ERP: La Solución Definitiva para Ahorrar Tiempo y Dinero en tu Empresa

En el vertiginoso mercado actual, las empresas necesitan adaptarse rápidamente a la velocidad y a las crecientes demandas de los consumidores. La agilidad en la toma de decisiones es crucial. En este contexto, un estudio de INCIPY en 2021 reveló que un 78% de las empresas españolas aceleraron el uso de datos por la pandemia para mejorar su eficiencia. Para acompañar este proceso de crecimiento y optimizar los resultados, los sistemas internos de gestión deben estar en sintonía, y la utilización de sistemas que permitan extraer datos de clientes, proveedores y potenciales clientes se vuelve fundamental.

Los sistemas ERP de gestión empresarial son un gran aliado para esta tarea, pues permiten hacer un uso eficiente de los datos y, además, mejorar la eficiencia global de la empresa a través, por ejemplo, de la automatización de tareas o la optimización de recursos.

Francisco Moya, de Clavei, en una charla sobre “Explotación de datos B2B/B2C”, mencionó una frase que refleja muy bien este tema: “Una biblioteca desordenada te quita mucho tiempo, el ERP te permite tener todo organizado, luego es cuestión de leer esos libros que te irán contando la historia de tu empresa, del mercado y de tus clientes…”

Las PYMES se están sumando a esta carrera, apostando por la mejora de sus procesos internos y la digitalización como uno de los principales motores de transformación. Pero, como en toda inversión, y en el caso de los ERP que puede ser costosa, las empresas se preguntan dónde está el retorno. A continuación, exploraremos cómo la implantación de un ERP puede traducirse en un ahorro significativo de costes para la empresa.

¿Qué es un ERP y por qué es esencial?

Un software ERP es un sistema integral que integra y administra diversas funciones empresariales en una única plataforma. En términos sencillos, es un programa de gestión que simplifica y automatiza tareas administrativas complejas. El ERP de sistemas de información de una empresa es esencial porque centraliza datos y procesos clave, como finanzas, inventario, recursos humanos y operaciones, en una base de datos compartida.

Un software ERP permite la generación de informes financieros, el seguimiento del inventario y el control de costos, optimizando la eficiencia operativa. Un ERP de sistemas de información se utiliza para coordinar los flujos de trabajo y procesos empresariales. Al eliminar la duplicidad de datos y alinear las operaciones con las mejores prácticas, las empresas pueden mejorar la productividad y la rentabilidad. Además, un programa de gestión ERP es fundamental para adaptarse a los cambios.

Una vez que tenemos claro qué es un ERP, es importante comprender cuáles son las ventajas que aporta a la gestión de la empresa. Mejora la eficiencia al eliminar redundancias y agilizar procesos. Un programa de gestión ERP permite una toma de decisiones más informada mediante análisis de datos en tiempo real. Además, los sistemas de colaboración empresarial ERP optimizan la colaboración interdepartamental y mejoran la satisfacción del cliente al ofrecer servicios más rápidos y precisos.

Una de las ventajas más notables que aporta un ERP a una empresa es la mejora significativa en la eficiencia operativa. Por ello, al saber qué es el ERP de una empresa y comenzar a utilizarlo, podemos ver cómo ayuda a la empresa a mejorar la eficiencia operativa. Los sistemas de colaboración empresarial ERP son otra ventaja clave. Al optimizar la colaboración interdepartamental, los empleados pueden compartir información de manera más eficaz y trabajar juntos en proyectos complejos. Con los mejores ERP del mercado, mejora la satisfacción del cliente al ofrecer servicios más rápidos y precisos. La capacidad de acceder a datos actualizados y precisos del software ERP permite a los empleados proporcionar respuestas inmediatas a las consultas de los clientes y garantizar una experiencia de cliente más satisfactoria y personalizada.

