WhatsApp Business: La Herramienta Definitiva para Emprendedores

WhatsApp Business se ha convertido en el canal de comunicación corporativo por excelencia para grandes empresas, pymes y autónomos. Cuenta con 2.000 millones de usuarios y ofrece una variedad de funciones que pueden catapultar tus ventas y mejorar la fidelización de tus clientes, ofreciendo un servicio de calidad con un valor añadido.

¿Qué es WhatsApp Business?

Muchos usamos WhatsApp para comunicarnos con amigos y familiares. WhatsApp Business es una app gratuita para pequeñas y medianas empresas que permite interactuar con clientes de forma ágil y profesional. Son aplicaciones distintas.

Ventajas de Usar WhatsApp Business para tu Pyme

En el actual panorama del emprendimiento, cada herramienta tiene su peso específico. Sin embargo, ¿cómo maximizar su potencial? Descubre cómo aprovecharla al máximo desde hoy. Mejora la comunicación, automatiza respuestas y organiza tus contactos para impulsar tu negocio.

• Comunicación más segura: La seguridad de los datos debe ser una prioridad para tu empresa, sobre todo si trabajas en Internet.
• Canal de comunicación ideal: Es un canal de comunicación ideal para el día a día en tu empresa, ya que te brinda todos los servicios de una cuenta privada, incluyendo la creación de grupos y videollamadas.
• Notificaciones y recordatorios: También podrás usarla para notificar novedades en la empresa, enviar recordatorios a tus empleados, promocionar cursos de formación o, incluso, para brindar soporte a las nuevas incorporaciones y solucionar rápidamente sus dudas.

Cómo Crear una Cuenta Empresarial en WhatsApp Business

Ahora que ya conoces las ventajas de esta aplicación para tu pyme, te contamos cómo crear una cuenta empresarial:

1. Empieza introduciendo el número de teléfono que va a estar asociado a la cuenta.
2. Ahora tendrás que añadir el resto de la información del perfil: es decir, el nombre, la dirección, las formas de contacto y una breve descripción del negocio.
3. Una vez que hayas completado todos estos pasos, tu cuenta empresarial estará lista para su funcionamiento.

Como dato de interés, desde esta misma sección puedes modificar la información del perfil de la empresa. Tener un perfil de empresa es algo fundamental para la empresa del momento. Este paso es opcional, pero altamente recomendable.

Funciones Clave de WhatsApp Business

Algunas de estas funciones son:

1. Perfil de Empresa Profesional

Este perfil permite que los usuarios vean a tu empresa como una entidad seria y organizada, lo cual puede influir positivamente en la percepción de tu marca.

2. Mensajes Automatizados

Al implementar los mensajes automatizados, te aseguras de que tus clientes tengan la información que necesitan al instante.

Mensajes de Bienvenida

Esta función es especialmente útil para gestionar la comunicación con los clientes cuando no estás disponible o para darles la bienvenida cuando se ponen en contacto por primera vez. Un mensaje de bienvenida se envía automáticamente cuando un cliente te contacta por primera vez o después de 14 días sin interacción. Es una excelente manera de establecer un primer contacto de forma profesional. Aquí explicamos cómo configurar estos mensajes:

Pasos para configurar un mensaje de bienvenida:

• En el icono de tres puntos en la esquina superior derecha selecciona Herramientas para la empresa.
• Selecciona Mensaje de bienvenida.
• Activa la opción de Enviar mensaje de bienvenida.
• Edita el texto del mensaje que desees enviar. Puedes personalizar el mensaje para que se ajuste al tono de tu negocio.
• Selecciona los destinatarios que recibirán el mensaje (puedes elegir enviarlo a todos, a contactos específicos o excluir ciertos números).
• Guarda los cambios.

Mensajes de Ausencia

El mensaje de ausencia es perfecto para cuando no puedes responder de inmediato, ya sea fuera de horario laboral o en momentos en los que estés ocupado. Esta función informa a tus clientes cuándo podrán recibir una respuesta o qué alternativas tienen para contactar.

Pasos para configurar un mensaje de ausencia:

• En el menú de tres puntos en la esquina superior derecha toca en Herramientas para la empresa.
• Selecciona Mensaje de ausencia.
• Activa la opción de Enviar mensaje de ausencia.
• Escribe el mensaje que deseas que reciban tus clientes mientras no estás disponible.
• Configura cuándo quieres que se envíe el mensaje (puedes programarlo para horas específicas o cuando no estés conectado)
• Elige quiénes recibirán este mensaje (todos los contactos, ciertos grupos o puedes excluir contactos específicos).
• Guarda los cambios.

