Tipos de ERP: Guía Completa para la Gestión Empresarial Inteligente

La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una decisión crucial para cualquier empresa que busca optimizar sus procesos internos y mejorar su eficiencia operativa. Un ERP es una aplicación o software que facilita una mejor organización de los datos y recursos de una empresa. Sus siglas vienen del inglés ‘Enterprise Resource Planning’ y se podría traducir como Planificación de Recursos Empresariales. Ese es, precisamente, el objetivo de este tipo de aplicaciones: coordinar y planificar la información y recursos que las empresas utilizan en su día a día, para emplearlos de una forma más efectiva y productiva. Con la variedad de opciones disponibles en el mercado, es fundamental conocer los diferentes tipos de ERP que existen para elegir el que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu negocio.

Hoy en día existen infinitas posibilidades de instalar un tipo de ERP en tu negocio y que se adapte a tus necesidades. Existen tantos tipos de ERP como recursos a organizar. Aunque también podemos clasificarlos según cómo se accede a la información, dónde se almacena, por tamaño de empresa, por cómo está desarrollado el ERP. Los sistemas ERP son programas avanzados que permiten realizar una gestión integral y centralizada de todas las áreas del negocio. Una de las principales características de este software es su alto nivel de flexibilidad que facilita una adaptación personalizada a las necesidades específicas de cada empresa.

A continuación, profundizamos en qué es un ERP, sus principales características y finalidades, pues son los factores que determinan qué tipo de ERP es el más adecuado para cada empresa.

¿Qué características tiene un ERP?

Los ERP funcionan a partir de la información que se les facilita. Por lo tanto, su principal característica es que debe permitir una fácil inserción de datos, o bien una sencilla integración con otras aplicaciones que aseguren la entrega de información desde otras aplicaciones. Un ERP de calidad debe ser fácil de implementar y de utilizar, con acceso universal desde cualquier lugar, alta usabilidad e intuitividad. Es fundamental que sea multiplataforma y permita la definición de perfiles según las funciones que se quieren activar para cada uno de ellos. La automatización y la conexión interdepartamental de procesos son también cruciales, así como la fácil exportación de datos y la capacidad de generar informes y paneles para un mejor seguimiento y análisis que facilite la toma de decisiones estratégicas.

Un ERP integrado con un ecommerce, que esté a su vez conectado a un software de facturación y a una aplicación de gestión de stock, permitirá la recepción de datos y la ejecución de procesos de forma automática, favoreciendo un entorno altamente productivo en la organización.

Ejemplo práctico

Un usuario realiza un pedido y, automáticamente, la venta se registra en los libros contables de la empresa. Al mismo tiempo, se genera una factura que se envía al cliente, con copia al departamento financiero de la empresa. A su vez, y sin que todavía haya intervenido nadie en la organización, entra un aviso en la aplicación logística que se usa en el almacén, para que se prepare el envío y llegue cuanto antes al cliente. Se ejecutan así toda una serie de procesos que son los que permiten una mejor organización y planificación, a partir de la entrada de información al sistema.

Tipos de ERP en el Mercado

Existen diferentes tipos de ERP según su finalidad, área de especialización, plataforma desde la que trabaja o dónde se encuentre alojada la información. Un mismo sistema podría encuadrarse en diferentes tipologías. Es decir, un ERP puede estar enfocado a la gestión de clientes, de una gran empresa, almacenando información en la nube y habiéndose hecho a medida de las necesidades de la organización.

Los diferentes ERP se pueden clasificar según el tamaño de la empresa, el diseño del software, el tipo de gestión de datos, la versatilidad y el modelo de licencia.

1. ERP según el sector de actividad (Vertical vs. Horizontal)

Esta clasificación se realiza según su finalidad principal o el área específica para la que han sido diseñados.

