Alquiler de Oficinas Pequeñas para Pymes y Autónomos: Una Guía Completa
En el mundo del emprendimiento, de las empresas y de los autónomos, es fundamental saber por dónde empezar y qué factores tener en cuenta antes de lanzarse al mercado. Después de tener claro el negocio que queremos llevar a cabo, el siguiente paso crucial es elegir el lugar de trabajo donde potenciar nuestras ideas y nuestro negocio.
Factores Clave al Alquilar una Oficina para una Empresa Pequeña
Si quieres alquilar una oficina y tienes una empresa pequeña, hay varios factores que debes considerar. Obviamente, no tendrás el presupuesto de una empresa grande, lo que limita tus opciones al momento de buscar una oficina en alquiler. Sin embargo, es vital sacar el máximo provecho de tu presupuesto limitado para encontrar el entorno de trabajo ideal para tu equipo. Entonces, ¿qué debes tener en cuenta cuando vas a alquilar una oficina y tienes una empresa pequeña? Una empresa pequeña tiene otras preocupaciones, distintas de las de una empresa multinacional. Por eso, hemos identificado los 3 factores que una empresa pequeña debe considerar al momento de alquilar una oficina:
- Los metros cuadrados necesarios para que tu equipo pueda trabajar cómodamente.
- Los servicios que necesita tu empresa pequeña.
- La diferencia entre alquilar una oficina tradicional privada o un espacio de coworking.
¡Sigue leyendo y prepárate para el alquiler de una oficina!
¿Cuántos Metros Cuadrados Necesita mi Empresa Pequeña?
Anteriormente, se calculaban unos 7 m² por cada persona de tu equipo. Para que puedas hacerte una idea, este es el tamaño de una habitación de invitados bastante grande. Perfecto, si tienes una empresa grande y tienes el presupuesto para invertir. Para las empresas con menos presupuesto, 7 m² es lo suficientemente grande para que 2 personas puedan trabajar en una situación normal en la que no se mantiene un metro y medio de distancia.
Otra opción que debes considerar es cómo un horario flexible puede influir en los metros cuadrados que necesitas para tu empresa. Si, por ejemplo, tienes una empresa de 5 personas y cada persona trabaja desde casa un día a la semana, realmente solo necesitas una oficina para 4 personas, en lugar de para 5. Además, deberías tener en cuenta tus planes de futuro. Si crees que tu empresa crecerá durante el próximo año, puede ser muy útil invertir en una oficina un poco más grande. Así tendrás el espacio necesario en el momento de buscar nuevos empleados para tu negocio. El alquiler de una oficina no es una solución inmediata, sino una inversión para el futuro de tu empresa.
Los Servicios: ¿Qué Necesita mi Empresa para Triunfar?
Con todos los servicios únicos que te ofrecen los centros de negocios hoy en día, se hace aún más importante pensar en lo que tu empresa realmente necesita. La realidad es que pagas por cada servicio que te ofrecen, pero es probable que no utilices muchos de ellos. Por eso, es tan importante hacer una lista de los servicios que son realmente imprescindibles para tu empresa pequeña. Así te enfocarás en lo que realmente quieres alquilar y utilizar los espacios de manera efectiva.
¿Cómo hacer una lista de los servicios imprescindibles?
- Piensa en lo que necesitas ahora mismo y lo que te puede ayudar a triunfar en el futuro.
- ¿Necesitas un parking para bicis o para coches?
- ¿Necesitas una sala de reunión o no vas a recibir clientes en la oficina?
- ¿Necesitas servicios adicionales como clases de inglés, yoga o gimnasio en el edificio?
También es el momento de considerar si quieres una oficina sin papel, un entorno de trabajo en el que todo el mundo tiene acceso a los documentos importantes en una plataforma en línea. Es una opción para hacer tu oficina más sostenible. Sin embargo, necesitarás una conexión de internet rápida para tener acceso permanente a los datos sin tener que esperar hasta que se descarguen.
Y, ¿qué hacer cuando solo necesitas los servicios básicos? Por ejemplo, una impresora y un buzón. En estos casos te recomendamos alquilar un puesto o varios puestos de trabajo en un espacio de coworking. Aunque hay diferencias, en general los espacios de coworking te ofrecen los servicios básicos al mejor precio posible.
