Cómo Acreditar Ingresos como Empresario Extranjero en España: La Clave del Certificado de Retenciones de IRPF

El certificado de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es un documento fundamental en el ámbito fiscal español, especialmente relevante para empresarios extranjeros que necesitan acreditar sus ingresos. Este documento detalla tus ingresos y las retenciones fiscales aplicadas, siendo imprescindible para la declaración de la renta y otros trámites importantes.

En pocas palabras, este documento refleja todos nuestros ingresos y las retenciones aplicadas a los mismos. Pero, ¿sabes exactamente qué es, cómo solicitarlo o qué información te proporciona? ¡Acompáñanos en esta lectura para despejar todas tus dudas!

¿Qué es el Certificado de Retenciones de IRPF?

El certificado de ingresos y retenciones es un documento que proporciona la empresa para la que trabajas o cualquier otra entidad que te haga pagos periódicos. Este certificado detalla cuánto has ganado durante el año y cuánto se ha retenido para pagar tus impuestos de la renta (IRPF).

Es como un papelito donde tu empresa te dice cuánto has ganado y cuánto te han quitado para los impuestos. Se trata de una prueba documental que refleja tus rendimientos de trabajo y otras fuentes de ingresos. Es superimportante para hacer tu declaración de la renta o cualquier trámite fiscal. ¡Vamos, que es como tu resumen fiscal!

Certificado de Retenciones de IRPF para Trabajadores por Cuenta Ajena y Autónomos

• Para los trabajadores por cuenta ajena, el certificado de retenciones es un documento que facilita la empresa donde se recogen las retribuciones del trabajador, así como las deducciones y retenciones aplicadas a su salario.
• Para los autónomos, el certificado de retenciones es un documento en el que se recogen los porcentajes de retención aplicados a las facturas emitidas en el año fiscal correspondiente. Los clientes del autónomo, que son quienes recae la obligación del pago de las retenciones aplicadas en las facturas, comunican a Hacienda los porcentajes de retención abonados, y con ello se elabora el certificado de retenciones.

Otros Tipos de Certificados Relevantes

• Certificado empresarial de salarios reales: Este documento lo emite la empresa donde trabajas, especificando el salario bruto o neto de los empleados. Se emite cada año y sirve para demostrar que se cumple con la regulación laboral.
• Certificado de Retenciones de alquiler: Este certificado es el que deben emitir los propietarios de viviendas en alquiler a sus inquilinos, y refleja las retenciones que se han realizado en concepto de IRPF sobre las rentas de alquiler recibidas.
• Justificante de ingresos: Es un documento que certifica la cantidad de dinero que una persona ha recibido durante un periodo determinado. Este puede ser proporcionado por el banco, tu empleador o cualquier otra entidad que te haga pagos periódicos.

¿Para qué Sirve el Certificado de Ingresos y Retenciones del IRPF?

Principalmente, este certificado es útil para realizar la declaración de la renta de manera correcta, pues te permite conocer de manera detallada los ingresos que has obtenido y las retenciones que se han aplicado. Además, puede ser requerido en otras situaciones.

Básicamente, la función del certificado de retenciones es probar ante la Agencia Tributaria que tus clientes han realizado el pago de las retenciones, es decir, de los adelantos del IRPF, aplicados en las facturas por ti como autónomo que presta el servicio. Si los clientes han cumplido con diligencia en el pago de las retenciones especificadas en las facturas, al autónomo al hacer la declaración anual de la renta se le descontarán dichos pagos del cálculo del impuesto.

Aplicaciones del Certificado de Ingresos y Retenciones

El certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF va dirigido al individuo que ha generado ingresos durante el año fiscal, ya sea a través de su empleo, la prestación de servicios autónomos, alquileres, pensiones, entre otros. Este certificado es emitido por la empresa o entidad que ha pagado dichos ingresos al trabajador, pensionista o autónomo.

Las principales solicitudes que permite realizar este certificado son:

1. Declaración de la Renta: La principal utilidad del certificado de ingresos y retenciones es permitirte realizar de manera correcta y precisa tu declaración de la renta.
2. Solicitud de préstamos o hipotecas: En muchas ocasiones, las entidades financieras solicitan este certificado para evaluar tu capacidad de pago. De esta manera, puedes demostrar cuál ha sido tu nivel de ingresos y la estabilidad de estos.
3. Solicitudes de ayudas y subsidios: En algunos casos, para acceder a ayudas sociales o subsidios públicos, puede ser necesario presentar tu certificado de ingresos y retenciones. Este permite a las entidades correspondientes verificar tu nivel de ingresos.
4. Trámites de visado o residencia: Para ciertos trámites migratorios, como la solicitud de una visa de trabajo o de residencia, puede ser requerido este certificado. De esta forma, puedes demostrar que tienes ingresos suficientes para mantenerte en el país de destino.
5. Verificación de ingresos para alquileres: Algunos propietarios pueden requerir este certificado para verificar tus ingresos antes de alquilar una vivienda.
6. Solicitud de becas o ayudas educativas: Algunas instituciones educativas o entidades de financiamiento de estudios pueden solicitar el certificado de ingresos y retenciones para verificar tu situación económica antes de otorgar becas o ayudas.