• ERP Vertical: Un ERP vertical está diseñado para cubrir las necesidades específicas de un sector concreto. Se centra en industrias específicas como la del retail, la logística o la de la construcción. Por ello, incluye funcionalidades que responden a sus particularidades. Los ERP verticales son ideales para empresas que operan en industrias altamente especializadas o reguladas, ya que están diseñados desde cero para satisfacer las demandas específicas de una industria.
• ERP Horizontal: Los ERP horizontales están pensados para cubrir las necesidades de todo tipo de empresas de cualquier sector. Son los “todoterrenos” del mercado. Este tipo de ERP ofrece una amplia gama de funcionalidades que pueden ser personalizadas para diferentes industrias, gestionando contabilidad, recursos humanos y relaciones con clientes de forma integrada. Empresas de diferentes tamaños y sectores pueden beneficiarse de un ERP horizontal.

Además, dentro de esta categoría, podemos encontrar ERP especializados en funciones específicas:

• ERP de RR. HH.: Se trata de software de gestión para abordar cuestiones que afectan específicamente al departamento de RR. HH. de una empresa. Por ejemplo, solicitudes y aprobaciones de ausencias, control horario, funcionalidades para realizar evaluaciones de desempeño, recordatorios de finalización de periodos de pruebas en contratos, gestión de nóminas, onboarding digital, entre otros.
• ERP de Contabilidad y Facturación: Enfocado a facilitar gestiones relacionadas con facturación, impuestos, contabilidad y finanzas. Por ejemplo, la gestión de gastos, la elaboración y emisión de facturas, gestión de cobros, elaboración y presentación de modelos de impuestos frente a la Agencia Tributaria, y gestión de libros contables.
• ERP de Gestión de Proyectos: Estas plataformas de planificación se centran en la gestión de proyectos. Organización de tareas, asignación de responsables, gestión de tiempos y recursos humanos para esas tareas, o asegurar el cumplimiento de presupuestos y ‘timings’ son algunas de las funcionalidades presentes en este tipo de ERP.
• Software de Gestión de Clientes (CRM): También se les conoce como CRM (Customer Relationship Management). Se trata de una aplicación que, a raíz del trato con los clientes, genera información de valor que puedes aprovechar para captar nuevos, fidelizar a los actuales, etc. El software de gestión de clientes o CRM se integra frecuentemente con los sistemas ERP para ofrecer una visión completa de las interacciones con los clientes.
• ERP Logísticos: Especializados en el control de stock en almacén, gestión de pedidos, seguimiento, posventa y cualquier otro elemento clave que influya en los procesos logísticos de una corporación, transporte y distribución.
• ERP de Producción y Logística: Este tipo de ERP abarca funcionalidades que se centran en la planificación, ejecución y control de los procesos de producción, así como en la gestión integral de la cadena de suministro.

2. ERP según su instalación y forma de acceso

Es posible establecer varios tipos de ERP según su proceso de instalación y acceso. En esta clasificación tendremos ERP online, software, multiplataforma, local o en la nube.