Espacio de Coworking vs. Oficina Tradicional
Un espacio de coworking puede ser una solución ideal para las pequeñas empresas con poco presupuesto. Alquilas un puesto en una mesa compartida y puedes utilizar los servicios que hay disponibles en el centro de negocios. En el caso de que sea un coworking muy popular y tengas miedo de perder tu sitio si llegas un pelín tarde al trabajo, te recomendamos alquilar un puesto fijo. Así nunca tendrás que preocuparte. ¡Es muy fácil!
Podemos usar muchas palabras aquí para describir el ambiente creativo, los servicios, y los precios de un coworking, pero te ahorramos todo el trabajo para que tengas tiempo de visitar un espacio de coworking en persona.
Pero entendemos que un espacio compartido en un coworking no es algo para todo el mundo. Si tu equipo necesita su privacidad y su propio espacio de trabajo, sería mejor buscar una oficina privada en alquiler que puedas adaptar a los deseos y las necesidades de tu negocio. El precio de alquiler sería un poco más alto, pero siempre mejor que tener un espacio en el que nadie pueda hacer su trabajo, ¿no?
Un ejemplo de oficina tradicional en alquiler lo encontrarás en Plaça de la Llibertat 9, de Barcelona. El alquiler solo es 350 € al mes para una oficina de 7 m². Debemos tener en cuenta con qué está equipado el inmueble ya que muchos propietarios no incluyen este apartado en el alquiler.
La Flexibilidad del Coworking y las Oficinas Virtuales
El mundo laboral crece a un ritmo acelerado, y con él, también lo hacen las formas de trabajo. El coworking va mucho más allá de compartir oficina: es una forma de trabajar, conectar y crecer. Alquilar una oficina convencional implica invertir en mobiliario, tecnología, suministros, mantenimiento y servicios básicos. El coworking proporciona un entorno profesional, con una infraestructura adecuada y una atmósfera que favorece la concentración. Además, al estar rodeado de otros profesionales se fomenta la colaboración y el dinamismo. Nuestros espacios de coworking están diseñados para fomentar la concentración y el bienestar, desde salas de trabajo abiertas hasta despachos privados, todos los detalles están pensados para crear un ambiente que inspire y estimule la productividad.
Una de las mayores ventajas del coworking es el acceso directo a una comunidad de emprendedores, freelancers, técnicos, creativos y empresas de diferentes sectores. Contar con una oficina en un centro de coworking transmite seriedad, estabilidad y profesionalismo. Los espacios de coworking suelen estar ubicados en zonas bien comunicadas y de fácil acceso, lo que facilita los desplazamientos tanto del equipo como de los clientes.
Beneficios del Coworking
El coworking no es solo una tendencia: es una solución efectiva, flexible y estimulante para profesionales y empresas que quieren crecer en un entorno colaborativo. Las oficinas de coworking suelen estar:
- Equipadas y listas para entrar.
- Con configuración a medida.
- Con entrada, salas y zonas comunes propias.
- Preparadas para el branding corporativo.
- Con pases adicionales que permiten la rotación de los equipos.
Además, en centros de coworking como CEEIM (situado en un entorno innovador dentro del Campus Universitario de Espinardo), se favorece el contacto con talento joven, centros de investigación y universidades, fomentando la creatividad y el intercambio de ideas. Es posible alquilar salas de coworking por horas.
Importancia del coworking en una PYME: Luz González
Oficinas Virtuales: Servicios Completos a tu Alcance
Si quieres optar por ofrecer una oferta completa de servicios a tus clientes, puedes decantarte por la opción de las oficinas virtuales. Con ella puedes ofrecer desde una simple dirección empresarial hasta un centro de atención al cliente que reciba mensajes y que luego los reenvíe para que puedas darle una respuesta, un servicio de gestión de visitas, asistencia a los eventos de networking o el alquiler de salas de reuniones.
Alquiler de Oficinas en Ubicaciones Estratégicas
Cuando eres freelance y tu negocio está despegando aún, la elección de trabajar desde casa es la mejor. Empezarás a tener reuniones con diferentes clientes y las rutinas de trabajo cambiarán. Uno de los principales problemas de trabajar desde casa, si no está situada en el centro de la ciudad, es la buena localización. Nuestros alquileres de oficinas se encuentran en puntos céntricos.
Ofrecemos a nuestros clientes la posibilidad de alquilar uno o varios despachos en Barcelona, en nuestro centro de negocios a pie de calle y en pleno Eixample. Además, personalizamos cada espacio según las necesidades de nuestros clientes incorporando caja fuerte o nevera.