Tipos de ERP y consideraciones para su elección

A la hora de comprender qué es un ERP, es importante conocer que existen diversos tipos de ERP. Una de las clasificaciones es según dónde esté alojado:

• ERP Cloud: Se aloja en la nube, lo que proporciona acceso remoto, escalabilidad y actualizaciones automáticas. El mantenimiento, seguridad y la actualización del software es responsabilidad del propio proveedor, salvo excepciones.
• ERP On-Premise: Se trata del modelo tradicional en el que el ERP se instala en las instalaciones del cliente.
• ERP Híbrido: Este tipo de ERP está formado por ambos modelos anteriormente descritos y se conoce también como ERP de dos niveles. Las aplicaciones y datos podrán ubicarse tanto en la nube como On-Premise.

Al elegir un ERP, una empresa debe primero tener claro un ERP qué es y para qué sirve en su empresa. Y ya pasar a considerar su presupuesto, necesidades específicas, escalabilidad, facilidad de integración con sistemas existentes y la reputación del proveedor.

Características clave de un ERP para grandes empresas

El mejor ERP para grandes empresas debe poseer características específicas para manejar operaciones complejas y escalar eficientemente. Un ERP de grandes empresas debe ofrecer una integración completa de datos y procesos en toda la organización. Esto implica una gestión centralizada de la cadena de suministro, finanzas, recursos humanos y operaciones. Un aspecto crucial es la capacidad del ERP de grandes empresas de gestionar grandes volúmenes de datos de manera rápida y efectiva. También el software de gestión ERP debe incluir herramientas de análisis avanzadas para proporcionar información en tiempo real, facilitando la toma de decisiones informadas. La seguridad es esencial: un buen ERP debe garantizar la protección de datos sensibles y cumplir con regulaciones. Además, un ERP de sistemas de información para grandes empresas debe contar con un sólido soporte técnico y actualizaciones regulares para mantenerse al día con las demandas tecnológicas cambiantes.

El ERP para PYMES y autónomos

Existe la creencia que un ERP para PYMES resulta demasiado costoso, o que se trata de tecnología que únicamente sirve a grandes empresas. Pero las opciones disponibles han avanzado mucho en los últimos años y hoy en día existen alternativas tanto on-premise como online para que pequeñas y medianas empresas también puedan integrar y automatizar todos sus procesos clave: contabilidad, gestión de inventarios, ventas, recursos humanos, atención al cliente... Los autónomos y micropymes también disponen de opciones: el acceso a herramientas basadas en el cloud computing elimina la necesidad de grandes inversiones en infraestructura. Además, muchos ERP ofrecen módulos personalizables y soporte técnico especializado.

Para autónomos, un software de facturación sencillo, intuitivo y completo puede ofrecer:

• Ahorro de tiempo y desplazamientos: No se perderán horas en generar facturas o presupuestos.
• Poca inversión: Herramientas que no precisan de licencia, que funcionan por modelo de suscripción y que permiten gestionar el papeleo de manera digital desde cualquier lugar.

El módulo de gestión de clientes es imprescindible prácticamente para todo tipo de negocio en el que tengamos que almacenar y centralizar datos de clientes, proveedores, productos o servicios, entre otros. Todas las sociedades requieren este módulo, por lo que es un básico y un MUST en toda regla. Se pueden encontrar diferentes funcionalidades como finanzas, gestión de facturas, reportes financieros, entre otros. El módulo de distribución es necesario para aquellas empresas que se dediquen a la distribución o venta final de sus productos, y está muy ligado al módulo CRM, ya que el flujo de información se obtiene a partir de este.

Seis Claves para el Ahorro de Costes con un ERP

Existencias que sobran al final de una temporada, falta de claridad en las operaciones con proveedores o desconocimiento sobre el inventario en un momento dado, son “agujeros negros” por donde se cuela el dinero. Pero, hay seis formas de ahorrar dinero con un ERP:

1. Reduce los costes operativos y administrativos

Según un estudio de Aberdeen Group, un ERP puede reducir en un 23% los costos operativos generales y en un 22% los costes administrativos.

Los costes operativos están presentes desde el inicio de cualquier empresa, incluso si aún no percibe beneficios, y son el tipo de costes en los que incurre una empresa en el desarrollo de la propia actividad del negocio. Algunos de los ejemplos de costes operativos son los salarios, alquiler de locales, compra de suministros, etc.

