Información esencial sobre el acceso a SAP ERP

En el panorama empresarial actual, las organizaciones gestionan volúmenes inmensos de datos e información crucial para la toma de decisiones y la dirección estratégica del negocio. Para abordar esta complejidad, herramientas como SAP ERP se han vuelto indispensables.

¿Qué es SAP y su relación con ERP?

Es posible que haya escuchado con frecuencia los términos ERP y SAP. Es fundamental comprender la diferencia entre ambos:

• ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales). Este tipo de software empresarial integra todos los departamentos de una compañía, unificando sus aplicaciones de negocio como contabilidad, ventas, salarios y nóminas, etc. La principal característica y ventaja de un sistema ERP es que todas las aplicaciones comparten la misma base de datos, ofreciendo una instantánea casi perfecta del estado actual del negocio.
• SAP, por otro lado, son las siglas de Systeme Anwendungen und Produkte (systems applications products in data processing), que en español significan 'sistemas, aplicaciones y productos'. SAP es, simplemente, uno de los proveedores ERP más conocidos y utilizados en el mundo. Fue fundado por cinco exempleados de IBM en 1972 en Alemania, con la idea de crear un sistema que pudiera integrar todos los aspectos de las operaciones de una empresa dentro de un solo paquete de software cohesivo.

Por lo tanto, un sistema SAP es un sistema de gestión integral empleado para la planificación de recursos en las distintas áreas de la empresa.

Evolución y características de SAP ERP

El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, ofreciendo un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. A medida que la tecnología avanzó, también lo hizo SAP. En la década de 1990, SAP R/3 llevó la tecnología de ERP al entorno cliente-servidor. Luego, a medida que las empresas se volvían cada vez más digitales, SAP introdujo SAP S/4HANA, una suite de ERP que utilizaba el poder de la computación in-memory para brindar procesamiento más rápido y analíticas en tiempo real. En la actualidad, SAP S/4HANA Cloud representa la culminación de décadas de innovación y perfeccionamiento.

La función principal del programa SAP es proporcionar información. A partir de los datos introducidos, el programa los procesa y los transforma en información relevante para la toma de decisiones. SAP ERP es un sistema de gestión empresarial integral en el que todos los módulos trabajan conjuntamente para mejorar la eficiencia del funcionamiento del negocio. Todos están comunicados entre sí, por lo que ninguno funciona por separado.

SAP es un sistema de código abierto y modificable por los clientes mediante el lenguaje de programación ABAP. Esto significa que es totalmente personalizable a las características y peculiaridades de cada empresa. Además de ser un sistema de código abierto y a medida, SAP también puede ser un software "enlatado". Estos sistemas se comercializan a través de licencias de software y abarcan de forma más global las necesidades del mercado actual.

SAP ERP se implementa tanto en el sector privado como en el público y gestiona los datos y procesos comerciales en un solo sistema, lo que aumenta la visibilidad, el control y el seguimiento de las diferentes áreas que lo componen.

Módulos clave de SAP ERP

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) incorpora las principales funciones empresariales de una organización. A continuación, se muestran los diferentes módulos que forman parte del sistema SAP, los cuales se comunican entre sí para un funcionamiento eficiente:

Otros sistemas dentro de la Business Suite de SAP incluyen SAP CRM (gestión de clientes) y SAP HCM (gestión de recursos humanos).

Beneficios del sistema SAP ERP

El software de SAP ERP aporta enormes ventajas que se extienden a toda la organización:

• Eficiencia operativa: Optimiza los procesos de negocio centrales, reduciendo tareas manuales y errores, lo que aumenta la productividad y mejora la precisión.
• Acceso a datos en tiempo real: Proporciona información instantánea, permitiendo a las empresas responder rápidamente a los cambios y tomar decisiones fundamentadas.
• Informes automatizados: Reduce el tiempo de recopilación de datos, liberando recursos para actividades más estratégicas.
• Proyecciones para obtener una ventaja competitiva: Las analíticas avanzadas y capacidades predictivas permiten proyectar tendencias futuras y tomar decisiones proactivas.
• Ciberseguridad optimizada: Incorpora funciones avanzadas de ciberseguridad y herramientas de cumplimiento para proteger la información confidencial.
• Toma de decisiones basada en datos: Consolidando datos en toda la organización, ofrece una única fuente de verdad para iniciativas estratégicas.
• Optimización de procesos de negocio (BPO): Analiza y mejora continuamente los procesos, eliminando ineficiencias y mejorando el rendimiento general.
• Colaboración mejorada: Fomenta una mejor colaboración al integrar diversas funciones de negocio en un único sistema, reduciendo silos y mejorando la comunicación.
• Escalabilidad y flexibilidad: Se adapta a nuevas demandas a medida que las empresas crecen y evolucionan, manteniendo la agilidad y competitividad.
• Integración de tecnologías inteligentes: Las soluciones modernas de ERP en la nube suelen incorporar IA, machine learning e internet de las cosas (IoT) para mejorar la eficiencia y productividad.