¿Qué Autónomos están Obligados a Presentar el Certificado de Retenciones del IRPF?

No todos los autónomos están obligados a presentar el certificado, solamente los incluidos en las siguientes categorías:

• Autónomos con empleados a cargo: Las empresas, o los autónomos a cargo de las mismas, están obligados al cálculo y abono de las retenciones correspondientes, así como a entregar el certificado de retenciones a los trabajadores que tenga en nómina.
• Autónomos que apliquen retención en sus facturas: En el caso de los autónomos profesionales, lo habitual es que apliquen a sus facturas un 7% de retención en los dos primeros años de actividad y un 15% en los años siguientes. En este caso son sus clientes los obligados a comunicar al profesional el pago de las retenciones aplicadas, es decir, a emitir el certificado de retenciones.
• Autónomos en locales alquilados: Si como autónomo desarrollas tu actividad en un local alquilado, deberás presentar el certificado de retenciones de tu arrendador donde figuran las cantidades que no le pagaste a él sino a Hacienda en concepto de adelanto de su IRPF.

¿Qué Información Contiene el Certificado de Retenciones de IRPF?

El certificado de retenciones incluye diferentes conceptos relacionados con las retenciones a cuenta del IRPF. Estos son los más importantes:

• Detalles sobre los ingresos laborales: se incluyen las percepciones salariales junto con las retenciones y los pagos adelantados correspondientes.
• Ingresos devengados en el período actual pero pertenecientes a años anteriores (retrasos).
• Sumas reintegradas por el receptor durante el año, debido a pagos indebidos o excesivos recibidos en ejercicios anteriores (reintegros).
• Monto de las deducciones aplicadas a ingresos irregulares.
• Monto de los gastos que cumplen con los requisitos fiscales para ser deducidos.
• Cantidad retenida por concepto de obligaciones alimentarias.
• Ingresos exentos de ser gravados por el impuesto.

Cómo Obtener el Certificado de Retenciones del IRPF

Tienes varias opciones para solicitarlo. Puedes pedirlo directamente a tu empresa o entidad pagadora, o bien hacerlo tú mismo a través de la Sede Electrónica del SEPE o de la Agencia Tributaria.

Requisitos para la Solicitud

Para solicitar tu certificado de retenciones e ingresos necesitas, principalmente, estar registrado como trabajador en una empresa o tener algún tipo de ingreso que haya generado retenciones. Además, tendrás que contar con tu número de identificación fiscal y los datos de la empresa o entidad que te ha generado ingresos.

Solicitud Paso a Paso

La solicitud del certificado de retenciones e ingresos puede realizártela la entidad que te genera los ingresos, o bien pedirla tú mismo de manera individual.

• A través de la Sede Electrónica del SEPE: En el caso de que quieras hacerlo de manera online por ti mismo, tendrás que acceder a la Sede Electrónica del SEPE. En concreto, dirígete al apartado “personas”, «procedimientos y servicios», y pincha en “obtenga un certificado sobre su prestación”.
• Por teléfono al SEPE: En caso de que quieras hacerlo de forma telefónica, este es el número en el que puedes pedir cita previa: 91 926 79 70.
• A través de la Agencia Tributaria: Para quienes no se manejan con las nuevas tecnologías siempre existe la opción de acudir a la oficina de la Agencia Tributaria a realizar el trámite, pero si se cuenta con certificado o DNI electrónico se puede solicitar los correspondientes certificados de retenciones a través de la página web de la Agencia Tributaria.

A continuación te explicamos cómo encontrar la opción para descargar tus certificados de retenciones en la Agencia Tributaria:

1. Una vez en la página principal de la AEAT, hay que bajar un poco hacia abajo hasta la sección «Accede directamente» donde podemos encontrar el apartado «Certificados tributarios».
2. Al hacer clic nos lleva a otra página, donde debemos elegir la opción «Declaraciones Tributarias».
3. En la siguiente página, a la izquierda, hay que marcar la pestaña «Certificados Tributarios» y luego "Expedición de certificados tributarios. Resumen del 190".
4. Por último, tras acceder con nuestro DNI o con el certificado electrónico, nos llevará a un formulario donde debemos especificar si actuamos en nombre propio o en representación de terceros, así como el ejercicio fiscal y si quieres que el certificado especifique la identidad de los perceptores.
5. Tras esto, nos aparecerá una página para firmar un acuerdo de conformidad para, a continuación, generar el documento de certificado de retenciones correspondiente al ejercicio seleccionado. Además, te enviarán una copia a tu correo electrónico a través de la Dirección Electrónica Habilitada Única DEHú.