Un software ERP es un sistema que centraliza toda la información en una única plataforma, que brinda acceso a cualquier tipo de datos y facilita la coordinación y la comunicación. Las operaciones manuales y desorganizadas no son efectivas, ni en tiempo empleado, ni en personal requerido, y la posibilidad de cometer errores es elevada. Estandarizar y automatizar los procesos de negocio mejora las condiciones del trabajo, aumenta la productividad y proporciona una imagen más clara del estado de situación del negocio.

Por otra parte, los costes administrativos son aquellos relacionados con la gestión diaria de la empresa, como la emisión y cobro de facturas, el seguimiento de pedidos o el pedido de nuevos materiales necesarios para la fabricación de productos. Tener toda la información del cliente en un solo lugar, poder visualizar esos datos en tiempo real y realizar informes de manera simple, son ventajas de los ERP que ahorran mucho tiempo a los departamentos de administración.

2. Equilibrio de inventario o stock

Los costes de inventario afectan de manera relevante al margen de beneficios de la empresa. Disponer de un buen sistema de búsqueda de existencias y simplificar las demandas de compra son características esenciales del ERP. Algunos retos que abordan las empresas en este aspecto son:

• Exceso o defecto de Stock: Cuanto más stock para su almacenamiento, mayor es el coste de inventario. Cuanto mayor sea la colaboración con el ERP, que permite reducir el exceso de existencias, menor espacio de almacén se desperdiciará. Pero el defecto de existencias también es un reto que podemos resolver con una adecuada previsión de stock a través de los datos que nos ofrece nuestro programa de gestión.
• Pérdida de tiempo y dinero en encontrar pedidos: Un ERP proporciona visibilidad de la ubicación para el picking.
• Falta de control sobre existencias: El ERP da una visión completa de las existencias y cómo el coste de almacenamiento se refleja en la empresa en su conjunto. Por otro lado, conocer el estado de cada uno de los artículos almacenados evita los agujeros negros, ya que contaremos con informes sobre devoluciones, cambios y artículos que se devolverán al fabricante.
• Errores en los pedidos: Una gestión de tu inventario de forma manual supone una disminución de la eficiencia de esta área de tu negocio, ya que se corre el riesgo de incremento de errores y, en consecuencia, puede suponer más coste para tu empresa. Un software ERP incorpora un módulo de control y gestión de tu stock y te permite centralizar la información logística con el resto de los departamentos de la empresa, de manera que cualquier colaborador de tu empresa puede saber si hay un producto disponible, cuántas unidades e incluso ser avisado si las existencias de un determinado producto se están agotando para su reposición.

3. Reduce costes de producción

Utilizar los datos del ERP sobre la duración de los ciclos de producción o de comercialización también es clave para reducir los costes. Esta información ayudará a tomar decisiones orientadas a mejorar la producción, distribución, comercialización, etc. Además, comparar la estimación de la duración de los ciclos con los datos reales ayuda a definir la dirección correcta. Esta comparativa y el análisis derivado centra la toma de decisiones y la priorización de las iniciativas de mejora.

• Conoce tus costes de producción de manera más exacta: Un software ERP permite realizar un seguimiento de todos los costes asociados al proceso de producción, lo que permite conocer los costes reales e implementar estrategias para reducirlos.
• Automatiza: Un software ERP cuenta con tecnologías avanzadas y eficaces para el sector de la producción y la fabricación que permiten automatizar los procesos productivos de la empresa. La automatización de estos procesos es clave para reducir los gastos en cualquier negocio.
• Ajusta: Una de las funcionalidades de un software ERP es que permite planificar los recursos. De esta forma, las empresas pueden producir lo que realmente necesitan en cada momento, planificando los recursos de forma eficaz y reduciendo los gastos.

4. Mejora los procesos de Compras y Ventas

Una compra racional es aquella que se realiza a partir de una planificación de necesidades y en la que se han tenido en cuenta todos los factores que configuran esa adquisición, como el precio, la calidad, la necesidad de la compra, y las situaciones imprevistas en este tipo de procesos. El uso de un sistema ERP te da la posibilidad de optimizar tus gestiones de compra, permitiendo organizar de forma lógica e inteligente tu inventario, manteniendo tus niveles de stock bajo control y agilizando tu flujo de trabajo. Conseguir comprar mejor es aprovisionar a la empresa de los stocks adecuados, en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso. La función del departamento de compras no es nada sencilla, pero si dispone de las herramientas tecnológicas necesarias, será más fácil, no solo el desempeño de sus funciones, sino que pueda comunicarse e intercambiar información con el resto de áreas de una manera más ágil y fluida.