Ubicadas en zonas estratégicas de la capital, nuestras oficinas en Madrid no solo situarán tu empresa en el corazón financiero, sino que son la fórmula que mejor se adapta a tu crecimiento. Un acierto seguro es el corazón financiero de Madrid, no hay nada como el centro de la capital. ¡Aquí es donde todo pasa! ¿Quién no tiene en mente como ubicación Premium contar con oficinas en el Paseo de la Castellana o Príncipe de Vergara en el barrio de Salamanca? Todos y cada uno de nuestros espacios comunes están disponibles para nuestros clientes. Por supuesto, nuestra filosofía es la del “todo incluido”: conexión a internet, terminales IP y extensiones. ¡Cero preocupaciones!
Espacio y Comodidad
Aunque la mayoría de los operadores ofrecen un espacio de 2,9 m² por puesto de trabajo, en Lexington proporcionamos un promedio de 4,4 m² por persona. ¡Casi el doble de espacio para cada miembro de tu equipo! ¡Tú eliges! Alquila tu oficina en Madrid por meses o años. Todos los miembros del equipo podréis acceder a la oficina de manera ilimitada, 24/7.
Opciones Flexibles en Valencia
Tu Espacio Profesional en Valencia. Alquila por Horas. Despachos, salas y aulas totalmente equipadas en Benimaclet.
Flexibilidad Total y Servicios Incluidos
Alquila por horas, días o meses. Disfruta de WiFi de alta velocidad, mobiliario, proyector y limpieza. La ubicación estratégica en Benimaclet, conectado por metro, bus y rodeado de servicios, facilita el acceso.
Despachos Privados desde 400€/mes
Tu propia oficina lista para entrar. Ideal para profesionales y equipos pequeños que buscan privacidad, concentración y una imagen profesional impecable.
- Acceso 24/7
- Máxima privacidad
- Servicios incluidos
Salas de Reuniones desde 10€/hora
Impresiona a tus clientes o colabora con tu equipo en un entorno profesional totalmente equipado para tus presentaciones, entrevistas o sesiones de trabajo.
- Proyector y pizarra
- WiFi de alta velocidad
- Reserva por horas
Aulas de Formación desde 25€/hora
El lugar ideal para impartir cursos, talleres o seminarios. Espacios versátiles y equipados con la tecnología necesaria para el aprendizaje.
- Capacidad adaptable
- Equipamiento audiovisual
- Entorno profesional
"El espacio es impecable y la flexibilidad para alquilar por horas es justo lo que necesitaba para mis reuniones. La ubicación en Benimaclet es un plus y el trato es inmejorable."
Nos encargamos de la infraestructura y los servicios para que tú solo te preocupes de tu trabajo. Un entorno profesional diseñado para la productividad y la colaboración. Recibe a tus clientes en un espacio moderno y totalmente equipado que refuerza la confianza y proyecta una imagen de éxito y solidez. Forma parte de una comunidad de emprendedores, autónomos y empresas. Un lugar ideal para generar sinergias y oportunidades de negocio. Ahorra los costes de mobiliario, internet de alta velocidad, limpieza y suministros. Contamos con tarifas especiales para alquileres a largo plazo o clientes recurrentes. Además, la ciudad ofrece una excelente calidad de vida, con un clima agradable durante todo el año y una rica oferta gastronómica y de ocio.
Nosotros ofrecemos una solución competitiva y flexible, donde pagas solo por el tiempo y el espacio que necesitas. Con Easy Center puedes simplificar todo este proceso: visítanos, conoce nuestros despachos y empieza a trabajar de inmediato.
Aspectos Legales y Financieros del Alquiler de Oficinas
Alquilar un local u oficina es una opción común entre autónomos y pequeñas empresas que buscan un espacio físico para desarrollar su actividad.
Gastos Deducibles para Pymes y Autónomos
Para autónomos y pequeñas empresas, muchos de los gastos asociados al alquiler de una oficina son deducibles. Esto incluye:
- Arreglos estructurales y mantenimiento: Mantenimiento de instalaciones eléctricas, fontanería o pintura, entre otros.
- Equipamiento necesario: El equipamiento necesario para la actividad empresarial también es deducible.
- Tributos locales: El Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI), tasas de basura o el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) pueden ser deducidos, siempre que el contrato de alquiler establezca que su pago corresponde al inquilino.
