Limitaciones de Automatización en Sistemas ERP y la Integración con Ahora ERP

En el mundo empresarial actual, el término ERP es cada vez más común. Pero, ¿qué significa realmente y qué es un software ERP? Se trata de la abreviatura de ‘Enterprise Resource Planning’ (Planificación de Recursos Empresariales). El software ERP, o Enterprise Resource Planning, es un sistema informático que sirve de eje central para la automatización e integración de las gestiones operativas que se producen diariamente en una empresa.

Este tipo de software ayuda a las organizaciones a gestionar y automatizar diversas funciones clave, desde la contabilidad hasta la gestión de recursos humanos. Un ERP es, simplemente, un sistema de planificación de recursos empresariales. Es decir, funciona como un espacio o como una herramienta en la que se puede reunir toda la información referente a una empresa para acceder a todos esos datos de una forma mucho más directa y eficiente. Esto facilita buena parte de los procesos de trabajo naturales de la marca.

Las soluciones de planificación de recursos empresariales integran los procesos y datos de toda la empresa en una plataforma unificada y fácil de usar. Implementar esta solución tecnológica no solo optimiza procesos, sino que también impulsa la eficiencia, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización. El objetivo principal de este tipo de sistema es unificar todos los sistemas y datos para automatizar tareas, mejorar la eficiencia y proporcionar una visión holística del negocio para una mejor toma de decisiones.

Beneficios Clave de la Implementación de un ERP

Las principales ventajas de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) incluyen una mayor eficiencia operativa, acceso a datos en tiempo real y una mejor colaboración. Esto conduce a una mejora de la comunicación, la productividad y, en última instancia, la rentabilidad. Como plataforma unificadora, una solución ERP reúne todos sus datos bajo un mismo paraguas.

Esto permite a todos los miembros de su equipo acceder a datos precisos en tiempo real, optimizar flujos de trabajo complejos y colaborar fácilmente. Mediante la implementación de un ERP, una empresa puede centralizar todos sus procesos y archivos en un único sistema. Un ERP de calidad permite la gestión automática de una amplia gama de procesos empresariales. La toma de decisiones efectiva en cualquier empresa depende de la disponibilidad y actualidad de la información.

La implementación de un ERP conlleva una notable optimización de los tiempos de trabajo, así como la eliminación de numerosas tareas redundantes. Esto se traduce en un ahorro significativo de recursos. Gracias a su capacidad de integrar datos, un ERP ofrece una visión detallada y completa de cada aspecto de la empresa. Un ERP conecta departamentos y facilita el intercambio de información en tiempo real.

Tener acceso a los datos en tiempo real solía ser sólo un sueño, pero con las soluciones ERP avanzadas, ahora es una realidad. Los datos de toda la organización entran y salen de la base de datos centralizada de un sistema ERP, lo que permite a los miembros del equipo recopilarlos y analizarlos en cuanto llegan a sus pantallas. En lugar de tardar horas o incluso días en recopilarla, la información se sincroniza automáticamente y está disponible de inmediato para su uso.

Colaborar significa trabajar juntos hacia un objetivo común y, para que su empresa tenga éxito, es esencial. Con una plataforma ERP compartida, todas las personas y departamentos trabajan con la misma información al mismo tiempo, lo que garantiza una comunicación clara en toda la organización y elimina cualquier obstáculo que impida una colaboración fluida y eficaz. Si bien es cierto que invertir en un sistema ERP no es barato, el retorno de la inversión no tan futura compensa con creces los costes iniciales.

El sistema ERP está diseñado para mejorar la eficiencia operativa, racionalizar la asignación de recursos, reducir los residuos, mejorar la productividad y proporcionar información valiosa. Los sistemas ERP, concretamente los basados en la nube, son flexibles por diseño, lo que significa que pueden adaptarse a la expansión del negocio y soportar una complejidad cada vez mayor gracias a su arquitectura modular. Un ERP con un alto nivel de escalabilidad orientado a la industria está diseñado para gestionar el crecimiento de manera eficiente. Los sistemas Cloud ERP SOLUTION están alojados en línea, lo que ofrece menores costes iniciales, acceso móvil remoto y actualizaciones automáticas.

Desafíos y Limitaciones Comunes en la Implementación de ERP

Si bien los beneficios de un ERP son significativos, existen limitaciones comunes, como los altos costes iniciales y la complejidad de la implementación. Aunque las ventajas son convincentes, no todas las soluciones las ofrecen por igual. Algunos proveedores de ERP cobran importantes tasas de implantación y ocultan los costes en complicados contratos. Algunas implantaciones de ERP son largas y complejas porque obligan a la empresa a cambiar sus procesos para adaptarlos al marco rígido del sistema.

Es posible que algunos empleados se muestren ansiosos por cambiar a un nuevo sistema de gestión empresarial. Además, algunos proveedores de ERP tienen protocolos de seguridad menos estrictos. La implementación de un ERP, dada su eficiencia y alcance, requiere una inversión inicial significativa. El éxito de un ERP depende en gran medida de su correcta utilización por parte de los empleados. Por lo tanto, es crucial invertir en una formación adecuada para todo el personal que utilice el sistema.

El desafío más persistente y notable es el período de adaptación al nuevo sistema. Aunque los empleados reciban formación sobre cómo utilizar el ERP, deben habituarse a integrar el sistema en sus tareas cotidianas, como el ingreso regular de datos y la verificación de su precisión. En general, los desafíos asociados con la implementación de un ERP se concentran principalmente en los primeros dos meses, período que corresponde a la fase de adaptación y aprendizaje. Otra limitación es la dependencia del proveedor, especialmente en soluciones de código cerrado.

Tipos de ERP y sus Implicaciones en la Automatización

Cuando decidimos implantar el ERP, nos encontramos con dos tipos básicos del software ERP: el ERP open source (OS) y el ERP cerrado (CC), también llamado ERP propietario. Un ERP propietario es un software patentado, diseñado por un proveedor para satisfacer las necesidades de sus empresas clientes. También existen soluciones ERP open source diseñadas y ofertadas por proveedores, pero poseen ciertas limitaciones.

El código fuente del ERP OS es un código abierto, pudiendo ser utilizado y modificado por cualquier usuario, empresa u organización. El ERP CC es un software de código cerrado, lo que significa que solo la empresa desarrolladora de su código fuente, podrá modificarlo. En este caso, el pago de la licencia solo da derecho a la implantación y uso del programa, pero no a cambiar su código. Permite acciones permanentes para el mantenimiento y seguridad del software.

Los sistemas ERP vienen en varias formas, y la elección correcta depende de tus objetivos de negocio, presupuesto y necesidades operativas:

• ERP On-premise: Instalado localmente en tus propios servidores. Ofrece más control, pero requiere recursos internos de TI y es más difícil de actualizar.
• ERP basado en la nube: Alojado en línea y accesible a través de un navegador. Esta es la opción más flexible y escalable para las pequeñas y medianas empresas en crecimiento.
• ERP híbrido: Combina sistemas en la nube y on-premise. Útil para empresas con herramientas heredadas o necesidades de infraestructura específicas.
• ERP específico para la industria: Diseñado para un sector en particular. Estas plataformas ofrecen características adaptadas a los flujos de trabajo reales, lo que reduce la necesidad de personalización.
• ERP modular: Permite a las empresas elegir solo las herramientas que necesitan. Los módulos pueden incluir CRM, planificación, inventario, gestión de proyectos, facturación y mucho más.

Limitaciones Técnicas en la Automatización y Transferencia de Datos

En el mundo moderno de la fabricación, donde el tiempo es esencial, las empresas no pueden permitirse cometer errores que resulten muy caros o, lo que es peor, que provoquen la interrupción de la producción. La eficacia de las transferencias de datos de listas de materiales de Autodesk Vault a ERP es siempre motivo de preocupación. Incluso si Vault gestiona la lista de materiales con el debido cuidado, las organizaciones a menudo se encuentran con limitaciones técnicas en la funcionalidad del ERP que dificultan la transferencia fluida y precisa de los datos de la lista de materiales.

Gestión Manual de Datos

Sin una adecuada integración de extremo a extremo, la introducción manual de datos de la lista de materiales en el sistema ERP se convierte en una necesidad que la organización debe tratar de eliminar. La razón es que la gestión manual de datos es propensa a errores, reduce la precisión y aumenta el riesgo de incoherencia de los datos. Esto provocará errores muy costosos o incluso la interrupción de la producción.

Estructuras Complejas de Listas de Materiales

Algunos sistemas ERP pueden tener dificultades para manejar estructuras complejas de listas de materiales, en particular las que tienen ensamblajes anidados y listas de materiales de varios niveles. Esto puede provocar discrepancias en la lista de materiales transferida, causando así problemas en la precisión del proceso de producción.

Información Inmediata y Conexión en Tiempo Real

En caso de que se produzcan errores, como una transferencia de datos incorrecta o inexistente, es posible que los sistemas ERP no proporcionen al usuario información inmediata debido a la falta de conexión en tiempo real. Por ello, se producen retrasos en la resolución de los fallos de transferencia.

Creación y Numeración de Artículos

Una estructura compleja de la lista de materiales conlleva la complejidad de crear elementos ERP que faltan o de actualizar los existentes cuando se hace manualmente. Tu empresa puede verse impulsada por su software ERP, o limitada por sus limitaciones. Con un software que no facilita la integración de procesos y la automatización, tu eficiencia operativa está claramente en riesgo. Seguir utilizando herramientas ERP rígidas, complejas o desactualizadas compromete tu crecimiento futuro y puede hacer que te quedes rápidamente atrás.

Ahora ERP: Limitaciones de Automatización y Consideraciones en la Integración con Bruno GMAO

La integración de Ahora ERP en Bruno GMAO permite disponer de una visualización de stocks basándose en los almacenes existentes en el ERP. Además, se podrán enviar al ERP las Peticiones de Bruno en forma de Partes de trabajo para proseguir su gestión dentro del propio ERP. Para llevar a cabo esta integración, es fundamental considerar ciertos aspectos y limitaciones.

Consideraciones Previas a la Integración

• Sincronización Unidireccional: La sincronización de datos entre el Ahora ERP y Bruno es generalmente unidireccional. Esto significa que, salvo ciertos procesos específicos, los datos siempre van desde Ahora ERP a Bruno GMAO. Las modificaciones en los objetos vinculados que se realicen en Bruno no se traspasarán al ERP. Además, los datos comunes en ambas aplicaciones aparecerán bloqueados en Bruno. La modificación de estos datos debe realizarse desde el ERP y se actualizará en Bruno en la siguiente sincronización.
• Limitaciones de Configuración:
  • El árbol de familias del ERP debe contener máquinas y materiales en nodos diferentes.
  • En caso de activar la sincronización de clientes del ERP, estos deben disponer de plantas, al menos una como centro de trabajo.
  • En caso de activar la sincronización de empresas del ERP, estas deben disponer de delegaciones, al menos una como centro de trabajo.

Limitaciones al Enviar Peticiones a Partes del ERP

• En Bruno se puede trabajar con los desgloses de stocks existentes en el ERP a nivel de materiales (Lotes y Nº de Serie), pero no tiene en cuenta otros desgloses existentes en el ERP (Embalajes, Propiedades y Ubicaciones).
• Las Peticiones de Bruno no podrán ser multiactivo, ya que el ERP no dispone de esta posibilidad en sus partes de trabajo.
• La configuración de partes en el ERP debe ser para trabajar con Cliente y Planta.
• Los artículos máquina del ERP deben estar vinculados a una planta; en caso de ser una máquina interna, debe disponerse de un cliente y planta internos.
• Bruno, al sincronizar Activos, solo seleccionará los artículos máquina configurados como Unico=1 y Genérico=0.

Objetos ERP vs. Objetos Bruno GMAO

La relación de objetos entre ambas aplicaciones es la siguiente. Es fundamental comprobar que los datos de estos objetos son correctos en el ERP antes de trabajar para que puedan ser traspasados a Bruno de forma correcta.