• ERP Online (en la nube / Cloud-Based): Son sistemas que no requieren de instalación local. Son plataformas cuyo acceso y funcionalidades se encuentran online, mediante un usuario y contraseña. Estos formatos facilitan el proceso que afecta a cómo implementar un ERP, ya que no exigen de espacio e instalación de ningún tipo en la empresa que los utiliza. El cloud computing ofrece indudables ventajas: es un servicio de pago por uso, escalable, con copias de seguridad automáticas e información encriptada. Son accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet. Los sistemas ERP en la nube son adecuados para una amplia gama de empresas, desde pequeñas y medianas hasta grandes corporaciones. Resultan especialmente útiles para empresas que buscan flexibilidad, escalabilidad y acceso remoto a sus sistemas ERP.
• ERP Local (On-Premise): Este tipo de programas se instalan en los propios servidores de la empresa y requieren un mayor esfuerzo e inversión en aspectos como la instalación, la configuración, la actualización y el mantenimiento. Estos ERP se instalan en los servidores de la compañía. Las empresas que suelen demandar las soluciones On-Premise son organizaciones que disponen de infraestructuras tecnológicas y recursos internos para la gestión y el mantenimiento de sus sistemas. A pesar de que estas soluciones aportan un alto nivel de control y seguridad sobre la información y procesos del negocio, poco a poco van siendo abandonadas por otras soluciones cloud o híbridas que se adaptan mejor a las necesidades actuales de las empresas.
• ERP Híbrido: Estos tipos de ERP combinan lo mejor de ambos mundos. Permiten mantener ciertos datos en los servidores mientras se aprovecha la flexibilidad de la nube para otros procesos. Esta solución es la ideal para aquellas empresas que quieren implementar un ERP en la nube, pero quieren conservar algunas funciones en sus propios servidores (el almacenamiento de los datos por cuestiones de seguridad, en la mayoría de los casos).
• ERP Multiplataforma: Un ERP multiplataforma es aquel que puede ejecutarse en diversos sistemas operativos y dispositivos, lo que permite a los usuarios acceder al sistema desde computadoras, tablets y smartphones.

3. ERP según el tamaño de la empresa

Esta clasificación se realiza según el perfil de empresa al que se dirige el ERP desde el punto de vista del tamaño. Las necesidades y obligaciones de facturación son diferentes para un autónomo que para una Sociedad Anónima. Esto también afecta a otras operativas, lo que provoca que las empresas de mayor tamaño requieran de más funcionalidades que las previstas para un trabajador por cuenta propia.

En consecuencia, tendríamos tres niveles (Tier) de ERP dentro de esta clasificación:

4. ERP según el tipo de desarrollo (Diseño)

La última clasificación estaría relacionada con si se trata de un ERP a medida o si, por el contrario, se trata de una solución ya desarrollada con las mismas funcionalidades para todos los que deciden usar el sistema.

• ERP Estándar (Predefinidos / De Serie / Planificados): Se trata de soluciones preconfiguradas con módulos y funcionalidades útiles para el sector al que se dirigen, pero con opciones de personalización limitadas. Un ERP estándar es una solución lista para usar que se puede implementar rápidamente con una configuración mínima. Son de fácil y rápida implantación, más económicas, y la empresa no tiene que hacerse cargo de mantenimientos o actualizaciones de sistema.
• ERP a Medida (Personalizables): Puede tratarse de un desarrollo desde cero que atienda las necesidades específicas que plantee una organización. El ERP a medida se desarrolla específicamente para satisfacer las necesidades únicas de una empresa. Ofrecen una alta adaptabilidad y la posibilidad de incluir funcionalidades específicas. Aunque son soluciones más caras y complejas, requieren de desarrollos ad hoc, actualizaciones y un equipo informático dedicado.
• ERP Modular: Este enfoque implica utilizar módulos estándar de un ERP existente y personalizarlos para cumplir con los requerimientos de la empresa. Esto permite aprovechar la funcionalidad probada y a la vez adaptar ciertas partes para satisfacer necesidades particulares.
• ERP Parametrizado: En este caso, se utilizan configuraciones y parámetros predefinidos en el ERP para adaptarlo a las necesidades de la empresa.

5. ERP según la Licencia

La licencia de uso de un software ERP se refiere a una modalidad de adquisición y uso de sistemas de planificación de recursos empresariales donde las empresas compran licencias para acceder y utilizar el software.