Por otro lado, la actividad de ventas es esencialmente generadora de ingresos, pero implica ciertos costes que podría reducir al usar soluciones ERP o CRM (o las dos). El sistema de CRM está diseñado para la gestión de clientes y prospectos. Asegura la singularidad de los datos dentro de su empresa. Al tener todos los datos en el mismo sistema, los empleados pasan menos tiempo buscando información cuando interactúan con clientes y prospectos, independientemente del departamento al que pertenezcan. El proceso de venta es personalizable según los detalles de cada cliente, producto o vendedor, lo que le permite actuar más rápidamente cuando algo no funciona como debería y para garantizar un ciclo de ventas más corto. Todo esto se traduce al final, en un aumento de la satisfacción y retención de los clientes.

5. Ahorro de costes tecnológicos y de formación

Tener que contratar y formar a tus empleados en muchos programas que resuelvan distintas problemáticas es costoso. Centrarse en un solo programa integral que lo recoja todo es un ahorro a largo plazo, además de que se establece una armonía de procesos y de información en la empresa.

Por otra parte, mantener un departamento de informática propio es una inversión que no todas las empresas pueden permitirse. Elegir un buen Partner tecnológico que se ocupe de todo puede ser una buena opción y un motor de crecimiento. En caso de contar con un equipo de informática, las empresas invierten en técnicos generalistas y los especialistas vas a buscarlos fuera. Es decir, aunque se cuente con informáticos propios estos deben hacer equipo con tu partner tecnológico para aportar el máximo valor a la empresa.

6. Permite focalizar en tareas de alto rendimiento para tu negocio

Eliminar la carga del trabajo manual y que aporta poco, permite poner el foco en las tareas de alto rendimiento. Es decir, cuando se eliminan, por ejemplo, las tareas administrativas, se puede redirigir el tiempo y la energía en funciones de más peso para el negocio. Por ejemplo, en formar al equipo comercial, en diseño y puesta en marcha de nuevas campañas de marketing, en innovación y desarrollo…

Los sistemas ERP están diseñados para simplificar y acelerar las operaciones empresariales. Esa, ya, es una de las formas de ahorrar dinero más importante que se puede aplicar a un negocio. Consigue que tu empresa opere de manera eficiente en todas las áreas: mantén a todos los departamentos conectados, asegura el control y la trazabilidad de todos tus procesos. Con las soluciones ERP, podrás automatizar los procesos de tu negocio, logrando aumentar la eficiencia operativa y ganar tiempo para tareas de valor. La cadena de valor de una empresa no es algo sencillo, está llena de procesos, tanto horizontales como verticales, que implican a diversas personas y departamentos. Son procesos en los que hay que manejar muchas cantidades de información que no siempre fluye de la manera correcta. Implantando un sistema ERP en tu empresa, puedes conseguir operar de manera eficiente en todas las áreas.

Un ERP permite generar informes muy completos y visuales que resultan fáciles de entender. Están orientados a una audiencia específica. Los informes financieros para mostrar a la dirección, por otro lado, se pueden generar con grandes niveles de detalle en muy poco tiempo. La estructura detallada de los Informes y Analíticas de un ERP permite controlar quién ve, qué datos. Esto hace que el sistema presente la información más relevante para quien la solicita. De esta manera se minimiza el tiempo dedicado a la creación de informes. Disponer de informes claros en tiempo real facilita la comprensión del negocio y la planificación de pronósticos financieros. Permite descubrir si se pierde dinero, cuánto y dónde. O si se están infrautilizando los presupuestos. Y facilita la monitorización de la demanda para invertir con lógica en función del comportamiento.