Tipos de instalación y acceso a SAP ERP

SAP ERP puede implementarse de diferentes maneras:

• On-premise (en local): El software se instala en los servidores de la propia empresa. Permite un mayor control de los datos, pero puede implicar un proceso de implementación más lento y la necesidad de personal cualificado.
• Cloud (en la nube): El software está disponible en internet y no requiere instalación local. Ofrece acceso a las funcionalidades más actualizadas, implementación fácil y asequible, y acceso seguro desde cualquier lugar.

El acceso a SAP se puede realizar a través de diferentes interfaces y clientes:

1. SAP GUI

SAP GUI (Graphical User Interface) es el nombre de la primera interfaz gráfica de usuario de SAP, utilizada en todas las versiones de ERP de SAP desde SAP R/3. Es el software cliente más antiguo y conocido, que se instala localmente en cada ordenador que necesita acceso a SAP. No existe versión para dispositivos móviles.

• SAP GUI para Windows: La versión más conocida del programa.
• SAP GUI para Java: Otra variante de la interfaz.

Al ejecutar SAP Logon (el programa que gestiona las conexiones a SAP GUI), se muestra una lista de accesos SAP configurados para ese ordenador. Con este software, solo se puede iniciar sesión en SAP utilizando la interfaz SAP GUI. No se pueden ejecutar aplicaciones de Fiori directamente, aunque es posible llamar al SAP Fiori Launchpad mediante la transacción /n/UI2/FLP.

La descarga de SAP Logon no está disponible para todo el mundo; solo el administrador del sistema o usuarios digitales de SAP con los permisos correspondientes pueden obtenerlo.

2. SAP Fiori UX

Fiori UX (User eXperience) es una experiencia de usuario relativamente nueva creada por SAP, que ofrece un conjunto de herramientas y pautas para crear aplicaciones con la nueva apariencia de SAP. Este software cliente da acceso directo al Fiori Launchpad.

• SAP Fiori Launchpad: Es un mosaico donde se pueden ver las aplicaciones de SAP Fiori asignadas al rol del usuario. Es accesible desde dispositivos móviles y también desde el escritorio. Es posible ejecutar las transacciones clásicas de SAP GUI desde el Fiori Launchpad si los administradores lo configuran.
• SAP Fiori Client: Es la aplicación que se puede encontrar en las tiendas de aplicaciones correspondientes para el sistema operativo de su dispositivo (Windows, Android o Apple).

3. SAP Business Client (SAP BC)

SAP Business Client (SAP BC) es un software cliente que se instala en Windows sobre SAP GUI, por lo que se necesitan ambos programas. Ofrece un único punto de entrada para los entornos Fiori y SAP GUI. Una característica interesante de SAP BC es que, al iniciar sesión, la apariencia es web, utilizando pestañas dentro de la misma ventana en lugar de diferentes ventanas para cada transacción. El navegador utilizado es Chromium.

El acceso al software SAP BC es similar a SAP Logon: solo los clientes de SAP con una licencia activa pueden descargarlo.

4. Acceso a través del portal

Existe la opción de acceder a SAP a través de un portal, que es un único punto de acceso a la información de varias aplicaciones SAP. Se pueden realizar desarrollos sobre el portal para ampliar la funcionalidad, por ejemplo, para recuperar información de otras bases de datos y aplicaciones (SAP o no SAP).

Soluciones SAP ERP para diferentes tipos de empresas

SAP, con más de 40 años de experiencia, cuenta con un portfolio integral de sistemas y herramientas para todas las industrias y tamaños de empresas. Un software SAP ERP puede ser de gran utilidad tanto para PYMES como para grandes empresas.

SAP ERP para PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas)

Las opciones de SAP dirigidas a pequeñas y medianas empresas son SAP Business One y SAP Business All-in-One, además de SAP ByDesign (una versión de su ERP como SaaS).

• SAP Business One: Es la solución líder para pequeñas y medianas empresas y subsidiarias de grandes empresas. Está disponible on-premise o en la nube, es una solución única para todos los departamentos, asequible, flexible, modulable, de fácil implementación, con interfaz intuitiva y accesible desde cualquier lugar y dispositivo móvil. Ofrece asistencia en 28 idiomas y versiones específicas para 50 países.
• Ventajas de SAP Business One on-premise: Aprovechamiento de recursos de TI existentes, mayor capacidad de personalización, cumplimiento de políticas internas de seguridad de datos, control y acceso directo a datos, menos dependencia de internet, licencia perpetua (coste inicial superior, pero a largo plazo más económico).
• Ventajas de SAP Business One en la nube: Acceso a funcionalidades actualizadas sin recursos de TI internos para mantenimiento, implementación fácil y asequible, gestión de funciones empresariales vía navegador web, acceso seguro basado en explorador, licencias de suscripción para evitar gastos de capital.
• SAP Business ByDesign: Solución basada en la nube para organizaciones de más de 350 empleados. De rápida implementación, está dirigida a medianas empresas que no quieren un gran departamento de IT o equipos físicos para alojar un ERP. Disponible mediante suscripción mensual como SaaS.