3. Respuestas Rápidas

Por ejemplo, puedes configurar respuestas automáticas para preguntas como "¿Cuáles son los horarios de atención?" o "¿Cómo realizo un pedido?". Esta función ahorra tiempo y mejora la velocidad de atención al cliente. Para configurarlo:

Pasos para configurar respuestas rápidas:

• En el icono de tres puntos en la esquina superior derecha selecciona Herramientas para la empresa.
• Desplázate hacia abajo y elige Respuestas rápidas.
• Toca el botón Añadir (+) en la esquina inferior derecha para crear una nueva respuesta rápida.
• En el campo de Mensaje, escribe la respuesta que deseas guardar. Este es el mensaje que se enviará automáticamente cuando uses el atajo.
• En el campo de Atajo, asigna una palabra clave o una letra que servirá como comando para activar la respuesta rápida. Por ejemplo, puedes usar "horario" como atajo para enviar la información de tus horarios de atención.
• Si deseas, puedes añadir palabras clave adicionales que te ayuden a encontrar fácilmente la respuesta rápida desde el menú.
• Una vez que hayas configurado el mensaje y el atajo, toca Guardar.

Cómo usar una respuesta rápida:

• Abre el chat en el que quieras enviar la respuesta rápida.
• Escribe el símbolo / (barra diagonal) en el campo de texto y aparecerán las respuestas rápidas que hayas configurado.
• Selecciona la respuesta rápida que desees enviar o escribe el atajo que configuraste (por ejemplo, "/horario") y el mensaje se insertará automáticamente en la conversación.
• Envía el mensaje como lo harías normalmente.

4. Uso de Etiquetas

La función de etiquetas es ideal para segmentar y organizar tus contactos y conversaciones. Puedes etiquetar a los contactos o chats según el estado del pedido, la fase de la conversación o cualquier otra categoría que sea útil para tu negocio, como "Cliente nuevo", "Pedido completado" o "Pendiente de pago". Esto te ayuda a mantener todo en orden y a hacer un seguimiento eficaz de las interacciones.

Pasos para crear y usar etiquetas:

• Dentro de la app selecciona el chat o contacto que deseas etiquetar.
• Toca el icono de tres puntos en la esquina superior derecha de la pantalla.
• Elige la opción Etiquetas del menú desplegable.
• Para añadir una etiqueta a ese chat, selecciona una etiqueta existente o crea una nueva tocando en Nueva etiqueta.
• Si creas una nueva etiqueta, te aparecerá un campo donde podrás escribir el nombre de la etiqueta que prefieras (por ejemplo, "Cliente VIP" o "Pendiente de pago").
• Toca Guardar para asignar la etiqueta.

Cómo gestionar y filtrar chats por etiquetas:

• Toca el icono de tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona Etiquetas.
• Aquí verás todas las etiquetas que has creado y podrás acceder a las conversaciones etiquetadas según su categoría.
• Toca en cualquier etiqueta para ver todos los chats que están organizados bajo esa categoría.
• Si deseas eliminar o cambiar una etiqueta de un contacto, simplemente ve a la conversación, selecciona nuevamente Etiquetas y desmarca o asigna una nueva.

Otras funcionalidades de las etiquetas:

• Puedes usar las etiquetas no solo para contactos, sino también para clasificar productos, pedidos o etapas dentro del proceso de ventas.
• Las etiquetas son una forma excelente de automatizar parte del flujo de trabajo, permitiendo que respondas de manera más eficiente y organizada a las necesidades de tus clientes.

5. Catálogo de Productos

Aprovecha también la opción de crear catálogos que exhiban tus productos o servicios directamente en la aplicación. Es una excelente manera de promover productos y cerrar ventas dentro de la misma conversación. Aunque si bien es cierto que este catálogo no ofrece limitaciones, si vendes muchos productos vas a necesitar mucho tiempo.

Pasos para configurar el catálogo de productos:

• Toca el icono de tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona Herramientas para la empresa.
• Dentro del menú, selecciona la opción Catálogo.
• Toca en el botón Añadir producto o servicio. A continuación, podrás:
  • Subir imágenes del producto o servicio (puedes añadir hasta 10 imágenes por cada producto).
  • Añadir el nombre del producto o servicio.
  • Escribir una descripción detallada para dar más información a los clientes.
  • Establecer el precio del producto (esto es opcional).
  • Si tienes más información relevante, puedes añadir un enlace que lleve a los usuarios a tu página web o tienda online, y también puedes añadir un código de producto para facilitar su identificación interna.
• Una vez que hayas completado toda la información, toca Guardar.

