedido por la Agencia Tributaria. Este certificado confirma la pertenencia al censo de empresarios, profesionales y retenedores, y contiene información sobre el alta en el IAE y la actividad económica desarrollada. Es un documento informativo necesario en casos donde se requiere certificación frente a terceros, como contratistas o la propia Administración pública.

El certificado censal es un documento expedido por la Agencia Tributaria donde aparece la inscripción en el censo de empresarios, profesionales y retenedores, informando de todo lo relacionado con su actividad económica y su situación censal. Por tanto, un certificado censal es un informe de la situación censal de la Agencia Tributaria, donde aparecen datos como la identificación fiscal, domicilio social y fiscal, representantes de la empresa, las obligaciones fiscales, el tipo de actividad económica, etc.

El certificado censal sirve para acreditar la situación de un autónomo o empresa con Hacienda, este documento pueden solicitarlo algún cliente o proveedor, e incluso la Administración o una entidad bancaria para demostrar que estamos dados de alta en el Censo de Empresario, Profesionales y Retenedores. Sin embargo, el certificado censal no refleja la situación con la Seguridad Social, ya que, solo informa de la situación tributaria del interesado.

El IAE, dado que es un impuesto que grava todas las actividades económicas que se desarrollan en territorio español, pueden solicitarlo tanto personas físicas como jurídicas, independientemente del tipo de trabajo que se lleve a cabo, sector al que se pertenezca, ingresos que se generen o si el interesado está sujeto al pago del impuesto o a su exención.

Datos contenidos en el Certificado del IAE

Como aclara la AEAT, “los certificados de este tipo no incluyen ni refieren datos relativos a terceros”, sino que se trata de documentación que aporta exclusivamente datos del obligado tributario en particular, “y se expedirán en tanto en cuanto no hayan vencido plazos de cumplimiento alguno”.

• Nombre o denominación social
• Número de Identificación Fiscal (NIF)
• Fecha de alta
• Tipo de actividad económica
• Estado de las obligaciones tributarias respecto al IAE

Diferencias Clave entre el Modelo 036 y el Certificado del IAE

A continuación, se presentan las diferencias clave entre el Modelo 036 y el Certificado del IAE:

Cómo solicitar el Certificado Censal

El certificado censal se solicita en la web de la Agencia Tributaria en el apartado “Solicitud de certificados”. Posteriormente, dentro de la pestaña “censales” se desplegarán todos los certificados posibles que expide la Agencia Tributaria sobre la situación censal. El certificado censal se solicita con el Modelo 01, el cual, habrá que rellenar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Si seguimos los pasos anteriores llegaremos al formulario para hacer directamente el trámite de forma rápida y sencilla.

Existe la posibilidad de solicitar este certificado censal por vía presencial para las personas físicas, bastará con que el interesado o el representante rellene el Modelo 01 y lo entregue en la Administración correspondiente. Ahora bien, si usas la vía presencial no obtendrás el certificado censal de manera inmediata, sino que Hacienda te lo enviará por correo postal. También presencialmente en las Delegaciones y Administraciones correspondientes a la AEAT mediante el servicio de cita previa. La obtención del certificado tiene un plazo de resolución de 20 días hábiles.

Validez del Certificado Censal

El certificado censal tiene una validez de un año desde la fecha de expedición, pero en ocasiones, pueden pedirlo más actualizado. Los certificados, en principio, tienen "una validez de entre tres y doce meses a partir de la fecha de expedición" en función de su carácter, "salvo que la normativa específica del certificado tributario en particular establezca otra cosa distinta".

Cómo modificar los datos de los certificados tributarios del IAE

El certificado tributario del IAE “posee carácter informativo y no es posible interponer recurso contra él”. Sin embargo, es posible para los interesados “manifestar disconformidad con cualquiera de los datos” que aparezcan en el mismo, para su posterior modificación. Esta operación deberá realizarse en el plazo de diez días mediante un escrito que se remite al órgano competente responsable de su expedición, solicitando la rectificación mencionada.

Actividades Económicas y el IAE

Las actividades económicas se corresponden con determinados epígrafes del IAE. La selección de los epígrafes permite al autónomo escoger el tipo de actividad económica que va a desarrollar. Así, en función de éste, variará el régimen de IVA aplicable:

• Actividades profesionales: Servicios realizados de manera personal o mediante sociedades profesionales. Suelen implicar una retención del 15% de IRPF en las facturas emitidas a otras empresas y a autónomos (del 7% durante los tres primeros años).
• Actividades artísticas: En torno al mundo del espectáculo y del deporte.

Marco Normativo del Modelo 036

La Orden HAP/2484/2014, de 29 de diciembre, modifica la Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril, por la que se aprueban los modelos 036 de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores y 037 Declaración censal simplificada de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores (BOE de 31 de diciembre de 2014). Esta normativa introdujo ciertas modificaciones que implicaron la necesaria adaptación del anexo I de la Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril, con efectos a partir del 1 de enero de 2015.

Entre las modificaciones introducidas, se encuentran nuevos supuestos de aplicación de la denominada “regla de inversión del sujeto pasivo” a la entrega de determinados productos, como la identificación de los destinatarios de las entregas de teléfonos móviles y consolas de videojuegos, ordenadores portátiles y tabletas digitales, que siendo empresarios o profesionales sean revendedores de este tipo de bienes.

Asimismo, se adapta el Régimen especial de las agencias de viajes a la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, y se introduce la opción para importadores que sean empresarios o profesionales de incluir la cuota liquidada por las Aduanas en la declaración-liquidación correspondiente al periodo en que reciban el documento en el que conste dicha liquidación.

Otra modificación importante fue la eliminación del apartado de “Otros Impuestos”, la referencia contenida en el subapartado de “A) Impuestos especiales” a la “obligación de presentar declaración-liquidación por el Impuesto sobre Ventas Minoristas de Determinados Hidrocarburos”, ya que el mismo fue suprimido por la disposición derogatoria tercera de la Ley 2/2012, de 29 de junio, de Presupuestos Generales del Estado para el año 2012. Del mismo modo, en este mismo subapartado se añade la referencia a la obligación de presentar la autoliquidación por el Impuesto sobre la Electricidad.