Un negocio puede someterse a varias auditorías cada año. Cada una de ellas implica tiempo para generar un registro en papel. Da igual si se audita la gestión de la calidad o si se muestran las cifras relacionadas con la tributación de impuestos. Los costes administrativos detrás de cada proceso de este tipo son enormes. Un ERP genera registros cada vez que se modifica un dato. El ERP permite un acceso limitado a los datos relevantes para cada entorno de trabajo. El sistema de permisos protege el acceso a la información de personas ajenas. Esto ahorra tiempo y mejora la confidencialidad. Además, limita el margen de error humano. Y, a diferencia de lo que sucede con una hoja de cálculo, que permite hacer modificaciones y guardar los cambios, el ERP reconocerá una entrada no autorizada.

Conocer, por ejemplo, la fluctuación de la demanda en períodos estacionales concretos ayudará a reducir el espacio de almacenamiento innecesario. También, minimizará la pérdida, la devaluación o el deterioro. Y mejorará la planificación de los pedidos. La gestión del inventario es mucho más fácil con un ERP, ya que permite actualizar las existencias en tiempo real. Esto significa que cualquiera -con los permisos adecuados- puede ver el estado de situación exacto del inventario y actuar en consecuencia. Planificar mejor las existencias y tener un mayor control del inventario reduce los costes de almacenamiento y permite anticiparse a la demanda.

Fidelizar a los clientes mejora la rentabilidad del negocio. Facilita el acceso a toda la información. Solo esto, mejorará de inmediato, el servicio de atención al cliente. Cualquier persona que se relacione con el cliente, tendrá acceso a su historial completo. Las mejoras en el servicio al cliente se pueden analizar a través de las oportunidades comerciales concretas. Se pueden enviar mensajes con ofertas comerciales, relevantes para clientes o grupos de clientes específicos, por ejemplo, segmentando los datos del ERP. Esto ayudará a reducir la inversión en marketing.

Principales ERP del mercado y cómo elegir el adecuado

Para elegir el mejor ERP para una empresa, es un paso importante, ya que debe cumplir con las expectativas de una gestión integral. Es crucial considerar:

• Necesidades de la empresa: Identificar los problemas que esperamos solucionar con el software. ¿Realizamos nuestra actividad en un sector concreto? ¿Nuestro ERP requiere de funcionalidades muy concretas?
• Áreas de implantación: Para implantar un ERP, la empresa debe definir dónde se utilizará el software, quién accederá a su uso, y escenarios de trabajo, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.

Algunos ejemplos de soluciones ERP en el mercado incluyen:

• Datisa: Desarrollador de software de gestión empresarial para PYMES en España. Su ERP, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén.
• a3ERP (Wolters Kluwer): Diseñado para la PYME, permite gestionar las diferentes áreas de tu empresa de forma fácil y ágil. Intuitivo y fácil de usar, permite generar informes que ayudarán a tomar las mejores decisiones en tu negocio y crecer en funcionalidades al ritmo que tu empresa necesite, al integrarse con soluciones estándar del mercado.
• a3innuva ERP (Wolters Kluwer): El software ERP online que permite integrar la contabilidad, facturación y los procesos clave en un único entorno al que, además, puede tener acceso la asesoría.
• Talenom: Ofrece un software all-in-one de facturación, contabilidad y gestoría digital. Se trata de una solución integral que permite unificar y enlazar en una misma herramienta multitud de procesos empresariales y a su vez, facilitar el flujo de datos entre ellos.

Además, un ERP puede ofrecer módulos y funcionalidades adicionales para potenciar el negocio:

• CRM (Customer Relationship Management): Puede ser un módulo o estar integrado con el ERP. Da soporte y forma interacciones con contactos y clientes, y permite planificar acciones comerciales con total trazabilidad.
• Gestión de autoventa y preventa: Pensada para que el equipo de ventas pueda realizar sus gestiones en cualquier momento y lugar, desde una tablet o smartphone.
• Gestión de proyectos: Facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos.

A la hora de escoger un ERP, es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como podrían ser sistemas de business intelligence o tiendas virtuales. Otro punto interesante es el de la conectividad con plataformas estándar como Microsoft Office o aplicaciones del sector y, en definitiva, que el ERP tenga la flexibilidad suficiente a nivel de datos y funcionalidades, y que no sea estático o cerrado. Optimiza tus procesos operativos con la ayuda de la Inteligencia Artificial. Cegid DiezCON es una solución diseñada para gestionar tu departamento contable.