• ERP Propietario: La licencia de uso de estos software es propiedad de una empresa que lo desarrolla y comercializa. Aunque estos sistemas pueden ser más costosos, ofrecen estabilidad, seguridad y un soporte profesional que puede ser crucial para muchas empresas. Ofrece una mayor garantía en lo que se refiere a actualizaciones, desarrollo, funcionamiento y personalización.
• ERP de Código Abierto (Open Source): En estos, el código fuente del software es público y puede ser modificado y distribuido libremente. La premisa del software de código abierto es reportar beneficios a los usuarios. Se pueden descargar de forma gratuita y existen comunidades de usuarios que colaboran en su desarrollo. Permiten a las empresas modificar y extender las funcionalidades del ERP, pero requieren conocimientos técnicos avanzados para su implementación y mantenimiento.
• Licencia Perpetua: Este modelo implica un pago único por el software y el uso del mismo para siempre. Aunque generalmente incluye un costo inicial más alto, este modelo puede brindar un mayor control a largo plazo y un costo total de propiedad más bajo si el software se utiliza durante muchos años.
• Modelo de Suscripción: Es una opción más flexible. En este se paga una cuota mensual o anual que incluye actualizaciones y soporte técnico. Es común en ERP basados en la nube. Se asemeja a un alquiler: pagas menos de golpe, pero el coste se distribuye a lo largo del tiempo.

¿Qué se debe considerar al momento de elegir un ERP?

La selección del sistema ERP a implantar es una decisión estratégica que influirá en la eficiencia y el éxito futuro de la empresa. Por ello, es prioritario considerar varios criterios que son estratégicos a la hora de no errar con la elección.

Para elegir un ERP debemos tener en cuenta los siguientes factores:

• Alineación con la estrategia de la empresa: El ERP debe ajustarse a los objetivos a largo plazo de la empresa. Es fundamental realizar un análisis preciso de las necesidades específicas y reales de la empresa.
• Tiempo de implantación: El tiempo de implantación será clave. Aunque no se refiere únicamente al proceso de instalación y primera inserción de datos, también al tiempo que será necesario para que los usuarios adopten el uso de esta nueva tecnología en su día a día. Se debe elegir un ERP que permita implementarlo dentro de los tiempos que pueda asumir el negocio, y así evitar situaciones negativas que afecten al funcionamiento de la empresa durante el proceso de implementación.
• Integraciones: La flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como sistemas de business intelligence o tiendas virtuales, es muy importante. Un buen ERP ofrecerá un sistema mediante API que permitirá la conexión con otras soluciones.
• Facilidad de acceso (Multiplataforma): Un acceso multiplataforma también es fundamental, dadas las actuales necesidades de trabajo híbrido, teletrabajo y movilidad general de los empleados.
• Costes (Costo Total de Propiedad - TCO): El costo total de propiedad incluye no solo el precio inicial del software, sino también los costos asociados con la implementación, capacitación, mantenimiento y soporte a largo plazo. Un precio ajustado, y la posibilidad de seleccionar entre varios planes, para adaptarnos a lo que realmente necesitamos, será otra característica clave a considerar.
• Funcionalidades: Será importante que cuente con funcionalidades que impulsen a varios departamentos. Las necesidades de gestión de la empresa son claves para poder elegir el ERP ideal para satisfacerlas.
• Sistema de atención al cliente o acceso a manuales de ayuda: Es importante que el ERP cuente con un buen equipo de atención al cliente, así como sencillos manuales de ayuda que permitan resolver dudas de forma rápida y unilateral.
• Informes y seguimiento: Un ERP de calidad debe ofrecer obligatoriamente un buen sistema de seguimiento. Las empresas tienen que tener un fácil acceso a toda la información que estos sistemas generan sobre nuestro negocio, y que, al mismo tiempo, sea fácil de representar mediante gráficos e informes. Esto nos ayudará a ir un paso más allá para mejorar la toma de decisiones estratégicas para la empresa.
• Requisitos técnicos: El ERP debe ser compatible con la infraestructura tecnológica existente en la empresa (hardware, software, redes) y debe considerarse la necesidad de actualizaciones o migraciones.
• Personalización y escalabilidad: Hay que tener en cuenta el nivel de personalización que se necesita del ERP para optar, por ejemplo, entre una opción estándar más económica, o un ERP con un alto grado de personalización, que tendría un precio más elevado. La capacidad de personalizar el ERP según las necesidades específicas de la empresa es otro factor clave a considerar. Algunos sistemas ERP ofrecen una mayor flexibilidad para agregar o modificar módulos, lo que puede ser esencial para empresas con procesos únicos o en constante evolución.
• Seguridad de los datos: La seguridad de los datos es una preocupación principal al elegir un ERP. Es importante asegurarse de que el sistema cuente con medidas robustas de seguridad, como encriptación de datos, controles de acceso y copias de seguridad regulares, para proteger la información sensible de la empresa.
• Referencias y casos de éxito: Investigar y analizar referencias y casos de éxito de otras empresas que hayan implementado el ERP puede proporcionar una valiosa perspectiva sobre el rendimiento y la fiabilidad del sistema en un entorno real.