Podrás pedirlo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), a través de Internet o por teléfono. Y para algunas excepciones, se podrá ir a una oficina de prestaciones solicitando cita previa a través de la Sede Electrónica o por teléfono. También podrás acceder con el DNI si no tienes nada de lo anterior. ¡Y listo! Solo te quedará rellenar tus datos y finalizar la solicitud.

Modelo de Solicitud para el Certificado de Retenciones e Ingresos

La Agencia Tributaria pone a disposición un modelo certificado de retenciones para rellenar, donde se solicitan datos del receptor, del pagador, rendimientos, fecha y firma.

El órgano competente de la Administración tributaria deberá expedir el certificado en el plazo de 20 días, salvo que en la normativa reguladora del certificado se haya fijado un plazo distinto. El certificado se enviará al lugar señalado a tal efecto en la solicitud o, en su defecto, al domicilio fiscal del obligado tributario o de su representante. Salvo que se establezca lo contrario, la falta de emisión de un certificado en plazo no determinará que se entienda emitido con carácter positivo.

Una vez emitido, el obligado tributario podrá manifestar su disconformidad con cualquiera de los datos que formen parte de su contenido en el plazo de 10 días, contados a partir del día siguiente al de su recepción, mediante un escrito en el que solicite la modificación del certificado, dirigido al órgano que lo haya expedido, al que se adjuntarán los elementos de prueba que estime convenientes para acreditar su solicitud. Si el órgano que emitió el certificado estimara incorrecto el certificado expedido, procederá a la emisión de uno nuevo en el plazo de 10 días.

¿Cómo conseguir el Certificado si no tengo ingresos?

En caso de no tener ingresos, puedes pedir a Hacienda un documento que lo acredite. Para ello, existe el modelo 01, que indica la situación tributaria de los contribuyentes que no tienen obligación de presentar la Declaración de la Renta.

¿Cuándo solicitar el certificado?

Lo ideal es solicitarlo cuando vayas a hacer tu declaración de la renta, que normalmente se presenta entre abril y junio de cada año. Sin embargo, puedes pedirlo en cualquier momento que lo necesites para otros trámites como solicitar un préstamo, alquilar una vivienda o acceder a ayudas y subsidios.

Sanciones por no Entregar el Certificado de Retenciones e Ingresos

Es importante recordar que, si como empresa o entidad no entregas el certificado de retenciones e ingresos a quien corresponda, Hacienda puede multarte. Esta multa es fija de 150€ por cada certificado no entregado, ya que la Ley General Tributaria tipifica como una infracción leve el incumplimiento de la obligación de entregar el certificado de retenciones o ingresos a cuenta practicados a los obligados tributarios perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta.

¿Qué pasa si la empresa no te da el certificado de retenciones?

Si tu empresa o entidad pagadora se niega a proporcionarte el certificado de retenciones e ingresos, están incumpliendo con una obligación fiscal y hay una sanción de 150€ por no hacerlo. Si tras insistir a la empresa para que te proporcione este documento, la empresa se niega a proporcionarte el certificado, puedes recurrir a varias opciones:

• Contactar con la Agencia Tributaria: Puedes informar a la Agencia Tributaria sobre la situación. Ellos pueden tomar medidas para asegurar que la empresa cumpla con sus obligaciones fiscales.
• Asesoría legal: En caso de que la empresa continúe negándose a proporcionarte el certificado, podrías considerar la asesoría de un abogado o un gestor fiscal para explorar otras opciones legales.

Recuerda que es tu derecho obtener este certificado y es obligación de la empresa proporcionártelo.

La Reclamación Económico-Administrativa

La reclamación económico-administrativa es un procedimiento gratuito para impugnar decisiones de Hacienda cuando crees que se han equivocado. Tienes 1 mes desde la notificación para presentarla, no necesitas abogado y la resuelve un tribunal independiente. Debes explicar claramente tu caso, aportar pruebas y ser específico en lo que pides. Aunque debería resolverse en 1 año, suele tardar más. Si te deniegan la reclamación, puedes seguir reclamando por otras vías. Es tu derecho como contribuyente y puede ahorrarte mucho dinero.