El Acto Empresarial: Estrategia, Tipos y Organización de Eventos Corporativos

Muchas veces, usamos las palabras «acto» y «evento» de forma indistinta. Sin embargo, aunque pueden parecer lo mismo, en realidad refieren conceptos distintos con características particulares en el campo profesional. Un acto, en el contexto corporativo, indica una acción específica realizada por una persona o grupo dentro de una organización. Asimismo, suele estar relacionado con decisiones estratégicas, procedimientos formales o tradiciones corporativas que tienen un propósito claro.

Por ejemplo, un acto corporativo podría ser una junta directiva donde se toman decisiones clave con respecto a una nueva etapa, o la entrega de un premio de reconocimiento a un empleado destacado. En ambos casos, el acto se entiende como una acción premeditada que se desarrolla siguiendo un protocolo o procedimiento establecido. Por otro lado, un evento es un acontecimiento de carácter más amplio que, incluso, puede abarcar varios actos. Los eventos empresariales son actos que, además de reunir a personas y entidades relacionadas con la actividad empresarial, también tienen un importante impacto en la imagen y las acciones que realiza la compañía.

Los eventos corporativos son un pilar fundamental en el desarrollo y crecimiento de una empresa, evitando el estancamiento y promoviendo la innovación. Una empresa es un ecosistema dinámico que debe moverse y relacionarse continuamente en busca de sinergias y oportunidades. Comprender las diferencias entre acto y evento es esencial para la planificación, ejecución y evaluación de actividades de este tipo en el seno de la organización.

¿Qué son los Eventos Empresariales o Corporativos?

Cuando hablamos de evento corporativo nos referimos al acontecimiento que reúne a todas las personas y profesionales que comparten intereses afines a la organización. Se trata de un acto social en directo organizado por una empresa concreta, en el que se congrega a un público determinado para conseguir un objetivo predefinido. Los eventos corporativos también se conocen con el nombre de evento empresarial y son actos que forman parte de la estrategia de comunicación de la organización.

Son actos organizados por las empresas dirigidos a otras compañías o profesionales del sector con el objetivo de generar acciones relacionadas con la actividad empresarial. Los contenidos suelen estar relacionados con las actividades que ejerce la empresa, es por eso que está incluido en sus estrategias y figura en el plan de marketing de la compañía. Se deben entender como mucho más que una mera acción social. Es decir, constituyen una acción concreta que debe estar alineada con la estrategia de marketing de la empresa.

Importancia y Objetivos de los Eventos Empresariales

Los eventos corporativos se han convertido en una de las principales tendencias dentro de las estrategias de marketing y comunicación de empresas de todos los sectores. Este modelo de eventos ofrece una amplia gama de beneficios que pueden influir positivamente en diversas áreas de la empresa. El objetivo de los eventos empresariales puede variar según su naturaleza y entidad convocante. También es importante saber que cada evento cuenta con una motivación única y diferente porque se basa en los objetivos que persigue la empresa que organiza el evento. Cuando las organizaciones deciden celebrar un acto lo hacen por alguna causa y siempre buscando un beneficio para la misma.

Beneficios de los Eventos de Empresa

Una de las principales ventajas de este tipo de eventos son los beneficios que generan, ya no solo centrándonos en los económicos, donde encontramos la venta de merchandising y el ROI, entre otros; sino también los beneficios intangibles, como la notoriedad y la presencia de marca en medios del sector. Otra de las ventajas se trata de la potenciación del branding empresarial. La creación de la reputación y de la imagen de marca toman un largo proceso de esfuerzo y tiempo en el que la empresa cuenta con diferentes estrategias para potenciar la marca, siendo una de ellas la celebración de actos corporativos. Estos dan la oportunidad de promocionar la marca dentro de su sector económico, y así crear lazos con empresas afines. El simple hecho de celebrar un evento corporativo en sí mismo, crea un valor añadido a la empresa, marcando la diferencia con los competidores, creando así una marca más fuerte y duradera.

¿Para qué Celebrar un Evento Corporativo?

Los eventos corporativos pueden celebrarse en diferentes momentos del ciclo de vida de la empresa y están definidos por los objetivos que la organización quiere conseguir. Celebrar un evento corporativo supone una gran inversión de capital para la empresa, por eso siempre que esta opta por la celebración de un acto empresarial, persigue unos objetivos definidos para así sacar rentabilidad y obtener los beneficios que busca.

Algunos de los objetivos que se pueden perseguir son:

• Fidelizar a los clientes existentes.
• Ganar nuevos clientes.
• Establecer nuevas alianzas.
• Generar contenidos en medios sobre tu marca.
• Obtener mayor visibilidad y mejorar la reputación de marca.
• Conseguir un aumento de ventas.
• Crear una buena experiencia de marca.
• Generar una mayor implicación de los equipos de la compañía y potenciar el sentimiento de pertenencia.
• Presentar las novedades para el próximo año.
• Entregar premios a los mejores partners del año.
• Mostrar el crecimiento del año anterior.
• Exponer casos de éxito de clientes.
• Mostrar, exponer o promocionar un producto, servicio o idea.
• Celebrar un logro o unos resultados positivos.