SAP ERP para Medianas y Grandes Empresas

• SAP Business All-In-One: Solución nativa de SAP para el sector gran multinacional o medianas empresas con grandes necesidades específicas para sus procesos de negocio. Puede implementarse on-premise o en el hosting de SAP y es altamente escalable.
• SAP S/4HANA: Es el entorno Business Suite de nueva generación desarrollado por SAP para grandes empresas. No es una actualización de SAP ECC, sino una nueva solución rediseñada completamente basándose en la plataforma en memoria SAP HANA, con un diseño usando la experiencia de usuario de SAP Fiori, procesos rediseñados y tareas automatizadas.
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition: Solución de software como servicio (SaaS) que permite a las empresas escalar y adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado. Ofrece rentabilidad y actualizaciones automáticas, aunque con opciones de personalización más limitadas.
• SAP S/4HANA Cloud Private Edition: Oferta gestionada en una nube privada, una solución más personalizada para cubrir necesidades de negocio específicas, con infraestructura de nube e instancia de software on-premise dedicadas para cada empresa.

El coste de un proyecto ERP con SAP puede ser complejo de determinar y el coste total de propiedad es elevado en la mayoría de los casos, incluyendo el software, la implantación, el mantenimiento y el soporte.

Partners SAP para la implementación

Cuando una empresa apuesta por una plataforma SAP, es crucial contar con un socio de consultoría, implementación y soporte. Un "partner" de SAP es una empresa autorizada por SAP para instalar y dar soporte a sus soluciones. SAP se asegura de mantener una red de partners de calidad, ofreciendo certificaciones sobre experiencia en sistemas SAP ERP para garantizar que el proveedor esté aprobado para la instalación de sistemas de gestión SAP.

Por ejemplo, Inforges ha sido galardonada con el prestigioso SAP Business One Partner Excellence Award 2024 en la categoría de España, lo que valida su trabajo como partner estratégico en la implantación de SAP Business One.

Conectividad con SAP ERP y configuración de SSO

Para la conectividad y el inicio de sesión único (SSO) con SAP ERP, especialmente en entornos que involucran herramientas como Power BI, se deben considerar varios aspectos técnicos:

• Puerta de Enlace de Datos (Data Gateway): Después de la instalación, la puerta de enlace se ejecuta como la cuenta de servicio local de la máquina. Las conexiones no se comparten, ya que cada usuario se autenticará con el sistema SAP.
• Inicio de Sesión Único de Kerberos: Asegúrese de que el servidor SAP ERP esté configurado correctamente para el inicio de sesión único de Kerberos mediante CommonCryptoLib.
• CommonCryptoLib: Descargue CommonCryptoLib de 64 bits (sapcrypto.dll) versión 8.5.25 o posterior desde SAP Launchpad y cópielo en una carpeta de la máquina de la puerta de enlace. Los archivos sapcrypto.dll y .ini deben existir en la misma ubicación.
• Permisos: El usuario del servicio de puerta de enlace y el usuario de ID de Microsoft Entra que el usuario del servicio suplanta necesitan permisos de lectura y ejecución para los archivos .ini y .dll. Se recomienda conceder permisos al grupo "Usuarios autenticados".
• SAP Secure Login Client (SLC): Asegúrese de que sap Secure Login Client no se esté ejecutando en la máquina de la puerta de enlace. Si está instalado, desinstálelo o asegúrese de salir del cliente de inicio de sesión seguro de SAP. SLC no se admite para su uso en máquinas Windows Server.
• Configuración del Servidor SAP: El servidor debe usar CommonCryptoLib como su biblioteca SNC y tener un nombre de SNC que comience por CN.
• Atributo msDS-SupportedEncryptionType: La cuenta de entidad de servicio de SAP de Microsoft Entra ID debe tener AES 128 o AES 256 definido en el atributo msDS-SupportedEncryptionType.
• Parámetros de conexión: Al crear una conexión a SAP, se requieren datos como el identificador de cliente de SAP, el cliente de back-end (Mandant), el código de idioma (ISO 639-1) y el número de sistema.
• SNC (Secure Network Communications): Al seleccionar "Usar SNC", las conexiones se protegerán con esta tecnología. Puede ser necesario especificar el nombre o la ruta de acceso de la biblioteca de SNC.

Las acciones de SAP con estado no admiten clústeres de puerta de enlace de datos en modo de equilibrio de carga, por lo que las comunicaciones con estado deben permanecer en el mismo nodo de clúster de puerta de enlace de datos. Los parámetros RFC/BAPI capturados de SAP se almacenan en caché en la puerta de enlace de datos local.

El objeto "Call SAP Function" quedó en desuso en julio de 2023 y el soporte técnico finalizará en julio de 2026. Las sesiones con estado están disponibles en "Opciones avanzadas" donde se puede especificar un identificador para "Session Id".