Ejemplos de Tipos de Software ERP

Dentro de la amplia variedad de programas ERP que hay en el mercado, vamos a nombrar algunos de los más utilizados y que abarcan diferentes tipos de soluciones.

• SAP: SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing) es un ERP destinado a la gestión centralizada e integral de grandes empresas. Su sistema incluye una amplia variedad de módulos para poder hacer frente a todas las necesidades de este tipo de empresas. Una de las características más importantes de SAP es una gran flexibilidad y capacidad de personalización. Es un ERP integral, clasificado como Tier 1 que ofrece soluciones tanto on-premise como cloud. A pesar de que las multinacionales lo utilizan, también estamos hablando de un ERP que se adapta a empresas más pequeñas.
• Sage X3: Sage X3 es un ERP que permite gestionar todas las actividades de una empresa utilizando un único sistema y aumentar la eficiencia de las tareas y procesos que se realizan en todas sus áreas. Es un ERP para pymes que trabaja en la nube, modulable, personalizable y seguro.
• JD Edwards EnterpriseOne: Este ERP de Oracle es una variante para grandes empresas que proporciona una solución escalable que puede ir creciendo en el tiempo, añadiendo nuevos módulos según la evolución y necesidades del negocio. Es una solución para la gestión integral de una empresa que trabaja en cloud y aporta facilidades para la implantación en una gran empresa. Se adapta perfectamente a las empresas de cualquier sector: fabricación, distribución o servicios.
• Microsoft Dynamics NAV / Navision: El ERP de Microsoft es otra opción a tener en cuenta. Se trata de un software ERP que lleva en el mercado desde hace más de 20 años, siendo una alternativa sólida y actualizada para cualquier negocio. Navision es un ERP solvente, personalizable y potente, con la ventaja de contar con el respaldo y la integración de las herramientas de Microsoft.
• Microsoft Dynamics 365 Copilot: Microsoft presentó el año pasado Microsoft Dynamics 365 Copilot, el primer copiloto del mundo en CRM y ERP diseñadas para funciones de ventas, servicios, marketing, operaciones y cadena de suministro.
• Oracle ERP Cloud: Oracle, que ha integrado IA avanzada en las operaciones financieras, brilla por su potencia en gestión de datos y análisis avanzado.
• Holded: Es un ERP excelente que reúne en una sola herramienta todos los puntos fuertes que hacen que este tipo de soluciones marquen realmente la diferencia, ideal para pymes y autónomos.
• Zoho ERP: Entre los ERP Tier 3, Zoho ERP es una solución que ofrece buenas funcionalidades a un precio asequible.
• Factorial: Destaca en la categoría de ERP de RR. HH., ofreciendo soluciones para la gestión integral del talento.
• a3ERP y a3innuva ERP de Wolters Kluwer: a3ERP es el software ERP diseñado para la pyme, que permite gestionar las diferentes áreas de tu empresa de forma fácil y ágil. a3innuva ERP es el software ERP online que permite integrar la contabilidad, facturación y los procesos clave en un único entorno al que, además, puede tener acceso la asesoría.