Para ilustrar mejor, aquí se presenta una tabla con ejemplos de objetivos y los tipos de eventos empresariales más adecuados:

Tipos de Eventos Empresariales

La variedad de los tipos de eventos empresariales que se pueden encontrar es muy amplia. Este tipo de evento no es un acto rígido, es decir, se pueden diseñar diferentes tipos de eventos dependiendo de los objetivos que se busquen.

Eventos Internos

Los eventos internos están diseñados principalmente para empleados, socios o accionistas. Estos eventos se centran en temas de información interna y noticias de la empresa, proporcionando un espacio para discutir estrategias, objetivos y desafíos.

• Reuniones directivas: Sesiones formales para la toma de decisiones estratégicas.
• Reuniones de equipo: Sesiones regulares donde los equipos de trabajo se reúnen para discutir proyectos, resolver problemas y planificar futuras actividades.
• Juntas de accionistas: Eventos anuales o semestrales donde se presenta a los accionistas un resumen del desempeño de la empresa, se discuten dividendos y se vota sobre decisiones clave. Están enfocadas al carácter interno de la compañía y donde se suelen presentar los resultados a los propietarios de la empresa.
• Aniversarios de empresa: El aniversario de tu empresa es un momento muy especial y esperado para celebrar con tus empleados y clientes. Conviértelo en una oportunidad para afianzar las relaciones laborales entre tus empleados, y premiarles por el esfuerzo diario que ejercen. Además, te ayuda a estrechar los lazos con tus clientes y fortalecer la imagen de marca.
• Congresos y convenciones (internos): Un congreso y convención sirve para poner en común los progresos, las investigaciones y las tendencias de una disciplina, de esta manera se convierte en la opción perfecta para aumentar el valor de pertenencia de tus empleados, estrechar lazos y motivarles para que continúen trabajando para la empresa.
• Entrega de premios (a empleados): Una ceremonia de entrega de premios es un regalo para todos los empleados, les estás regalando una velada divertida y amena, además de un acto memorable que nunca olvidarán. También, es una manera de reconocer el esfuerzo que los empleados ejercen día tras día. Como empresa, celebrar una entrega de premios añade valor a la organización potenciando su imagen de marca.
• Almuerzos de altos cargos: Este tipo de eventos van dirigidos a los altos cargos de la compañía. La duración es de dos horas y su finalidad es la celebración de un aniversario o de algún logro.

Eventos Externos

Los eventos externos están dirigidos a clientes potenciales o existentes, proveedores y medios de comunicación.

• Conferencias: Estos eventos están diseñados para transmitir información relevante sobre un tema específico a un público externo.
• Ferias y congresos: Eventos donde las empresas pueden mostrar y ofrecer sus productos además de servicios a un público más amplio. Son similares a las ferias y exposiciones pero, en este caso, con un carácter más técnico y especializado. En ellas se reúnen empresas del sector, clientes potenciales, proveedores y distribuidores. Estar presente en ellas supone conseguir contactos de numerosos profesionales del sector y tener contacto con potenciales clientes.
• Lanzamiento de productos: Eventos especiales organizados para presentar nuevos productos o servicios al mercado.
• Inauguraciones: Son la opción perfecta para darse a conocer y encaminarse a conseguir el éxito de tu empresa. Celebrar un acontecimiento corporativo en la inauguración de tu organización, te aportará notoriedad e imagen de marca porque te darás a conocer y empezarás a tener contacto con tu público objetivo. Aprovecha la oportunidad para crear lazos, y que la gente y los medios hablen de ti.
• Roadshow: Este tipo de eventos se enmarca dentro de su carácter itinerante.
• Exposiciones: Son exposiciones donde las empresas muestran sus novedades.

Cómo Organizar un Evento Empresarial

La organización de un evento empresarial puede ser un éxito o un fracaso dependiendo de la planificación y ejecución. La organización de un evento corporativo consta de diferentes partes y diversos aspectos que hay que tener en cuenta para que éste sea un éxito y la empresa salga victoriosa. El primer paso antes de su organización y el más importante. Hay que tener muy claro los objetivos que se persiguen si queremos acertar con nuestro acto.