Gestión de Activos y Artículos Máquina

Cuando el proceso de integración con el ERP sincroniza las máquinas, tiene en cuenta el campo Ajena de Artículos Máquina del ERP para identificar si el activo es interno o externo. En caso de que sea Ajena=0 (Activo Interno), en empresa y centro del activo se indicará la empresa y delegación vinculados al artículo máquina. Si es Ajena=1 (Activo Externo), se indicará el cliente y planta vinculados al artículo máquina. En ambos casos, en el campo "Generar Parte a" se indicará la planta vinculada al artículo máquina.

Visualización de Stocks

Desde Bruno se puede visualizar el stock de materiales y recambios disponibles en los almacenes del ERP. Se muestra el stock, stock pedido y stock reservado del ERP, y Bruno añade columnas propias para mostrar el stock reservado en Órdenes de Trabajo (OTs) de Bruno y el Stock disponible del material en el almacén, teniendo en cuenta estas reservas. En el caso de materiales con Nº de Serie o Lotes, se mostrarán etiquetados al final de la fila.

Talleres

El objeto Taller identifica cada una de las unidades de gestión de mantenimiento. En cada taller se identifican los almacenes por defecto que se utilizarán al trabajar con los partes del ERP. En las Peticiones, es obligatorio especificar el Taller que gestionará esa orden de trabajo si se va a realizar el envío de Peticiones a Partes del ERP, ya que en el ERP es necesario indicar el taller en el Parte para señalar los almacenes que intervienen en los movimientos de stock del Parte.

Reservas de Material

Los movimientos y reservas de stock se realizan en los almacenes del ERP a través del parte de trabajo. Este Parte de trabajo se genera en el ERP al finalizar la Petición, por tanto, se necesita un sistema de reservas de material en Bruno que las realice al iniciar el proceso de mantenimiento. Para esto, las Peticiones disponen de un módulo para indicar el stock de materiales que se reservan para cada Petición. Se puede automatizar la introducción de reservas de material en las OTs a través de las tareas.

Al asignar la tarea a la Petición, si se tiene activado el parámetro de reserva de materiales y repuestos al aprobar la solicitud, cuando la Petición pase de estado Generado a Aprobado, los materiales de la Tarea se trasladarán a las Reservas de Material de la Petición. En este punto, es importante que el Taller esté informado en la Petición, ya que de esta forma se calculará el almacén en las líneas de reservas en función del almacén operativo del taller.

Cabe señalar que las reservas de material de las OTs son temporales; tienen efecto durante la vida de la OT. Una vez validada la OT y generado el Parte de Trabajo en el ERP, estas reservas se eliminan y el consumo de material se realizará sobre el consumo real indicado en las acciones de la Petición. Las reservas de material no se traspasan al parte del ERP; lo que se traspasa es el material imputado en las acciones de la Petición.

Es posible convertir las reservas de material de la petición en un Albarán de Envío del ERP, lo que permite realizar el movimiento desde el almacén de materiales al almacén de taller de forma previa a la ejecución de la OT. Esto generará un Albarán de Envío en el ERP en estado Generado. Posteriormente, desde el ERP se actualizará este albarán en el momento en que se realice el traspaso al almacén de taller, indicando los posibles desgloses del material en cuanto a lotes o número de serie.

Generación de Partes ERP

La generación de partes solo admite Órdenes de Trabajo (OT) de un único activo; no es posible hacerlo con una OT multiactivo. Los artículos máquina deben tener stock (stock=1) en el ERP para poder generar partes sobre él. Al validar la Petición, se genera el parte en el ERP. El parte se genera sobre la planta que se visualiza en el campo "Generar Parte a", indicando el taller del ERP vinculado al taller de Bruno que gestiona la OT y el artículo máquina del ERP vinculado al Activo de la Petición de Bruno. Finalmente, las líneas de material indicadas en las acciones se traspasan a las líneas de material del parte del ERP, y se eliminan las reservas de material de la OT.