- Seguros: Los seguros contratados para proteger el local o la actividad empresarial también son deducibles.
Para facilitar estos trámites, es recomendable llevar un registro detallado de todos los gastos asociados, conservar las facturas y justificantes de pago y, en caso de duda, consultar con un asesor fiscal.
Negociación del Contrato de Alquiler
El alquiler de oficinas sigue creciendo, impulsado por la creación de empleo y las buenas previsiones económicas. La superficie de oficinas contratada encadena varios años en alza, en 2017 superó los 892.000 m² firmados en Madrid y Barcelona, lo cual representa un incremento interanual del 21 % para ambas ciudades, según reveló el informe de la consultora JLL. El incremento de las operaciones y la disminución de las oficinas de alquiler disponibles han hecho que, en ciudades como Madrid, el precio medio haya crecido un 8,4 %, sobre todo en los distritos de negocios y los mejores inmuebles de las zonas periféricas. Por tanto, si tienes un negocio y estás pensando en alquilar una oficina, será mejor que te prepares para negociar.
¿Qué pasos seguir para negociar el alquiler de una oficina?
Los contratos de alquiler de oficinas se rigen por la Ley de Arrendamientos Urbanos, en la cual se especifica que “en la regulación de los arrendamientos para uso distinto al de vivienda, la ley opta por dejar al libre pacto de las partes todos los elementos del contrato”. Esto significa que pueden existir diferentes tipos de contratos de alquiler pues dependen del acuerdo al que llegues con el arrendador. Para no dar un paso en falso, es conveniente que compruebes una serie de detalles antes de firmar el contrato.
Verifica el uso permitido del local
Verifica que el local se puede destinar al uso que le piensas dar. Si el local albergaba una actividad similar y no vas a realizar grandes obras, solo tendrás que hacer el cambio de titularidad de la licencia, un trámite bastante sencillo. Si el local no tiene licencia, es conveniente que pidas información al Ayuntamiento y solicites en el registro de la propiedad los estatutos de la comunidad de la finca donde se encuentre el local para comprobar que se puede utilizar como oficina. Si planeas reformar el local para adaptarlo a las necesidades de tu negocio, un técnico tendrá que elaborar un informe en el que certifique que todos los cambios cumplen la normativa. Debes adjuntar ese informe a los documentos para solicitar la licencia de apertura y al contrato de alquiler.
Negocia la renta a pagar y la duración del contrato
La variación del precio y la duración del contrato de la oficina en alquiler son dos detalles importantes, sobre todo si haces obras y quieres amortizar esa inversión. Los propietarios suelen pedir un mínimo de duración, generalmente tres años, periodo antes del cual no podrás desistir del arrendamiento y, si lo haces, tendrás que pagar una penalización, según los términos del contrato.
Durante ese tiempo, el precio del alquiler se suele actualizar, por lo que debes tener claro si esa subida estará ligada al IPC o a otros valores como la renta de mercado. Lo más conveniente es acordar un límite en esa variación, para que no se produzca un aumento excesivo del alquiler que luego no puedas afrontar. También puedes negociar una renta escalonada, la cual te dará un respiro durante el primer año, sobre todo si has hecho reformas.
Clarifica quién correrá con los diferentes gastos del local
Antes de firmar el contrato de alquiler de la oficina, verifica a cargo de quién corren los diferentes gastos del local y la carga mensual que representan. Si es posible, pactad un límite máximo. En el caso de las oficinas, lo habitual es que los gastos de la comunidad corran a cargo del propietario, los cuales suelen incluir la conservación y el mantenimiento exterior, aunque no siempre es así. Y no olvides comprobar si el contrato prevé la cesión y subarriendo.
Ayudas para Pymes y Autónomos
Los propietarios suelen pedir garantías para acceder al alquiler de oficinas. La fianza establecida legalmente es de dos meses, que se puede realizar mediante depósito, con aval bancario o con el aval de una SGR para alquilar un local, el cual también te brindará una posición más ventajosa a la hora de negociar.
Algunos municipios han puesto en marcha sus propias ayudas para facilitar el alquiler de una oficina o local comercial. Estas ayudas no solo pretenden incentivar el autoempleo sino también revitalizar algunas zonas de la ciudad. Las modalidades difieren, algunas cubren los primeros seis meses o el primer año de alquiler del local a coste cero, para luego ir disminuyendo escalonadamente.