Cómo gestionar el catálogo:

• Para editar o eliminar productos, vuelve al menú de Catálogo y selecciona el producto que quieras modificar.
• Desde aquí, podrás editar la información del producto (como el precio o las imágenes) o eliminarlo si ya no está disponible.
• También puedes compartir productos directamente en los chats. Simplemente selecciona el producto desde el catálogo y toca la opción de compartir en la conversación con el cliente.

6. Estadísticas de Mensajes

Esta herramienta proporciona datos clave, como el número de mensajes enviados, entregados, leídos y recibidos, lo que facilita la evaluación de la efectividad de las interacciones y el ajuste de la estrategia de comunicación.

Los pasos para acceder a las estadísticas de mensaje son:

• En el icono de tres puntos en la esquina superior derecha selecciona Herramientas para la empresa.
• Dentro de este menú, elige la opción Estadísticas.

En esta sección, podrás ver información detallada sobre:

• Mensajes enviados: el número total de mensajes que tu negocio ha enviado.
• Mensajes entregados: la cantidad de mensajes que han sido entregados correctamente a los destinatarios.
• Mensajes leídos: la cantidad de mensajes que los destinatarios han leído.
• Mensajes recibidos: el total de mensajes que tu empresa ha recibido de los clientes.

Con esta información, las empresas pueden ajustar sus estrategias de mensajería, identificando patrones que indiquen la mejor hora para contactar a los clientes, el tipo de mensajes que generan mayor interacción o los contenidos que más captan la atención.

Personalización y Automatización para una Mejor Atención al Cliente

Los consumidores demandan un trato cada vez más personalizado. También tienes la posibilidad de enviar mensajes personalizados basados en los intereses, necesidades y hábitos de compra de tus contactos. De esta manera, generarás más interés y aumentarás las conversiones, brindando además un servicio con un valor añadido.

Tus equipos de venta o atención al cliente podrán responder directamente a las dudas de los usuarios, enviándoles mensajes personalizados. Estas funciones te ayudarán a agrupar a los usuarios y clientes en clases diferentes para enviarles mensajes más personalizados que les aporten valor. Teniendo en cuenta sus intereses y necesidades, podrás crear grupos de difusión específicos para cada objetivo de tu estrategia de marketing.

La interacción personalizada también te permitirá evaluar rápidamente el interés de tus clientes potenciales (prospects) y calificar tus contactos (leads) en función de la etapa del proceso de venta en que se encuentren. Podrás darles seguimiento a través del embudo de ventas para hacerles llegar la información precisa en cada etapa y allanar su camino hacia la compra, lo cual redundará en más conversiones. También podrás enviar recordatorios de citas, alertas de envío, notificaciones de pedidos, códigos de verificación o vídeos de demostración de productos para captar y retener clientes.

Integración con CRM y Otras Herramientas

Puedes integrarla con tu sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para centralizar, sincronizar y gestionar la información de tus contactos y los datos de sus conversaciones en un solo lugar.

También puedes integrarla con otras herramientas de automatización y chatbots para ahorrarte todas esas tareas repetitivas y mejorar la experiencia de usuario, así como con sistemas de análisis de datos para comprender mejor a tu audiencia y tomar decisiones informadas. Así, lograrás que tu negocio sea más memorable, atraerás nuevos clientes o fidelizarás a los existentes.

Estrategias de Marketing y Ventas con WhatsApp Business

A diferencia de los anuncios tradicionales, puedes crear promociones que no dirijan a los usuarios a una página de destino o un formulario tedioso, sino que activen directamente una conversación. El impulso de la mayoría de los usuarios a revisar los mensajes que entran a través de esta red la ubican muy por encima de otros canales.

Ahora mismo, por ejemplo, este servicio ofrece 1.000 conversaciones gratuitas por mes a las empresas. Si la usas adecuadamente, puede catapultar tus ventas y mejorar la fidelización de tus clientes, ofreciendo un servicio de calidad con un valor añadido.

Consejos Adicionales

• Organiza tus chats y contactos utilizando etiquetas.
• Configura respuestas rápidas para preguntas frecuentes.

Beneficios Clave de WhatsApp Business

• Intuitivo y fácil de configurar: No necesitas conocimientos técnicos.
• Organización: Te ayuda a categorizar y gestionar tus chats y contactos de manera ordenada.
• Mejor atención al cliente: Responde más rápido y con mayor precisión.
• Ahorro de tiempo: Las etiquetas te permiten priorizar tareas y enfocarte en lo importante.
• Menos estrés: Mantener el orden reduce la carga mental y el estrés, mejorando tu bienestar.