Fases clave para la organización:

1. Establece los objetivos: Antes de celebrar un evento corporativo tienes que centrarte en el porqué de la celebración. Preguntas como: ¿Por qué quiero celebrar este evento? ¿Para qué celebro este evento? ¿Qué quiero ganar con este evento? ¿En qué me va a ayudar este evento?, son imprescindibles para marcar los objetivos que se quieren conseguir con la celebración del evento. Ayudarán a fijar los objetivos y a elegir la estrategia que más se adecúe a estos.
2. Determina tu presupuesto: El presupuesto del que dispongas será la clave del evento, dependiendo de él podrás tener más o menos margen para contar con todos los detalles que te gustaría que estuvieran presentes en tu evento. Es importante definir el presupuesto desde un inicio para saber a qué puedes optar y a qué no, y saber qué cosas son las más importantes para empezar a priorizar. Cada acción debe estar presupuestada para mantener un equilibrio de los gastos finales.
3. Define tu público objetivo: El siguiente paso es definir a quién te diriges, cuál es tu público objetivo y las personas en las que se va a centrar tu evento. Conocer sus gustos e intereses para que salgan satisfechos del acto y se sientan identificados con la personalidad de marca y sus valores, para así fortalecer los lazos. Es fundamental identificar a quién va dirigido el evento.
4. Elije la fecha y el lugar de tu evento: Define la fecha en la que quieres celebrar tu evento y el lugar ideal para este. En este paso se tiene que tener en cuenta el presupuesto, ya que no todas las fechas tienen el mismo precio ni tampoco todos los lugares, de manera que estos dos conceptos tienen que ceñirse al presupuesto marcado. El lugar elegido marcará en gran medida aspectos como el número de invitados, la colocación de los mismos, así como los elementos necesarios para el desarrollo del acto o el protocolo a seguir. En cuanto al horario, es muy importante la puntualidad, tanto en el inicio, como durante y al término del evento.
5. Crea la guía de actividades y el programa: Describe qué actividades van a tener lugar en el evento y escribe una guía con el tiempo que tomará cada una de ellas. Dependiendo de la actividad que quieras contratar tendrás que contactar con diferentes empresas que se dediquen a la organización de eventos. Puedes decantarte por hacer un Team Building divertido o una cena especial, entre otros. Todo evento ha de tener un programa en el que se detallen todas y cada una de las acciones que vamos a desarrollar. En él detallaremos cómo discurrirá del acto (entrada, discursos, presentaciones audiovisuales, etc.), con un orden concreto y unos tiempos estimados para cada acción. La planificación debe incluir actividades y tareas que inciten la curiosidad y estén alineadas con el tema principal del evento.
6. Define la estrategia de comunicación y difusión: Cuando se celebra un evento corporativo abierto al público, hay que pensar en una campaña de difusión para dar a conocer el evento y atraer al público objetivo que anteriormente has definido. La publicidad del evento es crucial. Las redes sociales son una herramienta poderosa para alcanzar una mayor audiencia. Existen diferentes modelos de invitación que pueden ser muy útiles para lograr lo que deseamos. Los modelos de invitación están íntimamente ligados con el tipo de evento a desarrollar. Algunos ejemplos son: invitación por logros, invitación por renovación de servicios o invitación por inauguración.
7. Análisis post-evento: El último paso es hacer un análisis post-evento para evaluar la efectividad que ha tenido, la asistencia, y los detalles que han salido bien y mal para tenerlos en cuenta en un plan futuro. Realizar un dossier en el cual valoremos los resultados de la organización del evento. De esta manera, es importante contar con un equipo que ofrezca alternativas rápidas para que sea capaz de solucionar cualquier imprevisto antes, durante y después de la celebración.

El Protocolo en los Eventos Empresariales

El protocolo se ha convertido en una de las herramientas de comunicación fundamentales para conseguir el éxito del evento. Para la correcta ejecución de estos actos debe existir la figura de un responsable de protocolo. De ahí, la importancia de formarse en esta profesión que está cada vez más en alza, debido a la alta demanda del perfil. Para que se pueda afirmar que el protocolo está siendo aplicado de la forma correcta, debe contar con ciertas características que son sinónimo de su calidad y eficiencia.

De acuerdo con Gerardo Correas Sánchez, uno de los expertos en protocolo más reconocidos del país, todo protocolo de eventos empresariales debe contar con seis pilares básicos. Él los llama la Teoría del 6 y tiene como principal misión ayudar a obtener la trascendencia adecuada de dicho evento. Para aplicar estas claves y el protocolo empresarial en general, es importante primero, tener el concepto claro y segundo, contar con aquellas aptitudes y habilidades directivas propias de un líder centrado en la organización de ferias, convenciones y demás.

Consideraciones clave sobre el protocolo:

• Anfitrión: Es la persona que organiza el evento y, por tanto, responsable del mismo.
• Recepción de los invitados: Es conveniente que en la invitación se solicite a los invitados que lleguen una media hora antes del inicio. Durante este tiempo, el anfitrión les dará la bienvenida, para, posteriormente, ser conducidos por la persona del equipo encargada de esta tarea hasta el sitio que les haya sido asignado.
• Ubicación y formalidad: En cuanto al protocolo, tenemos que tener en cuenta que los eventos en exteriores suelen tener un carácter más informal, mientras que los eventos que se desarrollan en salas interiores (salones, centros de congresos, teatros, auditorios…) son más formales.
• La comida: El protocolo variará en función de la opción que elijamos a la hora de servir comida a los invitados. La opción catering implica menos acciones de protocolo. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés, en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma.